Accord d'entreprise "Accord sur le Télétravail" chez HOLIDAY INNS COURTALIN HOLDING (Siège)

Accord sur le télétravail

Entre les soussignés :

Holiday Inns (Courtalin) Holding, société par actions simplifiée, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 433 795 291 dont le siège social est situé 31-33 rue de Mogador 75009 Paris représentée par xxx en qualité de Directeur Général,

Ci-après la "Société"

D'une part

ET

xxx, représentant du personnel élu titulaire au Comité Social et Economique

xxx, représentant du personnel élu suppléant au Comité Social et Economique

Ci-après les représentants du personnel

D'autre part

Il a été conclu le présent accord sur le télétravail (ci-après l'"Accord") :

Préambule

La Direction et les représentants du personnel ont souhaité mettre en place et encadrer une forme d'organisation du travail dans la Société en négociant un accord sur le télétravail, en application de l'article L 1222-9 du Code du travail.

Les parties signataires considèrent que le télétravail peut constituer un levier de bien-être et de meilleure qualité de vie au travail, notamment en favorisant une meilleure conciliation entre vie privée et vie professionnelle. Le télétravail peut aussi permettre des gains d’efficacité dans certaines tâches, par une diminution des interruptions dues à l’environnement. Enfin, il a un effet positif sur le niveau de pollution, en réduisant les transports.

Le présent Accord fixe les conditions d'exécution du télétravail au sein de la Société, conformément aux dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail.

Plusieurs réunions de négociations se sont tenues les 8 octobre 2018, 22 novembre 2018 et 11 février 2019.

Article 1 : Champs d'application

Le présent accord a vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de la Société dans les limites décrites à l'article 2.

Il est précisé que le télétravail est mis en place uniquement sur la base du volontariat et qu’il fera l’objet d’un avenant au contrat de travail des collaborateurs concernés.

Article 2 : Définition du télétravail et du télétravailleur

Conformément aux dispositions de l'article L. 1222-9 alinéa 1er du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un Salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Est qualifié de télétravailleur tout Salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini à l'alinéa précité.

Le télétravailleur a les mêmes droits que le Salarié qui exécute son travail dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l'accès à la formation.

La société s'engage à fournir le même devoir de diligence envers les Salariés qui sont des travailleurs à distance que ceux qui sont basés dans le bureau.

Les travailleurs à distance restent soumis à toutes les politiques et procédures de l'entreprise, y compris aux procédures de rapport en cas d'absence pour maladie, de rendez-vous médicaux et de demandes de congé annuel. La société reconnaît et comprend l’importance de son rôle pour s’assurer que les locaux et l’équipement soient sécurisés et que tous les Salariés à distance soient suffisamment informés sur la santé et la sécurité.

Article 3 - Conditions de passage en télétravail

Sont éligibles au télétravail les Salariés dont le travail et l'activité à distance ne perturbent pas le fonctionnement de leur équipe et ne nécessitant par un soutien managérial rapproché.

De manière générale, pour déterminer si un Salarié peut prétendre au télétravail, la nature du travail, la capacité du Salarié à travailler régulièrement à distance, l’impossibilité technique pour le Salarié de travailler dans les locaux de la Société ainsi que la sécurité et la confidentialité des informations et données traitées seront, entre autres, pris en compte.

Lorsqu'un arrêté préfectoral est pris pour informer la population d'un épisode de pollution nécessitant des mesures de restrictions, le recours au télétravail est assoupli dans les conditions suivantes. A savoir, tous les Salariés seront alors éligibles au télétravail pour la durée des restrictions lorsque la nature des activités qu'ils exercent le permet et à condition de posséder des outils de travail à distance.

Article 4 - Modalités d'acceptation

Le Salarié qui remplit les critères d'éligibilité formalise sa demande de télétravail auprès de son manager direct qui devra statuer dans un délai d'un mois.

Le refus du manager fera l’objet d’une réponse écrite et motivée en lien avec les critères d’éligibilité définis ci-avant.

Dans le cas où le télétravail est proposé su Salarié par son supérieur hiérarchique, le Salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de rupture du contrat de travail.

L'accord des parties à la mise en place du télétravail sera formalisé dans le contrat de travail ou fera l'objet d'un avenant au contrat de travail du Salarié.

En cas de recours occasionnel ou exceptionnel au télétravail, notamment dans les cas suivants (par exemple en cas d'épisode de pollution, d’intempérie, d’état d’urgence, etc.), la demande de télétravail est effectuée en concertation entre le Salarié et son supérieur hiérarchique et l'accord entre les parties est formalisé par courrier électronique.

