ACCORD D’ENTREPRISE CONCERNANT LE TELETRAVAIL

Entre :

D’une part,

FUJITSU TECHNOLOGY SOLUTIONS, Société par actions simplifiée au capital de 1 000 000 € dont le siège social est situé 29 Quai Aulagnier – Immeuble River Plaza – 92600 Asnières-sur-Seine, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro B 301 940 011,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives au sein de la société FUJITSU Technology Solutions :

• la CFDT

• la CFE-CGC

• SUD

Préambule 3

Article 1 - Salariés éligibles 3

Article 2 – Cas particulier des situations ponctuelles de travail à distance 4

Article 3 - Objet 4

Article 4 - Dispositions communes aux deux situations de télétravail 4

4.1 Pré-requis indispensable : conformité des installations électriques et des lieux de travail 4

4.2. Equipements et assurance 5

4.3. Maintien du lien social avec l’entreprise 5

4.4 Durée et organisation du travail 6

4.5 Charge de travail 6

4.6 Protection de la vie privée 6

4.7 Santé et sécurité au travail 6

4.8 Informatique : Protection des données - sécurité – confidentialité 7

4.9 Egalité de traitement 7

4.9 Période probatoire et caractère réversible du télétravail 7

Article 5 - Télétravail mis en place à la demande du salarié 8

5.1 Cadre général 8

5.2 Renouvellement 8

5.3 Modalités de prise en charge des frais associés au télétravail 9

5.4 Cas particulier du télétravail suite à recommandation de la Médecine du Travail 9

Article 6 - Télétravail mis en place à la demande de l’employeur 10

6.1 Cadre général 10

6.2 Renouvellement 10

6.3 Modalités de prise en charge des frais associés au télétravail 11

6.3 Indemnité d’occupation du domicile 12

Article 8 - Procédure exceptionnelle de suspension 12

Article 9 – Commission paritaire de suivi 12

Article 10 - Dépôt et publication 13

Préambule

Dans le cadre des négociations obligatoire sur la Qualité de Vie au Travail (QVT) et après une phase expérimentale concluante suite à la mise en place d’un accord sur le télétravail, la Société Fujitsu Technology Solutions et les partenaires sociaux ont à nouveau ouvert des négociations afin de mettre en place un nouvel accord de télétravail à durée indéterminée.

Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du travail comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant.

L’Entreprise est convaincue que ce mode d’organisation répond à plusieurs inspirations fondamentales de Fujitsu France :

1. Moderniser l’organisation du travail en offrant plus de souplesse et d’autonomie

2. Améliorer la qualité de vie et l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle

3. Réduire notre empreinte carbone

   Cet accord met fin à l’accord de 2007 relatif à l’harmonisation des moyens de télécommunication.

Article 1 - Salariés éligibles

Les Parties souhaitent rappeler que le télétravail repose sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance sans désorganiser le collectif de travail.

Dès lors, le télétravail est possible pour les salariés remplissant toutes les conditions suivantes :

• Etre en CDI,

• Justifier d’une ancienneté minimale de 6 mois dans l’Entreprise pour les demandes de télétravail à l’initiative du salarié,

• Travailler à plein temps,

• Ne pas exercer une activité nécessitant une présence physique,

• Disposer d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé

• Le travail à distance ne nuit pas au bon fonctionnement de l’équipe impactée

Au-delà de ces critères individuels, le pourcentage de salariés travaillant en télétravail simultanément est limité à 25% par service, sauf dérogations exceptionnelles au regard des besoins du service concerné.

De même, le télétravail est exclu dans certaines situations à savoir :

• Lorsque le télétravail va à l’encontre de la bonne continuité du service ou de la bonne réalisation de la mission :

  • Salarié non ou insuffisamment autonome,

  • Impossibilités techniques,

  • Sécurité et confidentialité des informations et des données traitées non garantie

• Lorsqu’il n’est pas compatible avec l’état de santé du salarié conformément aux recommandations de la médecine du travail

De manière générale, le télétravail ne peut pas s’imposer au salarié ni à l’employeur. Le recours au télétravail ne peut se faire que par accord entre l’employeur et le salarié.

Article 2 – Cas particulier des situations ponctuelles de travail à distance

Le salarié peut, pour des raisons exceptionnelles liées à son organisation personnelle, si son statut implique une autonomie suffisante, être amené à travailler ponctuellement depuis son domicile (« home office », tâche ponctuellement réalisée depuis son domicile, …) avec l’accord de son Manager hiérarchique.

