Accord d'entreprise "Accord d'entreprise portant sur le télétravail" chez ADEQUATION (Siège)

Cet accord signé entre la direction de ADEQUATION et les représentants des salariés le 2020-08-07 est le résultat de la négociation sur le télétravail ou home office.

Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés

Numero : T06920012499
Date de signature : 2020-08-07
Nature : Accord
Raison sociale : ADEQUATION
Etablissement : 41247423100104 Siège

Télétravail : les points clés de la négociation

La négociation s'est portée sur le thème Télétravail

Conditions du dispositif télétravail pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2020-08-07

ACCORD D’ENTREPRISE PORTANT SUR LE TELETRAVAIL

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société ADEQUATION, SAS immatriculée au RCS de Lyon sous le numéro 412 474 231, ayant son siège social 31 rue Mazenod à LYON (69003), représentée par xxxxxxxxx agissant en qualité de xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

D’une part,

ET :

Les membres titulaires du Comité Social et Economique de la société ADEQUATION

D’autre part

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT

SOMMAIRE

PREAMBULE

Article 1- Définition du télétravail

Article 2- Champs d’application de l’accord – conditions de passage au télétravail

Article 3- Formulation et examen de la demande 

Article 4 : Le cadre du télétravail

Article 5- Aménagement et conformité des locaux

Article 6- Organisation du travail

Article 7- Temps de travail, suivi et entretien

Article 8 – Equipement de travail

Article 9- Obligations du télétravailleur

Article 10- Droits et avantages du télétravailleur

Article 11- Charge de travail

Article 12- Période d’adaptation et de réversibilité

Article 13- Entrée en vigueur – durée et renouvellement

Article 14- Révision

PREAMBULE

La société ADEQUATION a pour activité l’observation des marchés immobiliers et la réalisation d’études et de conseils pour le compte des professionnels de l’immobilier, de l’aménagement et du foncier. A cet effet, ADEQUATION est implantée sur six sites : Lyon (sièges social), Montpellier, Nice, Nantes, Paris et Bordeaux.

Les parties souhaitent mettre en place la pratique du télétravail au sein de la société ADEQUATION afin de contribuer au développement d’un environnement de travail propice à une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle des collaborateurs et afin de développer l’attractivité en terme d’emploi.

Le télétravail pourra s’exercer de manière régulière ou de manière occasionnelle.

Le présent accord a pour objet fixer les règles régissant la pratique du télétravail régulier au sein de la société ADEQUATION.

Les parties pourront avoir recours à du télétravail occasionnel sur simple accord entre elles et afin de répondre à une situation exceptionnelle (grève des transports, catastrophe naturelle, crise sanitaire, conditions météorologiques empêchant le salarié de se rendre sur son lieu de travail…)

C’est dans ce contexte que la Direction a engagé au niveau de l’entreprise des négociations avec les membres titulaires du Comité social et Economique ayant manifesté leur intention de négocier, afin de conclure un accord d’entreprise portant sur la mise en place du télétravail régulier.

Article 1 : Définition du télétravail :

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Article 2- Champs d’application de l’accord - conditions de passage au télétravail :

Le télétravail est ouvert à l’ensemble des salariés d’ADEQUATION sur la base du volontariat et répondant à l’ensemble des conditions suivantes : le poste et l’activité du salarié doivent être éligibles au télétravail c’est-à-dire qu’ils ne doivent pas gêner le fonctionnement du service de rattachement et ne doivent pas nécessiter un soutien managérial rapproché.

Par conséquence, les critères d’éligibilité sont entre autres :

  • la nature du travail,

  • la capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance,

  • la configuration de l’équipe,

  • la performance du salarié à son poste.

Article 3 : Formulation et examen de la demande :

Le télétravail est mis en place sur le principe du double volontariat du collaborateur et de la direction. Le passage en télétravail est effectué sur la base du volontariat.

Le salarié souhaitant télétravailler de façon régulière devra formuler sa demande par écrit (courriel) auprès de son manager et de la Direction des Ressources Humaines.

Cette demande devra être motivée, expliquant les raisons qui amènent le collaborateur à vouloir télétravailler.

