Accord d’entreprise

sur la Qualité de Vie au Travail et sur le droit à la déconnexion

Entre

La Société INITIAL

Siège Social: 145 Rue de Billancourt - 92100 Boulogne Billancourt,

N° SIRET: 343 234 142 00408

Code NAF : 9601A

Représentée par,

D’une part,

Et

Représentées par :

D’autre part.

Ci-ensemble dénommés « les Parties»,

PREAMBULE

Promouvoir la qualité de vie au travail désigne et regroupe sous un même intitulé les actions qui permettent de concilier à la fois l’amélioration des conditions de travail pour les salariés et la performance globale des entreprises, d’autant plus quand leurs organisations se transforment par nécessité d’adaptation. De ce fait, la qualité de vie au travail fait partie intégrante des objectifs intrinsèques et stratégiques de l’entreprise et doit être prise en compte dans son fonctionnement quotidien, ce qui ne peut que faciliter, notamment, l’anticipation et l’adaptation aux conséquences des mutations économiques et organisationnelles.

La Société a initié une discussion sur la qualité de vie au travail avec les organisations syndicales représentatives depuis 2012 et, dans ce cadre, un plan d’actions a déjà été signé le 1er décembre 2014.

Les parties signataires du présent accord sont convaincues que la promotion de la qualité de vie au travail participe au développement du bien-être tant individuel que collectif des salariés tout en servant la performance durable et globale de l’entreprise et la satisfaction de ses clients.

L’objet de cet accord est de proposer à l’ensemble des établissements de l’entreprise (directions, représentants du personnel et salariés) des leviers d’actions pragmatiques afin de préserver et d’améliorer les conditions de travail au quotidien.

Dans le même souci d’amélioration de la qualité de vie au travail, les signataires se sont également réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016.

Ils réaffirment ainsi l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.

Ces vecteurs de communication doivent être des outils facilitateurs du travail départis de la charge de stress que peut induire insidieusement leur instantanéité.

Article 1 – Analyse locale

Mise en place d’une commission locale

Les parties souhaitent qu’une commission constituée au niveau de chaque établissement puisse agir sur la qualité de vie au travail.

La commission sera composée de :

• les membres du CHSCT,

• le médecin du travail,

• l’inspecteur du travail,

• un représentant de la CARSAT,

• un représentant de chaque organisation syndicale représentative au sein de l’entreprise,

• un nombre de représentants de la Direction au plus équivalent à celui des représentants du personnel cités précédemment.

Missions de la commission

Le travail de la commission doit avoir comme point de référence les résultats de l’enquête interne « Votre opinion compte ». Il est rappelé que cette enquête a une fréquence d’au minimum de deux ans. A titre d’information, la prochaine enquête est prévue en septembre 2017.

La commission identifiera trois thématiques prioritaires en fonction des résultats.

Un plan d’actions correctif et spécifique à chaque thématique sera proposé par la commission.

Le suivi de ce plan d’actions sera a minima semestriel. Lors de chaque commission, celle-ci veillera à préserver et à assurer le développement des actions initiées.

Si la commission identifie qu’une autre thématique devient prioritaire, elle s’assurera que celle-ci puisse être traitée de la même manière en sus des trois thématiques déjà sélectionnées.

Analyse des entretiens « Qualité de Vie au Travail »

La Direction des Ressources Humaines s’engage à ce que 100% des entretiens « Qualité de Vie au Travail » des cadres soit menés chaque année.

Une étude du contenu des entretiens sera également réalisée et un plan d’actions sera proposé selon les résultats des entretiens.

La Direction s’engage à étudier la possibilité d’intégrer des questions portant sur la Qualité de vie au travail dans les entretiens de performance.

Article 2 – Communication

Réunions d’expression

L’objet de ces réunions est de mettre en œuvre le droit d'expression des collaborateurs.

Il sera abordé au cours des réunions l’actualité du site et les conditions de travail.

Les réunions auraient lieu a minima une fois par an et organisées à l’initiative de chacune des directions de sites.

Elles se dérouleront sur les lieux et pendant le temps de travail et seront rémunérées comme tel. La durée est limitée à environ 1 heure ½.

Pour permettre une participation réelle de tous, les groupes d'expression doivent se limiter à entre 10 et 20 personnes, dont la participation est naturellement basée sur le volontariat.

Un représentant du personnel de l’établissement pourra assister, s’il le souhaite, aux réunions.

Le niveau des réunions ne se confond pas avec un service ou une équipe mais devra rassembler a minima un salarié de chaque service.

L'animation des groupes d'expression est confiée au directeur de site et le contenu sera alimenté par les salariés participant.

Les réunions seront initiées par chaque direction de site selon les modalités qu'elle définira en tenant compte des contraintes de fonctionnement des différents services. Toutes les dispositions devront être prises pour que les salariés ne souhaitant pas participer au groupe d'expression puissent poursuivre leur travail.

