Accord d'entreprise "ACCORD D'ENTREPRISE SUR LE DROIT A LA DECONNEXION" chez SELHA - SOCIETE ELECTRONIQUE DU HAUT ANJOU (Siège)

Version de l’accord d’entreprise

sur le droit à la déconnexion

destinée à la publication

dans la base de données nationale,

rendu anonyme pour la période transitoire ne comportant pas les noms et prénoms

des négociateurs et signataires

ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LE DROIT A LA DECONNEXION

Entre :

SELHA SAS société au capital de 2 000 218 € ayant son siège à RENAZE 53800, 2 rue de la Forge,
CS 40078, immatriculée au registre du commerce de LAVAL sous le numéro 325 893 790 000 15 APE 2612 Z.
Tél : 02.43.09.14.31

Convention Collective de la Métallurgie

Représentée par …………………………………...

D’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative au sein de la société, représentée par ....................................................

D’autre part.

Il a été conclu le présent accord d’entreprise en application des articles L.2221-1 et suivants du Code du travail et particulièrement des articles L.2232-16 à L.2232-20 du Code du travail.

Préambule :

L’ensemble des moyens, outils et technologies de l’information et de la communication à la disposition des utilisateurs à des fins professionnelles permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles. En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs de l’entreprise.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, la société SELHA a souhaité fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif, fixer les modalités du plein exercice par le salarié de son droit à la déconnexion, mettre en place un dispositif de régulation de l’utilisation des outils numériques afin d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que de la vie personnelle et familiale, et n’a pas souhaité mettre en place des mesures coercitives de dispositifs de déconnexion impérative.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail.

Il est, à ce titre, rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail), « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail), ce qui exige des personnes concernées la mise en œuvre de comportements responsables quant à l’usage de la messagerie et des outils connectés.

Pour mémoire, il est rappelé que, dans le cadre de l’ouverture de la négociation annuelle obligatoire sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, et la qualité de vie au travail, le délégué syndical a été invité par la société le 30 juin 2017 par lettre remise en main propre contre décharge à faire connaître le nom des salariés de l’entreprise qui composeront la délégation syndicale. Le 20 juillet 2017, ce dernier a alors informé la société que la délégation syndicale serait composée de ……………………………………...

La société a alors convoqué la délégation syndicale à une première réunion qui s’est tenue le 1^er septembre 2017 pour fixer, par accord, les modalités de la négociation collective à savoir :

• lieu et calendrier des réunions,

• informations qui seront remises à la délégation syndicale pour servir de base à la négociation ainsi que la date de leur remise.

Dans cette convocation, la société informait la délégation syndicale des thèmes de cette négociation, dont les modalités du droit à la déconnexion et la mise en place par l’entreprise de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques.

A l’issue de cette première réunion préparatoire du 1^er septembre 2017, un protocole d’accord sur les modalités de la négociation annuelle obligatoire de 2017 sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes, et la qualité de vie au travail, a alors été conclu, ce dernier ayant été déposé auprès de la DIRECCTE de la Mayenne et enregistré sous le n° A05317001795 et auprès du Conseil de Prud’hommes de Laval et enregistré sous le n°17/00225.

Le 29 septembre 2017, la société a remis à la délégation syndicale les informations nécessaires à la négociation collective et a convoqué la délégation syndicale à une deuxième réunion fixée le 17 novembre 2017. Le 20 novembre 2017, la société a convoqué la délégation syndicale à une troisième réunion fixée le 30 novembre 2017.

A l’issu de ces réunions, les parties à la négociation ont conclu cet accord d’entreprise.

1. Salariés concernés

Les dispositions relatives au droit à la déconnexion s’appliquent à l’ensemble des salariés de l’entreprise cadres et non-cadres, à l’exception des cadres dirigeants et supérieurs, et quels que soient le poste occupé, les modes d’organisation, de décompte et de contrôle de la durée du travail.

2. Les outils numériques concernés

Les Technologies de l’Information et de la Communication font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail et sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise.

Sont ainsi visés :

- les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones, etc ;

- et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet, etc.

3. Règles de bon usage des outils numériques

• 3.1. Gérer l’addiction aux outils numériques

Pour cela, le salarié est tenu de limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques de la manière suivante :

- désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages ;

- gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au
traitement des messages entrant.

Il est également tenu de gérer et encadrer l’accessibilité de la manière suivante :

- utiliser le « gestionnaire d’absences » en cas d’absence du bureau ;

- préciser dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter ;

- déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non réponse ;

- se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive ;

- laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages.

