Accord relatif au télétravail au sein de l’UES AXA Investment Managers

Entre, les sociétés de l’UES AXA Investment Managers composée de :

- AXA INVESTMENT MANAGERS PARIS

- AXA INVESTMENT MANAGERS SA

- AXA INVESTMENT MANAGERS IF

- AXA REIM France

- AXA REIM SA

- AXA REIM SGP

représentée par , agissant en qualité de Responsable des Relations Sociales,

d'une part,

Et, les organisations syndicales représentatives signataires,

d'autre part,

Il est convenu des dispositions suivantes.

P R E A M B U LE

Préambule

Les évolutions technologiques récentes en matière d’outils de communication à distance permettent d’envisager de nouveaux modes d’organisation du travail associant souplesse et réactivité pour un meilleur service aux clients externes et internes et assurant une compétitivité renforcée de l’entreprise tout en offrant aux collaborateurs qui le souhaitent la possibilité de mieux concilier vie professionnelle et familiale ou de limiter leurs trajets en exerçant une partie de leur activité à leur domicile.

Le télétravail a fait l’objet de négociations avec les partenaires sociaux sur le plan interprofessionnel qui ont conduit à la conclusion d’un accord-cadre sur le plan européen le 16 juillet 2002 et à un accord national interprofessionnel le 19 juillet 2005.

La loi du 22 mars 2012 a ensuite apporté une définition ample du télétravail codifiée à l’article L. 1222-9 du Code du travail.

L’ordonnance n°2017-1387 du 22 septembre 2017 et la loi de ratification du 29 mars 2019 a modifié le cadre juridique du télétravail.

Au niveau d’AXA en France, les partenaires sociaux ont conclu un Accord cadre RSG du 31 mai 2013 portant sur le télétravail incitant les entreprises relevant de son périmètre, dont l’UES AXA IM fait partie, à étudier en fonction de leurs caractéristiques métiers et opérationnelles propres la possibilité de mettre en œuvre le télétravail.

A l’issue des trois années d’application de cet accord, les partenaires sociaux au niveau de la RSG ont dressé un constat global de satisfaction eu égard au développement du télétravail au sein du Groupe AXA en France dans le respect des principes édictés en 2013.

Un nouvel accord cadre RSG relatif au télétravail a été conclu le 17 novembre 2016 à l’issue duquel les partenaires sociaux au niveau de la RSG constatent le développement continu du télétravail au sein du groupe AXA en France dans le respect des principes édictés :

• des expérimentations et/ou la conclusion d’accords ont permis à celles des entreprises qui s’y sentaient prêtes, socialement et technologiquement, de procéder à la mise en place progressive du télétravail ;

• l’apport manifeste du télétravail pour les salariés en leur permettant une meilleure conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle tout en leur octroyant une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches ;

• l’appropriation réussie, dans les entreprises ayant mis en place le télétravail, de cette organisation du travail tant du côté des collaborateurs en télétravail, de leurs managers, que de la RH démontrant ainsi la maturité actuelle de l’ensemble du corps social pour ce type d’évolution.

L’amplification, durant la même période, des possibilités en matière de connectivité grâce au digital ainsi que la forte demande des collaborateurs eux-mêmes pour le télétravail ont conduit à la conclusion d’un nouvel accord le 8 novembre 2019 dans lequel les parties ont :

• confirmé l’orientation générale visant à établir les principes essentiels qui doivent présider à la mise en œuvre du télétravail adaptée au contexte de l’entreprise concernée recourant à ce mode d’organisation du travail,

• rappelé les fondamentaux dans l’approche de l’usage des nouveaux outils que permettent aujourd’hui les technologies de l’informatique et du numérique,

• souligné le rôle et l’accompagnement du manager pour un management à distance.

