Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL POUR UNE PHASE TEST AU SEIN D'EOVI MCD MUTUELLE" chez EOVI MCD MUTUELLE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL POUR UNE PHASE TEST AU SEIN D’EOVI MCD MUTUELLE

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL POUR UNE PHASE TEST AU SEIN D’EOVI MCD MUTUELLE 1

PREAMBULE ET CONTEXTE 2

ARTICLE 1 - OBJET DE L'ACCORD 3

ARTICLE 2 - DEFINITION 3

ARTICLE 3 - POPULATIONS ELIGIBLES AU TELETRAVAIL DURANT LA PHASE TEST 3

3.1. Eligibilité du salarié 4

3.2. Non éligibilité des activités 4

ARTICLE 4 - MISE EN ŒUVRE OPERATIONNELLE 4

4.1 Déroulement de la demande 4

4.2 Documents à fournir en amont de la mise en place du télétravail 5

ARTICLE 5 - HORAIRES DE TRAVAIL ET CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL 6

ARTICLE 6 - PLANIFICATION ET DUREE DU TELETRAVAIL 6

6.1 Dérogation liée à la situation du salarié 7

6.2 Situation exceptionnelle 7

ARTICLE 7 - PERIODE D’ADAPTATION 7

ARTICLE 8 - SANTE ET SECURITE 8

ARTICLE 9 - EQUIPEMENT 8

ARTICLE 10 - PARTICIPATION AUX FRAIS LIES AU TELETRAVAIL 9

ARTICLE 11 - SUIVI DE L’ACCORD 9

ARTICLE 12 - DUREE DE L’ACCORD 10

ARTICLE 13 - PUBLICITE 10

Entre : Eovi-Mcd mutuelle, immatriculée au répertoire SIRENE sous le numéro 317 442 176, sis 173 rue de Bercy – CS 31802 - 75012 PARIS,

D’une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

- CFDT PSTE,

- CFE-CGC,

- CGT Eovi-Mcd mutuelle,

- FO,

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE ET CONTEXTE

Courant 2017, la Direction a évoqué le sujet du télétravail avec les organisations syndicales dans le cadre de la mise en place du plan de transformation.

A la suite des négociations sur la politique sociale, des groupes de travail avec les organisations syndicales ont été menés sur la Qualité de Vie au Travail. A cette occasion, des avantages et risques ont été identifiés, et une proposition de méthodologie a été préconisée.

Cet accord est alimenté par le résultat des échanges avec :

- les groupes de travail réunissant des représentants des organisations syndicales et la direction des ressources humaines sur la QVT sur l’année 2017,

- les groupes de travail réunissant environ 33 salariés représentant différents statuts, métiers et directions et suivis par un comité de pilotage.

Cet accord est issu des négociations menées avec les organisations syndicales au cours de quatre réunions de négociations du 30 mai au 11 juillet 2018.

Cet accord définit les conditions de passage en télétravail conformément à l’article L 1222-9 du code du travail.

Eovi Mcd mutuelle ayant des collaborateurs sur de nombreux sites, le management à distance est déjà une réalité pour 60 % de nos managers (soit au moins un collaborateur sur un site différent de celui de son manager)

Le télétravail nécessite l’évolution des pratiques managériales : d’un management par le contrôle vers un management par la confiance.

Les objectifs de la mise en place du télétravail sont les suivants :

• améliorer la conciliation de la vie privée et de la vie professionnelle, en vue d’améliorer la qualité de vie au travail (en diminuant le temps de transport notamment)

• améliorer la productivité et l’occupation des locaux

Enfin, le déploiement du télétravail est rendu possible grâce aux travaux sur la digitalisation et le déploiement d’outils nomades.

ARTICLE 1 - OBJET DE L'ACCORD

L’entreprise souhaite mettre en place le télétravail, afin de répondre à ses nouveaux besoins d’organisation et aux souhaits des salariés volontaires.

Il a pour objet de mettre en place une phase de test sur le télétravail. Elle débutera à partir d’octobre 2018.

