Accord d'entreprise "Accord relatif au télétravail" chez UGIPS GESTION (Siège)

Accord relatif au Télétravail

Entre

UGIPS Gestion société anonyme de courtage et de gestion au capital de 40 000 euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro B 428 216 444,

dont le siège social se situe 5 Place du Colonel Fabien 75010 Paris

représentée par Monsieur xxxx en sa qualité de directeur général

d'une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives signataires,

La CFDT, représentée par Madame xxxx, déléguée syndicale

La CGT, représentée par Madame xxxx, déléguée syndicale

d'autre part,

Préambule :

Perçu par les collaborateurs, et en particulier dans un contexte 2020 et 2021 particulier de plan de continuité d’activité prépondérant, comme un élément clé de l’amélioration de l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle mais aussi diminuer les contraintes des trajets et contribuer au développement durable, le télétravail s’est érigé comme un axe essentiel de la réflexion sur comment travailler mieux et différemment.

Convaincus que le télétravail peut renforcer l’attractivité du modèle social de l’UGIPS GESTION, les parties ont convenu de la nécessité de mettre en avant une nouvelle organisation liée au télétravail.

Les parties ont toutefois souhaité s’inscrire dans ce mode d’organisation permettant de continuer de maintenir les liens sociaux indispensables à la vie de l’entreprise et de poursuivre la politique de gestion des parcours professionnel de chaque collaborateur au sein de l’entreprise.

Le recours au télétravail est donc mis en place dans un cadre rendu plus flexible et précisé ci-après.

La flexibilité s’entend comme :

• Une procédure mise en œuvre de télétravail plus souple permettant un accès aux lieux de travail revu en parallèle ;

• La possibilité pour le salarié de choisir, sous réserve de l’acceptation de son manager et de répondre aux critères d’éligibilité tels que définis ci-après, de recourir au télétravail ou non ;

Les parties tiennent à rappeler que les mesures envisagées actuellement dans le cadre des négociations de l’accord sur la Qualité de Vie au Travail s’inscrivent pleinement dans l’esprit du présent accord et que les dispositions qui y sont contenues, notamment celles relatives à la déconnexion, s’appliqueraient au télétravailleur dans les mêmes conditions si elles étaient adoptées.

ARTICLE 1 : OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

1. Définition du télétravail

Le présent accord est conclu dans le cadre notamment des recommandations de l’ANI du 26 Novembre 2020 sur le télétravail.

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Les parties entendent rappeler que le recours au télétravail ne saurait être utilisé pendant les périodes de suspension du contrat de travail (exemple : congés payés, arrêts maladie…).

Le salarié pourra exercer son activité en télétravail à partir de son domicile ou de tout autre lieu de son choix, adapté à la réalisation de son activité professionnelle, situé à une distance raisonnable de son lieu de travail, afin de pouvoir si les nécessités de service l’y obligent à revenir sur site dès le lendemain de la demande du responsable.

Ce lieu doit permettre au salarié en télétravail de bénéficier d’un environnement de travail d’un niveau de sécurité adéquat, notamment en matière de conformité électrique, et garantissant la confidentialité et le secret nécessaire à l’exercice de sa mission. A titre d’exemple sont donc exclus les espaces de coworking, les cafés, les restaurants, sans que cette liste soit limitative.

Afin de pouvoir travailler sur site ou de son lieu de télétravail, le salarié devra chaque jour être en possession du matériel nécessaire au télétravail. Il pourra ainsi s’installer sur les postes de travail de son service librement dans les locaux. Les postes de travail seront donc équipés pour permettre à n’importe quel salarié du service de s’y installer.

2. Champ d’application et bénéficiaires

Les parties conviennent que le télétravail repose sur un lien de confiance mutuelle entre le salarié et son manager.

Le présent accord s’applique aux salariés demandant d’accéder au télétravail de l’entreprise UGIPS GESTION, selon les critères d’éligibilité définis ci-dessous :

• Eligibilité liée au poste :

Il s’agit de la nature du travail des salariés pouvant exercer leur activité à distance qui ne nécessite pas l’utilisation d’équipements, de moyens ou d’applications particulières ou ne nécessitant de présence physique dans les locaux. Par exemple, sans que cela soit limitatif, il s’agit des tâches qui ne pourraient pas être effectuées hors des locaux de l’entreprise, notamment le service courrier ou pour des éditions.

