Accord d'entreprise "UN ACCORD D'ENTREPRISE CONCERNANT LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE" chez AHLSTROM-MUNKSJO ARCHES (Siège)

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Election des membres du Comité Social et Economique (CSE)

ENTRE

La société AHLSTROM MUNKSJÖ ARCHES SAS, représentée par Monsieur, Directeur des Ressources Humaines,

D’une part,

ET

Le syndicat CFTC, représenté par Monsieur X,

Le syndicat CGT-FO, représenté par Monsieur X,

Le syndicat CFDT, représenté par Monsieur X,

Le syndicat CFE-CGC/FIBOPA, représenté par Monsieur,

Le syndicat CGT, représenté par Monsieur X,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique, de recourir de manière exclusive au vote électronique comme le prévoit la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations.

Article 1 – Recours à un prestataire extérieur

Les parties conviennent que la conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, la société AKG SOLUTIONS (ci-après dénommée « le prestataire ») sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions des articles R.2314-9 à R.2314-21 du Code du Travail.

Le système retenu respecte les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique « Votéo » qui sera mis en place par le prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R.2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Le système assure la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2 - Modalités d’organisation du vote

Article 2.1 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales et listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral relatif à ces élections, sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité.

Les éléments transmis au prestataire contiennent les informations suivantes :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires des informations tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, service des ressources humaines ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, service des ressources humaines ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, service des ressources humaines ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, service des ressources humaines.

Les professions de foi, logos et photos doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins de vote et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

Article 2.2 - Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 8 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Article 2.3 - Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ces données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisé dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Les membres du Bureau de Vote auront également la possibilité de consulter la liste d’émargement. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

Article 2.4 - Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre par téléphone ou mail les membres du Bureau de Vote ou une personne du service des Ressources Humaines afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

La Direction organisera une formation spécifique pour les membres du Bureau de Vote, délégués syndicaux, représentants de section syndicale et personnes appartenant au service des ressources Humaines.

Article 2.5 - Dépouillement et résultats

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du Bureau de Vote contrôlent la fermeture du scrutin. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système par le Président du Bureau de Vote et les assesseurs pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

Article 3 - Révision de l’accord

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

Article 4 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique (CSE) qui interviendront au mois de décembre 2019. Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

Article 5 – Publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé à la DIRECCTE d’Epinal dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes d’Epinal, conformément à la procédure de droit commun prévue aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail. Conformément à l’article L. 2231-5 du Code du travail, le présent accord est notifié à chacune des organisations syndicales représentatives.

Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage et sera mis à disposition des salariés auprès du service des ressources humaines.

Fait à Arches, le 6 novembre 2019, en 8 exemplaires originaux

Pour la Direction,

Pour le Syndicat C.G.T,

Pour le Syndicat CGT-FO,

Pour le Syndicat CFTC,

Pour le Syndicat CFE-CGC/FIBOPA,

Pour le Syndicat CFDT,