L’employeur peut également, pour des raisons exceptionnelles (épidémies, problèmes d’accès aux locaux en raison d’intempéries, de travaux, de grèves, de salons impactant particulièrement la circulation, d’attentats terroristes…), demander au salarié de travailler ponctuellement depuis son domicile.

Dans ces deux cas, ce travail ponctuel au domicile du salarié ne saurait être assimilé à du télétravail tel que défini dans cet accord, notamment comme un travail « régulier » hors des locaux de l’employeur. Le présent accord ne sera donc pas applicable au travail à distance occasionnel (notamment les dispositions sur la prise en charge des frais professionnels)

Les situations ponctuelles de travail à distance ne devront en tout état de cause pas excéder 30 jours par année civile.

Article 3 - Objet

L’objet du présent accord est de définir les conditions et règles applicables en matière de télétravail.

Deux situations sont à distinguer :

1. Télétravail mis en place à la demande du salarié

2. Télétravail mis en place à la demande de l’employeur

Article 4 - Dispositions communes aux deux situations de télétravail

4.1 Pré-requis indispensable : conformité des installations électriques et des lieux de travail

Avant la mise en place du télétravail, le salarié doit faire contrôler la compatibilité de son installation avec un fonctionnement en télétravail. Il s’assure par ailleurs de la conformité des installations électriques aux normes de sécurité sur le lieu de télétravail, et en certifie la conformité à l’employeur par une attestation sur l’honneur de la conformité de ses installations électriques et du lieu de travail. Lorsque la mise en conformité est nécessaire, l’employeur peut alors refuser le télétravail. Si le principe d’un recours au télétravail est accepté par l’employeur malgré le besoin de mise en conformité, ce dernier rembourse au salarié le coût de cette mise en conformité dans les limites indiquées ci-dessous, sur présentation de la facture acquittée par le salarié et suivant la procédure en vigueur relative aux notes de frais.

Cette conformité des installations est une condition préalable indispensable à la mise en place du télétravail.

Le salarié doit également vérifier qu’il a bien accès aux réseaux et aux connexions à distance lui permettant de travailler.

Le salarié s’engage à aménager à son domicile un espace de travail dédié au télétravail, propice au travail et à la concentration.

Afin de s’assurer que les lieux où le télétravail est envisagé est bien conforme aux dispositions légales, l’employeur peut éventuellement se rendre sur place, tout comme les membres du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail, et l’Inspection du Travail compétente. 

Aucune visite ne pourra cependant être organisée sans l’accord préalable du salarié. Toutefois, en cas de refus du salarié de permettre cette visite, ou si les membres du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail informent l’employeur que le lieu du télétravail ne remplit pas les conditions permettant le télétravail, celui-ci ne sera pas mis en place.

4.2. Equipements et assurance

L’employeur s’engage à fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires à l’activité du salarié en télétravail :

• Un ordinateur portable

• Un téléphone portable

Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés.

Le salarié s’engage à avertir immédiatement l’employeur et plus particulièrement le service informatique interne, en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail.

En cas de nécessité d'intervention sur les équipements par un intervenant technique missionné par l’employeur, ce dernier informera préalablement le salarié de sa visite à son domicile, et sollicitera son accord pour toute intervention.

Les équipements mis à la disposition du salarié sont à usage strictement professionnel et devront être restitués à l’employeur à l’issue de la période de télétravail sauf s’ils font partie de la dotation de base inhérente à l’exercice de la mission.

Le salarié s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à l’employeur et à remettre à ce dernier, chaque année, une attestation « multirisques » habitation couvrant son domicile et attestant que son statut de télétravailleur est pris en compte. Si l’assurance du salarié ne couvre pas certains dommages liés aux équipements mis à sa disposition par l’employeur, le salarié devra demander une extension de garantie et l’éventuel surcoût sera pris en charge par l’employeur au titre des frais professionnels.

4.3. Maintien du lien social avec l’entreprise

Le télétravail ne doit pas constituer un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions. Le salarié sera dès lors tenu de se rendre dans les locaux de l'entreprise pour assister aux réunions de travail organisées pour le bon fonctionnement du service auquel il appartient. Un minimum d’une réunion d’équipe ou individuelle par mois est requis, dans les locaux de l’entreprise dans la mesure du possible.

Durant sa présence dans les locaux de l'entreprise, il pourra disposer à sa demande d'un espace et d'un poste de travail.