Au sein de l’UES AXA IM, la réflexion initiale sur le télétravail s’est inscrite dans le cadre de discussions qui ont été engagées au travers du projet de déménagement des équipes basées à Cœur Défense vers la Tour Majunga. Parallèlement à ce déménagement, une réflexion a été menée pour développer des actions innovantes et concrètes d’organisation et de conditions de travail alliant performance et qualité de vie au travail.

Pour mesurer l’impact du télétravail sur l’organisation du travail et la relation entre le collaborateur et l’entreprise, un accord d’expérimentation de télétravail a été signé le 25 juin 2015 pour une durée d’un an.

Le bilan de l’expérimentation du télétravail ayant été positif, la Direction et les partenaires sociaux ont signé un accord triennal le 4 octobre 2016 pour définir les conditions d’exercice et de mise en œuvre du télétravail au sein de l’UES AXA Investment Managers.

Les partenaires sociaux conviennent que le télétravail est susceptible de constituer à la fois un moyen :

• de moderniser et assouplir l’organisation du travail, de contribuer à la prévention du stress au sens de l’accord RSG du 25.02.2010

• de concilier vie professionnelle et vie personnelle des collaborateurs, tout en leur donnant une plus grande autonomie dans l’accomplissement de leurs tâches, dans le sens du mieux-être au travail

A l’issue de cet accord et dans la continuité de l’accord RSG du 8 novembre 2019, la Direction et les partenaires sociaux se sont réunis les 14 octobre 2019, 22 novembre 2019, 16 janvier 2020 et 27 janvier 2020 pour échanger sur la reconduction de l’accord UES AXA Investment Managers du 4 octobre 2016 et ont convenu de reconduire ledit accord dans les termes ci-dessous :

Article 1 : Définition du télétravail régulier

« le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.» (article L.1222-9 du code du travail).

Le télétravail régulier à domicile représente l’organisation du travail en alternance par laquelle l’activité du collaborateur est réalisée partiellement au domicile de celui-ci aux moyens des outils de communication informatiques mis à sa disposition par l’entreprise, les autres jours étant réalisés sur le lieu de travail habituel.

Les dispositions du présent accord sont applicables aux collaborateurs visés à l’article 2. Cet accord n’est pas exclusif des mesures individuelles particulières ayant pu être mises en place pour des collaborateurs dont la situation individuelle faisait suite à une préconisation du médecin du travail.

Il est précisé que le télétravail ne peut être réalisé depuis un domicile situé en dehors de la France (pour des raisons de conformité avec la législation sociale et fiscale). De même, pour des raisons de confidentialité et de conformité, le télétravail ne peut être réalisé depuis des espaces de co-working ou depuis d’autres entités AXA situées en France (sauf circonstances exceptionnelles).

De même, cet accord n’a pas vocation à régir les conditions d’exercice de télétravail exceptionnels pouvant être accordé en cas de grève des transports en commun par exemple.

Article 2 : Critères d’éligibilité

Le télétravail s’effectue sur la base du double volontariat (manager et collaborateur). Il peut être demandé à l’initiative du collaborateur et doit être expressément accepté par le manager (cf. article 3).

Le télétravail concerne les collaborateurs en contrat à durée indéterminée, ayant validé leur période d’essai.

Il est convenu que le télétravail est accessible aux collaborateurs à temps partiel ou en forfait jours réduit travaillant au moins 80% de leur temps.

Ce dispositif peut donc concerner les salariés bénéficiant de l’accord sur la Transition Activité Retraite (TAR) durant la période de Temps Partiel Abondé (TPA), dès lors que celle-ci est au minimum d’une durée d’un an.

Les conditions d’éligibilité sont :

• La compatibilité organisationnelle et faisabilité technique de ce mode de travail avec l’activité exercée et l’organisation collective du travail de l’équipe du collaborateur.

• La présence sur site du collaborateur pour exercer son activité n’est pas requise.

• L’autonomie dans le poste de travail.

