Avenant n°1 à l’Accord Collectif relatif à la Performance signé le 8 juillet 2021

SIGNE LE 07/11/2022

Entre

GENFIT SA sis 885, Avenue Eugène Avinée, 59 120 LOOS représentée par
,Directeur Général, ci-après dénommée « l’Entreprise », d’une part,

Et

La Déléguée Syndicale de l’Entreprise, , représentant l’organisation CFDT, ci-après dénommée « les salariés ».

Préambule

En 2021, GENFIT a formalisé son processus de gestion de la performance au travers d’un Accord Collectif relatif à la Performance signé le 8 juillet 2021, également appelé « Accord Performance ».

La mise en œuvre pratique de l’Accord Performance au titre de la performance individuelle de l’année 2022, a permis d’identifier des points d’amélioration. GENFIT souhaite aménager l’Accord Performance afin d’implémenter ces évolutions, dans une démarche d’amélioration continue et avec pour objectif la clarification des règles applicables et l’apport d’éléments complémentaires pour des situations qui n’avaient pas été prises en compte lors de la rédaction de l’Accord Performance.

Par conséquent, GENFIT souhaite à travers cet Avenant à l’Accord Collectif relatif à la Performance (ci-après dénommé Avenant) ajuster et préciser certaines modalités de l’Accord de Performance signé le 08 juillet 2021.

Article 1 : Préambule

Le présent Avenant a pour objet de

• compléter les principes de gestion de la performance des salariés de l’Entreprise tels que définis dans l’Accord Performance,

• préciser les modalités de calcul et d’éligibilité à une prime individuelle de performance pour les salariés en CDD et ceux en contrat d’alternance Ajouter le cas du départ à la retraite dans les motifs de sortie éligibles à la prime individuelle de performance

Article 2 : Champs d’application

Par application des dispositions de l’article L.2253-5 du Code du Travail et à compter de sa date d’entrée en vigueur, le présent Avenant se substitue définitivement à l’Accord de Performance signé 08 juillet 2021 et à l’ensemble des dispositions conventionnelles, usages et mesures et/ou engagements unilatéraux en vigueur au jour de sa signature.

Dans un souci de cohérence et de meilleure lisibilité pour ses bénéficiaires, l’intégralité des clauses initiales de l’Accord ont été reprises, et agrémentées des passages modifiés.

Ainsi, les articles 6, 7, 8, 11 et 12 de l’Accord Collectif relatif à la Performance ont subi des modifications au sein du présent Avenant.

Les dispositions du présent Avenant s’appliquent à l’ensemble du personnel salarié de l’Entreprise, c’est-à-dire titulaire d’un contrat de travail avec l’Entreprise, à durée déterminée ou indéterminée.

Suivi de la performance individuelle

Le suivi de la performance individuelle est un processus qui se déroule tout au long de l’année et dont l’objectif est de proposer une évaluation juste et objective de la performance de chacun des employés de GENFIT. Ce processus s’appuie sur quatre acteurs principaux, dont la participation active est essentielle.

La Direction Générale, tout d’abord, présente ses objectifs pour l’Entreprise et son calendrier pour leur réalisation. Ces objectifs sont communs à toutes les équipes de l’Entreprise.

L’équipe Ressources Humaines explicite le cadre de suivi de la performance individuelle, dans le respect du présent Avenant, et propose les outils et supports nécessaires pour la bonne marche de ce processus.

Le manager a pour responsabilité de mobiliser ses équipes autour de ce processus, de les accompagner pour les étapes de définition, de révision et d’évaluation des objectifs, et d’assurer le suivi au quotidien, tout au long de l’année. Il veille à ce que les objectifs individualisés reflètent, pour chaque membre de son équipe, la stratégie de l’Entreprise.

Le salarié joue un rôle actif dans le processus de suivi de la performance : à chaque étape, il est invité à dialoguer avec son manager afin de construire ensemble des objectifs réalistes et mesurables.

