PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS 2018 DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU CONSEIL DE L’UGECAM OCCITANIE

Entre d’une part:

L’UGECAM Occitanie située au 515 avenue Georges Frêche – CS20004 – 34174 Castelnau-le-Lez, représentée par XXXXXXXXXXXXXX, en qualité de Directeur Général,

Et d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UGECAM Occitanie représentées pour :

• Le syndicat CGT, par XXXXXXXXXXXX, Délégué Syndical Central

• Le syndicat FO, par XXXXXXXXXXXX, Déléguée Syndicale Centrale

• Le syndicat CFE-CGC, par XXXXXXXXX, Délégué Syndical Central

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus.

Vu les dispositions légales en vigueur,

Vu la convention collective nationale du personnel des organismes de sécurité sociale,

Il est convenu ce qui suit,

Préambule

Afin de faciliter l’organisation, en 2018, des élections des représentants du personnel au conseil de l’UGECAM Occitanie, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de recourir au vote électronique, par extension et selon les mêmes principes des articles L. 2314-21 et L. 2324-9 du Code du Travail.

C’est dans ce cadre que l’UGECAM Occitanie a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par internet.

Le présent accord a pour objet de fixer le cadre général de sa mise en œuvre, il sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui déterminera les modalités d’organisation des élections.

Article 1- Modalités d’organisation des opérations

Article 1.1- Vote exclusivement par internet

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par Internet pour les élections des représentants du personnel au conseil, cette élection ayant lieu en 2018.

Article 1.2 – Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité qu’il est nécessaire de maîtriser et des contraintes à respecter pour assurer la sécurité de chacun des processus électoraux et la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé et dont l’expertise a été reconnue par un cabinet d’audit indépendant.

Le prestataire retenu suite à une consultation relevant de la procédure des marchés publics sera désigné dans les protocoles préélectoraux de cette élection.

Article 1.3 - Listes électorales

Pour cette élection, la direction établira un fichier « listes électorales » qui enregistre les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance, adresse postale.

Le service des ressources humaines du siège transmettra ce fichier au prestataire.

Article 1.4 - Listes de candidats et bulletins de vote

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service des ressources humaines du siège, qui les transmettra, en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne.

Article 1.5 - Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

L’UGECAM Occitanie mettra en œuvre le plan d’information du processus électoral  afin qu’il arrive à destination de chaque salarié concerné :

• Note de service à l’intention de la liste de diffusion de TOUS-UNION ;

• Affichage sur les panneaux dédiés ;

• Transmission d’informations accompagnant les bulletins de salaire ;

Pendant le scrutin :

• Les électeurs pourront contacter la cellule d’assistance technique du prestataire afin d’obtenir l’aide et l’accompagnement nécessaire dont ils auraient besoin pour le bon déroulement de l’expression de leur vote

Article 1.6 - Lieux et durée du scrutin

En raison de la technologie utilisée, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou du lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre à ce scrutin.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que l’élection aura lieu sur plusieurs jours, et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral de cette élection.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entrainera aucune réduction de salaire.

Un ordinateur connecté sera mis à disposition et isolé dans chaque établissement de l’UGECAM Occitanie.

Article 2 – Déroulement des opérations de vote

Article 2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à son domicile, avant le scrutin de l’élection, par courrier simple, une note récapitulant les opérations à effectuer, accompagnée d’un identifiant de vote et d’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sera assuré par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de l’identifiant de vote, de son code confidentiel et de sa date de naissance. Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées et accessibles.

Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

La saisie de son identifiant et de son code confidentiel par l’électeur vaudra signature de la liste d’émargement dès réception du vote. La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Article 2.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-10 et R2324-6 du code du travail, l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantira ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Article 3 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation de l’élection des représentants du personnel au conseil en 2018.

A l’arrivée du terme de cet accord, celui-ci cessera de produire ses effets.

Article 4 – Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord, sera déposé en deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) Occitanie dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Montpellier.

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve des formalités légales de dépôt et de l’obtention de l’agrément ministériel.

A Castelnau-le-Lez, le 5 avril 2018,

Le Directeur général Pour le syndicat CGT

XXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXX,

Pour le syndicat FO

XXXXXXXXXXXXX,

Pour le syndicat CFE-CGC 

XXXXXXXXXXXXXXXXXX,