Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR LE TELETRAVAIL" chez ALLIER HABITAT - OFFICE PUBLIC HABITAT ALLIER (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE TÉLÉTRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNÉS

l’Office Public de l’Habitat Allier Habitat dont le siège social est situé à Moulins -15 rue de Villars représenté par …………….., en sa qualité de Directrice Générale et en vertu des pouvoirs dont elle dispose,

D’une part,

ET

l’organisation syndicale CFDT Interco, représentée par ……………………… , déléguée syndicale,

D’autre part,

Il est arrêté et convenu le présent accord d’entreprise :

PRÉAMBULE

Allier Habitat a mis en place pour la première fois le télétravail dans le cadre de la crise sanitaire liée au COVID-19 au mois de mars 2020 conformément notamment aux dispositions de l’article L 1222.11 du code du travail.

La direction a démontré sa volonté de poursuivre le dispositif au sein de l’organisme. Les nouvelles technologies de l’information telles qu’elles sont mises en œuvre dans le milieu professionnel entraînent de nouvelles réflexions en matière d’organisation collective.

De ces constats, la mise en place d’un accord ayant pour objet le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l’autonomie et la confiance.

Enfin, par cet accord, Allier Habitat réaffirme sa volonté de prendre un engagement en matière de développement durable et de limiter les risques environnementaux en réduisant son empreinte carbone.

Références :

• Code du travail articles L 1222-9 à 1222-11.

• Inspiré de l'Accord National Interprofessionnel sur le télétravail du 19 juillet 2005 transposant l’accord cadre européen du 16 juillet 2002 et étendu à toutes les entreprises en 2006, la loi 2012-387 du 22 mars 2012 en son article 46 donne un statut juridique au télétravail et l’inscrit dans le code du travail en ses articles L. 1222-9 à L.1222-11. Ces derniers se voient modifiés par l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 qui modifie le cadre juridique du télétravail.

• Loi n° 2012-347 du 12 mars 2012 relative à l’accès à l’emploi titulaire et à l’amélioration des conditions d’emplois des agents contractuels dans la fonction publique : article 133.

• Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature.

ARTICLE 1- DÉFINITION

1. Télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’organisme est effectué par un salarié hors de ces locaux (à son domicile) en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

2. Télétravailleur

Est considéré comme télétravailleur :

• tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail

• tout fonctionnaire qui bénéficie d’une autorisation écrite pour lequel il est prévu que l’activité professionnelle pourra s’exercer au domicile.

ARTICLE 2 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION DU PRÉSENT ACCORD

Le présent accord s’applique aux salariés / fonctionnaires suivants :

• En contrat à durée indéterminée,

• Ayant une ancienneté de 6 mois minimum dans leur poste de travail,

• Travaillant à temps plein ou à temps partiel,

• Occupant une fonction dont les missions et l’organisation permettent d’envisager le télétravail,

• Disposant d'une maitrise suffisante des Techniques d'Information et de Communication (TIC),

• Présentant une autonomie suffisante dans sa fonction et l’organisation de son activité.

ARTICLE 3 — CONDITIONS D'ÉLIGIBILITÉ

Les métiers répondront aux critères ci-dessus identifiés.

Les salariés et fonctionnaires concernés devront être équipés d’un ordinateur portable professionnel et d’un téléphone portable professionnel lorsqu’ils seront en télétravail.

Par conséquent l’identification des métiers concernés par le présent accord et la mise en œuvre de ce dernier sera progressive.

3.1. Métiers concernés par le télétravail

Les métiers exercés actuellement dans l'organisme et pouvant être concernés par le télétravail sont :

• Assistante administrative Direction patrimoine et développement

• Assistante administrative

• Assistante RH

• Chargé-e de factures

• Chargé-e d’opérations

• Chargé de quittancement

• Chargé-e de recouvrement

• Comptables

• Conseille-ère social-e

• Contrôleur financier

• Juriste

• Responsable d’opérations

• Responsable qualité

• Responsable communication

• Responsable de service / Agence

• Technicien patrimoine

• Directeurs

3.2. Mise en place du télétravail

La mise en place du télétravail repose sur l’engagement et l’accord du salarié et de l’entreprise. Il en résulte les conséquences suivantes :

• le passage en télétravail ne peut pas être imposé au salarié par l’employeur et inversement, sauf en cas de circonstances exceptionnelles telles qu’évoquées aux articles L. 1222-9 et L. 1222-11 du code du travail,

• le refus par l’employeur à un salarié qui occupe un poste éligible au télétravail doit être motivé,

• le refus par le salarié ne peut être un motif de rupture du contrat de travail ou de sanction.