• 3.2. Gérer l’information

Pour cela, le salarié doit être rigoureux et précis dans la communication et ainsi :

- indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message ;

- traiter d’un sujet par message ;

- éviter la multiplication des messages sur le même sujet ;

- s’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être
identifié rapidement.

Le salarié doit également s’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé de la manière suivante :

- la messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres
outils de communication : face à face, téléphone, courrier, …

- favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :

- les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés ;

- il existe un risque de mauvaise interprétation ;

- le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel.

Le salarié doit également s’interroger sur les (s) destinataires(s) principal (aux) du message en procédant de la manière suivante :

- cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message ;

- n’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés ;

- penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages ;

- éviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable.

Le salarié doit également gérer les pièces jointes de la manière suivante :

- limiter l’envoi de pièces jointes tout en s’interrogeant sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au
message ;

- s’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe ;

- et éviter l’envoi de fichiers trop volumineux.

• 3.3. Limiter les sources de stress

Pour cela, le salarié doit veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message et ainsi :

- éviter dans la mesure du possible l’envoi de messages en dehors des horaires de travail ;

- éviter dans la mesure du possible d’y répondre en dehors des horaires de travail.

Le salarié doit également éviter de créer un sentiment d’urgence. Il lui est recommandé de :

- préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement ;

- éviter les réponses "reflexes" ;

- laisser aux autres le temps de répondre aux messages ;

- d'enregistrer les projets de réponse mail dans les brouillons pour les faire partir le lendemain matin sur des
horaires correspondant à des plages de travail.

• 3.4. Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

Pour cela, le salarié doit s’identifier et identifier son destinataire en respectant les principes suivants :

- s’identifier avec clarté ;

- respecter les formes de politesse.

Il doit également personnaliser l’échange en respectant les principes suivants :

- faciliter les échanges informels ;

- adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur.

• 3.5. Limiter les risques d’incompréhension et de conflit

Pour cela, le salarié doit :

- être vigilant sur le contenu du message ;

- ne pas écrire en majuscule car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur ;

- éviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie ;

- adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers.

4. Sensibilisation à la bonne utilisation, au bon usage des outils numériques

Dans l’objectif d’une bonne utilisation de la messagerie professionnelle, un «  guide des bonnes pratiques des outils numériques » sera mis à disposition des collaborateurs ; ce dernier promouvra une utilisation raisonnée et adaptée, tant sur le fond que sur la forme, de la messagerie électronique.

Ainsi, par exemple, il préconisera aux salariés de prévoir des temps de non utilisation de la messagerie, pendant notamment les réunions de travail, et énoncera les règles de bon usage des outils numériques telles que par exemple :

• Rester poli dans un mail comme dans la vie : par exemple, penser à écrire « bonjour » ;

• Pour limiter les « interprétations » : préférer le face-à-face au mail ;

• Pour confronter les points de vue : privilégier les conférences téléphoniques ou physiques, à une longue série d’échanges mail ;

• Laisser passer la nuit : avant de répondre à un mail « énervé » ;

• Bien « sélectionner » ses destinataires : pour éviter quelques mails inutiles ;

• Utiliser le « répondre à tous » à bon escient : un mail à large diffusion ne nécessite pas toujours une réponse à large diffusion ;

• Un objet clair éclaire : renseigner l’objet d’un mail de manière pertinente met en évidence son contenu et facilite son archivage ;

• …

Un module de sensibilisation aux risques de la connexion permanente sera conçu et diffusé auprès de l’ensemble des collaborateurs. Cet outil sera animé sur un mode digital. La pédagogie et la sensibilisation sur un mode ludique seront les deux modes privilégiés pour toucher un large public.

L’ambition est que ce travail soit finalisé et mis à la disposition de tous au plus tard fin mars 2018.

5. Définition de mesures visant la messagerie électronique

A partir des solutions techniques pouvant être mises en place sur la messagerie professionnelle, seront notamment envisagées les options suivantes :

• Envoi différé des mails ou réorientation des mails vers un autre destinataire ;

• Possibilité individuelle du transfert temporaire de messagerie ;

• Recours aux pop-up automatiques (en cas d’envoi utilisant l’option « répondre à tous » par exemple, ou effectué en soirée ou le week end, …).

La commission de suivi bénéficiera du concours de ressources informatiques internes pour déterminer les solutions adaptées ; L’ambition est que ce travail soit finalisé au plus tard fin mars 2018.

6. Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Il est consacré un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’entreprise. Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les Technologies de l’Information et de la Communication mis à sa disposition par la société ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

- des périodes de repos quotidien,

- des périodes de repos hebdomadaire,

- des absences justifiées pour maladie ou accident,

- et des congés de quelque nature que ce soit.