De nouvelles négociations seront engagées sur le télétravail, après l’analyse des impacts.

Par conséquent, les modalités prévues dans cet accord ne s’appliquent que pour une période et une population limitée et pourront être revues dans un prochain accord.

ARTICLE 2 - DEFINITION

L’article L1222-9 du code du travail définit le télétravail comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Il en découle que sont exclus de cette organisation du travail :

• les activités qui par nature ne s'exercent que sur le terrain ou nécessitent une sédentarité dans l'entreprise

• les astreintes car ce mode d'organisation du travail, par nature, implique que le salarié ne travaille pas sur le lieu du travail

• les activités exercées sur un autre site / agence que le lieu de travail habituel

ARTICLE 3 - POPULATIONS ELIGIBLES AU TELETRAVAIL DURANT LA PHASE TEST

Durant la phase de test, il est décidé de limiter le télétravail aux directions et sites suivants :

• A partir d’octobre 2018 * :

  • Direction Communication

  • Direction Instance et Vie Militante

  • Site de Lyon Part-Dieu (hors Régime Obligatoire)

• A partir de novembre 2018 * :

  • Une unité de gestion à Limoges

* (sous réserve des disponibilités matérielles)

3.1. Eligibilité du salarié

Le télétravail suppose que le salarié dispose des compétences nécessaires pour travailler à distance de façon autonome. Il doit ainsi savoir planifier ses tâches, gérer son temps et respecter les délais, communiquer un compte-rendu de son activité à son manager, maîtriser les outils informatiques nécessaires à son activité.

Dans ces conditions, il est exigé un minimum de 8 mois d’ancienneté consécutifs dans l’entreprise pour être éligible au télétravail.

• En cas de mobilité interfilière (avec changement majeur de l’activité) : il est exigé 6 mois sans possibilité de télétravailler

• En cas de mobilité intra filière : il est conseillé 6 mois sans possibilité de télétravailler, pouvant être réduits à l’appréciation du nouveau manager

• En cas d’évolution vers une fonction de manager : il est exigé 6 mois sans possibilité de télétravailler

Les salariés en alternance (contrat de professionnalisation et contrat d’apprentissage) et les stagiaires sont exclus de ce dispositif.

Le salarié doit disposer d’un espace lui permettant de travailler à son domicile, dans des conditions assurant sa santé et sa sécurité.

3.2. Non éligibilité des activités

Ne peuvent être éligibles au télétravail les activités qui par nature requièrent d’être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison de :

• La nécessité d’une présence physique du salarié ou sa proximité obligatoire

• L’utilisation d’équipements matériels et / ou techniques spécifiques

• Le traitement de documents papiers ne pouvant être sortis des locaux de l’entreprise

ARTICLE 4 - MISE EN ŒUVRE OPERATIONNELLE

Le télétravail ne peut se faire que sur la base d’un accord entre le salarié et son manager en référence à la règlementation.

4.1 Déroulement de la demande

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail doit en faire la demande en retournant le formulaire complété auprès de son manager.

Le manager fixera un entretien au salarié demandeur pour étudier avec lui les modalités de passage au télétravail et l’organisation possible.

Eventuellement, l’entretien doit permettre de trouver un compromis si les demandes et obligations respectives ne sont pas compatibles.

En cas de refus, le manager confirmera par écrit les raisons de son refus et les transmettra à la direction des ressources humaines.

Le manager collectera et vérifiera l’ensemble des pièces justificatives décrites à l’article 4.2.

Il les transmettra, ainsi que les modalités concrètes de mise en place de l’accord au service administration des ressources humaines. Ce dernier en informera le service informatique pour la mise à disposition du matériel.

4.2 Documents à fournir en amont de la mise en place du télétravail

Il est précisé que le télétravailleur :

• doit déclarer un seul lieu d’exercice du télétravail *

• ne doit pas fixer de rendez-vous professionnels sur son lieu de télétravail.