4.4 Durée et organisation du travail

La durée et l’organisation du travail du salarié contractuellement définies restent inchangées pendant la période de télétravail, que le salarié soit soumis à une durée du travail en heures ou en jours. Le télétravailleur respecte les conventions et obligations de l’Entreprise en matière de temps de travail, et en particulier la législation relative aux durées maximales de travail et aux repos quotidien et hebdomadaire.

4.5 Charge de travail

La charge de travail et les délais d’exécution exigés du salarié en situation de télétravail sont identiques à ceux des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

En conséquence, l’exécution par le salarié de sa mission dans le cadre du télétravail ne doit pas générer de surcharge de travail ou de dépassements en termes de temps de travail effectif, sauf demande expresse préalable et écrite de la hiérarchie du salarié.

En cas de difficultés pour accomplir ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le salarié s’engage à contacter sa hiérarchie pour trouver des solutions adaptées.

Les conditions d’activité en télétravail du salarié et sa charge de travail seront spécifiquement abordées lors de l’entretien annuel d’évaluation et/ou des entretiens dédiés pour les salariés soumis à un forfait en jour.

4.6 Protection de la vie privée

L’exercice de sa mission par le salarié en télétravail ne devra pas interférer avec sa vie privée.

Il assurera sa mission depuis son domicile en veillant à respecter un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle.

Notamment, l’avenant mettant en place le télétravail devra préciser les plages horaires pendant lesquels le salarié pourra habituellement être joint.

L’employeur ne communiquera à l’extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie privée du salarié, et notamment son adresse personnelle, ou son numéro de téléphone personnel.

En cas d’appel extérieur reçu au sein de la Société à destination du salarié, il sera procédé au transfert dudit appel sur le numéro de téléphone professionnel du salarié.

Les documents de la Société ne mentionneront que des coordonnées professionnelles excluant toute référence au domicile privé du salarié.

4.7 Santé et sécurité au travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Le télétravailleur bénéficie, à l’instar du salarié occupé dans les locaux de l’entreprise, de la législation relative aux accidents du travail et maladie professionnelle.

Si un accident survient au domicile pendant le jour de télétravail, le salarié en avise sa hiérarchie et la DRH dans les mêmes formes et les mêmes délais que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de l’Entreprise.

L’accident survenu au télétravailleur à son domicile pourra être qualifié d’accident du travail s’il peut être rattaché à l’accomplissement de la mission confiée au salarié.

4.8 Informatique : Protection des données - sécurité – confidentialité

Le salarié devra observer les protocoles et règles de sécurité en vigueur au sein de la Société destinés à assurer la protection et la confidentialité des données.

Le salarié reconnait que le respect de ces règles est impératif en ce qu’il a trait à la protection des données, des systèmes et applications internes et propres à la Société.

De son côté, la Société prendra toutes les mesures pour assurer la protection des données et tiendra informé le salarié de l’ensemble des règles en vigueur dans ce domaine.

Le salarié s'engage à respecter la Charte technologique de l'entreprise et veillera, en particulier, à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

Le salarié s’engage à traiter lui-même les travaux qui lui sont confiés sans les sous-traiter, et s’interdit de recourir à une assistance extérieure sans l’accord préalable écrit de la Société.

4.9 Egalité de traitement

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et devoirs que les autres salariés.

Il a notamment les mêmes droits à la formation professionnelle, aux congés payés et les mêmes possibilités d’évolution professionnelle.

4.9 Période probatoire et caractère réversible du télétravail

Afin de s’assurer que le télétravail répond bien aux attentes du salarié et de l’employeur, la mise en place du télétravail fera l’objet d’une période probatoire durant laquelle le salarié comme l’employeur pourront librement mettre fin au télétravail par tout moyen écrit (hors SMS) en respectant un délai de prévenance tel que mentionné ci-dessous.

La durée de cette période probatoire dépend de la durée du télétravail. Elle sera de :

• 1 mois pour une durée de télétravail inférieure ou égale à 6 mois – délai de prévenance 7 jours calendaires

• 2 mois pour une durée de télétravail supérieure à 6 mois – délai de prévenance de 9 jours calendaires

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement et par écrit au télétravail et le salarié réintègre alors son poste dans les locaux où il travaillait préalablement à la mise en place du télétravail.

Après cette période probatoire, les télétravailleurs pourront demander à arrêter cette forme de travail et dénoncer par écrit leur avenant au contrat de travail en respectant un délai de prévenance d'un mois afin de permettre leur réaffectation. Les raisons de cet arrêt devront faire l'objet d'un entretien professionnel.

