ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre, d’une part :

L’association UNA du Calvados, représentée par , directeur général, domiciliée 25, Avenue Capitaine Georges Guynemer à Caen (14000) 

Et, d’autre part :

Les organisations syndicales ci-dessous désignées :

• La CFDT, représentée par Mme , déléguée syndicale, dûment habilitée,

• La CFTC, représentée par Mme , déléguée syndicale, dûment habilitée,

• La CGT, représentée par Mme , déléguée syndicale, dûment habilitée.

Il a été convenu le présent accord d'entreprise en application des articles L 2242-1 et suivants du code du travail

PREAMBULE

La Direction et les organisations syndicales ont souhaité mettre en place un accord de télétravail qui en définisse les règles de fonctionnement.

En s’inscrivant dans cette démarche, l’UNA du Calvados a la volonté de développer de nouveaux modes de travail au travers d’organisations qui responsabilisent les salariés et favorisent l’innovation, tout en améliorant la performance collective et, en prenant en compte les nécessités opérationnelles ou organisationnelles de chacun.

Cet accord a été conçu en portant une attention particulière à la santé et la sécurité des télétravailleurs ainsi qu’au maintien d’un lien propre à éviter tout isolement. Les parties signataires ont souhaité tenir compte des évolutions de la société, des nouvelles technologies et de l’équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L’accord vise en particulier à garantir que le télétravail demeure une solution efficace et soit réalisé dans l’intérêt mutuel des salariés et de la structure.

Le télétravail repose sur un accord de confiance entre le télétravailleur et son manager

Définitions

Selon les dispositions de l’article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

• Le télétravail régulier

Est qualifié de télétravailleur régulier le collaborateur qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini ci-dessus.

• Le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

Conformément aux dispositions légales en vigueur, en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure, le télétravail peut être imposé sans l'accord des collaborateurs.

L’association est autorisée de manière unilatérale à positionner tous les collaborateurs dont les fonctions sont compatibles avec le télétravail dans cette organisation de travail si des circonstances exceptionnelles l’exigent, telles que menace d’épidémie ou en cas de force majeure.

Une information préalable sera faite aux instances représentatives du personnel.

• Le travail occasionnel en dehors des locaux de l’association

L’exercice occasionnel d’activités professionnelles en dehors des locaux de l’association ne peut en aucun cas conférer le statut de télétravailleur.

Exécuté de façon exceptionnelle par le collaborateur, sous réserve de l’accord de son manager, le travail occasionnel en dehors des locaux de l’association a vocation à répondre à des situations inhabituelles ou d’urgence (par exemple en cas d’épisode climatique exceptionnel). Il peut, à titre exceptionnel, et sous réserve de l’accord du manager, se cumuler avec le télétravail régulier.

• Définition du lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué soit au domicile du collaborateur, soit dans un lieu tiers à définir par les parties. En tout état de cause, les lieux publics pour lesquels il est impossible d’assurer la confidentialité des données sont interdits.

Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du collaborateur, c'est-à-dire celui dont l'adresse figure sur le bulletin de salaire.

1. Salariés concernés par le télétravail

   1. Cas général

Le télétravail est ouvert à l’ensemble des collaborateurs sans condition d’ancienneté quel que soit le type de contrat (notamment CDI, CDD, alternants, stagiaires, services civiques), sous réserve que les conditions d’autonomie ci-après définies soient remplies :

• Autonomie du collaborateur : une attention particulière est portée aux salariés pendant la période d’essai, aux stagiaires et alternants afin de favoriser leur intégration ; 

• Autonomie du poste.

Sont exclus du bénéfice du dispositif les collaborateurs ayant une activité qui, de par sa nature, requiert d’être exercée essentiellement sur site, notamment en raison des équipements matériels ou de la nécessité d’une présence physique. C’est par exemple le cas des intervenants de terrain (aides à domicile, aides-soignants, accompagnants sociaux et TISF) dont la présence au domicile des usagers est nécessaire à l’exécution de leurs fonctions.

Situations particulières

• Pour les collaborateurs en situation de handicap et/ou sur recommandations de la médecine du travail

Les collaborateurs en situation de handicap pourront à leur demande bénéficier d’une situation de télétravail spécifique et adaptée à leur situation.

Sur recommandations de la médecine du travail et dans le cadre de la prévention des RPPS (risques professionnels et psychosociaux) pourront accéder au télétravail de manière renforcée pour favoriser leur maintien dans l’emploi :

• les collaborateurs à temps partiel thérapeutique ;

• les collaborateurs de retour après une absence maladie de longue durée (plus de 6 mois) ;

Dans tous ces cas spéciaux, la durée et les modalités de télétravail seront précisées et validées par le Manager des Ressources Humaines après recommandation de la médecine du travail.