Article 5 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

Durant toute la période effective de télétravail, chacune des parties pourra demander la fin du télétravail par écrit en respectant un délai de prévenance d'un mois.

Cette demande sera subordonnée à l’accord écrit de l’autre partie sauf dans les cas suivants :

• les critères de conformité du domicile ne sont plus réunis ;

• les exigences commerciales et/ou opérationnelles de la Société changent ;

• le télétravailleur ne respecte pas les règles et procédures de la Société ;

• la façon de travailler du télétravailleur s'avère en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ou ses performances constatées ne donneraient pas satisfaction.

Dans ces cas précis, la Société se réserve le droit de mettre unilatéralement fin à l’activité en télétravail en respectant un délai de prévenance de quinze (15) jours calendaires.

Le Salarié bénéficie, sur demande, d'une priorité pour occuper un poste sans télétravail correspondant à ses qualifications et compétences professionnelles, la Société s'engageant à porter à sa connaissance tout poste disponible de cette nature. La demande du Salarié devra être effectuée par lettre remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Article 6 - Lieu du télétravail, santé et sécurité

Le télétravail est effectué au domicile habituel du Salarié.

La Société veillera au strict respect des dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail également applicables aux télétravailleurs.

Avant de commencer le télétravail à domicile :

• le Salarié devra installer un espace de travail dédié au sein de son domicile. Une fois que la zone de travail aura été définie, elle sera considérée comme la zone de travail à domicile et l’exécution du travail devra se limiter à ce secteur ;

• la zone de travail définie par le Salarié à son domicile devra être approuvée par la Société. A cette fin, le Salarié devra remplir un formulaire d'auto-évaluation à remettre à la Société.

Ce document exigera que le Salarié évalue son bureau à domicile et indique tout problème potentiel dont l'entreprise doit être informée. Si le formulaire indique des actions de suivi à prendre, l'entreprise en informera le Salarié. Cependant, si le formulaire indique des mesures de suivi plus sérieuses, comme la nécessité d'un équipement spécialisé, l'entreprise discutera des actions requises avec le responsable hiérarchique, qui devra ensuite donner son approbation pour une consultation de suivi avec un fournisseur externe spécialisé.

Le télétravail est ouvert aux travailleurs handicapés selon ces mêmes modalités, la Société veillant à l'adaptation du mobilier et de l'environnement de travail.

La Société se réserve en outre le droit d’évaluer les risques liés au domicile des Salariés travaillant à domicile et de prendre des mesures pour minimiser les risques éventuels.

Le Salarié devra maintenir des conditions d’hygiène et de sécurité optimales dans sa zone de travail à domicile, celle-ci devant, en tout état de cause, se conformer aux mêmes normes d’hygiène et de sécurité que celles applicables dans les locaux de la Société. A cet égard, le Salarié pourra solliciter les conseils de sa hiérarchie à chaque fois qu’il rencontrera des difficultés concernant des questions d’hygiène et de sécurité.

Le Salarié est également autorisé à demander une visite d’inspection.

Il est rappelé que les normes suivantes sont obligatoires et doivent être impérativement respectées :

• la zone du bureau à domicile doit être suffisamment grande, dans un local sécurisé et l'environnement immédiat doit être exempt d'embuches et autres risques physique ;

• tout le matériel utilisé par l'employé travaillant à domicile doit être adapté ;

• l'éclairage (naturel et artificiel), la ventilation et les niveaux de température doivent être maintenus à des niveaux appropriés ;

• tous les câbles doivent être soigneusement organisés / stockés et ne pas être exposés à des risques de chute ;

• la connexion en chaîne des rallonges est strictement interdite ;

• les prises électriques et autres parties du système électrique domestique sont la responsabilité du télétravailleur ;

• tout l'équipement doit être éteint lorsqu'il n'est pas utilisé.

Aux fins de contrôler le respect des règles de santé et de sécurité, le Salarié s’engage à permettre à la Société ainsi qu’aux autorités administratives compétentes (notamment l’inspecteur du travail) d’avoir accès au lieu du télétravail, pour y effectuer des opérations de vérification et de contrôle. Cet accès est subordonné à une notification par la Société au Salarié et à l’accord préalable de ce dernier.

La Société souscrit un contrat d'assurance complémentaire nécessaire à la couverture du risque lié à l'utilisation du matériel professionnel mis à la disposition du Salarié.

En parallèle, le Salarié s'engage à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à la Société et à remettre à cette dernière une attestation « multirisques » habitation couvrant son domicile.

