Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du télétravail pour les salariés de l'agence d'urbanisme Oise-les-vallées" chez OISE LES VALLEES - AGENCE D'URBANISME ET DE DEVELOPPEMENT DES VALLEES DE L'OISE (Siège)

ACCORD

relatif à la mise en place

DU TELETRAVAIL POUR LES SALARIES

DE L’AGENCE D’URBANISME ET DE DEVELOPPEMENT DES VALLEES DE L’OISE

OISE-LES-VALLEES

Préambule

Le présent accord fixe les principes et les modalités qui permettront de mettre en place le télétravail au sein de l’Agence Oise-les-Vallées.

La mise en œuvre du télétravail au sein de l’Agence s'inscrit dans le cadre d’une démarche volontaire en faveur d'une bonne articulation entre la vie privée et la vie professionnelle, et de contribution au développement durable.

ARTICLE 1 - Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salarié(e)s de Oise-les-Vallées.

ARTICLE 2 - Durée

Le présent accord est applicable à compter de sa signature pour une durée de 6 mois avant son renouvellement éventuel.

A l'issue de cette période, un bilan global sera réalisé en réunion du CSE. Ce bilan fera apparaître les atouts ou les inconvénients de cette modalité d'organisation recueillis auprès de la Direction et des agents télétravailleurs. Après concertation avec les représentants du CSE, il sera décidé ou non de pérenniser le télétravail au sein de Oise-les-Vallées selon ces modalités ci-dessous ou d’en adapter de nouvelles.

En cas de pérennisation du dispositif, le présent accord sera reconduit tacitement pour une durée indéterminée jusqu’à révision ou dénonciation selon les modalités ci-dessous :

ARTICLE 3 - Révision

La demande de révision du présent accord pendant sa période d’application peut intervenir à l’initiative d’un signataire moyennant le respect d’un préavis de trois mois. La demande doit être notifiée par l’auteur de la demande aux autres signataires, sous pli recommandé avec accusé de réception ou remise en mains propres.

Les représentants du CSE et la Direction devront se réunir dans un délai maximum de trois mois suivant la date de notification de la demande. Il appartient à l’auteur de la demande de présenter une nouvelle rédaction.

ARTICLE 4 - Dénonciation

La dénonciation du présent accord et de ses éventuels avenants peut intervenir dans la même forme que pour la révision, moyennant un préavis de trois mois.

Le présent accord dénoncé continuera à produire ses effets tant qu’aucun autre accord destiné à le remplacer n’aura été conclu, ou, à défaut d’accord entre les parties, jusqu’à l’expiration du délai de préavis. Au-delà de ce délai, même si aucun autre accord n’a été conclu, l’employeur n’est plus tenu d’appliquer les dispositions du présent accord et de ses avenants éventuels.

ARTICLE 5 - Formalités

Un exemplaire du présent accord est remis à l’ensemble des salarié(e)s de l’Agence, au moment de sa signature et à toute nouvelle personne embauchée. Il en est de même pour tout avenant. Il figurera en annexe du livret d’accueil.

Le salarié souhaitant télétravailler, y compris occasionnellement, s’engage à respecter l’ensemble des clauses du présent accord et à s’y conformer.

ARTICLE 6 - Définition

Le télétravail est défini par le Code du Travail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci » (Code du Travail L1222-9).

Le télétravail ne doit pas pénaliser la bonne intégration des télétravailleurs au sein de Oise-les-Vallées.

De même, il doit garantir une articulation équilibrée entre vie professionnelle et vie privée.

Pour ces raisons, la seule modalité du télétravail au sein de l’Agence d’urbanisme est régulière : il sera limité afin de permettre une présence obligatoire dans les locaux de l’Agence (ou en déplacement extérieur) 2 jours par semaine au minimum (y compris pour les salariés à 80%), les autres jours pouvant être télétravaillés depuis le domicile des salariés ou un lieu dédié et sécurisé (Tiers-Lieux, lieu de coworking, etc.). L'alternance entre les jours en télétravail et les jours sur site s'effectue sur un rythme hebdomadaire.

Le mardi est défini comme un jour de présence obligatoire pour tous dans les locaux de l’Agence, afin de permettre l’organisation de réunion de travail et d’équipe ce jour-là, la Direction adaptant son emploi du temps le plus souvent possible pour se rendre disponible auprès de l’équipe.

De même en cas de déplacement extérieur d’une durée supérieure à 2 jours par semaine, il convient que le salarié assure une journée de présence physique dans les locaux à l’Agence au moins 1 jour dans la semaine, afin de ne pas rompre le lien avec le reste de l’équipe et de ne pas être isolé.

De même, en cas de jour férié et/ou jour de pont et/ou jour de congés posé dans la semaine y compris un mardi, le salarié devra toujours privilégier la présence dans les locaux afin d’être présent au maximum à Creil et au moins deux jours dans la semaine, sauf cas de force majeur de télétravail exceptionnel (voir article 18).