Après accord de la hiérarchie, il sera examiné la possibilité de proposer aux femmes enceintes ayant procédé à la déclaration administrative de leur grossesse à la DRH, d’exercer une partie de leur activité en télétravail jusqu’à deux jours par semaine, et ce, jusqu’à leur départ en congé maladie/maternité.

Cette faculté pourra également être étendue à d’autres cas particuliers sous réserve de l’accord de la DRH, notamment pour les collaborateurs ayant la qualité de travailleur handicapé.

Lorsque le télétravail est demandé par le médecin du travail pendant une période limitée, pour raisons de santé du salarié, entres autres, en cas de situation d’handicap du collaborateur ou d’un de ses proches à charge (ascendant, descendant, conjoint…), l’avenant au contrat de travail spécifique établi ne relève pas du présent accord sur le télétravail.

Article 3 : Modalités de passage en télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande revient au collaborateur.

Le passage à une situation de télétravail est néanmoins subordonné à l’accord du manager

Le manager appréciera les critères d’éligibilité du collaborateur au télétravail selon la compatibilité avec le bon fonctionnement du service et l’organisation de l’équipe et apportera les explications nécessaires en cas de refus de sa demande. Dans ce cas de figure, Le HRBP sera informée de la situation et recevra le collaborateur et le manager pour échanger sur les raisons empêchant la mise en place du télétravail.

En cas d’accord, le collaborateur qui souhaite bénéficier de ce mode d’organisation du travail doit, après obtention de l’accord du manager, en faire la demande dans Pleiades en insérant l’attestation d’assurance habitation multirisque couvrant la situation de télétravail.

Le manager recevra alors une notification pour valider la demande dans Pléiades.

Une fois validé, un avenant de télétravail sera établi par 123HR et le collaborateur sera invité à venir le signer lors des permanences 123HR.

Article 3-1 : Avenant

La mise en œuvre du télétravail se fera dans le cadre d’un avenant au contrat de travail conclu pour une durée d’un an, renouvelable par tacite reconduction.

Cet avenant fera notamment mention des modalités d’exécution du télétravail :

• période d’adaptation,

• réversibilité,

• plages horaires pendant lesquelles le salarié doit pouvoir être joint

En cas de changement de poste, l’avenant de télétravail sera systématiquement revu afin que le manager s’assure de la compatibilité de la nouvelle activité avec cette forme d’organisation.

Article 3-2 : Accompagnement des managers et des collaborateurs en télétravail

Un guide du télétravail est disponible sur l’intranet ainsi que le détail des modules de formation disponible sur Yes learning.

Article 4 : Modalités d’organisation du télétravail

Article 4-1 : Répartition des temps de travail respectifs domicile/entreprise

Le télétravail pourra s’effectuer selon le choix du collaborateur, en accord avec le manager, selon une des deux modalités suivantes :

• Type hebdomadaire

Le télétravail pourra être exercé un jour par semaine qui est fixé d’un commun accord avec le manager.

Si l’activité et la charge de l’équipe le justifient, la journée de télétravail pourra être modifiée sous réserve d’un délai de prévenance d’une semaine, sauf circonstances exceptionnelles.

• Type mensuel

Le télétravail pourra être exercé en application d’une formule flexible jusqu’à 4 jours de télétravail par mois calendaire.

Ces jours seront choisis chaque mois en fonction des modalités de l’organisation de leur activité en concertation avec le manager selon un calendrier pré établi.

• Report du jour de télétravail

En principe, le jour de télétravail n’est pas reportable sauf lorsque le manager le demande pour des raisons liées aux nécessités de l’activité ou du service.

En tout état de cause, les journées de télétravail non effectuées par le collaborateur ne pourront donner lieu à un crédit cumulé.

En cas de circonstances particulières liées à l’activité du service, le collaborateur pourra être tenu de se rendre dans les locaux de l’Entreprise à la demande de son manager lorsque des évènements particuliers sont organisés tels que la réception de clients ou tout autre évènement nécessitant la présence du collaborateur et auquel le collaborateur ne peut participer à distance via conférence téléphonique ou visioconférence.