Les services concernés sont ceux dont l’organisation et les modalités de fonctionnement permettent le recours au télétravail, étant précisé qu’il revient au responsable et à la Direction

des Ressources Humaines de s’assurer que les demandes de télétravail sont compatibles avec leurs impératifs de fonctionnement.

• Eligibilité liée au salarié :

Il s’agit de la capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance, en toute autonomie ou autonome dans l’organisation de son activité et la gestion de son temps de travail :

• Avec une ancienneté de 4 mois minimum, pour travailler en toute autonomie

• Ne pas être en contrat de professionnalisation ou d’apprentissage

• Ne requérant pas un accompagnement managérial rapproché

Les salariés à temps partiel sont éligibles au télétravail, à condition que le nombre de jours de télétravail dans les locaux de l’entreprise, tel que prévu par leur contrat de travail, soit au moins égal à trois jours.

• Eligibilité liée aux prérequis techniques :

Le salarié doit disposer d’une connexion internet stable et performante et d’un réseau téléphonique de qualité suffisante.

Il est défini pour les salariés ayant une disposition particulière :

• Notamment liée à l’adaptation de leur poste avec la médecine du travail, une étude préalable sera réalisée pour valider la possibilité de l’organisation du télétravail.

• Pour les salariées enceintes, elles pourront bénéficier d’un aménagement de leurs conditions de travail par la mise en place de télétravail pendant le dernier trimestre de leur grossesse, après validation de l’organisation du travail avec leur Responsable.

• Pour les salariés en situation de handicap, dont le handicap rend difficile la mobilité, ils pourront bénéficier d’un aménagement de leurs conditions de travail par la mise en place du télétravail après validation de l’organisation du travail avec leur responsable, ne pouvant excéder 3 jours par semaine.

ARTICLE 2 : MISE EN ŒUVRE DU TELETRAVAIL

1. Conditions d’accès au télétravail, principe du volontariat et condition de retour à une exécution sur site

Pour le déploiement initial de l’accord, la mise en œuvre de l’organisation du télétravail se fera en parallèle de la distribution des outils informatiques fournis aux salariés.

Les salariés sont libres d’opter ou non pour le recours au télétravail.

Le salarié souhaitant adopter ce mode d’organisation du travail doit exprimer formellement sa demande auprès de son manager, via un formulaire « demande de télétravail » et informer le service Ressources Humaines. Sur cette base le manager organise un entretien avec le salarié afin d’évaluer si les conditions d’éligibilité sont remplies et d’échanger sur les modalités de mise en œuvre du dispositif :

• Via le formulaire de « demande de télétravail »,

• Ces modalités sont convenues pour une durée de trois ans, chacune des parties pouvant y mettre fin, en motivant leur réponse par écrit à l’autre partie. Le principe de réversibilité permettra au salarié de retrouver ses conditions d’organisation du travail antérieures.

En cas de refus par la Direction ou le manager, il sera fait un retour par écrit circonstancié au salarié.

Il sera prévu une période d’adaptation pour toute nouvelle demande de 2 mois au cours de laquelle chaque partie peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance. Le télétravail est toujours réversible, y compris au terme de la période d’adaptation.

Planification des jours et principe de non-récupération :

• 3 jours de travail par semaine doivent nécessairement être effectués sur site. Le nombre de jours exercé en télétravail ne peut excéder 2 jours par semaine pour un salarié à temps plein, afin de préserver le collectif de travail. (pour les 80% par exemple, il s’agit donc de 1j de télétravail par semaine). Une organisation sera définie par note de service et pourra être amenée à évoluer tout au long de la durée de l’accord. Le manager veillera à une répartition homogène des jours télétravaillés sur la semaine.

• Dans le cas où le jour fixé en télétravail habituellement doit être travaillé en tout ou partie dans les locaux de l’entreprise, pour une formation par exemple ou à la demande du responsable, il ne pourra être reporté. Il pourra donc être demandé au salarié de pouvoir revenir sur site, pour le lendemain, sur son jour de télétravail dans le cadre des nécessités de services, pour des besoins de formations…sans que cette liste soit exhaustive.

• Si le jour de télétravail coïncide avec un jour férié ou non travaillé (récupération, congés, arrêt maladie…) il ne pourra être reporté.