La direction de site affichera une invitation. Les personnes souhaitant participer devront s’inscrire à la réunion sur une feuille d’émargement.

Un compte rendu sera transmis à l'échelon supérieur avec les avis et vœux exprimés par l'ensemble du groupe

Un compte rendu de réunion sera rédigé par la direction. Il sera communiqué à tous les salariés du site par affichage et à la Direction RH de l’entreprise.

Réunions d’équipes

Réunions quotidiennes

Les réunions quotidiennes sont dispensées sur chaque site, et portent le nom de :

- « Point 30 minutes » : la direction du site rassemble le manager de chaque service et profite de cet échange afin de débriefer de la journée de travail de la veille et faire le point sur la journée à venir. L’actualité économique, commerciale et sociale du site est abordée.

- « Point 5 minutes » : chaque manager présent au « Point 30 minutes »  débriefe ses équipes sur l’actualité du site et les actions engagées.

Réunions mensuelles

Les réunions mensuelles ont un rôle primordial dans la communication entre chaque manager et ses équipes. Leur objectif est que chaque manager communique avec ses équipes sur l’actualité économique et sociale de son service ainsi que sur les conditions de travail de celui-ci.

Leur fréquence d’animation est a minima mensuelle. Elles sont organisées au sein de chaque service.

C’est un moment d’échange qui permet de partager ensemble, de valoriser les bonnes pratiques, les performances mais également d’évoquer les éventuelles difficultés rencontrées au cours du mois écoulé. Par ailleurs, les objectifs et temps forts du mois à venir seront évoqués en guise de transition, afin de créer du lien dans l’équipe.

Un compte rendu de chaque réunion sera porté à l’affichage et mis à disposition des équipes

Réunions suite au CCE

Suite à chaque Comité Central d’Entreprise, une réunion de débriefing d’environ 15 minutes avec l’ensemble du personnel pourra être organisée, sur le temps de travail, conjointement par le représentant élu présent au CCE et le directeur de site. S’ils souhaitent un support à l’appui de la réunion, le flash info du CCE est envoyé sous 10 jours.

Affichage

L’ensemble des salariés sera sensibilisé sur le thème de la qualité de vie au travail et des RPS via un affichage spécifique reprenant :

• la définition de la QVT et des RPS

• le rappel de l’existence et de la mise à disposition de cet accord

• la liste des coordonnées des acteurs concernés par ce sujet : membres de la commission, médecin du travail, associations de lutte contre les addictions…

Journal interne, intranet et écrans de diffusion

L’entreprise s’engage à communiquer régulièrement auprès de ses salariés sur l’amélioration de la qualité de vie au travail en relayant des pratiques relatives d’initiatives individuelles ou collectives (sommeil, nutrition, activités sportives…).

Cette sensibilisation sera relayée au travers du journal interne Dialog, de l’intranet et des écrans de diffusion.

Article 3 - Formations

L’entreprise souhaite sensibiliser les parties prenantes à la qualité de vie au travail grâce à des formations dédiées à ce sujet.

Celles-ci seront réalisées en partenariat avec un cabinet de conseil spécialisé. A la date de la signature du présent accord, il s’agit du cabinet Rehalto.

La formation proposée a pour objectifs principaux d’appréhender la notion de RPS et partager un langage commun, reconnaître les indicateurs de souffrance au travail et développer des actions préventives et correctives.

Ainsi les membres du Comex ainsi que les managers (Directeurs de site, Responsables Ressources Humaines Régionaux, DRF, DRV) ont été formés sur plusieurs sessions au cours l’année 2017.

Il est prévu de former les membres des CHSCT locaux à compter du dernier trimestre 2017.

Chaque année, l’ensemble des salariés sera sensibilisé sur le thème de la qualité de vie au travail et des RPS via une réunion.

Par ailleurs, il est prévu une formation et un accompagnement des managers quant aux objectifs et déroulement des réunions d’équipe « point 30 minutes » et « point 5 minutes ».

Article 4 – Droit à la déconnexion

La généralisation des outils numériques a conduit à une évolution des modes de travail en apportant des avantages importants pour les salariés dans l’exercice de leur mission : souplesse d’organisation du travail, facilitation de la communication, raccourcissement des délais de prise de décisions, diffusion de l’information plus efficace…

Toutefois si cette nouvelle réalité technologique n’est pas encadrée, elle peut engendrer des effets indésirables tenant notamment au stress induit, à la délimitation parfois imparfaite entre vie privée et vie professionnelle.

D’où la nécessité de mettre en place des règles et des protections.

Lutte contre la surcharge d’informations liées à l’utilisation de la messagerie électronique

Afin d’éviter la surcharge d’informations, il est recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles et/ou une communication directe en raison de la proximité de son interlocuteur

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel et de leur nombre

• S’interroger sur la nécessité d’utiliser la fonction « répondre à tous »

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci »

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux 

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel et bannir les mails sans objet

• Veiller à la rédaction du mail : être clair, concis et synthétique

• Respecter les règles de courtoisie

D’une manière générale, il est recommandé aux salariés de privilégier les échanges directs pour communiquer dès que la situation le permet.