En cas de réponse positive, la Direction demande au Service Ressources Humaines de préparer un avenant au contrat de travail (salariés) ou une autorisation écrite (fonctionnaires) ainsi qu’une charte, et au Service Système d’Information de préparer les éventuels équipements.

La mise en place du télétravail est accordée par : avenant ou autorisation écrite, pour une durée maximum de deux ans.

3.3 Limite à la mise en œuvre du télétravail

Le responsable hiérarchique doit nécessairement veiller à ce que le nombre de collaborateurs bénéficiant du télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service, et ne requière pas une présence continue au bureau.

Un planning prévisionnel mensuel sera établit. Il sera modifiable par l’une des parties mais il restera soumis à l’accord du manager. Ce dernier veillera notamment à ce que les plannings de télétravail de sa direction/service soient compatibles avec le stock d’ordinateurs et téléphones portables dont il a la responsabilité (art.6.4).

ARTICLE 4 – LIEU DE TRAVAIL

Le télétravail s'effectue depuis la résidence principale du salarié dont l'adresse sera précisée.

ARTICLE 5 : RÉVERSIBILITÉ DU TÉLÉTRAVAIL

5.1 Réversibilité occasionnelle :

Une journée de télétravail pourra être annulée si une situation le justifie, à l'initiative du salarié ou du manager, pour des raisons telles qu'un problème technique à domicile ou la nécessité de la présence physique du collaborateur à son poste de travail habituel. Dans cette hypothèse un délai de prévenance (24 heures) devra être respecté en dehors d’une injonction imposée par les pouvoirs publics notamment en cas de crise sanitaire ou de force majeure.

Le manager peut, pour des raisons motivées liées au service, décaler la journée de télétravail. Cet accord entre le manager et le salarié sur la date de report devra être formalisé par courriel avant la journée initialement prévue. Le service Ressources humaines devra être informé de cette modification. A défaut d'accord, la journée de télétravail sera simplement annulée.

5.2 Réversibilité temporaire :

Le télétravail pourra être suspendu pour une période limitée, à l'initiative du manager ou du salarié, par exemple en cas de pic d'activité ou de réduction ponctuelle des effectifs de l'équipe. Cette suspension temporaire sera notifiée et formalisée par email, sans qu'il ne soit besoin d'un commun accord.

5.3 Réversibilité définitive :

Le télétravail pourra être suspendu de façon définitive, à l'initiative du manager ou du salarié, sans qu'il ne soit besoin d'un commun accord.

Il pourra être suspendu par le manager notamment pour les raisons suivantes :

- salarié injoignable de manière répétée,

- manque d'autonomie ou d’efficacité avérée du salarié ;

- dysfonctionnement ou évolution dans l'organisation du service,

- non respect des horaires de travail,

- ou plus généralement, non-respect du présent accord et/ou des clauses de l'avenant au contrat de travail / ou de l’autorisation écrite.

La suspension devra être notifiée par écrit et motivée.

Elle prendra effet avec un préavis d'un mois.

Le télétravail ne sera pas automatiquement reconductible : un entretien entre le salarié et son manager se tiendra, avant le terme de l'avenant d'application du télétravail, pour faire le bilan et envisager ou non sa reconduction pour le collaborateur.

5.4 Période d'adaptation :

Afin de permettre à chacune des parties d'expérimenter le dispositif et de s'assurer qu'il répond bien aux attentes des deux parties, une période d'adaptation au télétravail sera prévue.

Durant une période de 2 mois suivant la signature de l'avenant ou de l’autorisation écrite portant sur le télétravail, le collaborateur et son manager peuvent mettre fin à ce dispositif avec une durée de préavis réduite à une semaine.

Au terme de cette période, le collaborateur et son manager organisent un entretien afin de s'assurer du bon fonctionnement technique et organisationnel du télétravail.

