Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION ET A LA REGULATION DE L'UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES - 2018/2021" chez SEITA - SOCIETE NATIONALE D'EXPLOITATION INDUSTRIELLE DES TABACS ET ALLUMETTES (Siège)

ACCORD COLLECTIF RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION ET A LA REGULATION DE L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES

2018/2021

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société Nationale d’Exploitation Industrielle des Tabacs et Allumettes (SEITA - Groupe IMPERIAL BRANDS PLC), société par actions simplifiée unipersonnelle au capital de 363 395 079,20 euros, dont le siège est situé 143 Boulevard Romain Rolland, 75014 Paris, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 331 355 263, représentée par Madame X, en qualité de Directrice Ressources Humaines,

Ci-après dénommée « l’entreprise ».

D’une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Le syndicat SNI2A / C.F.E.-C.G.C. de la Seita, représenté par Madame XX, en sa qualité de délégué syndical,

• Le syndicat C.G.T., représenté par Monsieur Y, en sa qualité de délégué syndical,

• L’U.N.S.A. SEITA, représentée par Madame Z , en sa qualité de déléguée syndical,

Ci-après dénommées les « organisations syndicales représentatives »,

D’autre part,

La Société et les organisations syndicales signataires sont ci-après dénommées « les Parties ».

PREAMBULE

Aujourd’hui, les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC – notamment messagerie électronique, ordinateurs portables, smartphones, tablettes, …) font partie intégrante de l'environnement de travail et sont indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise. Ces outils sont par ailleurs devenus un enjeu d’efficacité et plus largement de flexibilité dans l’organisation du travail.

Leur accessibilité croissante rend néanmoins plus floues les frontières entre la vie privée et la vie professionnelle. Parce que ces outils peuvent amener à être relié en permanence avec l’environnement professionnel, l’entreprise et les organisations syndicales représentatives ont souhaité affirmer l’importance de leur bon usage et de la nécessaire régulation de leur utilisation.

Dans ce contexte, la Direction de la Seita et les organisations syndicales représentatives ont engagé une négociation afin de définir un cadre structuré destiné à assurer un droit individuel à la déconnexion aux salariés et à favoriser une gestion raisonnée des outils numériques et informatiques pendant le temps de travail.

A l’issue de trois réunions de négociation, les Parties ont abouti à la signature du présent accord.

Cet accord s’inscrit dans le cadre :

• des dispositions de l’article L.2242-17-7° du Code du travail relatif au droit à la déconnexion et à la mise en place de dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques (thème appartenant au « Bloc 2 » de la négociation obligatoire) ;

• de la politique globale sociale de l’entreprise qui vise notamment à garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de ses salariés et préservant leur santé au travail.

IL A ÉTÉ CONVENU ET ARRETE LE PRESENT ACCORD :

Article 1. Objectifs de l’accord

Le présent accord a pour objectifs, par la mise en place d’actions concrètes et adaptées à la taille de l’entreprise :

• de reconnaître un droit individuel à la déconnexion et de garantir les modalités de plein exercice de ce droit par le salarié ;

• de prévenir le risque de « surconnexion » pendant le temps de travail, en mettant en place des dispositifs de régulation de l'utilisation des outils numériques ;

• de développer l’information, la communication et la sensibilisation sur l’utilisation des outils numériques ;

• de mettre en place des dispositifs de prévention.

Les parties signataires du présent accord ont ainsi souhaité confirmer leur volonté :

• d'assurer le respect des temps de repos et de congé ;

• de protéger l’équilibre indispensable entre la vie personnelle et la vie professionnelle ;

• de préserver la santé des salariés.

Article 2. champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des établissements de la Seita et à tous ses salariés, quel que soit leur niveau hiérarchique et de responsabilité.

Article 3. Le droit à la déconnexion au sein de la Seita

Article 3.1 : Principe général du droit à la déconnexion

Les Parties au présent accord ont souhaité rappeler que l’utilisation des outils numériques et informatiques mis à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chaque personne.