• Cependant salariés et managers veilleront à traiter les cas exceptionnels dans le respect de la satisfaction des besoins des clients, internes ou externes.

Le salarié, travaillant à temps plein, pourra choisir de réaliser un jour ou deux jours de télétravail. Ce choix sera formalisé sur le formulaire de « demande de télétravail ». Si au cours de l’année, le salarié souhaite modifier son choix en passant de un jour à deux jours ou inversement, il pourra en faire la demande une fois par an seulement. Le changement sera pris en compte le mois suivant, après acceptation du manager et du service Ressources Humaines.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables au salarié en télétravail. Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et sécurité au travail, l’employeur ou son représentant et un ou plusieurs élus du CSE membres de la commission SSCT pourront demander à avoir accès au domicile du salarié en

télétravail. Cet accès est subordonné à une notification à l’intéressé qui doit préalablement donner son accord, et à un délai de prévenance de 5 jours ouvrés.

2. Organisation matérielle du télétravail :

Le salarié devra obligatoirement utiliser les logiciels / applications transitant sur l’environnement sécurisé UGIPS Gestion. Si l’accès aux outils informatiques est rendu complexe et / ou la sécurité des données de l’entreprise n’est pas garantie, le télétravail ne pourra être organisé

Le salarié en télétravail se doit de respecter les règles de sécurité mises en place par l’entreprise comme il le ferait en exerçant son activité au sein des locaux. Il est rappelé que le matériel mis à disposition est réservé à un usage strictement professionnel. Il est de la responsabilité du salarié de veiller à la confidentialité, à l’intégrité et la protection des données qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès.

Le collaborateur s’engage à informer son assureur Multirisques Habitation de la situation de télétravail et à déclarer formellement sur l’honneur qu’il a fait cette démarche.

Le lieu où le salarié exercera le télétravail, devra :

• Comprendre un environnement de travail lui permettant d’exercer ses fonctions dans de bonnes conditions de confort, sécurité et de confidentialité…

• Disposer de prise de terre, disjoncteur et installations électriques conformes, notifié sur l’attestation sur l’honneur.

Les équipements mis à disposition seront :

• Pour les postes de travail sur site : un équipement avec un dock et deux écrans seront installés sur chaque bureau, afin de permettre aux salariés de s’installer sur n’importe quel espace de travail dans son service.

• Pour les salariés dont l’organisation en télétravail a été validée : une dotation avec notamment un écran sera mis à disposition. Pour les salariés ne souhaitant pas la mise à disposition d’un écran, ils pourront le signaler dans le cadre du formulaire de demande de télétravail.

Dans tous les cas, il sera fourni aux salariés un ordinateur portable (déploiement à partir de Sept 2021) livré avec une souris, un casque, un clavier et une sacoche qui serviront au travail sur site et au télétravail.

Une information « Savoir télétravailler » sera proposée aux salariés fin 2021 (rappel sur ce qu’est le télétravail, les droits, obligations, présentation de bonnes pratiques pour préserver sa santé et sa sécurité, sensibiliser aux relations avec le collectif de travail, présenter les bonnes pratiques pour rester efficaces…)

Une information « gérer une équipe avec des personnes en télétravail » sera proposée aux managers fin 2021 (rappel sur ce qu’est le télétravail, les droits, obligations, aider le manager à maintenir le collectif de travail et une bonne dynamique d’équipe, accompagner sur les modes de communication à distance…)

3. Prise en charge des frais de télétravail :

L’entreprise participe, dans le respect des règles de l’URSSAF, dans la limite de 5 € par jour de télétravail habituel. (10 € par mois pour les personnes choisissant de télétravailler deux jours par semaine et 5€ par mois pour les salariés travaillant un jour par semaine). Les congés payés des salariés seront pris en compte sur la période d’Aout de manière collective pour déduire la période non télétravaillée de l’année.

Enfin l’entreprise fournit au salarié un accès sécurisé au réseau de l’entreprise et à ses applications professionnelles, ainsi qu’un support technique à distance.

4. Modalités de contrôle du temps de travail et régularisation de la charge de travail :

Le télétravail ne modifie ni l’horaire habituel, ni l’amplitude de travail effectif applicable en temps normal lorsque le salarié effectue son activité au sein des locaux de l’entreprise : 8h à 19h du lundi au vendredi.

Le télétravailleur doit respecter des plages horaires pendant lesquelles il doit rester joignable, consulter sa messagerie professionnelle et répondre aux sollicitations de l’entreprise.