ARTICLE 7 - Une démarche volontaire et réversible

Conçu comme un mode d’organisation du travail, le télétravail est un choix individuel à l’initiative du salarié. Le principe du volontariat est au cœur du télétravail.

Afin de garantir le caractère de volontariat au-delà du fait que la présence de chaque salarié est requise en présentiel le mardi (cf. article 6), il n’y a pas de rythme de journée de télétravail obligatoire ou de planning imposé de télétravail, un salarié pouvant choisir de télétravailler ou non.

Le salarié est libre d’adapter ses jours de télétravail et de présence en fonction de ses besoins et ses convenances personnelles d’une semaine sur l’autre, la seule règle étant de respecter les dispositions de l’article 6.

Toutefois pour une bonne organisation du travail et de la vie de l’Agence, les salariés devront noter dans l’agenda partagé leurs jours de présence et de télétravail au préalable une semaine à l’avance.

De même, les salariés devront renseigner avant toute absence prolongée l’agenda pour les jours qui suivent cette absence : chaque salarié devra indiquer avant son absence ce qu’il compte faire au moins pour la semaine qui suit son retour (jour de travail en présentiel/en télétravail).

Le télétravail étant basé sur le volontariat, le télétravailleur s’engage à ne pas demander d’indemnisation particulière liée à celui-ci (énergie, numérique, immobilier, mobilier…) et fournira une attestation justifiant qu’il possède bien une assurance Habitation – responsabilité civile.

ARTICLE 8 - Contractualisation

Le télétravail régulier est institué par cet accord à tous les salariés de Oise-les-Vallées.

Il n’est pas nécessaire d’en faire une demande officielle avec accord de la Direction pour télétravailler.

La seule modalité étant d’en informer la Direction et l’équipe, par le biais de l’agenda partagé afin de signaler les jours de télétravail, au moins une semaine à l’avance.

La Direction mènera un entretien annuel avec chacun des salariés pratiquant le télétravail.

ARTICLE 9 - Durée du travail

Le salarié devra organiser son temps de travail dans le cadre de la législation et des règles en vigueur à l’Agence Oise-les-Vallées.

A ce titre, le salarié reconnaît avoir été informé des dispositions relatives :

• aux durées maximales de travail (quotidienne, hebdomadaire) ;

• aux durées minimales de repos (quotidienne, hebdomadaire) ;

Pendant sa journée de télétravail, le salarié pourra organiser librement son temps de travail à condition de respecter les plages horaires inscrite dans l’accord collectif du protocole d’heures, tout en restant joignable au moins 4 heures entre 10h et 16h (15h le vendredi).

Dans le cadre du droit à la déconnexion, le télétravailleur ne peut être joint en dehors des horaires fixés dans les plages horaires de travail à savoir avant 8h et au-delà de 19h, sauf en cas de réunion tardive.

Le salarié informera chaque semaine l’ensemble du personnel de l’Agence Oise-les-Vallées de sa ou ses journées de télétravail et ses journées de présence ou de réunions par l’inscription dans l’agenda partagé.

A l’instar de ce qui peut se faire en exerçant en présentiel son activité, les heures hebdomadaires, au-delà de 39h, seront récupérables au cours du mois dans le cadre du forfait horaire de 156 heures (par report d’heures dans les limites du code du travail à savoir minimum 35h par semaine, maximum 43h par semaine). Les heures supplémentaires non reportées et cumulées au-delà du mois, sont majorées (+25%) et récupérables selon les modalités du protocole d’heures en vigueur (3h54 pour une demi-journée, 7h48 pour une journée, qui devront être prises dans les deux mois).

Il est cependant rappelé que les heures supplémentaires doivent être soumises à l’accord écrit de la Direction avant la fin du mois en cours pour être validées et devront être strictement limitées aux réunions extérieures tardives, ou à une charge de travail ponctuelle importante. L’accord écrit de la Direction pour les heures supplémentaires doit être obtenu afin de garantir le bien-être physique et moral des salariés et de gérer leur charge de travail qui ne doit pas dépasser le cadre légal. En cas de refus de la Direction, le salarié est tenu de prendre ses dispositions pour ne pas dépasser le volume d’heures autorisé de travail par mois.

Le salarié devra déclarer chaque semaine à l’Agence Oise-les-Vallées le temps de travail effectué le ou les jours télétravaillés, comme pour les jours de présence, dans les « feuilles d’heures » de suivi dit également « comptabilité analytique ». Le salarié s’engage à remplir ces feuilles d’heures avec exactitude, car elles feront foi pour contrôler le temps de travail des salariés. Elles seront donc remplies avec le détail du volume d’heure passé par étude et par jour, pour chaque semaine. Le volume d’heures par jour devra être compris entre 4 et 10 heures et le volume hebdomadaire entre 35 et 43h et faire au total 156 heures pour 4 semaines de travail par mois (hors heures supplémentaires autorisées).

Cet état récapitulatif permettra de contrôler le respect des durées de repos minimales entre deux journées de travail et de vérifier la charge de travail du salarié.

