Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez RIEM BECKER (Siège)

Accord sur le télétravail de la société Riem Becker

PREAMBULE

Le recours au télétravail a pour objectif de limiter l’impact pour le personnel des temps de transports et de favoriser ainsi un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et privée.

La réflexion a également porté sur le souhait d’instituer une plus grande souplesse dans les modes de travail, en prenant en considération l’évolution des technologies de l’information et de la communication.

Pour cette raison, l’éligibilité des activités de l’ENTREPRISE au télétravail devra faire l’objet d’un examen particulier pouvant conduire à des restrictions applicables au télétravailleur ou aux systèmes d’information qu’il utilise.

Enfin, les parties sont conscientes que le succès du télétravail résulte de l’implication conjointe du management et du personnel. L’autonomie du salarié, la relation de confiance mutuelle entre le salarié et son manager et la nature des activités sont des facteurs essentiels à l’implémentation du télétravail.

Ceci exposé, il a été convenu ce qui suit :

ARTICLE I : Champ d’application

Le présent accord s’applique aux salariés de statut cadre et agent de maitrise occupant des fonctions opérationnelles ou fonctionnelles dans l’ENTREPRISE.

Les services concernés sont les suivants :

• Administratif

• Commercial

• Comité de Direction

  1. Définition du télétravail

Le télétravail s’entend, au sens du présent accord, comme toute forme d’organisation du travail dans laquelle une tâche qui aurait également pu être exécutée dans les locaux de l’employeur est effectuée par un salarié à son domicile de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci. Le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et d’autonomie.

Le « domicile » est le lieu de résidence habituelle du salarié.

Le télétravail peut s’organiser de façon régulière dans un cadre annuel et de façon occasionnelle en fonction des situations exceptionnelles.

Ne sont pas visés les cas où le salarié s’installe occasionnellement, à proximité de son domicile, pour des raisons de commodité, à un poste de travail situé sur un autre site de la société que son lieu habituel de rattachement.

2. Les salariés éligibles

Les parties au présent accord s’accordent à considérer que le télétravail ne peut être déployé auprès de tous les métiers et qu’il s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son manager et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome à domicile.

L’accès au télétravail est subordonné à des conditions de faisabilité technique et organisationnelle et à l’accord du manager qui doit s’assurer notamment du bon fonctionnement de son service.

Sont éligibles au télétravail les salariés qui remplissent les conditions cumulatives suivantes :

• Etre titulaire d’un contrat de travail à durée indéterminée

• Etre cadre ou agent de maitrise

• Disposer d’une ancienneté minimum de 12 mois sur le poste occupé

• Disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé,

• Ne pas nécessiter un soutien managérial rapproché

• Occuper un poste pouvant être exercé de façon partielle et régulière à distance.

Le télétravail ne peut jamais conduire un salarié à ne pas être présent au sein de l’entreprise plus de la moitié de son temps de travail effectif mensuel.

1.3 Principe du volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire. Il ne peut être imposé au salarié et réciproquement ne peut être obtenu par le salarié sans l’accord de son manager.

1.4 Maintien du lien avec l’ENTREPRISE et de la cohésion sociale

Il est veillé à ce que le salarié en télétravail :

• Reste impliqué dans l’entreprise,

• Conserve les interactions avec sa hiérarchie et ses collègues de travail,

• Poursuive son déroulement de carrière comme s’il travaillait sur le site.

Le télétravailleur s’oblige à assister aux réunions, rendez-vous client et manifestations collectives où sa présence sera nécessaire ainsi qu’aux formations en salle dont il pourrait bénéficier dans le cadre de l’exercice de son activité professionnelle.

Article II : Principes généraux d’organisation

2.1 Le télétravail régulier

2.1.1 Principes du télétravail régulier

Le télétravail tel que défini comme régulier s’organise dans un cadre annuel, la fréquence et les jours télétravaillés étant fixés en concertation avec le manager.

Il fait l’objet d’un avenant au Contrat de Travail.

En vue de préserver la cohésion sociale, l’activité exercée en télétravail ne pourra excéder l’équivalent d’une journée complète par semaine de travail.

Examen de la demande

Le salarié qui souhaite bénéficier du télétravail sollicite par écrit un entretien avec son manager.

Le manager procède à un examen détaillé de la demande. Il s’assure également que cette modalité d’organisation du travail est compatible avec le bon fonctionnement et l’organisation de son service.

A ce titre, sont notamment pris en considération la simultanéité des demandes de passage en télétravail au sein d’une même équipe, la nature de l’activité, les conditions d’accessibilité aux données et les impératifs de sécurité.