Ainsi, afin de garantir l’équilibre entre la vie personnelle, familiale et l’activité professionnelle, chaque salarié dispose d’un droit à la déconnexion de ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail, ainsi que lors des week-ends, des jours fériés, durant les congés et l’ensemble des périodes de suspension du contrat de travail (notamment les arrêts de travail).

Ainsi, ce droit se traduit par l’absence formelle pour les salariés de se connecter, de lire et/ou de répondre aux courriels ou SMS, ainsi que de répondre au téléphone en dehors de leur temps de travail, sauf en cas d’urgence.

Les outils numériques visés sont :

• les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, smartphones, téléphones portables ;

• les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion sans fil, réseau social d’entreprise, …

Le temps de travail correspond :

• aux horaires de travail du salarié pendant lesquels il est à la disposition de l’entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié (horaires tels que définis par le contrat de travail ou l’horaire collectif applicable au sein de l’établissement) et les éventuelles heures supplémentaires.

• pour les salariés au forfait jours : aux jours de travail (étant rappelé qu’ils bénéficient d’un repos quotidien de 11 heures minimum consécutives).

La notion d’urgence vise un fait qui ne pourrait pas attendre le retour au travail du salarié sans générer un préjudice important pour l’entreprise et/ou les salariés.

Il est rappelé par ailleurs qu’aucun collaborateur ne pourra être sanctionné pour avoir fait usage de son droit à la déconnexion.

Article 3.2 : Mesures permettant le plein exercice de ce droit

Pour assurer l’effectivité du droit à la déconnexion, les Parties au présent accord ont souhaité que les pratiques suivantes soient instaurées au sein de l’entreprise :

• l’insertion dans les signatures des e-mails envoyés par les salariés d’un message rappelant le droit à la déconnexion (envoyés depuis PC et/ou smartphone) : « ce message n’appelle pas de réponse en dehors de vos heures de travail » ;

• le recours de manière systématique à l’option « absence du bureau » du système de messagerie électronique en dehors des horaires de travail, et en particulier pendant leurs périodes de congés (en précisant la date de retour et/ou l’interlocuteur à contacter pendant cette période) ;

• l’utilisation de la fonction d’envoi différé lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail.

Ces pratiques seront précisées dans le guide (charte) qui sera élaboré dans le cadre de la mise en œuvre de cet accord.

Article 4 – Mise en place d’une gestion raisonnée des outils numériques et informatiques pendant le
temps de travail

Si les TIC (Technologies de l’Information et de la Communication) font partie intégrante de l'environnement de travail et sont indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise, les Parties ont convenu que leur usage devait être encadré pour éviter le risque de surcharge informationnelle et mentale, ainsi que le risque de brouillage des frontières entre vie personnelle et vie professionnelle.

Par conséquent, elles se sont accordées sur la nécessité d’élaborer un guide (une charte) des bonnes pratiques de l’utilisation de la messagerie destiné(e) à l’ensemble des salariés.

Elles ont d’ores et déjà convenu que ce guide puisse contenir les recommandations suivantes :

• Principe : l’utilisation des outils numériques ne doit pas se substituer au dialogue et aux échanges directs ;

• Pour les managers : l’utilisation des outils numériques ne doit pas devenir un mode exclusif d’animation managériale et de transmission des consignes ; il est important de privilégier l’organisation de temps collectifs en physique.

• Avant l’envoi d’un mail : il convient de s’assurer que le courriel est le moyen de communication le plus adapté au message à transmettre, de s’interroger sur le moment le plus opportun pour envoyer un mail, afin de ne pas créer de sentiment d’urgence, d’avoir recours aux fonctions d’envoi différé … ;

• Lors de l’envoi d’un mail : cibler les destinataires (ne mettre en copie que les personnes directement concernées), indiquer clairement l’objet du message afin de permettre au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel, rédiger des messages lisibles et accessibles pour faciliter une compréhension rapide de l’information, respecter les règles de politesse, limiter l’envoi des pièces jointes volumineuses, limiter l’usage de l’option « répondre à tous », et utiliser à bon escient les mentions « urgent », « importance haute » ;

• Veiller à la bonne gestion de sa messagerie : utiliser le gestionnaire d’absence, archiver les dossiers, s’accorder des temps de déconnexion ponctuels pendant le temps de travail (ex : désactiver les alertes e-mails lorsqu’il est nécessaire de se concentrer sur un travail), se déconnecter pendant les réunions ou lors de sessions de formation, ne pas céder à l’instantanéité de la messagerie (gérer les priorités, se fixer des plages pour répondre).