• Disposition commune

Chaque collaborateur devra renseigner dans pléiades les jours de télétravail effectués.

Les collaborateurs disposent de la faculté de prendre leur jour de télétravail par demi-journée.

Les collaborateurs qui souhaitent changer de formule de télétravail doivent obtenir l’accord préalable de leur manager et en informer 123HR.

Les collaborateurs âgés de 55 ans et plus ainsi que les collaborateurs dont la qualité de travailleur handicapé a été reconnue ont la possibilité de bénéficier de deux jours de télétravail par semaine.

Article 4-2 : Horaires de travail et plages de disponibilité

Le collaborateur reste soumis pour l’organisation de son temps de travail aux règles applicables au niveau de l’entreprise en matière de temps de travail et de repos. A cet effet, le manager fixera en concertation avec le collaborateur les périodes pendant lesquelles le collaborateur pourra être contacté, ces périodes devant nécessairement se situer pendant les horaires habituels du service.

Sauf nécessités impératives justifiant de joindre le collaborateur, le collaborateur devra être joignable dans le cadre de ses plages habituelles de travail et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que s’il exécutait sa mission dans les locaux de l’entreprise.

Le télétravail n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude de travail applicable habituellement au sein des locaux de l’entreprise. L’activité demandée au collaborateur en télétravail devra être équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

L’activité du collaborateur à domicile doit s’exercer dans le respect des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles en vigueur en matière de durée du travail.

Le télétravail est suspendu pendant les périodes de suspension du contrat de travail telles que la maladie, la maternité, les congés payés, etc…

Aucune activité extraprofessionnelle de quelque nature que ce soit ne saurait être exercée pendant le travail.

Le salarié a le droit à la déconnection pendant ses temps de repos (en soirée, le weekend, congés et toutes autres périodes d’absence de l’entreprise). Il est rappelé que la mise à disposition d’outils permettant une connexion à distance au système d’information de l’entreprise dans le cadre du télétravail ne doit pas conduire le collaborateur de travailler au-delà de la durée du temps de travail telle que prévue par les accords relatifs au temps de travail applicables au sein de l’UES AXA IM.

Article 4-3 : Lieu de télétravail

Le télétravail est effectué depuis le domicile situé en France du collaborateur déclaré auprès de la DRH (via Pléiades ou auprès du service d’Administration du personnel). Toutefois, il sera possible pour le collaborateur, à titre exceptionnel, de travailler depuis un lieu autre que son domicile s’il a reçu l’accord exprès de son manager.

Article 4-4 : Rôle du Manager

Le manager veillera à assurer un contact régulier pour maintenir le lien social avec le salarié en situation de télétravail et à transmettre des informations nécessaires à l’exécution de son travail. Il sera en outre attentif à ce que l’organisation des réunions permette la participation du collaborateur en télétravail (via visioconférence ou conférence téléphonique).

Les conditions d’activité et la charge de travail du télétravailleur feront l’objet d’un échange entre le manager et le collaborateur chaque année, notamment lors de l’entretien annuel d’évaluation.

Article 5 : Adaptation, réversibilité et suspension

Article 5-1 : Période d’adaptation

Une période d’adaptation de trois mois est prévue durant laquelle chacune des parties pourra mettre fin au télétravail moyennant le respect d'un délai de prévenance de quinze jours, sauf accord des parties pour réduire ce délai.

Cette période doit permettre de vérifier la capacité du collaborateur à travailler à distance et la capacité de l’entreprise à organiser le travail à distance.

Article 5-2 : Réversibilité du télétravail à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, chacune des parties pourra toujours décider de mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, sauf accord pour réduire ce délai.

Le manager dispose de la possibilité de mettre un terme au télétravail notamment lorsque la performance du collaborateur diminue de manière significative ou en cas de changement d’organisation du service.