En cas de difficultés de l’organisation du service et des simultanéités des demandes, l’éloignement géographique domicile/lieu de travail et la durée des temps de transports quotidiens devront être pris en compte afin de prioriser les demandes.

Dans un délai maximum de 15 jours (calendaires), le manager délivre sa réponse par écrit sur le principe du télétravail et en cas d’acceptation sur les modalités de mise en œuvre du télétravail.

Tout refus d’accéder à la demande d’un salarié éligible est motivée.

En cas de réponse négative, le manager convient d’un nouvel entretien avec le salarié en vue de lui exposer les raisons du refus.

Si le manager valide la demande du salarié, la procédure décrite ci-après doit être respectée par le salarié en vue de formaliser sa demande de passage en télétravail.

Modalités de demande d’un passage au télétravail

Avec l’accord de son responsable et dans le respect des modalités convenues avec celui-ci, le salarié confirme sa demande par écrit, au moyen d’un formulaire de demande de passage en télétravail, à adresser au service RH.

Aux termes de ce document, le salarié :

• Précise le jour ou les jours en télétravail convenu(s) avec le manager et la date de prise d’effet souhaitée. Celle-ci devra intervenir au plus tard dans un délai de trois mois suivant la confirmation de demande, sous réserve de l’accès du salarié aux applications métiers nécessaires à l’exercice de son activité,

• Confirme disposer à son domicile d’un espace dédié à son activité professionnelle ainsi que d’une ligne internet haut débit,

• Justifie la souscription d’un abonnement à un fournisseur d’accès internet,

• Justifie de la souscription d’une assurance multirisque habitation couvrant le lieu du télétravail. A cette fin, le salarié fournit une attestation d’assurance habitation couvrant l’exercice du télétravail

• Déclare que son domicile, lieu d’exécution du télétravail, est conforme aux normes électriques.

Un avenant spécifique au contrat de travail sera conclu entre les parties dès lors que les conditions techniques ci-dessus définies seront réunies.

2.1.2 Conditions de mise en œuvre du télétravail

Avenant

Le salarié dont la candidature au télétravail est acceptée signe un avenant à son contrat de travail.

Cet avenant est conclu entre la société et le salarié pour une durée déterminée d’un an.

Le télétravail prend effet après signature de l’avenant et dans la mesure du possible, le 1^er jour d’un mois civil.

L’avenant au contrat de travail précise les éléments suivants :

• Les jours de télétravail définis en accord avec le manager,

• L’adresse du lieu de télétravail,

• Le matériel mis à disposition du salarié et les conditions d’utilisation de celui-ci,

• Les modalités d’exécution du télétravail (les plages horaires durant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint, le nombre annuel maximum de jours télétravaillés)

• La période d’adaptation,

• Les règles de réversibilité du télétravail,

• Le rappel des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et de déontologie.

Période d’adaptation et principe de réversibilité

La période d’adaptation permet au salarié ainsi qu’à son manager d’expérimenter cette forme d’organisation du travail et de s’assurer qu’elle correspond à leurs attentes.

Au cours des trois premiers mois, chacune des parties peut, sans avoir à motiver sa décision, mettre un terme au télétravail en respectant un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

Le salarié ou le manager qui souhaite mettre un terme au télétravail au cours de la période d’adaptation en informe l’autre partie par écrit, dont copie est transmise au service RH.

A l’issue de la période d’adaptation, le salarié ou le manager peut décider de mettre fin au télétravail, à tout moment et par écrit, en respectant un délai de prévenance d’un mois, sauf accord entre les parties pour un délai plus court.

Lorsque le salarié ou le manager souhaite mettre fin au télétravail, les motifs de la décision sont exposés à l’autre partie lors d’un entretien (évolution des missions, déménagement du domicile, nécessités opérationnelles…). Une fois la décision prise, elle est formalisée par écrit et communiquée au service RH.

Suspension temporaire

Le salarié peut être confronté à des obligations impérieuses qui sont de nature à empêcher de manière temporaire la réalisation de ses missions depuis son domicile et à légitimer une suspension temporaire de la situation de télétravail.

De même, des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du salarié sur site.

Dans ces cas, le salarié en télétravail ou le manager peut solliciter la suspension temporaire de la situation de télétravail.

Pour ce faire, la partie qui sollicite cette suspension en informe par écrit l’autre partie avec une copie au service RH, au moins sept jours ouvrés avant la date de mise en œuvre de la suspension.