De même, l'entreprise se réserve le droit de mettre fin à l'activité en télétravail d’un télétravailleur, dans le cas où la façon de travailler de ce dernier s'avérerait en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ou si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction, en respectant un délai de prévenance d'un mois à l'issue d'un entretien professionnel spécifique.

En cas de risque de danger grave et imminent, l’employeur ou le salarié peuvent mettre fin immédiatement au télétravail sans devoir respecter un quelconque préavis.

Article 5 - Télétravail mis en place à la demande du salarié

5.1 Cadre général

Lorsque la mise en place du télétravail est à l’initiative du salarié, elle est conditionnée à l’accord de son responsable hiérarchique.

La demande du salarié se fait par écrit, courrier recommandé ou courriel, à l’attention de la Direction des Ressources Humaines et de son responsable hiérarchique.

Un entretien sera organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique visant à échanger sur cette demande. Sauf cas d’urgence, le responsable hiérarchique dispose d’un mois maximum pour répondre par écrit à la demande du salarié. La réponse du responsable hiérarchique est obligatoire pour la mise en place du télétravail. En cas de réponse négative, le salarié pourra demander à connaître les raisons de ce refus.

La mise en place du télétravail donnera lieu à la signature d’un avenant au contrat de travail. Cet avenant sera conclu pour une durée maximum d’un an et pourra être renouvelé si les deux parties le souhaitent.

Le nombre de jours maximum en télétravail sur la semaine est de 2 jours, sauf circonstances particulières liées notamment aux besoins du service dans lequel travaille le salarié, et après accord du supérieur hiérarchique.

L’avenant au contrat de travail mentionne les jours de la semaine durant lesquels le salarié est en télétravail.

Toutefois, de manière ponctuelle et exceptionnelle, afin de conserver une certaine souplesse pour intégrer les contraintes du collectif de travail, ces jours peuvent être modifiés par le Manager avec un délai de préavis de 7 jours calendaires.

5.2 Renouvellement

Le renouvellement s’effectuera par reconduction tacite.

Toute demande de non-renouvellement, qu’elle soit à l’initiative de l’employeur ou du salarié, se fera par courrier ou courriel adressé à l’autre partie au moins 1 mois avant le terme de l’avenant. Lorsqu’une demande de non-renouvellement a été émise, l’avenant prend fin à son terme et le salarié retourne travailler dans son établissement d’origine.

La partie concernée disposera de deux semaines à compter de la réception de la demande pour apporter une réponse.

5.3 Modalités de prise en charge des frais associés au télétravail

Type de frais	Modalités de prise en charge	Justificatifs à fournir
Mise en conformité installation électrique	Oui, si nécessaire, dans la limite de 250 €	Facture acquittée
Assurance habitation	Oui, si surcoût	Devis émis par l’organisme assureur et contrat actuel
Frais d’électricité, de chauffage et d’internet	Montant forfaitaire de 0.40% du PMSS par mois par journée de télétravail, plafonnée à 3 fois ce montant
Consommables (ramettes de papier, cartouches d’encre, etc…)	Oui, si autorisation préalable écrite du responsable hiérarchique sur le type de matériel et le coût à engager	Facture acquittée
Mobilier (bureau, chaise, etc)	Non

L’application de l’indexation sur le PMSS prend effet au 1^er janvier de chaque année.

5.4 Cas particulier du télétravail suite à recommandation de la Médecine du Travail

La recommandation de la Médecine du Travail du recours au télétravail dans le cadre d’un avis d’aptitude est soumise au même régime que le télétravail à la demande du salarié en y ajoutant l’indemnité de sujétion.

Article 6 - Télétravail mis en place à la demande de l’employeur

6.1 Cadre général

Lorsque la mise en place du télétravail est effectuée à l’initiative de l’employeur, elle ne peut s’imposer au salarié.

La demande auprès du salarié se fait par écrit, courrier ou courriel.

Le salarié dispose d’un mois pour signifier sa position ; il peut refuser la proposition de télétravail, par écrit, courrier ou courriel, adressé à son responsable hiérarchique.

Sauf en cas d’urgence, un entretien sera organisé entre le salarié, son responsable hiérarchique et les Ressources Humaines visant à échanger sur les modalités du télétravail.

La mise en place du télétravail donnera lieu à la signature d’un avenant au contrat de travail. Cet avenant sera conclu pour une durée maximum d’un an.