En cas de validation du manager, l’accord sera définitif sous réserve que le salarié lui fournisse un dossier complet soit :

• une attestation d’assurance habitation pour les locaux dans lesquels s’exerce le télétravail

• une attestation sur l’honneur :

- de la « conformité du lieu de télétravail »,

- de la détention d’une connexion internet sur le lieu de télétravail déclaré,

• la charte mobilité signée

• le parcours e-learning ADNSec entièrement validé, ou en cours de validation. (la validation totale du parcours devra être effective au moment de la mise en œuvre du télétravail)

A partir de la réception du dossier complet, le délai d’instruction sera d’un mois maximum et la mise en œuvre prendra effet à la date indiquée sur l’avenant, sous réserve des disponibilités matérielles.

En cas de changement de lieu de télétravail, le salarié s’engage à communiquer immédiatement les documents liés à son lieu de télétravail à son manager qui les transmettra au service administration des ressources humaines

* NB : un deuxième lieu de télétravail pourra exceptionnellement être déclaré. Cela nécessite de fournir les documents justificatifs afférents. Eovi Mcd mutuelle ne fournira d’équipement que pour un seul lieu de télétravail.

ARTICLE 5 - HORAIRES DE TRAVAIL ET CONTROLE DU TEMPS DE TRAVAIL

L’accord sur le temps de travail en vigueur s’applique aux salariés en situation de télétravail.

Le salarié s’engage à respecter les horaires prévus par les dispositions relatives à l’accord temps de travail.

Les obligations légales concernant la durée du travail doivent être respectées : un temps de travail de 10 heures maximum, une amplitude horaire de 13 heures maximum. La pause déjeuner doit être de 45 minutes minimum.

Les plages horaires liées aux plages fixes et plages variables continuent de s’appliquer. Il ne peut y avoir d’interruption de travail pendant les plages fixes.

Pour les salariés soumis au contrôle horaire, pendant les plages horaires de travail définies par l’accord d’entreprise et notamment les plages fixes, le salarié doit être joignable dans les meilleurs délais en fonction de l’activité, selon les mêmes modalités que pendant le travail habituel dans les locaux de l’entreprise.

Des difficultés persistantes à le joindre sur ces périodes, sans explication, remettraient en cause l’autorisation de télétravail.

Il est rappelé que le droit à la déconnexion s’applique aussi pour les collaborateurs en télétravail.

ARTICLE 6 - PLANIFICATION ET DUREE DU TELETRAVAIL

Le choix des jours de télétravail est arrêté par le manager, en accord avec le salarié, en fonction des nécessités de service.

S’il existe des périodes pendant lesquelles l’activité implique une présence physique obligatoire (réunion, formation, etc..), le manager peut définir en amont des jours pendant lesquels le télétravail n’est pas possible.

Le choix des jours télétravaillés est effectué par trimestre dans les quinze premiers jours du mois qui précèdent ce trimestre. Le choix devra faire l’objet d’une formalisation.

En cas de modification d’un jour télétravaillé par le manager et/ou le salarié un délai de prévenance de 7 jours sera respecté, sauf en cas de circonstances exceptionnelles.

En fonction des besoins du service, et en cas de demandes multiples pour une même journée de télétravail, le manager arbitrera selon les modalités définies suivantes :

• 1. salariés en situation de handicap ou de proche aidant, ou en situation de grossesse

• 2. salariés ayant le plus d’ancienneté et par roulement

Les jours de télétravail ne peuvent pas être accolés à une période d’absence égale ou supérieure à 4 jours ouvrés (par exemple maladie, congés payés, RTT, …).

Le télétravail s’exerce du lundi au vendredi, à raison de 2 jours par semaine maximum pour les personnes à temps plein uniquement.

Cette limite sera abaissée à 1 jour par semaine durant les 3 premiers mois ;

Les personnes à temps partiels, travaillant 4 jours par semaine, pourront bénéficier d’un jour de télétravail par semaine maximum.

Les jours non pris ne peuvent pas être reportés.

