Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez SGA - BURTON

Accord D'ENTREPRISE sur le VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR L'ELECTION DES MEMBRES DES INSTaNCES REPRESENtatIVES DU PERSONNEL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

ET :

Il a été convenu ce qui suit

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décrets et arrêtés d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Afin de simplifier et de sécuriser l'organisation des élections professionnelles, de favoriser l'accès au scrutin, d'optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social, la direction a proposé aux partenaires sociaux d'engager des discussions sur la mise en place du vote électronique.

A l’issue de ces discussions, les partenaires sociaux et la direction ont convenu que la mise en place du vote électronique pourrait permettre de mobiliser plus facilement les collaborateurs lors des élections professionnelles et donc d’espérer une meilleure participation de ces derniers.

Dans ce cadre, BURTON SAS et les partenaires sociaux ont convenu ce qui suit :

Article 1 - Objet et champ d'application

Cet accord a pour objet d'autoriser, le vote électronique (par internet) lors des élections des instances représentatives du personnel de la société BURTON SAS.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin à savoir :

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois lors d’un même scrutin ;

• la confidentialité du vote.

Article 2 - Modalités de mise en œuvre

Article 2.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par la société et respectant les dispositions prévues par le code du travail relatives au vote électronique.

Article 2.2 - Caractéristiques du système

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l’urne électronique.

Le traitement du fichier des électeurs est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

En cas de panne du système de vote principal, un dispositif de secours est mis en place. Ce système offre les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus.

Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Article 2.3 - Contrôle, information et formation

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire :

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les organisations syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 – Déroulement des opérations de vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Le vote se déroule de manière électronique, soit directement depuis le poste de travail du salarié s’il est équipé d’un ordinateur connecté à internet, soit à distance, depuis n’importe quel ordinateur équipé d’une liaison internet, en se connectant au site sécurisé dédié aux élections professionnelles. Les modalités de mise en place du vote électronique garantissent la confidentialité du vote de chaque salarié.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit ses codes d’accès générés de manière aléatoire. Cette transmission est réalisée dans des conditions permettant d’offrir les garanties nécessaires contre l’usurpation d’identité des salariés et contre l’utilisation frauduleuse des codes destinés aux salariés.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue ne peut avoir accès au serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter pour chacun des votes les bulletins correspondants tant pour les titulaires que pour les suppléants.

Le choix fait par l’électeur doit apparaitre clairement à l’écran. Il a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, dans la limite de la période définie pour voter, mais une fois le vote validé, celui-ci est crypté et définitivement enregistré dans l’urne électronique.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

La saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Durant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 2.5 - Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion du présent accord d'entreprise et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.6 - Vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance.

Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.

En tout état de cause, l’ouverture du vote sous enveloppe n’a lieu qu’après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Article 2.7 – Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 – Durée et entrée en vigueur de l'accord

Le présent accord, qui entrera en vigueur huit jours après la notification faite aux organisations syndicales, est institué pour une durée indéterminée.

Il est convenu entre les parties signataires que cet accord produira ses effets pour la première fois pour les prochaines élections professionnelles prévues en 2018.

Article 4 – Révision

Les demandes de révision ou de modification du présent accord doivent être présentées par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge à la Société et à l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives dans l’entreprise.

La demande de révision doit être obligatoirement accompagnée de propositions sur les thèmes dont il est demandé la révision.

Il est rappelé que conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7 du Code du travail, l’avenant de révision pourra être signé :

Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu :

Par la Direction ;

Par une ou plusieurs Organisations Syndicales représentatives signataires de l’accord d’origine ou celle(s) qui y auront alors adhéré.

A l’issue de ce cycle :

Par la Direction ;

Par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application du présent accord.

Si un avenant de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions de l’accord qu’il modifie.

Article 5 – Dénonciation

L’accord pourra être dénoncé en totalité, par la Direction ou la totalité des signataires ou adhérents salariés, et selon les modalités suivantes :

Conformément à l’article L. 2261-10 du Code du travail, dès lors qu’une des Organisations Syndicales de salariés signataires de la présente convention perdrait la qualité d’organisation représentative, la dénonciation de la présente convention n’emporterait d’effets que si elle émane d’une ou plusieurs Organisations Syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés au 1er tour des élections du comité social et économique.