Cette demande devra également faire apparaitre la clause ci-dessous sur laquelle il s’engage formellement au titre de sa demande de télétravail :

« Dans le cadre de ma demande de télétravail, je m’engage à respecter le cadre défini par l’accord de télétravail de l’entreprise et notamment :

  • Respecter mes horaires habituels de travail tels que mentionnés dans mon contrat de travail ;

  • Être disponible à mon domicile sur ces mêmes horaires par les différents moyens de communication mis à disposition par mon employeur ;

  • Ne pas dévoyer le cadre du télétravail et en faire usage pour assurer la garde de mes enfants sur mon temps de travail, le suivi de rendez-vous personnels ou médicaux, ou tout autre impératif personnel ne rentrant pas dans le cadre habituel du travail ;

  • Être à la disposition de mon employeur pour fournir rapidement tout justificatif dont il pourrait me faire la demande (telle une attestation de garde d’enfant). »

Un entretien avec le service Ressources Humaines et le manager sera organisé afin de vérifier : si les conditions d’éligibilité énoncées à l’article 2, si le collaborateur témoigne d’une autonomie suffisante, et si les motivations du collaborateur sont recevables.

A l’issue de cet entretien, la hiérarchie et le service Ressources Humaines valideront la demande du collaborateur si l’ensemble des conditions sont remplies au moyen d’un accord écrit (courriel) reprenant les modalités d’organisation du télétravail, transmis au salarié dans les 30 jours.

En cas de refus de l’employeur, un courriel sera envoyé sous 30 jours au collaborateur pour lui faire part de la décision.

Tout dépassement du délai annoncé de 30 jours post-entretien pourra être remonté par le salarié auprès du CSE dans le cadre du suivi de nos engagement via l’accord. Un point sera alors porté à l’ordre du jour de la prochaine réunion afin de trouver ensemble la solution adéquate à ce dysfonctionnement.

Article 4 : Le Cadre du télétravail :

a/ Limitation du nombre de jours en télétravail :

Le nombre de jours de télétravail maximal par semaine sera de deux.

Le temps partiel et l’alternance ne sont pas incompatibles avec le télétravail, sous condition d’avoir une présence minimale dans les locaux de 3 jours par semaine.

Au sein d’un même service, le nombre de collaborateurs pouvant être simultanément en télétravail est limité à 30%, des roulements pourront être instaurés avec la validation du manager.

En fonction du service auquel le salarié est rattaché et notamment en fonction de sa taille et de sa composition, un nombre maximal de salariés sur un même poste simultanément en télétravail pourra être défini avec le manager.

En fonction du service de rattachement du salarié, le télétravail pourra être restreint à certains jours de la semaine fixés dans l’accord écrit.

Durant le(s) jour(s) de télétravail, le salarié peut être tenu de revenir dans les locaux à la demande de son supérieur hiérarchique pour participer à des réunions ou tous autres évènements internes ou externes jugés nécessaires au bon fonctionnement du service ou de l’entreprise. Le(s) jour(s) de télétravail non effectué(s) ne seront pas rattrapé(s).

b/ Lieu du télétravail :

Le télétravail devra être exercé au domicile du salarié, définit comme l’adresse mentionnée sur le dernier bulletin de salaire de ce dernier.

En cas de déménagement, le salarié devra en informer l’employeur sous 7 jours et fournir un justificatif de domicile.

Article 5- Aménagement et conformité des locaux :

Afin de respecter son obligation de sécurité, l’employeur, le(s) membre(s) du CSE, l’inspecteur du travail ou le médecin du travail pourront s’assurer de la conformité des locaux du domicile du salarié où sera exercé le télétravail, et pourront par le biais en contrôler la conformité.

Ce contrôle a pour objet de vérifier si le télétravail peut y être effectué (connexion internet, mobilier adapté…) et de vérifier la conformité en matière de sécurité (installations électriques…). Il peut être effectué au moment de la demande ou lors de l’exécution du télétravail déjà en place.

Si le lieu où le télétravail s’effectue ne remplit pas les conditions nécessaires en matière d’aménagement, l’employeur pourra y mettre fin ou le refuser immédiatement en respectant la procédure décrite dans le cadre de l’accord. De la même façon, en cas de refus de ces visites par le télétravailleur ou si les membres du CSE, l’inspecteur du travail ou le médecin du travail informent que le lieu de télétravail n’est pas adapté, alors l’entreprise prévoit d’arrêter la période de télétravail.

Dès réception de l’accord de l’employeur et en amont de la mise en place opérationnelle, le salarié devra transmettre à la Direction des Ressources Humaines une attestation d’assurance habitation mentionnant expressément que l’assureur a pris acte du télétravail du collaborateur à son domicile.

Dans ces mêmes délais, le salarié devra également transmettre une attestation sur l’honneur garantissant que son domicile est équipé d’une installation électrique et technique conforme aux normes actuelles.

Article 6- Organisation du travail :

Afin de garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile, l’accord écrit fixera expressément les plages horaires de travail durant lesquelles le télétravailleur doit impérativement être joignable, notamment pour les salariés bénéficiant d’une convention de forfait en jours sur l’année.