Article 3 : Calendrier

Le suivi de la performance individuelle est rythmé, pour chaque année civile, par un calendrier constitué de 3 échéances formelles pour le manager et le salarié :

• Avant le 28/02/N : fixation des objectifs de l’année N en fonction des objectifs de l’Entreprise ;

• Avant le 30/09/N : point d’étape sur le chemin parcouru, retour sur les réalisations de la première partie de l’année, redimensionnement ou redéfinition des objectifs le cas échéant ;

• Avant le 31/01/N+1 : évaluation finale des objectifs et de la performance de l’année N.

Ces rendez-vous formels, qui doivent impérativement être documentés sur les supports fournis à cet effet par l’équipe Ressources Humaines, complètent les échanges informels qui rythment la collaboration tout au long de l’année.

Article 4 : Fixation des objectifs

La fixation des objectifs fait l’objet d’échanges construits entre le collaborateur et son manager.

L’intention est de définir conjointement un maximum de 4 objectifs pour l'année selon le modèle « SMART » :

• Spécifiques et adaptés au salarié et à son poste : ils sont la traduction concrète, à l’échelle individuelle, des objectifs de l’Entreprise – il doivent être clairs et sans ambiguïté pour le salarié et en lien direct avec les responsabilités de son poste ;

• Mesurables : pour chaque objectif, le salarié et son manager se mettent d'accord sur les modalités d’évaluation des objectifs et ce qui constitue un objectif atteint, dépassé, ou un résultat décevant ou un échec complet ;

• Ambitieux : les objectifs doivent être motivants pour le salarié …

• Réalistes : … mais ils doivent rester raisonnables – il est évidemment hors de question de fixer des objectifs que le salarié n’a aucune chance de réaliser, ni des objectifs trop faibles qui ne sont pas motivants pour lui ;

• Définis dans le Temps : ce sont des objectifs fixés sur l’année, chacun avec un calendrier qui lui est propre, en établissant une date à laquelle l’objectif pourra être évalué, avec éventuellement des dates pour les étapes intermédiaires – ce calendrier doit être le plus précis possible.

La formalisation se fait de façon approfondie, avec un maximum de clarté et de précision, aussi bien en ce qui concerne les attendus que la définition des différents niveaux de réalisation de chaque objectif. La documentation requise doit être rédigée de sorte que la mesurabilité des objectifs puisse être claire et compréhensible aussi bien pour l’équipe RH que pour les autres managers de l’équipe.

Article 5 : Point d’étape de mi-année

Les modalités du suivi de la performance sont à établir au moment de la définition des objectifs, d’un commun accord entre le salarié et son manager, en respectant un certain nombre de principes et de règles.

Il est bien évidemment essentiel d’avoir un suivi continu, tout au long de l’année, de manière informelle ou formelle, aussi souvent que le manager et le salarié le souhaitent et sous la forme qu’ils jugeront la plus appropriée.

Il est obligatoire d’avoir au minimum un entretien formel de mi-parcours en milieu d’année, afin d’évaluer l’avancement des objectifs et de réaliser les ajustements nécessaires en cas de besoin. Cet entretien formel doit également être documenté en utilisant le support mis à disposition par l’équipe RH.

Cependant, il y a des situations qui nécessitent davantage d’entretiens formels de suivi, par exemple lorsqu’il s’agit de l’année de prise de fonction, où un suivi trimestriel pourrait être plus efficace, ou si le salarié ou son manager rencontrent des difficultés imprévues.

Article 6 : Evaluation de la performance du collaborateur

La période d’appréciation de l’atteinte des objectifs est fixée du 01/01/N au 31/12/N pour tous les salariés présents pendant cette période, sauf les salariés en contrat à durée déterminée (en ce compris les contrats d’alternance).

Pour les salariés en contrat à durée déterminée de moins de 12 mois, la période d’appréciation sera celle déterminée par le contrat.

Pour un contrat à durée déterminée dont la durée est supérieure à 12 mois, la période d’appréciation se fait à date anniversaire, par période de 12 mois complète.

Le manager évalue l’atteinte des objectifs individuels du salarié, et propose une évaluation de sa performance. Cette proposition est ensuite soumise à l’appréciation de l’Entreprise pour une calibration à des fins d’équité entre les salariés.

Un collaborateur qui atteint ou dépasse ses objectifs tout en démontrant un comportement supérieur aux attentes voit son évaluation globale influencée positivement.