Article 5-3 : Suspension provisoire

En cas d'incident technique majeur empêchant d'effectuer normalement l’activité à domicile, le collaborateur doit en informer immédiatement son manager qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l'activité.

Le cas échéant, le collaborateur s’engage à rejoindre dans les meilleurs délais le site de l’entreprise afin d’exécuter sa prestation de travail sauf accord de son manager organisant d’autres modalités.

Article 6 : Fin de la situation de télétravail

Il pourra être mis fin au télétravail à l’initiative de l’entreprise si les critères précités d’éligibilité au télétravail ne sont plus remplis ou si le collaborateur rencontre des difficultés persistantes pour exercer son activité en télétravail.

Article 7 : Environnement de télétravail

Le collaborateur doit prévoir un espace adapté lui permettant de travailler et qui devra répondre aux exigences de conformité des installations électriques. Il devra également disposer d’une ligne ADSL haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail dans de bonnes conditions.

Le collaborateur devra fournir à la DRH une attestation de son assurance spécifiant que l’assurance multirisque habitation couvre également sa présence au domicile dans le cadre du télétravail

Deux types d’accès aux systèmes d’information de l’entreprise sont possibles :

• Un PC portable mis à disposition par l’entreprise permettant d’accéder à l’ensemble de l’environnement AXAIM depuis le domicile.

• Un accès à distance au portail MYAXAIM accessible en se connectant à l’adresse : « https://my.axa-im.com » via un ordinateur personnel.

En cas de questions sur le fonctionnement et l’accès au portail MYAXAIM, il convient de se rapprocher du 360.

L’ensemble des systèmes informatiques mis à la disposition du collaborateur devra être utilisé pour un usage exclusivement professionnel.

Une assistance technique sera assurée par les équipes « 360 » pour apporter le support nécessaire aux collaborateurs dans le cadre du télétravail.

Dans l’hypothèse où un incident technique viendrait à endommager le matériel personnel du collaborateur dans le cadre de son utilisation professionnelle, l’entreprise s’engage à étudier la situation et prendra, le cas échéant, les mesures adéquates par rapport au matériel informatique (ex : dédommagement).

L’entreprise prend en charge, dans le cadre de son contrat RC exploitation, les risques dommages et responsabilité civile liés au matériel informatique fourni au collaborateur.

Article 8 : Droits collectifs et égalité de traitement

Le collaborateur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels, les mêmes accès à la formation et aux évolutions de carrière que les collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise et qui n’effectuent pas de télétravail.

Article 9 : Respect de la vie privé du collaborateur

L’entreprise s’engage à garantir le respect de la vie privée du collaborateur et veille à ce que les coordonnées personnelles du collaborateur (adresse, numéro de téléphone) ne soient pas communiquées à des tiers.

Le télétravail est fondé sur une relation de confiance entre l’entreprise et le salarié. Par conséquent, aucun moyen de contrôle ou de surveillance de l’activité de télétravail à l’aide d’outils informatiques n’est mis en place dans le cadre du télétravail.

Afin de garantir le respect de la vie privée du collaborateur en télétravail, il est rappelé que l’entreprise ne peut contacter le collaborateur en situation de télétravail que pendant les plages horaires déterminées à l’article 4-2 du présent accord, sauf nécessité impérative de contacter le collaborateur.

Article 10 : Protection des données

Les règles en vigueur dans l’entreprise en matière de protection des données (charte informatique, règlement intérieur, code de déontologie…) restent applicables au collaborateur. En particulier, il s’engage à respecter les règles fixées par l’entreprise en matière de mots de passe et à assurer la confidentialité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tout moyen notamment sur papier, oralement au téléphone ou par envoi électronique.

Le collaborateur s’engage notamment à ne transférer aucune donnée professionnelle vers des outils personnels (exemple : transfert de données professionnelles vers la boite mail personnelle, …).