La réalisation d’horaires au-delà de 7 heures par jour pour un temps complet sera soumis à accord du responsable pour le crédit d ’heure Kelio. Pour les heures supplémentaires, elles respecteront le cadre légal, et devront être effectuées à la demande de l’employeur.

Le salarié s’engage à respecter les durées de travail minimales quotidiennes et hebdomadaires. Il s’engage à respecter les durées maximales de travail sur la journée et la semaine.

Pour les horaires de travail, un badgeage instantané à distance sera réalisé lors de chaque moment de la journée via Kelio sur cette application.

Le télétravail n’a pas d’incidence sur la nécessité de respect des objectifs fixés et la charge de travail associé. L’entretien annuel sera l’occasion de faire un bilan du dispositif.

Les parties souhaitent rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication mises à disposition doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet il est rappelé, que tant le manager que le salarié, doivent respecter le droit à la déconnexion.

Les salariés en forfait jours organisent eux même leur temps de travail en respectant les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

5. Confidentialité et protection des données :

Le salarié en télétravail se doit de respecter les règles de sécurité mises en place par l’entreprise comme il le ferait en exerçant son activité au sein des locaux.

Il est rappelé que le matériel mis à disposition par l’entreprise est réservé à un usage strictement professionnel. Il est de la responsabilité du salarié de veiller à la confidentialité, à l’intégrité et à la protection des données qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès.

6. Dispositions applicables :

En cas de difficulté technique ou de panne, le salarié doit faire appel au support technique habituel au sein de l’entreprise et prévenir son responsable dans les meilleurs délais afin d’organiser le cas échéant une poursuite de son activité dans les locaux de l’entreprise.

Les dispositions du règlement intérieur demeurent applicables. Les manquements aux dispositions pourront donner lieu à une sanction disciplinaire prévues au règlement intérieur.

ARTICLE 3 : Modalités de mise en place du télétravail en cas de circonstance exceptionnelles ou cas de force majeure :

A titre exceptionnel le télétravail, dans le cadre du Plan de Continuité d’Activité (PCA), peut être mis en place ponctuellement, pour une durée limitée pour tout ou partie des salariés, pour tenir compte de circonstances particulières : épisode de pollution, pandémie, épidémie, intempéries exceptionnelles, pannes techniques, … par exemple sans que cela soit limitatif.

Il s’agit d’un aménagement rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés.

Le télétravail peut alors être imposé par l’entreprise, par dérogation au principe de double volontariat.

Les parties entendent rappeler que le télétravail n’a pas vocation à se substituer aux droits individuels conventionnels et légaux des salariés. Ainsi à titre d’exemple, sans que ceux-ci soient limitatifs, le télétravail occasionnel n’a pas vocation à éviter la pose de congés payés, de journées pour événements familiaux, de journées pour enfants malades…Le télétravail ne saurait pas plus être mis en œuvre en cas d’arrêts maladie.

ARTICLE 4 : Suivi du dispositif de télétravail :

Une présentation annuelle réalisée par le service Ressources Humaines sur le déploiement de l’accord télétravail sera faite auprès des élus du CSE.

ARTICLE 5 : Durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée déterminée de 3 ans. Il prendra effet à compter du 1^er septembre 2021. Il cessera de produire ses effets à son terme, soit le 31 Aout 2024.

Il pourra être modifié selon le dispositif prévu par le code du travail.

Il pourra également être dénoncé à tout moment, soit par la Direction de l’entreprise, soit par l’ensemble des Organisations syndicales représentatives de salariés signataires. La dénonciation sera régie par les Articles L.2261-9 et suivants du code du travail. Le préavis de dénonciation est fixé à 3 mois.

ARTICLE 6 : Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur le 1er septembre 2021. Le déploiement se fera progressivement en parallèle de la mise à disposition des dotations.

Conformément aux articles L 2231-5 du code du travail, le présent accord sera notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Conformément aux articles L 2231-6 et D 2231 -2 et suivants du code du travail, le présent avenant sera déposé auprès de la DIRECCTE et des greffes des Prud’hommes.

Fait à Chantilly, le 8 juin 2021

Pour UGIPS Gestion

Directeur Général

Pour le syndicat CFDT

Déléguée syndicale

Pour le syndicat CGT

Déléguée syndicale