A l’inverse, un comportement en deçà des attentes impactera systématiquement l’évaluation de la performance du salarié.

Si le comportement du collaborateur est évalué comme inacceptable, alors sa performance sera évaluée comme inacceptable, et ce, quel que soit le niveau d’atteinte des objectifs.

Dans le cadre de l’évaluation définitive de la performance, l’équipe RH transmettra un support permettant de mieux évaluer le comportement attendu par GENFIT, fondé sur les valeurs de l’Entreprise qui sont l’agilité, la collaboration et l’intégrité, au travers notamment d’exemples concrets.

Article 7 : Situations particulières

Il convient de solliciter l’assistance de l’équipe Ressources Humaines qui pourra indiquer les bonnes pratiques à suivre lorsque des situations particulières sont rencontrées.

7.1. Salariés exerçant leur activité à temps partiel

Les salariés à temps partiel se voient fixer des objectifs adaptés à leur temps de travail.

7.2. Congé sans solde & Arrêt maladie

• Absence continue de plus de 6 semaines : le manager et le salarié doivent avoir une discussion de « reprise » permettant la redéfinition des objectifs, le cas échéant.

• Absence ponctuelle : pas d’impact, les objectifs restent évaluables.

7.3. Congé maternité

• La fixation des objectifs doit tenir compte de l’absence prévue.

• Le manager et le salarié doivent avoir une discussion de « reprise » permettant de vérifier que les objectifs prévus sont toujours pertinents, proportionnés et réalisables, ou, dans le cas contraire, permettant un ajustement de ces objectifs.

7.4. Entrée en cours d’année

Pour les salariés intégrant l’Entreprise avant le 01/09/N, les objectifs sont proportionnés par rapport à la période de présence et fixés dans les 3 mois suivant la prise de poste.

Pour les salariés intégrant l’Entreprise après le 01/09/N, des objectifs doivent être fixés, mais la présence du salarié dans l’entreprise au cours de l’année N n’est pas suffisante pour permettre une évaluation de la performance. Les objectifs sont considérés comme non évaluables.

7.5. Changement de manager ou mobilité interne en cours d’année

En cas d’évolution de l’organisation entraînant un changement de manager, sans que l’emploi du collaborateur ne soit modifié, un échange a lieu entre le nouveau manager et le collaborateur sans que cela ne donne lieu à une modification des objectifs du salarié. Un ajustement peut être réalisé si nécessaire durant le point de mi-année, s’il n’a pas encore eu lieu. Les 2 managers s’assurent d’un transfert des informations pertinentes.

Dans le cas d’une mobilité interne avant le 01/09/N, de nouveaux objectifs sont fixés pour la deuxième période.

7.6. Démission

Dès l’annonce de la démission, le manager doit organiser un entretien de performance avec le salarié durant lequel il sera, selon le cas, amené à :

• Fixer les objectifs (dans le cas où cela n’aurait pas pu être effectué, compte tenu de la date de la démission et du calendrier de gestion de la performance) ;

• Effectuer un bilan de l’atteinte des objectifs préalablement fixés ;

• Vérifier le dimensionnement des objectifs de l’année et envisager des ajustements le cas échéant au regard de la date de départ du salarié ;

• Fixer impérativement les objectifs liés spécifiquement à la transition dans le cadre du départ du salarié, afin de formaliser la passation des dossiers et d’établir des bilans intermédiaires pour en assurer le suivi.

Cet entretien de performance, dans le cadre de la démission du salarié, doit obligatoirement faire l’objet d’un support écrit partagé entre le manager et le salarié et être adressé à entretiens@genfit.com.

7.7. Retraite

En cas de départ à la retraite, le manager doit réaliser une évaluation de la performance de l’année N. dès lors que l’entreprise est informée du départ en retraite du salarié, elle organise la transition et les modalités d’évaluation sont les mêmes qu’en cas de démission.

Prime individuelle liée à la performance

L’évaluation de la performance définie précédemment donne lieu à l’attribution d’une prime annuelle individuelle liée à cette performance.

Article 8 : Eligibilité

8.1. Cas général

Tous les salariés de GENFIT SA en contrat à durée indéterminée ou en contrat à durée déterminée supérieure ou égale à 6 mois, classés dans les Groupes 1 à 8 de la Convention Collective de l’Industrie Pharmaceutique sont éligibles à une prime individuelle liée à la performance.