Pendant son temps de travail, le salarié s’engage à répondre aux sollicitations formulées par l’entreprise sur l’ensemble des outils de communication mis à disposition par l’employeur dans un délai raisonnable (messagerie professionnelle, teams, téléphone portable professionnel ou softphone)

Article 7- Temps de travail, suivi et entretien :

a/ La durée du travail :

Il est précisé que durant les plages de télétravail, le salarié est sous la subordination de la société et ne peut vaquer à ses occupations personnelles.

Les salariés dont la durée de travail est décomptée en heures effectuent le temps de travail qui leur est applicable.

Le télétravail ne peut générer aucune heure supplémentaire, sauf demande expresse de la hiérarchie.

Les salariés dont la durée de travail est décomptée en jours organiseront leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail, et les durées maximales de temps de travail.

La charge de travail effectuée au domicile doit correspondre à la charge de travail effectuée dans les locaux de l’entreprise

b/ Modalités de suivi et de contrôle des temps de travail :

Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures devront, à l’issue de chaque journée en télétravail et selon les dispositions et moyens précisés dans l’accord mail transmettre à l’employeur un état récapitulatif de leurs heures télétravaillées.

Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours sur l’année devront indiquer, par le biais du système auto déclaratif actuellement en place (ou tout autre moyen supplétif mis en place par l’employeur), les jours télétravaillés à domicile. Ils devront également y renseigner l’amplitude horaire, de la même façon que si le travail avait été effectué dans les locaux de l’entreprise.

Chaque salarié bénéficiera d’un temps d’échange sur le télétravail avec son employeur chaque année. Tout ou partie d’un entretien sera dédié au suivi du télétravail.

Cet échange aura pour but d’évaluer la charge de travail du collaborateur travaillant à domicile et d’évaluer sa performance notamment vis-à-vis des collaborateurs occupant le même poste et exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise.

Il sera également évoqué l’articulation entre la vie professionnelle et personnelle du salarié, les modalités d’organisation du télétravail et le respect du droit à la déconnexion.

Article 8 – Equipement de travail :

La société ADEQUATION met à disposition du salarié l’équipement nécessaire au télétravail, selon les nécessités du poste :

  • Un ordinateur portable

  • Un accès à distance informatique (VPN)

  • Un accès aux différents outils de travail et communication interne : messagerie professionnelle, teams.

  • Un service de téléphonie : Pour les salariés n’ayant pas de téléphone portable professionnel, l’employeur leur permettra si besoin l’accès à la téléphonie via des modalités précisées individuellement dans l’accord écrit au salarié. Ces modalités pourront varier en fonction des postes de travail et des contraintes techniques et/ou matérielles de l’entreprise.

Le salarié télétravailleur est autorisé à utiliser, lors de son télétravail, les accessoires informatiques qui lui ont été mis à disposition (par exemple : écran, casque de téléphonie, clavier et souris…). Néanmoins, il s’engage à leur retour dans les locaux de l’entreprise pour le travail de bureau.

L’utilisation personnelle du matériel fourni est autorisée dans la mesure où celle-ci reste raisonnable pour la vie quotidienne et dans le respect de la charte informatique (mise en annexe de l’accord).

Aucun équipement supplémentaire ne pourra être fourni au salarié pour équiper le domicile du collaborateur dans la pratique du télétravail.

De plus, le télétravail ayant un caractère volontaire, la société ADEQUATION ne prendra à sa charge aucun coût supplémentaire lié au travail à domicile tel que les abonnements internet ou de téléphonie personnelle du salarié, accessoires informatiques ou fournitures de bureau, surcoût éventuel d’électricité...

Par ailleurs, l’entreprise ne prendra pas à sa charge l’entretien de matériel personnel utilisé par le télétravailleur pour un usage professionnel à sa propre initiative.

Article 9- Obligations du télétravailleur :

Le télétravailleur devra disposer d’une connexion internet lui permettant d’avoir accès aux différents outils de l’entreprise, sans quoi il ne pourra avoir recourt au travail à domicile.

Le salarié devra prévenir sa compagnie d’assurance qu’il exerce une activité de télétravail à son domicile avec du matériel appartenant à l’employeur et s’assurer que son contrat couvre bien son domicile. Il devra remettre à son employeur une attestation « multirisque habitation couvrant son domicile »

Il devra également respecter les obligations suivantes :

  • Apporter le plus grand soin aux équipements qui lui sont confiés

  • Aviser immédiatement l’entreprise des pannes ou de mauvais fonctionnement

  • Se conformer aux règles relatives à la protection des données utilisées et traitées à des fins professionnelles et aux restrictions à l’usage des équipements ou outils informatiques référencées dans la charte informatique.