6.1 Dérogation liée à la situation du salarié

Pour faire face à certaines situations particulières limitées dans le temps et à la demande du salarié télétravailleur :

• dont l’état de santé le justifie  (notamment pour permettre le maintien ou la reprise d’une activité professionnelle)

• en situation de grossesse (dès le début du 4ème mois de grossesse)

• en situation de proche aidant

le nombre maximum de jours télétravaillés pourra être augmenté, avec l’accord du manager, qui en informera le service administration des ressources humaines.

Il en sera de même pour les salariés en situation de handicap.

Le service de santé au travail pourra être sollicité pour avis.

Cette organisation ne doit pas contribuer à isoler le salarié ou à le désocialiser de son équipe et de l’entreprise.

6.2 Situation exceptionnelle

En présence d’une situation exceptionnelle, liée à un fait ou un évènement extérieur à l’entreprise (exemple : pandémie, alerte sanitaire ou de sécurité nationale, grève de transport, situation climatique exigeant une limitation des déplacements, …), le nombre de jours de télétravail pourra exceptionnellement être augmenté pendant la durée de l’évènement.

Il en sera de même en cas de pics de pollution, faisant l’objet de mesures prises par les préfectures, et pouvant comporter notamment des restrictions de circulation en voiture.

Le déclenchement du Plan de Reprise d’Activité peut aussi nécessiter le recours au télétravail, dans les conditions citées précédemment.

Le retour aux conditions normales d’exécution du travail et la reprise du calendrier établi sera effectif dès la fin de la situation exceptionnelle, sous réserve que les conditions immédiates de reprise du télétravail soient remplies.

ARTICLE 7 - PERIODE D’ADAPTATION

Une première période de 3 mois maximum est instituée, à partir de la mise en place opérationnelle du télétravail. A l’issue de cette période, le salarié et le manager font un bilan de cette nouvelle organisation.

Le cas échéant, il peut être convenu de modifier les modalités d’organisation initialement définies, voire de mettre fin au télétravail.

Afin de servir la réflexion en cours sur le télétravail, il sera demandé au manager de remonter systématiquement les dysfonctionnements constatés pendant la période d’adaptation ou les points à améliorer.

L’analyse de ces remarques doit servir à alimenter les négociations ultérieures sur le déploiement du télétravail à l’ensemble de l’entreprise.

ARTICLE 8 - SANTE ET SECURITE

Les dispositions législatives et réglementaires s’appliquent au télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie des services de la médecine du travail, selon les conditions habituelles.

En cas de besoin, le médecin du travail, un ergonome ou le service santé au travail de l’entreprise pourront être sollicités pour l’aménagement du poste de travail ou l’étude de la situation de télétravail.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle est présumé être un accident de travail.

Dans le cas où le lieu utilisé pour le télétravail deviendrait inutilisable en télétravail, le salarié s’engage à en informer immédiatement son manager, afin de mettre fin temporairement ou définitivement à cette organisation (exemple travaux importants au domicile, dégât des eaux).

ARTICLE 9 - EQUIPEMENT

Pour les salariés qui n’en seraient pas encore pourvus, Eovi Mcd mutuelle mettra à leur disposition, les outils nécessaires pour assurer le télétravail :

- un ordinateur portable (même outil sur le site et au domicile)

- un téléphone portable si la fonction le nécessite et sur demande du salarié

- 2 écrans supplémentaires pour les gestionnaires et sur demande du salarié. Cet équipement sera fixe sur le lieu de télétravail du salarié

Le salarié effectuera le transport, l’entretien, la connexion et la déconnexion des outils mis à disposition.

Lorsque la situation de télétravail cessera, le salarié s’engage à restituer le matériel fourni pour cet objet sans délai à l’entreprise.

Afin de s’assurer de cette remise du matériel, les collaborateurs ne pourront effectuer de télétravail la semaine précédant leur départ physique de l’entreprise.