Ainsi, en dehors des périodes d’astreintes, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus. De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu, en dehors des périodes d’astreintes, de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances particulières, nées de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions au principe du droit à la déconnexion seront mises en œuvre.

7. Mesures de contrôle

Il est décidé de mettre en place à compter du 1er janvier 2018 un dispositif de vigilance pour identifier les éventuelles connexions excessives aux outils de travail de l’entreprise par un suivi régulier des connexions, via des études de flux de l’envoi des mails et de leur répartition en dehors des périodes habituelles de travail et le week-end.

Ainsi, toute connexion en dehors des périodes habituelles de travail et le week-end déclenchera l’apparition d’une fenêtre d’alerte (communément appelée « pop up ») qui pourra proposer deux opérations pendant les heures de déconnexion : différer l’envoi du mail ou le confirmer s’il est urgent. La répétition excessive de cette utilisation déclenchera l’organisation d’un rendez-vous avec le manager responsable du salarié concerné.

Il appartient à chaque manager de veiller au respect du droit à la déconnexion par les collaborateurs de son équipe et de faire preuve d’exemplarité, notamment en s’abstenant dans la mesure du possible d’adresser des emails (ou sms ou appels téléphoniques) pendant les périodes de repos, de congés et hors des périodes habituelles de travail.

Dispositions finales

8. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord d’entreprise est conclu pour une durée déterminée de trois ans. Il est applicable à compter du 1^er décembre 2017 et cessera de produire ses effets au 30 novembre 2020.

9. Notification et opposition de l’accord

La Direction procèdera par courrier à la notification prévue par l’article L. 2231-5 du Code du travail à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la société.

Cette notification fait courir le délai de 8 jours pour l’exercice du droit d’opposition prévu par l’article L. 2232-12 du code du travail permettant aux organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections professionnelles du comité d’entreprise de s’opposer à l’accord. En application de l’article L. 2231-8 du code du travail, l’opposition à l’entrée en vigueur d’un accord est exprimée par écrit et motivée, précise les points de désaccord et est notifiée aux signataires.

En cas d’opposition majoritaire, le présent accord sera réputé non écrit.

10. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les conditions et modalités légales en vigueur.

La demande de révision, le cas échéant, sera adressée par l’une des parties à l’ensemble des autres signataires de l’accord par lettre recommandée avec accusé de réception, accompagnée d’un projet d’accord portant sur les points à révision ou adjonction.

Les négociations devront s’ouvrir dans un délai maximum de 3 mois à compter de la notification de la demande.

11. Consultation des représentants du personnel

Le présent accord a été soumis préalablement et pour avis au comité d’hygiène, sécurité et des conditions de travail lors de sa réunion extraordinaire en date du 29 novembre 2017, préalablement à sa signature.

12. Publicité de l’accord

Conformément à l’article L. 2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera rendu public et versé dans une base de données nationale dont l contenu sera publié en ligne dans un standard ouvert aisément réutilisable. Le présent accord étant conclu pendant la période transitoire (soit entre le 1er septembre 2017 et 1er octobre 2018), il sera publié dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et signataires. La version ainsi rendue anonyme de l’accord sera déposée en même temps que l’accord.

13. Formalités de dépôts de l’accord

Conformément aux articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 et -5 du Code du travail, le présent accord donnera lieu à dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de LAVAL. Le dépôt sera opéré en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique.

Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du Code du travail :

• d’une copie du courrier, du courrier électronique ou du récépissé ou d’un avis de réception daté de notification du texte à l’ensemble des organisations représentatives à l’issue de la procédure de signature ;

• d’une copie du procès-verbal des résultats du premier tour des dernières élections professionnelles ;

• d’une copie, le cas échéant, du procès-verbal de carence aux élections professionnelles ;

• d’un bordereau de dépôt.

Sera joint au dépôt la version destinée à la publication.

Un récépissé sera alors délivré au déposant.

Le présent accord donnera également lieu à dépôt auprès du secrétariat-greffe du Conseil des prud’hommes de LAVAL.

14. Information

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction au comité d’entreprise, aux délégués du personnel et aux délégués syndicaux dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du Code du travail.

15. Communication

Le présent accord sera diffusé dans l’entreprise sous forme d’une information complète, assurée par les représentants de la direction.

En application des dispositions de l’article R. 2262-3 du code du travail, un exemplaire du présent accord sera tenu à la disposition des salariés, un avis étant affiché.

Fait à Renazé, le 30 novembre 2017,

En 4 exemplaires originaux,

Dont un pour chacune des parties.

Pour le syndicat Pour la Société SELHA

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