  • Respecter l’obligation de confidentialité déjà intégrée au contrat de travail

Article 10- Droits et avantages du télétravailleur :

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits que le salarié exécutant son contrat de travail dans l’entreprise, notamment le droit du respect de la vie privée et du droit à la déconnexion.

Le salarié en télétravail bénéficie également des mêmes avantages que l’ensemble du personnel de la société exerçant son activité dans les locaux de la société : avantages sociaux (tickets restaurant…), protection, entretiens annuels, formation…

L’entreprise précise que le temps de travail effectué en télétravail est bien pris en compte comme du temps de travail effectif (ancienneté, congés, participation…).

Les salariés en télétravail ont la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise et le même suivi par le service de santé. On rappelle également la législation sur les accidents de travail et de trajet : le télétravailleur est notamment couvert dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux de l’entreprise ou dans le cadre de tout déplacement qu’il est amené à réaliser dans l’exercice de ses missions.

Concernant les accidents, le salarié doit fournir des éléments matériels précis sur le contexte de sa survenance. Ils serviront de base à la déclaration d’accident. S’il survient en dehors du lieu de télétravail ou en dehors des plages horaires, il ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail.

Article 11- Charge de travail :

La société ADEQUATION s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans l’établissement d’appartenance du salarié. En tout état de cause, les résultats attendus en situation de télétravail sont équivalents à ceux qui auraient été obtenus dans les locaux de l’entreprise.

Article 12- Période d’adaptation et de réversibilité

Si la demande du salarié est acceptée par l’employeur, un accord écrit sera transmis au salarié dans les 30 jours suivant l’entretien.

Cet accord comprendra notamment une période d’adaptation de 3 mois effectifs durant laquelle l’entreprise comme le salarié pourront mettre fin, via un écrit, au télétravail sous un délai d’une semaine. L’objectif de cette période étant, entre autres choses, de vérifier la compatibilité organisationnelle (du travail et du fonctionnement de l’équipe du télétravailleur) et technique.

L’employeur pourra organiser un entretien à l’issue de la période probatoire afin de convenir avec le salarié de la poursuite ou non du télétravail.

A l’issue de la période d’adaptation, les télétravailleurs pourront demander par écrit à arrêter cette forme de travail en respectant un délai de prévenance d’une semaine. Les raisons de cet arrêt devront faire l’objet d’un entretien.

De la même manière, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin à l’activité en télétravail exercée par l’un des télétravailleurs, dans le cas où :

- la façon de travailler de ce dernier s’avèrerait en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail,

- le salarié ne respecterait pas les clauses de l’accord d’entreprise

- ou si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction.

Pour se faire, un entretien sera organisé par l’entreprise. Un délai de prévenance d’une semaine devra être respecté à l’issue de l’écrit formalisant le souhait de l’employeur de mettre fin au télétravail régulier du salarié accordé précédemment.

Article 13- Entrée en vigueur - Durée - Renouvellement

Les parties conviennent que le présent accord entrera en vigueur à l’issue des formalités de dépôt visées à l’article 15, ci-dessous, et qu’il prendra effet à compter du 1er septembre 2020.

Il est conclu pour une durée déterminée d’un an, soit jusqu’au 31 aout 2021, et pourra être prorogé par voie d’avenant.

Dans les trois mois précédant le terme, les parties signataires se réuniront afin de faire un bilan de son application et examiner l’opportunité de le proroger.

A défaut de renouvellement, l’accord arrivé à expiration cessera de produire ses effets conformément aux dispositions de l’article L 2222-4 du Code du travail.

Article 14- Révision

L’accord pourra être révisé à la demande d’une des parties signataires.

La demande devra indiquer le ou les articles dont la révision est sollicitée et devra être accompagnée d’une proposition de nouvelle rédaction. Elle sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires.

Des négociations seront alors engagées dans les meilleurs délais et au plus tard dans les deux mois suivant la réception de la demande.

Article 15- Dépôt

Le présent accord sera déposé sur la plateforme Téléaccords par le représentant légal d’ADEQUATION dans sa version intégrale et signée ainsi qu’en version publiable anonymisée.

Ce dépôt entrainera alors la transmission de l’accord à la DIRECCTE ainsi que sa publication sur Légifrance.

Un exemplaire original sera également remis au greffe du Conseil de prud’hommes de Lyon.

Le présent accord sera communiqué aux représentants du personnel non-signataires et tenu à la disposition du personnel qui en sera informé par un avis affiché dans chaque établissement et sa mise à disposition sur l’Intranet d’entreprise.

Fait à Lyon

Le 07 Aout 2020

En 5 exemplaires dont 1 en version anonymisée.

Membres titulaires du CSE Pour la société Adéquation

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Source : DILA https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/