Les salariés « hors classification » (stagiaires, personnel intérimaire, personnel mis à disposition, etc…) ne sont pas éligibles.

Les salariés des Groupes 9 à 11 ne bénéficient pas de la prime individuelle liée à la performance telle que définie dans le présent Avenant. Il est précisé que les salariés des Groupes 9 à 11 sont éligibles à un système de rémunération variable définie au travers d’une politique interne validée par le Conseil d’Administration de l’Entreprise. Ces salariés restent néanmoins dans le cadre de l’évaluation de la performance telle que définie dans le présent Avenant.

8.2. Cas spécifiques des CDD et des Alternants

Pour tout contrat à durée déterminée d’une durée supérieure ou égale à 6 mois (prolongations incluses), les modalités suivantes s’appliquent :

• Gestion par contrat pour gérer les contrats à cheval sur 2 années : versement avec le solde de tout compte ;

• Si une embauche en CDI ou si renouvellement CDD, à la suite du CDD initial est effectuée : le manager évalue l’atteinte des objectifs individuels du salarié et propose une évaluation de sa performance, en fonction de la date d’embauche initiale. Après évaluation, le manager fixe un ou plusieurs objectifs pour la période restante à compter de la date d’embauche et jusqu’au 31/12/N.

  • Si une embauche en CDI à la suite de l’alternance est effectuée : le manager évalue l’atteinte des objectifs individuels du salarié et propose une évaluation de sa performance, en fonction de la date d’embauche initiale. Après évaluation, le manager fixe un ou plusieurs objectifs pour la période restante à compter de la date d’embauche et jusqu’au 31/12/N.

Article 9 : Rémunération de base

9.1. Cas Général

La rémunération prise en compte pour le calcul de la prime individuelle liée à la performance est définie de la manière suivante : il s’agit du salaire de base mensuel brut du mois de décembre de l’année N auquel s’ajoutent les heures structurelles et la prime d’ancienneté le cas échéant, le tout étant multiplié par 12 pour obtenir une rémunération de base annuelle brute.

( [Salaire de base] + [Heures structurelles] + [Prime d’ancienneté] ) x 12 mois

Base décembre de l’année N

9.2. Congé parental & temps partiel

La rémunération prise en compte est celle qui correspond à la réalité du temps de travail payé.

Exemple d’un salarié travaillant à temps complet du 01/01/N au 31/07/N, puis à temps partiel 80% du 01/08/N au 31/12/N :

Article 10 : Pourcentage cible

Le pourcentage cible correspond au pourcentage de prime annuelle individuelle pour une performance évaluée par l’Entreprise comme « bonne ».

C’est ce pourcentage cible qui est utilisé comme référence pour les offres d’embauche, et dans les évaluations comparatives de salaire externes et internes (« Benchmark »).

Le pourcentage cible est fonction de la classification conventionnelle du salarié et est défini comme suit

• Groupes 1 à 8 :

• Groupes 9 à 11 : selon la politique interne validée par le Conseil d’Administration

Article 11 : Modalités de calcul de la prime

Le niveau de la prime varie avec le niveau de la performance.

Le montant de la prime est calculé par l’application d’un pourcentage lié au niveau de performance à la base de rémunération telle que définie à l’article 9 « Rémunération de base ».

Ainsi, le calcul s’effectue de la manière suivante :

[Rémunération de base] x [Niveau de Prime en fonction de la performance]

= [Montant de la prime]

Si le comportement du collaborateur est évalué comme inacceptable, alors sa performance sera évaluée comme inacceptable, et ce, quel que soit le niveau d’atteinte des objectifs.

Article 12 : Cas particuliers

12.1. Entrée en cours d’année

Les collaborateurs en contrat à durée indéterminée sont éligibles au versement de la prime au titre de l’année N sous réserve qu’ils aient rejoint l’entreprise avant le 01/09/N.

Si la date d’entrée se situe après le 01/09/N :

• La performance étant considérée comme difficilement évaluable pour l’année N, le suivi initial de la performance se fait de manière informelle avec le manager. Des objectifs seront formellement définis pour l’année N+1.