• Pour les collaborateurs suite à un congé maternité et/ou adoption

Les collaboratrices ayant déclaré leur grossesse pourront bénéficier d’un aménagement de leurs horaires et d’une organisation en télétravail dans le mois précédent leur départ en congé maternité.

Les collaborateurs de retour de congé maternité, paternité ou d’adoption pourront demander à bénéficier de l’aménagement de leur poste en télétravail, pendant les 3 mois qui suivent la reprise.

2. Conditions de mise en œuvre du télétravail

   1. Principe du volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire. Le volontariat est fondé sur :

• Une initiative du collaborateur :

Le salarié formule sa demande par courrier à l’aide du formulaire dédié auprès de son manager et des Ressources Humaines.

• Un principe d’acceptation mutuelle avec le manager :

Le manager étudie l’éligibilité du salarié au regard des conditions définies par le présent accord et apporte une réponse au collaborateur dans un délai d’un mois à compter de la date réception de la demande.

En cas de réponse positive, les informations relatives aux conditions d’exécution de la mission du collaborateur et à l’organisation du travail seront formalisées dans le formulaire de demande.

En cas de réponse négative, le motif du refus sera expliqué par le manager, puis formalisé par écrit.

• Un principe de double réversibilité, tant à l’initiative de l’employeur que du salarié.

Le collaborateur et le manager peuvent mettre un terme au télétravail.

Critères objectifs d’acceptation ou de refus du télétravail

Les parties rappellent que l’acceptation ou le refus du télétravail doit être motivé par des critères objectifs qui sont liés à :

• L’autonomie du salarié, entendue comme :

• La maîtrise complète des savoirs, des outils et du réseau d’interlocuteurs dont il a besoin pour réaliser les actions qui lui sont confiées ;

• L’adéquation du collaborateur au poste de travail (si mention « insuffisant » ou « à améliorer » dans le dernier entretien d’appréciation professionnel, le télétravail est refusé)

• La capacité d’adaptation, d’organisation de son activité quotidienne et de gestion des priorités à distance (ne pas être dépendant de la présence physique de ses collègues et sa hiérarchie) ;

• Le respect permanent des délais imposés.

• L’autonomie du poste, entendue comme :

• Le poste permet de gérer son activité à distance (pas d’impact sur l’organisation et la continuité de l’activité du service) ;

• Pas de besoin quotidien d’un outil de travail (matériel ou logiciel) ne pouvant être transposé à domicile ;

• Conditions liées à l’espace de travail :

• Un espace de travail permettant notamment un respect des règles en matière d’hygiène, de sécurité et d’ergonomie ;

• L’existence d’une connexion internet haut débit.

  3. Formalisation du télétravail

• Formalisation de l’accord individuel de télétravail

Tout passage en télétravail fait préalablement l’objet d’un document écrit qui précisera notamment :

• La date de mise en œuvre du télétravail ;

• La durée de validité de l’accord, les règles de renouvellement et de réversibilité ;

• La période d’adaptation et sa durée ;

• L’adresse du lieu où s’exercera le télétravail ;

• La fréquence et la répartition du télétravail au cours de la semaine ;

• Les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit impérativement pouvoir être joint, à l’exception des salariés en forfait en jours sur l’année ;

• Les conditions d’utilisation du matériel mis à sa disposition ;

• Les règles en matière de protection des données et de confidentialité des informations.

• Période d’adaptation

Le passage au télétravail est soumis à une période d’adaptation de trois mois, à compter de la date de mise en œuvre du télétravail pendant laquelle chacune des parties pourra librement y mettre fin, à condition de respecter un délai de prévenance de deux semaines.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois. Elle doit correspondre à une période de travail effectif. Elle sera donc suspendue en cas d’absence du salarié.

Si la période d’adaptation n’est pas concluante, le salarié retrouve alors son poste de travail dans les locaux de l’association.

• Réversibilité

Le télétravail a un caractère réversible et il peut y être mis fin, à tout moment, à l’initiative du salarié ou de l’association.

La réversibilité à l’initiative de l’association est possible notamment pour les raisons suivantes : réorganisation du service, absence d’un collègue, condition d’éligibilité qui n’est plus remplie…

Ainsi, à la demande de l’une ou l’autre des parties, formalisée par écrit, l’organisation en télétravail peut s’arrêter dans le respect d’un délai de prévenance de deux semaines à réception du courrier remis en main propre contre décharge ou à compter de la première présentation du courrier recommandé avec accusé de réception.