5.5 Changement de fonction :

En cas de changement de fonction, la situation du télétravail sera réexaminée avec le nouveau manager en regard des critères d'éligibilité.

ARTICLE 6 - ORGANISATION ET ACCOMPAGNEMENT

6.1 Nombre de jours télétravaillés

L’organisation du télétravail est définie dans le contrat de travail ou l’avenant de passage en télétravail.

Dans tous les cas, l’organisation devra respecter les règles suivantes :

• Le total de jours télétravaillés dans un mois ne peut pas excéder 2 jours,

• Les jours sont des jours entiers et ne peuvent être fractionnés en demi- journées,

• Les jours doivent être positionnés sur des semaines différentes. Ils ne peuvent être ni cumulés ni reportés,

• Les jours de télétravail ne peuvent être accolés à des congés ou RTT,

• Le planning des jours de télétravail doit être défini avec accord du manager au plus tard dans le mois qui précède leur pose.

En cas de contraintes d’organisation, de besoin de service, ou sur décision du manager, le salarié peut être amené à réaliser son activité dans les locaux de l’entreprise ou à participer à une réunion, une formation ou une mission extérieure sur un ou plusieurs jours prévus en télétravail.

Le salarié en télétravail doit être joignable dans les plages horaires définis dans son avenant individuel au contrat de travail, dans le respect des dispositions conventionnelles applicables visées ci-dessus.

6-2 Horaires de travail – charge de travail

Les horaires applicables sont ceux définis dans l’accord temps de travail, il est fait application de la notion d’horaires variables.

Le salarié en télétravail doit les respecter et il ne peut en aucun cas travailler, de sa propre initiative ou sans autorisation, au-delà du temps de travail contractuellement défini.

Il est rappelé que le télétravail ne confère pas au salarié une autonomie dans l’organisation de son temps de travail sur le temps télétravaillé. Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à l’entreprise et plus particulièrement dans le respect des règles relatives au repos quotidien et hebdomadaire et aux durées maximales de travail quotidiennes et hebdomadaires qui lui sont applicables .

En aucun cas, le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail et sa charge de travail.

Un reporting des tâches réalisées durant les jours de télétravail devra être effectué, à la fin de chaque journée, auprès du manager.

Le recours ou non au télétravail est sans incidence sur l’évaluation professionnelle du salarié.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail seront discutées lors de l'entretien annuel. Bien entendu, si une surcharge de travail ou une mauvaise répartition dans le temps de celle-ci devait être ressentie par le salarié, il devra en informer sa direction dans les plus brefs délais et sans attendre la tenue de l’entretien annuel. La Direction devra alors, dans le mois qui suit, en analyser les raisons et mettre en œuvre des mesures correctives pouvant aller jusqu’à la suspension temporaire ou définitive du télétravail.

Le salarié en télétravail, soumis habituellement au badgeage continue à enregistrer ses heures sur le système dédié. Un contrôle pourra être effectué par le ou la manager ou le service ressources humaines.

Lorsqu’il télétravaille, le salarié s’engage à l’indiquer dans son agenda électronique (outlook).

6.3 Formation — sensibilisation pour les salariés et managers

Un accompagnement par le service Informatique sera dispensé aux salariés pour les aider notamment lors de leur première connexion à distance (branchement sur box internet, connexion VPN, utilisation du système de réunion en visioconférence …).

Dans le cadre de la mise en place du télétravail, une formation ou une information spécifique pourra être dispensée, selon les besoins au salarié. Elle aura pour principal objectif d'aider à l’intégration de ce mode de travail dans la relation quotidienne entre un salarié et son manager.

6.4 Organisation matérielle du poste de travail

1. Mise à disposition de l'équipement du salarié par l'employeur

Au titre du télétravail, le collaborateur disposera d'un équipement adapté. II disposera de :

➢ Ordinateur :

Chaque salarié concerné se verra doté d'un ordinateur portable, d’une souris, d'une sacoche de transport et d’un chargeur pour les journées de télétravail.

Chaque Direction disposera d’un volume d’ordinateurs portables que le Directeur mettra à disposition du salarié concerné selon le planning de télétravail de la Direction et le stock disponible.

➢ Téléphonie :

Afin de rester en contact avec Allier Habitat, chaque collaborateur se verra remettre un téléphone portable de type smartphone pour les journées de télétravail.