2.2 Le télétravail occasionnel

2.2.1 Le télétravail pour raisons médicales

Il est ouvert la possibilité de mettre en place, à la demande du salarié et avec l’accord du manager, une période de télétravail pour raisons médicales pour une durée déterminée (supérieure à 5 jours et jusqu’à 3 mois maximum, renouvelable 1 fois)

Ce recours au télétravail est limitativement réservé aux circonstances suivantes :

• Préconisation thérapeutique à la demande du médecin du travail,

• Congé maternité à partir du 5^ème mois à la demande expresse du médecin traitant,

• Immobilisation temporaire du salarié, à l’exclusion de tout arrêt total de travail sur justification médicale ou retour de longue maladie,

Dans ces cas spécifiques, la procédure de mise en place du télétravail régulier est applicable, le délai maximum de réponse du manager étant limité à 3 jours (calendaires).

2.2.2 Le télétravail en cas de pic de pollution ou de circonstances exceptionnelles

En cas d’épisodes de pollution faisant l'objet de mesures prises par le Préfet, telles que des restrictions de circulation en voiture, selon les critères fixés à l'article L. 223-1 du code de l'environnement, le salarié pourra demander à avoir recours au télétravail dans la mesure où son poste est éligible au télétravail.

En cas de circonstances exceptionnelles impliquant l’impossibilité de rejoindre son lieu de travail (grèves des transports, contraintes familiales exceptionnelles, dégradation climatique, menace d’épidémie, situation de pandémie), le salarié pourra demander à avoir recours au télétravail dans la mesure où son poste est éligible au télétravail.

Le principe du télétravail, ses modalités et sa durée font l’objet d’un accord par tout moyen entre le salarié et son manager.

Le télétravail prend automatiquement fin au terme du pic de pollution ayant justifié le recours au télétravail comme au terme des circonstances exceptionnelles l’ayant justifié.

2.2.3 Le télétravail ponctuel pour raisons personnelles

Pour raisons personnelles, un salarié pourra demander à avoir recours au télétravail dans la mesure où son poste est éligible au télétravail et ce dans la limite dans la limite de 12 jours par an.

Dans ces cas spécifiques, la procédure de mise en place du télétravail régulier est applicable, le délai maximum de réponse du manager étant limité à 3 jours.

Article III : Droits et devoirs du télétravailleur

3.1 Droits individuels et collectifs

Le salarié en télétravail bénéficie :

• Des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables au personnel en situation comparable et travaillant dans les locaux de l’entreprise,

• Des règles applicables en matière de rémunération, d’entretiens professionnels, de politiques d’évaluation et de déroulement de carrière ainsi que de l’accès à la formation professionnelle, à l’information de l’entreprise,

• De la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance.

3.2 Formation

Le salarié en télétravail bénéficie du même accès à la formation que les salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de la société.

3.3 Modalités d’organisation du travail

Le salarié en télétravail gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre des règles légales et conventionnelles applicables à L’ENTREPRISE.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier les missions et activités habituelles du salarié, ses objectifs, le nombre d’heures de travail, ni sa charge de travail.

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les horaires qui lui sont applicables au sein de son unité d’affectation, comme à respecter les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Le salarié doit être joignable aux horaires habituels de travail.

Le manager pourra, s’il le souhaite, demander au salarié de lui adresser à chaque fin de journée de télétravail un courriel indiquant ses horaires de travail.

Pour les salariés en forfait jours, ces plages horaires sont définies en concertation avec le manager pour assurer le bon fonctionnement du service et de l’exécution des missions dans des conditions comparables à celles des salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Compte tenu de cette nouvelle forme d’organisation du travail, les parties reconnaissent que les technologies de l’information et de la communication devront être maitrisées et dans ce cadre il est exigé du télétravailleur qu’il se déconnecte des équipements mis à sa disposition par l’entreprise en dehors de ses horaires habituels de travail.

Chaque année, un entretien est organisé entre le salarié en télétravail et son manager au cours duquel sont abordées notamment les questions relatives aux conditions d’activité du salarié ainsi que sa charge de travail.

3.4 Santé et sécurité

Les dispositions légales relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.

Le salarié en télétravail bénéficie de la législation sur les accidents de travail et de trajet dans les mêmes conditions que les autres salariés.

En cas d’accident au domicile pendant le jour de télétravail, le salarié en avise son employeur dans les délais requis et transmet tous les éléments d’information nécessaires.

3.5 Connexion haut débit

Le salarié en télétravail doit disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail au domicile.

3.6 Espace dédié

Le salarié doit disposer à son domicile d’un espace de travail approprié dans lequel est installé le matériel dédié au télétravail. Cet espace de travail doit être aéré, lumineux, et obéir aux règles de sécurité électrique pour permettre l’exécution d’un travail dans des conditions optimales.