La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et déposée par la partie la plus diligente auprès des services de la DIRECCTE compétente et du secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes.

•Elle comportera obligatoirement une proposition de rédaction nouvelle et entraînera l’obligation pour toutes les parties signataires ou adhérentes de se réunir le plus rapidement possible et au plus tard à l’issue d’un délai de préavis de douze mois suivant la réception de la lettre de dénonciation, en vue de déterminer le calendrier des négociations.

•Durant le délai de préavis susvisé, l’accord restera applicable sans aucun changement.

•Un nouvel accord pourra entrer en vigueur à l’issue des négociations, y compris avant l’expiration du délai de préavis. Ce document signé par les parties en présence, fera l’objet d’un dépôt dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

•Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue, soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

En l’absence d’accord de substitution, le présent accord ainsi dénoncé restera applicable sans changement pendant une durée de 12 (douze) mois à compter de l’expiration du délai de préavis mentionné ci-dessus, dans les conditions prévues par les articles L. 2261-10 et suivants du Code du travail.

Article 6 : Suivi de l’accord

Une commission composée de représentants des signataires du présent accord assurera le suivi du présent accord.

Cette commission se réunira une fois avant la négociation du protocole d’accord préélectoral dans le cadre des élections au sein de la société BURTON à la demande de l’une des organisations syndicale signataires du présent accord. Cette réunion aura pour but de vérifier l’adéquation des mesures contenues dans cet accord avec les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

A cette fin, la société s’engage à remettre aux représentants des organisations syndicales signataires les documents collectifs nécessaires à cette appréciation.

En cas de difficulté, une réunion extraordinaire pourra être organisée à la demande de l’une des parties.

Article 7 : Champ d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble de la société BURTON SAS.

Article 8 : Formalités de publicité

Conformément aux dispositions du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi de Melun.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Le présent accord sera remis en main propre contre décharge ou envoyé par lettre recommandée avec accusé de réception à toutes les organisations syndicales représentatives de la société.

Fait à Lognes, le 12 avril 2018 en cinq exemplaires.

CAHIER DES CHARGES SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE AU SEIN DE LA SOCIETE BURTON

Afin de simplifier et de sécuriser l'organisation des élections professionnelles, de favoriser l'accès au scrutin, d'optimiser la participation des électeurs et ainsi de renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social, la direction a proposé aux partenaires sociaux d'engager des discussions sur la mise en place du vote électronique.

A l’issue de ces discussions, les partenaires sociaux et la direction ont convenu que la mise en place du vote électronique pourrait permettre de mobiliser plus facilement les collaborateurs lors des élections professionnelles et donc d’espérer une meilleure participation de ces derniers.

Article 1 - Objet et champ d'application

Dans le cadre de la négociation de l’accord d’entreprise, il a été décidé de recourir au vote électronique.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin à savoir :

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• l’anonymat du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois lors d’un même scrutin ;

• la confidentialité du vote.

Article 2 - Modalités de mise en œuvre

Article 2.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire que la société choisira et respectant les dispositions prévues par le code du travail relatives au vote électronique.

Article 2.2 - Caractéristiques du système

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système devra répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales et celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le traitement du fichier des électeurs est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus.

Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Article 2.3 - Contrôle, information et formation

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

• elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les organisations syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 – Déroulement des opérations de vote

Le vote se déroule de manière électronique, soit directement depuis le poste de travail du salarié s’il est équipé d’un ordinateur connecté à internet, soit à distance, depuis n’importe quel ordinateur équipé d’une liaison internet, en se connectant au site sécurisé dédié aux élections professionnelles.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit ses codes d’accès générés de manière aléatoire.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue ne peut avoir accès au serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter pour chacun des votes les bulletins correspondants tant pour les titulaires que pour les suppléants.

L’électeur à la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter mais une fois le vote validé, celui-ci est crypté et définitivement enregistré dans l’urne électronique.

La saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Durant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de la Société.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 2.5 - Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L2314-5, L2314-6, L2314-7, L2314-23, L2324-4 et L2324-21 mentionne la conclusion du présent accord d'entreprise et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales et notamment de la période pendant laquelle le vote se déroule.

Article 2.6 - Vote à bulletin secret sous enveloppe

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance.

Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.

Article 2.7 – Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.