Les bonnes pratiques précitées n’étant pas exhaustives, les Parties ont souhaité qu’un groupe de travail composé de salariés puisse, avec l’aide de la Direction des Ressources Humaines, finaliser ce guide, qui sera diffusé à l’ensemble des salariés.

Article 5 – Mesures d’accompagnement 

Article 5-1 : Rôles des différents acteurs

Les Parties au présent ont convenu que l’effectivité de l’exercice du droit à la déconnexion requiert non seulement l’exemplarité de l’encadrement et des dirigeants de la Seita mais également l’implication de tous les salariés.

Ainsi :

• l’exemplarité des managers dans l’utilisation des outils numériques est essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entrainer l’adhésion de tous.

• L’implication de tous les collaborateurs est également importante. Le respect des règles énoncées dans le cadre du présent accord et des bonnes pratiques qui seront par la suite diffusées dépend de la responsabilisation de chacun dans sa pratique quotidienne : chacun doit prendre conscience que sa propre utilisation des outils numériques peut être inapproprié et doit respecter ses collègues dans ses usages du numérique.

Article 5-2 : mise en place d’actions de formation et de sensibilisation

L’information, la sensibilisation et la communication sont des leviers indispensables pour faire évoluer les pratiques vers une meilleure utilisation des outils numériques et informatiques.

Les organisations syndicales représentatives et l’entreprise ont ainsi convenu de :

• Former les acteurs de la prévention (à savoir : le médecin du travail et/ou l’infirmier de chaque site, ainsi que le Responsable Hygiène Santé et Sécurité (pour le siège) et le HRBP (pour les autres sites)) à l’évaluation et à la détection des risques liés à l’utilisation des outils numériques (trouble de l’attention, hyper connectivité, …).

Ces formations seront réalisées dans un délai maximum de 6 mois à compter de l’entrée en vigueur du présent accord.

• Organiser des actions de formation et de sensibilisation pour l’ensemble des salariés.

Ces actions prendront notamment les formes suivantes :

• Organisation d’une demi-journée de sensibilisation pour l’ensemble des salariés concernés par l’utilisation des outils numériques. Cette action aura notamment pour objectifs :

• de promouvoir l’importance du droit à la déconnexion et d’un usage efficace et raisonnable des outils numériques et informatiques ;

• d’informer ces salariés sur les risques potentiels de la « sur-connexion » sur la santé ;

• de leur permettre de prendre conscience de leurs pratiques, et de l’importance de leur responsabilisation et du rôle de chacun dans l’effectivité des bonnes pratiques d’utilisation des outils ;

• de les aider à trouver l’équilibre nécessaire pour concilier vie privée et vie professionnelle, bien-être et efficacité.

  • La diffusion d’un guide (ou charte) de bonnes pratiques auprès de l’ensemble des collaborateurs et des managers (français et étrangers) concernés par l’utilisation des outils numériques. Ce guide sera à la disposition des collaborateurs auprès de chaque service des Ressources Humaines des sites et sera librement accessible et téléchargeable sur l’intranet de l’entreprise. Ce document reprendra, de façon pédagogique, l’ensemble des règles et bonnes pratiques définies par le présent accord.

  • La création d’un module de sensibilisation en e-learning sur le CAMPUSEITA. Il aura pour objectif de permettre aux collaborateurs d’évaluer leur connaissance des principes et des bonnes pratiques notamment définies par le présent accord.

La Seita s’engage à mettre en place la demi-journée de sensibilisation et à diffuser le guide des bonnes pratiques dans un délai maximum de 12 mois à compter de l’entrée en vigueur du présent accord.

• Proposer aux salariés une auto-évaluation de leur utilisation des outils numériques :

Au terme de la 1^ère année d’application de cet accord, l’entreprise proposera aux salariés volontaires, de réaliser une auto-évaluation de son utilisation des outils numériques.