Chaque Direction disposera d’un volume de téléphones portables que le Directeur mettra à disposition du salarié concerné selon le planning de télétravail et le stock disponible.

➢ Accès au service informatique à distance :

La totalité des applications et bases documentaires sont accessibles à distance, grâce au système VPN qui sera fourni à tous les télétravailleurs ou tout autre système approprié aux logiciels utilisés dans le cadre du télétravail.

➢ Assurance du matériel :

Les ordinateurs portables Allier Habitat sont assurés. La téléphonie est assurée contre la casse et le vol. En cas d’incident, le salarié doit en informer sous 24 heures son manager et le service informatique.

➢ Dématérialisation :

Les activités réalisées en télétravail sont celles qui ne nécessitent pas d'utilisation et manipulation du papier.

2. Organisation matérielle du poste de travail à domicile

Installation électrique :

Le salarié assure la conformité des installations électriques de son domicile. A cet effet il fournit à minima une attestation sur l’honneur de conformité.

Internet à domicile :

Le salarié dispose d'une connexion internet à domicile d'un débit de 5 Mbps minimum qui constitue un prérequis au télétravail.

L'entreprise ne financera pas l'installation d'internet à domicile ou la fourniture de clefs 4G.

Téléphonie : le salarié fera pour la journée de télétravail le transfert de son poste fixe sur le téléphone portable mise à disposition (article 6.4).

Considérant que le télétravail est l'expression de la digitalisation du travail et de la mobilité croissante des individus, il ne sera pas fourni d'autres équipements aux salariés. En particulier, pour des raisons de sécurité et de développement durable, il ne sera pas fourni d'imprimantes aux salariés.

Le manager devra s’assurer de la bonne organisation de la répartition des matériels au sein de son service.

6.5 Santé, sécurité et suivi médical

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux salariés exerçant leur activité à distance et doivent être strictement appliquées.

Le salarié concerné pourra demander à bénéficier d'une visite d'information auprès du médecin du travail.

Une fiche d'information sera transmise à chaque salarié portant sur les recommandations ergonomiques pour l'installation d'un bureau à domicile qui doit répondre aux mêmes normes de santé et de sécurité que dans les locaux d'une entreprise, ce qui implique d'abord un endroit adapté permettant de limiter les conflits possibles entre vie professionnelle et vie privée et de pouvoir se concentrer.

En cas d'accident pendant les jours de télétravail prévus par l'avenant au contrat de travail, le lien professionnel sera présumé.

En cas d'accident, le salarié informera son manager de l'accident dans les mêmes délais que lorsqu'il effectue son travail dans les locaux de l'entreprise. II fournira tous les éléments nécessaires à la Direction des Ressources Humaines qui effectuera la déclaration d'accident du travail.

6.6 Confidentialité

Confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique dans le cadre des règles en vigueur au sein d'Allier Habitat.

II doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur les procédés et les méthodes de réalisation et services de l'entreprise qui pourraient être portés a sa connaissance dans l'exercice de son activité.

Les accès et les données devront avoir un usage exclusivement à caractère professionnel.

6.7 Gestion des incidents informatiques

Assistance et gestion des pannes et incidents informatiques :

L'assistance informatique sera ordinairement disponible auprès du service informatique. A noter que celui-ci ne fournira pas d'assistance pour les problèmes de connexion internet relevant du fournisseur d'accès choisi par le salarié.

Le télétravailleur prend soin des équipements qui lui sont confiés et informe immédiatement Allier Habitat en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à disposition.

II bénéficie d'un support technique renforcé.

En cas d'incident technique l'empêchant d'effectuer normalement son activité, il doit en informer immédiatement son manager qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l'activité.

ARTICLE 7 - INDEMNITÉS - TITRES RESTAURANTS - REMBOURSEMENT DE FRAIS

Article 7.1 — Indemnités

Les salariés qui bénéficieront de jours de télétravail percevront une indemnité selon les modalités suivantes :

• 3 euros par jour en période d’été,

• 4 euros par jour en période d’hiver.

Les périodes été – hiver s’entendent par référence à la date de mise en place du chauffage collectif au sein de l’organisme et de la date d’arrêt.