3.7 Assurance

Le salarié doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa compagnie d’assurance et s’engage à justifier de la souscription d’une assurance multirisque incluant la garantie responsabilité civile.

Si l’assurance ne couvre pas certains dommages liés à ses équipements, le télétravailleur devra demander une extension de la garantie en ce sens.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la mise en œuvre du télétravail et le salarié devra fournir les justificatifs nécessaires avant signature de l’avenant.

Chaque année, le télétravailleur devra remettre à l’employeur une attestation de sa compagnie d’assurance stipulant la prise en compte des risques ci-dessus mentionnés.

3.8 Outils

Pour l’exercice de ses fonctions à domicile, le salarié en télétravail dispose d’un équipement adapté mis à disposition par L’ENTREPRISE ou d’un ordinateur personnel.

Il bénéficie des systèmes d’information, de l’accès à distance de ses applications de travail et d’une solution de téléphonie nécessaire à l’exercice normal de son activité.

Il s’engage à prendre soin des équipements et matériels qui lui sont éventuellement confiés par l’ENTREPRISE et en assure la bonne conservation.

Il est responsable des données qui y sont stockées.

3.9 Sécurité des données

Le travail s’exécutant à domicile, des tiers non habilités peuvent potentiellement accéder aux outils de travail du télétravailleur ainsi qu’aux données stockées sur son ordinateur.

Le salarié en télétravail s’engage à préserver la confidentialité des informations qu’il traite à son domicile et à éviter l’accès ainsi que toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements à usage professionnel et aux données qu’ils contiennent.

Pour ce faire, il veille notamment à fermer sa session lorsqu’il s’absente, à conserver son mot de passe confidentiel et à sauvegarder régulièrement ses données sur les serveurs professionnels.

Par ailleurs, il est rappelé que l’usage des équipements mis à disposition du salarié en télétravail est réservé aux activités professionnelles.

3.10 Indemnisation des frais liés au télétravail

Les parties rappelant que le télétravail dans l’entreprise procède avant tout d’un volontariat des salariés, il est convenu que le salarié percevra, forfaitairement, une indemnité de télétravail de 10 euros bruts par jour de télétravail effectif.

Cette indemnité couvre l’intégralité les frais afférents au télétravail et notamment une indemnité repas, l’éventuel surcout d’assurance, les fournitures et consommables, les frais de l’espace affecté pour les besoins de l’activité professionnelle (occupation, électricité, chauffage et entretien, abonnement internet, etc).

Cette indemnité sera versée mensuellement et sera distincte de la rémunération de base.

3.11 Retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Tout salarié en télétravail dispose d’une priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail correspondant à ses qualifications et compétences professionnelles.

Lorsque le télétravailleur informe l’ENTREPRISE, par écrit, de son souhait de bénéficier de cette priorité, celle-ci porte à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature.

3.12 Changement de fonction, de service ou de domicile

En cas de changement de fonction, de service ou de domicile, le salarié devra, s’il souhaite maintenir le télétravail, adresser une nouvelle demande de passage en télétravail.

Article IV : Durée de l’accord, dénonciation, révision et dépôt

4.1 Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès des services compétents.

4.2 Dénonciation

Conformément aux dispositions de L.2261-9 et suivants du code du Travail, le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l’une quelconque des parties signataires, moyennant un préavis de trois mois, notifié par lettre recommandé avec accusé de réception à l’autre partie signataire, dans les conditions prévues par le Code du travail.

4.3 Révision

Chaque partie signataire peut demander des modifications au présent accord.

Toute demande de révision devra être portée par lettre recommandée avec accusé de réception, à la connaissance des autres parties contractantes en mentionnant les points dont la révision est sollicitée et les nouvelles propositions formulées.

Les parties signataires devront se réunir dans un délai de trois mois à compter de la date de réception de la demande de modification, pour examiner les propositions qui ont été présentées. Passé ce délai, si aucun accord n’est intervenu, la demande de révision sera réputée caduque.

En cas de révision de l’accord, les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient et seront opposables à l’employeur et aux salariés liés par l’accord, soit à la date qui en aurait été expressément convenue, soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE), dont relève le siège de la société et au Greffe du Conseil des Prud’hommes.

4.4 Dépôt et publicité

A l’initiative de la Direction, le présent accord ainsi que ses avenants éventuels, seront déposés en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE), dont relève le siège social et sur la plateforme de téléprocédure (https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/)

En outre, un exemplaire papier sera déposé par la Direction auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord conformément à l’article D. 2231-2 du Code du Travail.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Ivry, le 30 janvier 2019,

En quatre exemplaires,