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur des procédés et des méthodes de réalisation et de commercialisation des produits et services de l'entreprise qui pourraient être portés à sa connaissance dans l'exercice de son activité.

Le collaborateur devra observer toutes les instructions émises par le service de sécurité informatique et prendre toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaire pour éviter l’accès d’un tiers aux systèmes d’information de l’entreprise.

Article 11 : Respect des règles applicables au sein de l’entreprise

Le collaborateur sera tenu de respecter les mêmes obligations que celles applicables lorsqu’il est physiquement présent dans les locaux de l’entreprise. Il reste tenu de se conformer aux prescriptions du règlement intérieur et de son Annexe relative aux règles d’utilisation des Ressources informatiques, numériques et technologiques et du code de déontologie.

Article 12 : Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au collaborateur et à l’entreprise, qui s’engagent mutuellement à les respecter.

Les collaborateurs en situation de télétravail bénéficient des dispositions légales et règlementaires relatives aux accidents du travail.

Pour sa bonne information, la liste des collaborateurs en télétravail sera communiquée au médecin du travail qui s’efforcera de vérifier l’impact éventuel lié à la situation de télétravail. Il sera également demandé aux collaborateurs d’indiquer, lors des visites médicales lorsqu’ils pratiquent le télétravail.

Chaque collaborateur à domicile est informé de la politique d’AXA IM en matière de santé et de sécurité au travail et en particulier des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation. Le collaborateur est tenu de respecter et d’appliquer correctement ces politiques de sécurité.

Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et de sécurité au travail, et compte-tenu de l’activité du collaborateur à son domicile, l’accès du responsable hiérarchique, des représentants du personnel compétents en matière d’hygiène et de sécurité et des autorités administratives compétentes est subordonné à l’accord préalable de l’intéressé.

Article 13 : Télétravail et circonstances exceptionnelles

Cet accord ne s’applique pas aux situations exceptionnelles ou d’urgences, où le collaborateur exerce occasionnellement son travail à son domicile, avec l’accord formel de sa hiérarchie (notamment n cas de grève des transports, dégradation climatique, menace d’épidémie, situation de pandémie, catastrophe naturelle, situation exceptionnelle conduisant tout ou partie des collaborateurs à télétravailler temporairement…) dans ces hypothèses, le télétravail est considéré comme un simple aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour la continuité de l’activité de l’entreprise et, le cas échéant, garantir la protection des collaborateurs.

Article 14 : Entrée en vigueur – Durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur dès sa signature. Il est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Il cessera de produire ses effets à cette échéance, sans autre formalité.

Article 15 – Suivi de l’accord

Une commission de suivi, composée de représentants de la Direction, de deux représentants de chaque organisation syndicale signataire de l’accord, sera mise en place et se réunira une fois par an.

Les informations suivantes seront communiquées :

• Le nombre, la répartition homme/femme ainsi que la formule de temps de travail (temps plein ou 80%) des collaborateurs, le statut, la répartition par fonctions / business unit

• Mise en œuvre de la clause de réversibilité

• Nombre de refus de passage en télétravail et origine du refus (manager, conformité…)

La direction s’engage à échanger à nouveau avec les organisations syndicales au plus tard en mars 2021 sur la possibilité d’augmenter le nombre de jours de télétravail pour les collaborateurs à hauteur de 2 jours par semaine.

Article 16 : Dépôt de l’accord

Le présent accord fera l’objet, dans le respect des articles L 2231-5 et L 2231-6 du Code du travail, d’un dépôt :

• à l’Unité Territoriale des Hauts-de-Seine (92) de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE),

• auprès du secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Nanterre.

Fait à Paris Puteaux, le 04/02/2020

pour l’UES AXA IM

Pour la C.F.D.T

Pour la C.F.E/C.G.C

Pour l’UGICT-C.G.T