Article 7.2 —Titres restaurants

II sera attribué à tous les salaries exerçant leur activité à distance des titres restaurants en fonction du nombre de jours de télétravail. Ce dispositif sera mis en place dans le mois suivant la signature du présent accord.

Les salariés en télétravail pourront continuer à bénéficier des titres restaurant comme si ils effectuaient leur travail au sein de l’organisme. 

Article 7.3 – remboursements de frais

Il n’est pas prévu de remboursement de frais liés à des dépenses de fournitures (stylos, crayon, agrafeuse…). Toutefois, il pourra être procédé au remboursement d’une dépense identifiée comme nécessaire (par exemple cartouches d’encre pour impressions impératives) après accord du Manager et sur présentation d’un justificatif.

ARTICLE 8 - PRINCIPE D'ÉGALITÉ DE TRAITEMENT

Pour le bénéfice et l'exercice des droits individuels (rémunération, gestion des carrières, formation, etc.) et des droits collectifs (statut et avantages collectifs, élections, représentation du personnel, etc.), les télétravailleurs bénéficient des mêmes garanties et traitement que les autres collaborateurs d’Allier Habitat.

ARTICLE 9 - PROTECTION DES DONNÉES ET DE LA VIE PERSONNELLE DU TÉLÉTRAVAILLEUR

9.1 Protection des données propres à l’entreprise

Le salarié s’engage à respecter les mesures de sûreté et de confidentialité de l’entreprise, à savoir notamment :

• la non divulgation des mots de passe à des tiers ;

• le respect du matériel informatique fourni et à usage exclusif de l’entreprise;

• le respect du cryptage des données via le système en vigueur ;

• d’une manière générale, le respect des dispositions prévues par la charte informatique (espace de travail dédié, respect des plages horaires, objectifs, etc.).

9.2 Protection des informations personnelles au télétravailleur

L’entreprise ne communiquera à l’extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie personnelle du télétravailleur, notamment son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel, etc.

ARTICLE 10 - COMMISSION DE SUIVI

Une commission de suivi est mise en place par le présent accord qui a pour objet de faire le bilan de l'application du présent accord.

Cette commission sera composée de deux représentants de la direction, d'une part, et d’un représentant de / des organisation-s syndicale-s représentée-s au sein de l’organisme, d'autre part.

Cette commission se réunira une fois par an.

ARTICLE 11 - CLAUSE DE REVOYURE

Le nombre de jours pourra être revu à la hausse au terme d’une période de 4 mois, à compter de la date d’entrée en vigueur du présent accord. Une commission de suivi sera réunie à cet effet.

Dans l'hypothèse où il y aurait une évolution législative, les parties signataires du présent accord se retrouveraient pour négocier si l’évolution l’impose.

ARTICLE 12 - DURÉE, RÉVISION, ET PUBLICITÉ DE L'ACCORD

Article 12.1 -Durée et prise d'effet de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 2 ans.

II entrera en vigueur au 1^er septembre 2022 sous réserve de sa signature conformément aux dispositions de l’article L. 2232-12 du code du travail.

Article 12.2 Dénonciation et révision

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’ensemble des parties signataires.

Dans ce cas, la direction et les partenaires sociaux signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Cette dénonciation sera notifiée par écrit aux autres signataires et donnera lieu aux formalités de dépôt conformément à l'article L. 2261-9 du Code du travail.

Toute révision du présent accord devra faire l'objet d'une négociation entre les parties signataires et donner lieu à l'établissement d'un avenant.

La demande de révision devra être notifiée à l'ensemble des signataires par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Une réunion devra être organisée dans le délai de 2 mois pour examiner les suites à donner à cette demande de révision ou de dénonciation.

Article 12.3 -Dépôt et publicité

1. Une fois signée, le présent accord sera signifié par l’organisme à chaque organisation syndicale signataire.

2. Sous réserve du respect des délais légaux, un exemplaire du présent accord sera déposé auprès de :

- la DDETS (PP) sur la plate-forme électronique prévue cet effet,

• le secrétariat greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de sa conclusion,

• la fédération des OPH.

3. En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

4. Enfin, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel.

A Moulins, le

Fait en 05 exemplaires originaux, dont deux pour les formalités de publicité.

Pour l'organisme Allier Habitat Pour l'organisation syndicale CFDT Interco

La Directrice Générale La déléguée Syndicale