Les objectifs de cet « autodiagnostic » seront non seulement d’aider chaque salarié à prendre conscience de sa propre utilisation des outils numériques mais également d’adapter les actions de sensibilisation et de formation, qui seront déployées par l’entreprise tout au long de cet accord, pour mieux répondre aux besoins des salariés.

Article 5-3 : mise en place de mesures de prévention

• Création d’un référent dédié à la problématique du droit à la déconnexion

Afin d’éviter le risque de « sur-connexion » et de prévenir des risques psycho-sociaux qui en découleraient, une fonction de référent dédiée à cette problématique est créée. Ce référent sera désigné au sein de la Direction des Ressources Humaines.

Ainsi, tout salarié qui rencontrerait des difficultés à honorer sa mission en respectant son droit à la déconnexion pourra solliciter ce référent afin d’évaluer la nature et l’importance des difficultés rencontrées et de trouver une solution par la mise en place notamment de mesures d’accompagnement adéquates.

Les salariés devront, avant de pouvoir solliciter le Référent, démontrer qu’ils ont abordé cette problématique avec leur manager.

• Insertion dans les supports d’entretien annuel d’évaluation d’un point spécifique sur le droit à la déconnexion en lien avec la charge de travail et l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle.

Article 6 – Modalités de suivi de l’accord

Le suivi de la mise en œuvre des dispositions prévues par le présent accord est confié à la Commission Centrale d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CCHSCT).

Ce suivi s’effectuera lors de l’une des deux réunions annuelles de la CCHSCT.

Lors de cette réunion, l’entreprise s’engage à présenter les informations suivantes :

• la volumétrie annuelle du nombre de mails envoyés par les collaborateurs en France pendant leur temps de travail, « hors temps de travail » (plage 20h/6h du matin) et le week-end (sous réserve de faisabilité);

• le nombre de collaborateurs ayant téléchargé le guide des bonnes pratiques ;

• le nombre de collaborateurs qui se sont connectés au module de sensibilisation ;

• le nombre de collaborateurs ayant sollicité le Référent dédié à la problématique du droit à la déconnexion et le type de mesures d’accompagnement mises en place.

Article 7 – Dispositions finales

Article 7 -1 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est établi pour une durée déterminée de 4 ans. Il cessera automatiquement de s’appliquer au terme de cette durée, sans continuer à produire ses effets.

Il entrera en vigueur à compter du 1^er janvier 2018.

Article 7 -2 : Clause de rendez-vous

En cas d’évolution des dispositions législatives ou réglementaires postérieure à la date de signature du présent accord qui aurait pour effet de remettre en cause une ou plusieurs des dispositions de l’accord ou son équilibre global, les Parties ont convenu de se rencontrer dans les meilleurs délais afin d’adapter en tant que de besoin les dispositions qui seraient concernées par ladite modification.

Elles ont également convenu, trois mois avant le terme de cet accord, de se réunir afin d’échanger sur le bilan global de cet accord et d’ouvrir de nouvelles négociations sur ce thème.

Article 7 -3 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les dispositions des articles L.2261-7-1 et suivants du Code du travail.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

L’avenant se substituera alors de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.

Article 7 -4 : Dépôt et publicité

La Direction de la Seita notifiera sans délai, par courrier recommandé avec avis de réception ou par mail avec accusé de réception, le présent accord à l'ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la société.

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et du Code du travail du Code du travail, le présent accord fera l’objet d’un dépôt, en deux exemplaires, auprès de la DIRECCTE d’Ile de France, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, et un exemplaire au greffe du Conseil de Prud’hommes.

S’agissant des documents à annexer lors du dépôt du présent accord, il est prévu de se conformer aux dispositions de l’article D.2231-7 du Code du travail.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Son existence figurera aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait en 6 exemplaires originaux,

dont deux pour les formalités de publicité.

A Paris, le 30 novembre 2017

Pour la Société Nationale d’Exploitation Pour le Syndicat C.F.E-C.G.C de la Seita

Industrielle des Tabacs et Allumettes M.

(S.E.I.T.A).

M.

Pour l’Union Fédérale C.G.T des

Personnels des Tabacs,

M.

Pour l’U.N.S.A SEITA,

M.