En cas de changement de domicile, le Salarié préviendra la Société en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le Salarié et de bon fonctionnement de l'entreprise, les conditions d'exécution du télétravail seront alors réexaminées et pourront, le cas échéant, être remises en cause.

Article 7 - Déclaration des accidents et des dommages subis par le Salarié

Si le Salarié subit un dommage quel qu’il soit ou un accident lorsqu’il travaille dans la zone de travail à son domicile, il doit en informer son responsable dans un délai de 24 heures à compter de la survenance du dommage ou de l’accident, fournir les justificatifs et remplir les formulaires appropriés.

Le Salarié devra, en particulier, indiquer à son responsable l'heure, la date et les circonstances spécifiques entourant l'incident / accident ou les dommages subis. Il devra également en informer le service des ressources humaines.

Il est précisé que l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des dispositions de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

La Société ne pourra en revanche pas être tenue responsable des blessures subies par les membres de la famille, les visiteurs et les autres personnes présentes chez le Salarié.

Article 8 - Temps de travail, absences et entretien professionnel

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le Salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise.

A l'inverse, le télétravail à domicile ne doit pas avoir d’incidence sur la disponibilité du Salarié, telle que déterminée avec sa hiérarchie.

Afin de protéger la vie privée du Salarié, il est convenu dans le contrat du travail du Salarié ou dans un avenant à tel contrat des plages horaires pendant lesquelles ce dernier pourra être joint par la Société notamment par téléphone, email ou autres logiciels.

Le Salarié qui est absent pour cause de maladie un jour où il doit travailler à son domicile doit informer son supérieur immédiatement, fournir tout justificatif et se conformer à toutes les règles de la Société sur ce point.

En outre, le responsable hiérarchique du télétravailleur doit organiser des entretiens réguliers (au minimum une fois par trimestre), afin d’échanger sur les conditions de travail et la charge de travail liées au télétravail ainsi que les futurs objectifs à remplir. Ces entretiens peuvent être menés téléphoniquement ou en face à face.

Article 9 - Suivi du travail du Salarié en télétravail

Le Salarié en télétravail adressera des rapports d’activité à son supérieur hiérarchique pendant toute la durée du télétravail et selon des conditions définies dans son contrat de travail.

Le télétravail à domicile ne doit pas avoir pour conséquence l’isolement du Salarié. Ainsi, la Société organisera des temps de rencontre et / ou d'échange entre le Salarié et les autres travailleurs de la société. Il pourra régulièrement rencontrer sa hiérarchie.

Le Salarié devra se déplacer pour assister aux manifestations collectives organisées par la Société où sa présence sera nécessaire, telles que les réunions générales, les fêtes du personnel, ou les salons professionnels. Il devra également se déplacer pour participer aux réunions avec les clients.

Le Salarié devra par ailleurs se connecter régulièrement sur l'intranet de la Société (Merlin) et prendre connaissance des bulletins d'information tant de son département que de la Société.

Enfin, le Salarié en télétravail pourra se rendre au bureau à tout moment pour toute raison professionnelle, ainsi que réserver un lieu de travail « hot desk » ou partager une salle de réunion selon les disponibilités, étant précisé que les salles de réunion seront attribuées prioritairement aux réunions.

Indépendamment des frais liés au télétravail, les frais engagés par le Salarié pour se rendre dans les locaux de l'entreprise ou pour tout autre déplacement qu'il aurait à effectuer seront pris en charge selon les termes et conditions de la politique de voyage et de dépense IHG.

Article 10 - Bien-être personnel au bureau à domicile

Afin de s'assurer que le télétravail ait lieu dans de bonnes conditions, la société recommande de :

• Maintenir une bonne posture assise à son bureau :

  • S’asseoir droit dans la chaise de bureau, le dos contre le dossier

  • S'assurer que les pieds sont à plat sur le sol avec les bras parallèles au sol et reposant sur des supports de bras,

  • S’asseoir à une distance confortable de l'écran de son ordinateur et s’assurer que le niveau des yeux soit aligné avec le haut du moniteur.

• Faire des pauses régulières. Pendant ces périodes, laisser le fauteuil de travail et s’éloigner de l’ordinateur pendant environ 5 à 10 minutes. Cela permet au corps de s'étirer (soulage toute tension dans les muscles) et de réduire la fatigue. Il est conseillé, dans la mesure du possible, de faire une brève promenade à l'extérieur.

• Privilégier au maximum le contact avec les collègues et clients par téléphone plutôt que par courrier électronique. Cela augmentera le niveau d'interaction sociale malgré le fait de travailler seul dans son propre bureau.