La réversibilité implique un retour du salarié dans les locaux de l’association sur le site de rattachement et au sein de son équipe de travail.

En tout état de cause, l’accord de télétravail prendra automatiquement fin en cas de changement de poste du salarié concerné. Le salarié souhaitant poursuivre le télétravail dans le cadre de son nouveau poste devra alors formuler une nouvelle demande qui sera soumise à l’acceptation de son manager.

• Suspension

En cas de nécessité opérationnelle justifiée (par exemple en cas d’absence de collègues nécessitant de revoir l’organisation du service pour assurer une présence sur site), le télétravail à domicile peut être provisoirement et exceptionnellement suspendu à l’initiative du manager, sans pour autant que cela ne remette en cause l’organisation en télétravail.

• Respect de la vie privée

L’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le salarié est affecté, et notamment durant les plages de présence obligatoires lorsqu’elles existent.

Dans le cadre de l’accord individuel au télétravail, le manager et le télétravailleur déterminent ensemble la plage horaire pendant laquelle le salarié doit être joignable à tout moment par l’association.

En tout état de cause, le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, des conventions collectives et des règles d’entreprise applicables.

Organisation des périodes de télétravail

Le télétravail pourra être exercé trois jours par semaine maximum.

Des dérogations pourront être accordées par les Ressources Humaines pour les salariés soumis à une convention de forfait en jours qui organisent eux-mêmes la répartition de leurs jours de travail en présentiel ou en télétravail selon leurs besoins.

Le nombre et la répartition des jours travaillés dans les locaux de l’association et au domicile du salarié est déterminée entre le manager et son salarié.

Le télétravailleur reste tenu, même pendant les jours de télétravail, de se rendre dans les locaux de l'entreprise pour participer aux formations, évènements et réunions de travail organisées pour le bon fonctionnement du service.

Le collaborateur et le manager veilleront à préserver le bon équilibre de l’organisation de l’équipe par :

• une priorité donnée à la présence dans les locaux de l’association dès que cela s’avère nécessaire ;

• une répartition des absences hors de l’association qui ne pénalise pas son organisation.

Equipements de travail

L’association fournit et entretient le matériel mis à disposition aux salariés pour la réalisation de leur mission en télétravail.

Il est rappelé que le matériel mis à disposition du télétravailleur reste l’entière propriété de l’association et que le télétravailleur est responsable de l’intégrité des équipements informatiques et des données qui y sont stockées.

Chaque collaborateur recevra, préalablement à son passage en télétravail, une information appropriée, ciblée sur les équipements techniques mis à sa disposition, portant notamment sur l’installation, l’utilisation et l’entretien de ce matériel.

Matériel informatique

L’association fournit :

• Un ordinateur portable, à usage strictement professionnel et un sac de transport

• Une souris ergonomique et un clavier déporté

• Un écran externe ou un support de portable

Les impressions si besoin, devront se faire lors des jours de présence dans les locaux de l’association.

Téléphone

L'association fournit une solution de téléphonie à usage strictement professionnel.

Connexion à distance

Le collaborateur s’assure de disposer d’une connexion à distance de bonne qualité pour permettre le télétravail et notamment les visioconférences.

Assurance

Si le collaborateur utilise son domicile pour télétravailler, il s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à l’association et à remettre à cette dernière une attestation « multirisques » habitation couvrant son domicile.

Assistance technique

En cas de problème technique, les collaborateurs contactent le service informatique pour toute demande d’assistance technique.

En cas de difficulté rencontrée pour résoudre le problème technique, le collaborateur informe son manager dans les plus brefs délais afin de convenir des modalités de poursuite du travail (suspension temporaire du télétravail, etc.).

Engagements RECiproQUES du télétravail  

1. 1. Respect du temps de travail et droit à la déconnection

Le télétravailleur doit respecter les règles légales ainsi que les dispositions conventionnelles en matière de temps de travail. Les parties veilleront notamment au respect de l’amplitude maximale de la journée de travail. Les salariés veilleront à respecter les temps de pause. Les salariés devront exercer leur activité professionnelle dans les plages horaires applicables à leur service. 

Le télétravailleur appliquera toutes les dispositions relatives au droit à la déconnexion, notamment telles que stipulées dans l’accord sur la déconnection du 28 juin 2018.

Suivi de la charge de travail

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement d’appartenance du salarié.

En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’association.

Il est également entendu que pendant les absences (maladie, congés, …), le collaborateur habituellement en télétravail ne devra pas travailler.

Les parties rappellent également que le télétravail s'inscrit dans une relation managériale basée sur la confiance mutuelle, la capacité du télétravailleur à exercer ses fonctions de façon autonome, mais aussi sur le contrôle des résultats par rapport aux objectifs à atteindre.