L’avenant au contrat de travail mentionne les jours de la semaine durant lesquels le salarié est en télétravail.

Afin de conserver une certaine souplesse pour intégrer les contraintes du collectif de travail, ces jours peuvent être modifiés par le Manager avec un délai de préavis de 7 jours.

6.2 Renouvellement

Le renouvellement s’effectuera par reconduction tacite.

Toute demande de non-renouvellement, qu’elle soit à l’initiative de l’employeur ou du salarié, se fera par courrier ou courriel adressé à l’autre partie au moins 1 mois avant le terme de l’avenant. Lorsqu’une demande de non-renouvellement a été émise, l’avenant prend fin à son terme et le salarié retourne travailler dans son établissement d’origine.

La partie concernée disposera de deux semaines à compter de la réception de la demande pour apporter une réponse.

6.3 Modalités de prise en charge des frais associés au télétravail

Type de frais	Modalités de prise en charge	Justificatifs à fournir
Demande de certificat de conformité	Prise en charge par l’employeur dans la limite de 250 €	Facture acquittée
Mise en conformité installation électrique	Oui, si nécessaire, dans la limite de 300 €	Facture acquittée
Assurance habitation	Oui, si surcoût	Devis émis par l’organisme assureur et contrat actuel
Frais d’électricité et/ou de chauffage	Montant forfaitaire de 0.40% du PMSS par mois par journée de télétravail, plafonnée à 3 fois ce montant
Consommables (ramettes de papier, cartouches d’encre, etc…)	Oui, si autorisation préalable écrite du responsable hiérarchique sur le type de matériel et le coût à engager	Facture acquittée
Mobilier (bureau, chaise, etc)	Oui, dans la limite du catalogue proposé par les services généraux.
Frais de connexion internet	Cf. politique de frais professionnels en vigueur dans l’Entreprise.

L’application de l’indexation sur le PMSS prend effet au 1^er janvier de chaque année.

6.3 Indemnité d’occupation du domicile

Outre la prise en charge des frais liés au télétravail prévue supra, le salarié percevra une indemnité mensuelle d’occupation du domicile correspondant à la contrainte de l'affectation d'une partie de son domicile privé à des fins professionnelles.

Cette indemnité prend en compte la contrainte personnelle liée au lieu géographique d’habitation, le temps de télétravail, la surface occupée au titre du télétravail selon le barème suivant :

	Indemnité mensuelle au m² en Ile-de-France	Indemnité mensuelle au m² grande ville de province (Lyon/Nantes/ Marseille/Toulouse/ Bordeaux/Lille)	Indemnité mensuelle au m² Province
100% du temps soit 5 jours par semaine	20 €	12 €	10 €
Exemple pour 2 jours par semaine soit 40% du temps	8 €	4,8 €	4 €

Cette indemnité est plafonnée à un espace de télétravail de 10 m2.

Cette indemnité d’occupation du domicile constituera une ligne à part sur la fiche de Paye et sera soumise au régime fiscal et social en vigueur.

Article 8 - Procédure exceptionnelle de suspension

En cas de phénomène exceptionnel nécessitant la présence du salarié dans les locaux (remise imminente d’appel d’offre majeur, crise sévère chez un client…), le télétravail pourra être suspendu pour une durée maximum de 3 semaines par l’Employeur.

Il en va de même pour le salarié qui ne pourrait plus pour des raisons exceptionnelles (inondation, dégât des eaux, rénovation…) exercer le télétravail de chez lui : il peut le suspendre pour une durée à déterminer avec son Manager.

Article 9 – Commission paritaire de suivi

Une Commission paritaire de suivi du Télétravail, composée des syndicats signataires et de la Direction des Ressources Humaines sera mise en place à l’initiative de l’une ou l’autre des parties pour notamment :

1/ Faire des bilans d’étape

2/ Faire le suivi de la mise en œuvre

3/ Instruire les éventuels cas de salariés qui ne comprendrait pas le refus donné par le Manager hiérarchique à leur demande de télétravail

Article 10 - Dépôt et publication

Les formalités de publicité et de dépôt du présent accord collectif seront réalisées dans les conditions prévues par la loi. Ainsi, un exemplaire sera déposé au greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre et deux exemplaires, dont une version originale sur support papier et une version sur support électronique, seront déposés auprès de l’Unité territoriale des Hauts de Seine de la DIRECCTE.

Fait à Asnières-sur-Seine, le 20 septembre 2018

CFDT

CFE - CGC

SUD