• Mettre en place un environnement de travail confortable dans lequel le collaborateur se sentira le plus productif.

• Séparer, dans la mesure du possible, les activités et les engagements liés au travail pour créer un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Article 11 - Fourniture, installation et entretien des équipements de travail

La Société fournira au Salarié les équipements informatiques et de télécommunications nécessaires au télétravail à domicile.

Tous les travailleurs à distance se verront mettre à disposition par la Société :

• un ordinateur portable (avec un logiciel de bureau et un support informatique) en accord avec leur hiérarchie et à la charge du centre de coûts (cost centre).

• Des éléments supplémentaires, tels que le téléphone portable de la société, des logiciels supplémentaires au pack de base sur l'ordinateur portable et le VPN (pour permettre aux Salariés d'accéder à distance aux lecteurs partagés, hors du réseau).

• Sous réserve d'un accord avec le responsable hiérarchique (et à sa discrétion), les travailleurs à distance peuvent également acheter les éléments suivants auprès du fournisseur désigné par IHG :

  • Imprimante (avec scanner)

  • Bureau et chaise ergonomique appropriés

  • Armoire de classement / tiroirs

Le Salarié devra prendre toutes précautions nécessaires afin de protéger les équipements mis à sa disposition par la Société.

Toute panne, dysfonctionnement, dommage et / ou vol des équipements devra être immédiatement déclaré par le Salarié à la Société. L'équipement appartenant à la Société est couvert par la police d'assurance IHG existante. Le Salarié pourrait être tenu responsable du coût des réparations ou du remplacement de tout équipement qu'il abîme, détruit ou perd, s'il était avéré qu'il avait délibérément ou par négligence abimé, détruit ou perdu ledit matériel.

En cas de vol d’un ou de plusieurs équipements fournis, le Salarié devra procéder dans l’immédiat à une déclaration des objets volés auprès des services de police ainsi qu’auprès de la Société (copie de la déclaration faite auprès des services de police devra être transmise à la Société).

Lorsqu'un Salarié fait l'objet d'un handicap ou d'une invalidité nécessitant un équipement spécialisé et / ou du mobilier adapté, son supérieur hiérarchique devra contacter son partenaire RH pour en discuter. Des conseils et des recommandations seront ensuite demandés aux prestataires de soins de santé locaux (le cas échéant) avant l'achat de tout équipement ou mobilier.

Article 12 - Utilisation des équipements mis à disposition

Les exigences détaillées relatives à l'équipement et aux logiciels doivent être convenues avec le service informatique avant le début du télétravail à domicile. Seuls les systèmes réseau approuvés pourront être utilisés pour des raisons de sécurité matérielle et logicielle.

Le Salarié en télétravail s’engage à maintenir les équipements mis à sa disposition en bon état de marche et d’entretien.

L'utilisation des équipements fournis est réservée à un usage professionnel et doit être protégée contre l'accès des tiers. L'équipement de la société dans le bureau à domicile est disponible à des fins personnelles raisonnables.

Il est de la responsabilité du Salarié de s'assurer que les équipements mis à sa disposition ne sont pas utilisés par des tiers (en ce compris les membres de la famille).

Le Salarié est informé de ce que dans le respect de la législation applicable et dans le but d'assurer la protection de son système informatique, la Société pourra être amenée à surveiller l'utilisation faite par le Salarié des outils informatiques à vocation professionnelle et à s'assurer que cette utilisation est conforme aux règles rappelées ci-dessous.

Tout équipement fourni par la Société reste la propriété de celle-ci et doit lui être retourné sur demande, notamment en cas de longue maladie, de démission ou de licenciement du Salarié ou si le télétravail prend fin. La propriété de la Société s’étend aux données stockées ou autrement contenues dans tout matériel ou logiciel, documents et / ou dossiers (électroniques ou autre).

Article 13 - Frais supplémentaires découlant directement de l'exercice du télétravail à domicile

La Société prendra en charge les frais engendrés par le Salarié pour exercer son activité à domicile sur la base d'une indemnité mensuelle forfaitaire. Cette indemnité couvrira les coûts suivants : chauffage, éclairage, eau électricité et Internet pour le bureau à domicile.

En outre, lorsque le télétravail à domicile est mis en place à la demande de la Société, le Salarié aura le droit à une indemnité mensuelle forfaitaire de sujétion d'un montant de 100 euros.

Type d’allocation	Montant mensuel	Application
Frais généraux « home office »	100€	Chauffage, éclairage, eau, électricité et internet.
Le cas échéant (télétravail à la demande de la Société) indemnité de sujétion	100€

Article 14 - Protection des données - Confidentialité

Le Salarié s’engage à suivre les normes en vigueur au sein de la Société en ce qui concerne la protection et la sécurité de données.