A l’issue de la période d’essai d’adaptation, le manager échange avec le télétravailleur sur ses conditions d’activité en télétravail, sa charge de travail, les impacts sur le fonctionnement du service et s’assure que le lien social avec le reste de l’équipe est maintenu.

Ces points seront intégrés aux entretiens d’appréciation professionnelle.

Protection des données  

Tout collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’association, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données de l’association et leur confidentialité. 

Le télétravailleur veillera, en particulier, à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il est le seul à utiliser son poste de travail.

Chaque collaborateur se verra remettre, si nécessaire, les consignes et règles en matière de protection et sécurité des informations. 

En cas de non-respect, l’association se réserve le droit de mettre fin sans délai à la situation de télétravail à domicile. Le collaborateur s’expose également aux sanctions afférentes telles que prévues dans le règlement intérieur. 

Hygiène, santé et sécurité en télétravail

Il est rappelé que les dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables au salarié en situation de télétravail.

Les risques spécifiques au télétravail sont intégrés dans le document unique des risques professionnels.

Sécurité électrique

Le télétravailleur garantit la fiabilité des circuits électriques et la conformité aux normes de sécurité des installations et de l’équipement de son poste de travail à domicile.

Ergonomie du poste

Chaque télétravailleur bénéficiera d’une information appropriée en matière de santé et sécurité au travail et se verra remettre les règles et consignes d’ergonomie notamment pour l’équipement de son poste de travail et l’utilisation des écrans d’ordinateur.

Accidents du travail et de trajets

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail.

Ainsi, un accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière de travail, telle que définie à l’avenant au contrat de travail, sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’association pendant le temps de travail.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer son manager ou le service RH, de l’accident dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 48 heures, et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’élaboration d’une déclaration d’accident du travail.

Arrêts de travail

En cas d’arrêt de travail prononcé par un médecin, le télétravailleur doit en informer, dès que possible, son manager et transmettre un justificatif dans les mêmes formes et les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail habituellement dans les locaux de l’association.

Contrôles et visites à domicile

L’association doit pouvoir s'assurer que le salarié en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes.

L’association et le CSSCT pourront, le cas échéant, être amenés à demander à accéder au lieu dans lequel s’exerce le télétravail, sur rendez-vous. Une telle démarche ne pourra être effectuée qu’avec l’accord écrit préalable du télétravailleur.

7. Droits collectifs 

   1. Statut collectif  

 Les télétravailleurs ont les mêmes droits collectifs, avantages conventionnels et légaux que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’association. 

Formation  

Les télétravailleurs bénéficient du même accès à la formation et aux possibilités de déroulement de carrière que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l’association. 

Entretien d’appréciation professionnelle

Lors de son entretien d’appréciation professionnel, les conditions d'activité et la charge de travail liées au télétravail seront abordées.

Relations sociales  

 Les télétravailleurs bénéficient des mêmes conditions de participation et d’éligibilité aux élections pour les instances représentatives du personnel que les salariés travaillant dans les locaux de l’association et des mêmes droits notamment en ce qui concerne leurs relations avec les représentants du personnel et l’accès aux informations syndicales. 

Ils sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs en application des dispositions en vigueur, au même titre que les autres salariés. 

Durée de l’accord et dispositions générales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il prendra effet à la date de signature du présent accord.

Conformément aux dispositions du Code du Travail, le présent accord est révisable au gré des parties signataires de l’accord.

La partie à l’initiative de la demande de révision adressera sa demande par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie.

Tout signataire introduisant une demande de révision doit l’accompagner d’un projet sur les points à réviser. Des discussions devront s’engager dans les 30 jours suivant la date de demande de révision.

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par l’une ou l’autre des parties signataires, sous réserve qu’un préavis de trois mois soit respecté dans les conditions prévues par les articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.

Cette dénonciation s’effectuera par courrier adressé par voie recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des signataires. Elle devra également, aux fins de publicité, être notifiée à l’unité départementale de la DIRECCTE et au Conseil de Prud’hommes compétent, par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les parties signataires de l’accord se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter d’un nouvel accord.

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Le présent accord est notifié ce jour à l’ensemble des organisations syndicales représentatives (qu’elles soient signataires ou non).

Conformément à la loi, le présent accord est déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail ainsi qu’un exemplaire au Conseil de prud’hommes.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par voie d’affichage dès sa signature dans l’ensemble des entités de l’UNA du Calvados.

Caen, le 30 mars 2021

Pour la Direction Pour la CFDT 

Pour la CFTC Pour la CGT