Lutte contre le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail)

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire. Si une réponse est attendue sous un certain délai, le renseigner

• Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail (via la fonction brouillon)

• Proscrire tout envoi pendant les jours de repos, de congés, de suspension du contrat (maladie…)

• Rédiger des courriels clairs, neutres, respectueux, aimables et polis

Chacun doit veiller, dans la mesure du possible, à ne pas céder systématiquement à l’instantanéité de la messagerie professionnelle voire à une forme de compulsion.

Chaque collaborateur doit apprendre à discerner la réactivité souhaitée et requise de la compulsion

Il est demandé aux utilisateurs de s’interroger sur la pertinence d’un accusé de réception en regard de la nature du contenu du message.

Il est rappelé que pendant les temps d’échange (réunions, rendez-vous) l’utilisation de la messagerie électronique ainsi que des téléphones ou smartphones doit être contingenté aux strictes cas d’urgence et ne pas nuire à une totale disponibilité envers ses interlocuteurs.

Engagements liés au droit à la déconnexion

Principes

Les managers s’abstiennent, sauf urgence avérée, de contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail telles que définies au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de l’entreprise/établissement. Ainsi, les managers ne peuvent pas contacter leurs équipes entre 21 heures et 6 heures ainsi que pendant les week-ends.

Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail, sauf gravité, urgence et/ou importance du sujet en cause. Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé.

A ce titre, un salarié ne peut se voir reprocher de ne pas avoir utilisé les outils numériques mis à sa disposition en dehors du temps de travail.

Pour autant, il ne saurait être question de bloquer autoritairement les accès du salarié à qui il appartient de faire le choix d’user de sa liberté de se connecter ou pas, en évitant le risque de l’hyper connexion.

Dans cette hypothèse relevant du seul libre arbitre du salarié, il ne saurait être prétendu que cela constitue du temps de travail ou crante la durée de l’amplitude de sa journée.

Les cadres en forfait jours sont naturellement bénéficiaires des mêmes prescriptions et protections, l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle étant une condition sine qua non du forfait qu’il convient, ici, de rappeler.

Article 5 – Accompagnement psychologique

Les parties signataires souhaitent rappeler que la prise en compte des éventuels risques psychosociaux est, d’ores et déjà, une réalité au sein de la Société. En effet, la Société a conclu avec un cabinet spécialisé une convention de partenariat.

Dans le cadre du présent accord, l’entreprise renouvelle ce dispositif qui sera applicable pendant toute la durée de cet accord. Ce partenariat a pour objectif de proposer à l’ensemble des salariés un service de soutien psychologique téléphonique pour ceux qui en auraient le besoin. Ce partenariat prévoit également la possibilité, après échanges entre le salarié et le psychologue, d’une éventuelle prise en charge dans la limite de 5 heures d’un entretien avec un psychologue à proximité du lieu de travail ou domicile du salarié.

A la date de la signature du présent accord, il s’agit du cabinet Rehalto.

A titre indicatif, les services proposés par le cabinet sont décrits ci-dessous :

L’affichage pour contacter le cabinet actuel est joint au présent accord.

Le service offre l’accompagnement pour les problématiques suivantes :

Article 6 - Suivi de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un suivi annuel par une commission nationale composée des parties ayant participé à la négociation du présent accord. La première commission se réunira au cours du 1^er trimestre 2018.

Article 7 - Durée 

Le présent accord d’entreprise est conclu pour une durée déterminée de 3 ans à compter du 1^er novembre 2017.

Si, pendant la durée du présent accord, les prescriptions légales et conventionnelles applicables venaient à être modifiées, les dispositions correspondantes du plan seraient reconsidérées. La direction s’engage dans ce cas à réunir les partenaires sociaux dans les deux mois au plus tard qui suivraient les modifications pour examiner les questions mises en cause et les aménagements à y apporter.

Article 8 - La publicité/le dépôt

Le présent accord sera déposé conformément aux dispositions de l’article L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail :

- en deux exemplaires dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique à la DIRECCTE dont relève l’entreprise.

- en un exemplaire au greffe du Conseil de Prud’hommes compétent pour le siège.

Le personnel est informé du présent avenant par tout moyen (par exemple, affichage dans l’Entreprise sur les emplacements réservés à la communication avec le personnel, courriel, courrier, intranet…).

Fait à Boulogne le 16 novembre 2017

En 8 exemplaires originaux

Pour les organisations syndicales

Pour INITIAL

Pièces jointes en annexes :

1. Modèle DUER (extrait)

2. Affiche Rehalto

1. Modèle de DUER – RPS (extrait)

2. Affiche Rehalto