• Aucune prime n’est versée au titre de l’année N.

12.2. Sortie en cours d’année

12.2.1 Démissions

En cas de démission, le manager doit réaliser une évaluation de la performance de l’année N.

Une prime au prorata du temps de présence sera versée dans les conditions prévues à l’article 14 « Modalités de versement » sous réserve d’une transition évaluée comme réussie par l’Entreprise, la qualité de la transition étant prise en compte dans l’évaluation globale des objectifs.

La période de préavis sera prise en compte dans la base de calcul si le préavis est réalisé pour toute sa durée. En cas de dispense partielle ou totale du préavis, la période de préavis n’est pas prise en compte pour le calcul de la prime.

12.2.2 Retraite

En cas de départ à la retraite, le manager doit réaliser une évaluation de la performance de l’année N.

Une prime au prorata du temps de présence sera versée dans les conditions prévues à l’article 14 « Modalités de versement » sous réserve d’une transition évaluée comme réussie par l’Entreprise, la qualité de la transition étant prise en compte dans l’évaluation globale des objectifs.

La période de préavis sera prise en compte dans la base de calcul si le préavis est réalisé pour toute sa durée. En cas de dispense partielle ou totale du préavis, la période de préavis n’est pas prise en compte pour le calcul de la prime.

12.2.3 Autres motifs de départ

Les salariés qui quittent l’Entreprise pour un motif autre que la démission et le départ à la retraite ne sont pas éligibles à la prime.

Article 13 : Impact des absences

Sont neutralisées, et donc n’impactent pas le montant de la prime, les absences de type : 

• les congés maternité, paternité, adoption et naissance ;

• les congés pour évènements familiaux, tels que prévus dans la Convention Collective et le Code du Travail ;

• les congés payés ;

• les jours de RTT ;

• les jours de modulation ;

• les congés issus du Compte Epargne-Temps (CET) ;

• l’absence faisant suite à un accident du travail ou à une maladie professionnelle ;

• l’arrêt maladie d’une durée inférieure ou égale à 6 semaines continues ;

• les congés sans solde pris en raison d’une acquisition de congés payés, d’heures de modulation ou de RTT insuffisante pour répondre à une règle imposée par l’Entreprise.

L’arrêt maladie d’une durée strictement supérieure à 6 semaines continues vient réduire le montant de la prime au prorata temporis à compter du premier jour d’absence.

Exemple : un salarié est en arrêt maladie 2 mois complets consécutifs : la base de sa prime est calculée sur 10 mois.

En cas d’absence d’un collaborateur sur la totalité de l’année, ayant pour conséquence l’impossibilité pour le manager et le collaborateur de fixer des objectifs, la performance sera considérée comme « non évaluable » et, par conséquence, ne donnera pas lieu au versement d’une prime individuelle de performance.

Article 14 : Modalités de versement

14.1. Cas général

La prime due au titre de l’année N est versée sur la paie du mois de mars N+1.

Pour les salariés sortant en cours d’année et éligibles, elle est versée avec le solde de tout compte.

14.2. Cas particuliers

Pour les salariés en contrat à durée déterminée ou en contrat d’alternance se chevauchant sur deux années, la prime est versée sur la paie du mois suivant la date anniversaire de leur contrat.

Le montant de la prime est communiqué par le manager qui apporte tous les éléments d’explication nécessaires à sa compréhension.

Dispositions diverses

Article 15 : Entrée en vigueur

Il est convenu que le présent Avenant prendra effet à la date de sa signature.

Article 16 : Formalités de dépôt et publicité

Conformément aux dispositions des articles L2231-6 et D2231-2 et suivants du Code du Travail, le présent Avenant sera déposé en un exemplaire sur support électronique auprès de la DREETS. Un exemplaire original sera parallèlement transmis par lettre recommandée avec accusé de réception au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes de Lille.

Le présent Avenant sera disponible sur l’intranet de l’Entreprise et sur la plateforme « TéléAccords » selon les dispositions légales en vigueur.

Fait à LOOS, le 07 novembre 2022

En quatre exemplaires originaux.

Directeur Général Déléguée Syndicale de l’Entreprise

Représentant l’organisation CFDT