La charge de travail, les normes de production et les résultats exigés du salarié en télétravail sont équivalents à ceux des salariés en situation comparable dans locaux de l’Agence Oise-les-Vallées.

Les conditions d’activité en télétravail seront discutées avec la Direction lors d’un entretien annuel à tenir dans le mois correspondant à la date d’anniversaire du début de la période de télétravail.

ARTICLE 10 – Conditions d’exécution

Oise-les-Vallées assure au salarié en télétravail un accès à distance au serveur par la fourniture d’ordinateur portable professionnel avec accès au serveur, et à la téléphonie professionnelle, pour lui permettre de rester connecté à sa messagerie, à sa ligne téléphonique et au serveur de l’Agence.

ARTICLE 11 - Protection des données

Le salarié en télétravail s’engage à respecter l’ensemble des procédures de protection des données communiquées via la charte informatique de l’Agence Oise-les-Vallées ou à défaut par le référent informatique de Oise-les-Vallées.

Il veillera en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l’accès de ses fichiers informatiques.

ARTICLE 12 – Egalité des droits individuels et collectifs et accès à l’information

Le salarié en télétravail reste lié à l’employeur dans les conditions normales de la réglementation du travail. Il bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables au personnel en situation comparable et travaillant dans les locaux de l'Agence Oise-les-Vallées.

Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée, mais un contrôle sur son poste de travail informatique est toujours possible pour assurer le bon fonctionnement et la sécurité numériques.

Il a accès :

• aux services collectifs de l'établissement,

• à toute information professionnelle proposées par l’Agence,

• à l'information culturelle, sportive et sociale,

• à l'information syndicale ou du CSE

Les salariés en télétravail bénéficient du même droit d’accès à la formation et au déroulement de carrière que les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de Oise-les-Vallées.

ARTICLE 13 – Assurances

L’assurance responsabilité civile de l'Agence Oise-les-Vallées est applicable au salarié en télétravail dans les mêmes conditions que pour les salarié(e)s travaillant dans les locaux de l'Agence Oise-les-Vallées.

De même, l’Agence Oise-les-Vallées s’engage à adapter ses contrats d’assurance dans un délai de 6 mois, afin de prendre en charge le matériel informatique prêté aux salariés (ordinateurs portables, écrans, etc.) en déplacement comme au domicile du salarié.

ARTICLE 14 - Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail.

En particulier, il s’engage à affecter un espace de travail dans son domicile pour l’exercice du télétravail obéissant aux règles de sécurité électrique et à aménager un poste de travail conformément aux prescriptions qui lui ont été données par son employeur, notamment en termes d’ergonomie et d’utilisation de l’écran d’ordinateur.

En fonction du matériel disponible, pour augmenter son confort de travail, il peut être prêté au(x) salarié(e)s, qui le souhaite(nt), un écran supplémentaire et/ou un clavier filaire et/ou une souris filaire.

De même si le salarié télétravaille en dehors de son domicile, il doit le faire dans un lieu dédié (Tiers-Lieu, espace de coworking…) garantissant la sécurité technique et informatique et la protection des données.

En cas d’accident du travail ou maladie le salarié doit en informer l’Agence Oise-les-Vallées par tout moyen dans les plus brefs délais, et par écrit dans les 24 heures à compter de sa survenance, c’est-à-dire dans les mêmes conditions que pour le(s) salarié(e)s travaillant dans les locaux de l'Agence Oise-les-Vallées.

Sous réserve que le salarié prouve que l’accident a bien eu lieu au temps et lieu du travail, le traitement de cette déclaration par l’Agence se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de Oise-les-Vallées.

Le salarié candidat au télétravail atteste sur l’honneur que son lieu de télétravail respecte les normes d’hygiène et de sécurité des lieux de travail et est informé des risques encourus en cas d’une installation non conforme.

ARTICLE 15 - Télétravail exceptionnel

Il est possible de déroger aux deux jours de présence minimum obligatoire et au mardi obligatoire en présence, en cas de force majeure, à savoir :

• une grève des transports collectifs,

• des intempéries,

• des pics de pollution,

• des difficultés temporaires à se déplacer physiquement dans les locaux sur certificat médical (par exemple une blessure n’empêchant pas de travailler mais rendant les déplacements plus difficiles, notamment dans la mesure où les locaux ne sont pas accessibles PMR),

• des difficultés temporaires d’être connecté en haut débit dans les locaux de Oise-les-Vallées.

Les dispositions du présent accord s’appliquent y compris lorsqu’un salarié est amené à exercer ses missions en télétravail de manière occasionnelle.

Le salarié doit demander, par écrit (y compris par courriel ou sms) à la Direction de télétravailler de manière exceptionnelle en dérogeant au rythme obligatoire. La Direction formule sa réponse par écrit (y compris par courriel ou sms). L’autorisation de travailler occasionnellement ou exceptionnellement en télétravail est donnée par la Direction pour une journée minimum.

Fait à Creil, le 01/10/21

La Direction, Pour le CSE,

Déléguée Générale Membre titulaire