En cas de panne, de vol ou de destruction de matériel, le salarié s’engage à avertir au plus tôt son manager, le matériel étant assuré par l’entreprise. Il devra déclarer les faits au helpdesk ou tout autre service compétent selon le process habituel. Aucune intervention technique ne sera faite au domicile.

En cas de problème rendant impossible la poursuite du télétravail, les conditions de travail s’exécutent temporairement, jusqu’au rétablissement des conditions permettant la poursuite du télétravail, dans les conditions suivantes :

• lorsque la panne constatée résulte d’un dysfonctionnement des équipements fournis par l’entreprise, le télétravailleur est considéré pendant la durée de la panne, et dans la limite de la journée où celle-ci intervient, être en situation de travail.

Si la panne ne peut être réparée dans la journée, le télétravailleur est tenu de se rendre le jour ouvré suivant au sein de l’entreprise pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème.

• dans les autres situations (ex insuffisance du débit de la ligne internet, panne électrique), soit le salarié retourne immédiatement sur son lieu de travail (en fonction de son temps de trajet et de l’heure de l’incident), soit ce temps est régularisé par un jour de congés (congés payés, RTT, récupération, etc..). Si le problème persiste au-delà de la journée, le télétravailleur est tenu de se rendre le jour ouvré suivant au sein de l’entreprise pour réaliser sa prestation de travail jusqu’à la résolution du problème.

L’organisation du travail, notamment l’amplitude et les horaires seront adaptés avec le manager pour prendre en compte cette situation particulière.

Il est rappelé que les informations mises à disposition du salarié pour l’exercice de son activité restent la propriété de l’entreprise. La communication de ces informations doit respecter les règles de confidentialité et de sécurité en vigueur, conformément à la charte informatique et la charte mobilité.

ARTICLE 10 - PARTICIPATION AUX FRAIS LIES AU TELETRAVAIL

L’entreprise met à disposition du salarié un équipement spécifique adapté nécessaire à l’exercice de son activité.

Par ailleurs, une indemnité forfaitaire de 2€ bruts par jour de télétravail sera versée mensuellement.

Ce montant est une participation aux frais liés à l’utilisation de l’électricité, du chauffage, de l’eau, de la connexion internet du salarié.

ARTICLE 11 - SUIVI DE L’ACCORD

Afin de permettre d’évaluer la mise en place du télétravail pendant la phase de test et de préparer un accord final, il est convenu qu’une première réunion de négociation aura lieu au début du 2ème trimestre 2019, au cours de laquelle un calendrier de négociation sera notamment déterminé.

Une commission de suivi composée d’une délégation des organisations syndicales signataires du présent accord sera mise en place. Elle se réunira un mois après la mise en œuvre pour l’unité de gestion, puis au bout de 3 mois.

Elle aura pour objet de :

• suivre l’application de l’accord

• étudier les refus

• recenser les difficultés de mises en œuvre

ARTICLE 12 - DUREE DE L’ACCORD

Cet accord s’applique pour la phase de test et ce jusqu’à la mise en place de dispositions finales, prévues courant 2019, soit dans le cadre de l’accord final, soit par la mise en place d’une charte sur le sujet.

A défaut, cet accord prendra fin automatiquement au 31 décembre 2019.

ARTICLE 13 - PUBLICITE

Conformément à l'article L. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord est notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Le présent accord sera déposé à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi ainsi qu’au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Un exemplaire original sera également établi pour chaque partie.

Afin d’assurer la plus large diffusion du présent accord, il sera mis à disposition sur l’intranet.

Conformément à l’article L2231-5-1, les signataires acceptent que l’accord soit rendu public en étant publié sur une base de données nationale. Un exemplaire sera également transmis à l’ANEM, pour suivi des accords signés par la CPPNI de la branche mutualité.

Fait à Paris, le 12 juillet 2018

En 8 exemplaires originaux

Pour Eovi-Mcd mutuelle Pour la CGT Eovi-Mcd mutuelle

Pour la Fédération CFDT PSTE Pour la CFE-CGC

Pour FO