Il est de la responsabilité du Salarié de s'assurer qu'en travaillant à domicile, il se conforme aux règles et procédures de la Société sur la protection de données, l'utilisation de l'ordinateur, la sécurité et la confidentialité, et qu’il prend toutes les mesures appropriées pour maintenir la sécurité et la confidentialité des données et des systèmes de la Société. Il est seul autorisé à consulter les informations de la société et à utiliser les équipements mis à sa disposition.

Il devra veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

Afin d'empêcher l'introduction de virus dans des systèmes de la Société, le Salarié devra utiliser uniquement les logiciels fournis par la Société sur l'ordinateur (portable ou de bureau) mis à sa disposition. L’utilisation de logiciels privés sur l’ordinateur mis à sa disposition est interdite.

Les logiciels de la Société ne doivent pas être utilisés à d’autres fins que professionnelles ni par d'autres personnes, en ce inclus tout membre de la famille, ou être reproduits, sauf autorisation formelle.

Par ailleurs, le Salarié devra :

• Faire preuve de prudence lors des discussions téléphoniques à propos d’informations confidentielles spécifiques à un client ou à une société.

• Signaler immédiatement les pertes ou fuites d'informations confidentielles, d'équipements et / ou de documents papier.

• Ne pas utiliser son matériel informatique personnel pour stocker des documents ou des informations de la Société.

• Éliminer les documents papier une fois le travail y afférant effectué. À moins que le Salarié ait sa propre déchiqueteuse, il devra apporter les documents au bureau pour les jeter dans les bacs de déchiquetage.

En aucun cas, le Salarié ne pourra recevoir les clients ou d'autres parties chez lui. Toutes les réunions devront avoir lieu à l’extérieur du domicile de l’employé afin de préserver la confidentialité et le niveau de professionnalisme nécessaire. De plus, les travailleurs à distance sont invités à ne pas fournir leurs numéros de téléphone personnels, adresses, etc. aux clients ou à d'autres parties.

Article 15 - Dispositions finales

Article 15-1 - Entrée en vigueur et durée d'application

Le présent Accord est conclu pour une durée indéterminée.

Sous réserve des formalités de dépôt fixé à l’article 15.4 ci-après, le présent Accord s'applique à compter du 1^er mai 2019.

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions prévues aux articles L 2261-9, L 2261-10, L 2261-11 et L 2261-13 du Code du travail.]

Article 15-2 - Suivi de l'application du présent accord et rendez-vous

Les Parties conviennent de se réunir au plus tard à la date du premier anniversaire de la prise d’effet du présent Accord, puis une fois par an pour faire le point sur sa mise en application pratique dans l’entreprise.

Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de deux mois après la prise d'effet de ces textes, afin d'adapter au besoin lesdites dispositions.

Article 15-3 - Révision

Pendant sa durée d'application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions fixées par l'article L 2261-7-1 du Code du travail.

Chacune des parties habilitées pourra solliciter la révision du présent accord selon les modalités suivantes :

Toute demande de révision ou de modification du présent Accord devra être présentée par leur(s) auteur(s) par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des Parties.

La demande de révision devra être obligatoirement accompagnée de propositions sur les articles dont la révision est demandée.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois (3) mois à compter de l'envoi de cette lettre, les Parties devront s'être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d'un avenant de révision.

Si un accord de révision est valablement conclu, ses dispositions se substitueront de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifie.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un tel avenant.

Les Parties signataires du présent Accord s’engagent à participer de bonne foi aux réunions organisées par la Société en vue de la négociation d’un éventuel avenant de révision, ce qui ne saurait, bien entendu, les engager à signer un quelconque accord ou avenant de révision que ce soit.

Article 15-4 - Notification et dépôt

Le présent accord sera notifié, par Lettre Recommandée avec Avis de Réception ou contre récépissé par la Société à chacun des représentants du personnel élus au Comité Social et Economique dans le périmètre de l'accord à l'issue de la procédure de signature.

Conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, le présent Accord sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail.

Un exemplaire sera en outre adressé au Greffe du Conseil de prud'hommes du lieu de la conclusion du présent Accord.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le présent Accord entrera en vigueur le lendemain de son dépôt auprès des services compétents.

Fait à Paris le 18 avril 2019,

En 6 exemplaires,

Pour la Société

xxx, représentant du personnel élu titulaire au Comité Social et Economique

xxx, représentant du personnel élu suppléant au Comité Social et Economique