Accord d'entreprise "UN ACCORD COLLECTIF SUR LE TELETRAVAIL" chez HM.CLAUSE (Siège)

Entre :

D’une part,

La Société HM.CLAUSE S.A, représentée par Monsieur , agissant par délégation du Directeur Général,

Et d’autre part,

xx, agissant en qualité de Déléguée Syndicale C.F.D.T.,

xx, agissant en qualité de Déléguée Syndicale C.F.T.C.,

Il a été convenu le présent accord relatif au télétravail selon les modalités suivantes :

PREAMBULE

Le télétravail est une forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le télétravail permet de développer une nouvelle manière de travailler permettant des avantages certains, s’inscrivant pleinement dans les démarches QVT menées par l’entreprise :

• Favoriser l’équilibre vie professionnelle / vie familiale

• Réduire la pénibilité liée aux temps de transport, et réduire l’empreinte environnementale

• Gagner en souplesse dans l’organisation du travail

• Mieux vivre des situations de fragilité temporaire (grossesse, reprise du travail après une interruption longue…)

Il peut également apporter une réponse à des situations exceptionnelles indépendante de l’entreprise, par exemple à la suite de pandémie, d’intempéries… en proposant temporairement le télétravail aux salariés.

Porteur de progrès tant pour l’entreprise par la flexibilité qu’il peut proposer, que pour le salarié par l’amélioration des conditions de travail, il n’en demeure pas moins que le télétravail modifie en profondeur les habitudes et le rapport au travail. Il est donc important qu’un cadre précis soit défini visant à définir les modalités du télétravail au sein de HM.CLAUSE SA, ceci afin d’éviter toute dérive ou la désorganisation de l’activité de l’entreprise. C’est l’objet du présent accord.

Le télétravail a fait l’objet d’une première expérience depuis le 10 mars 2014 que l’accord a pour objectif aujourd’hui de pérenniser.

PREAMBULE ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………3

ARTICLE 1. Définition et modalités du télétravail 5

1.1 Définition du télétravail  5

1.2 Lieu……….………………………………………………………………………………………………………………………………………………….6

ARTICLE 2. Champs d’application et éligibilité 7

2.1 principe du volontariat 7

2.2 Condition d’éligibilité 7

2.3 Motifs de refus 8

2.4 Procédure pour la demande 8

2.5 Avenant 9

2.6 Période d’adaptation, REVERSIBILITE ET SUSPENSION 9

ARTICLE 3. Droits et Devoirs du salarié en télétravail 11

3.1 Respect du contrat de travail 11

3.2 Respect du calendrier et des horaires 11

3.3 espace approprié et Assurance 12

3.4 Confidentialité et sécurité informatique 12

ARTICLE 4. Devoirs de l’entreprise 13

4.1 Principe d’égalité de traitement 13

4.2 Santé et sécurité 13

4.3 Respect de la vie privée 13

4.4 Moyens 14

4.5 Rôle du manager 14

ARTICLE 5. Situations particulières 15

ARTICLE 6. Les salariés « NOMADES » 16

ARTICLE 7. Entrée en vigueur - Durée - Application 17

7-1 Durée : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….17

7-2 Révision : 17

ARTICLE 8. DEPOT 18

1. Définition et modalités du télétravail

1.1 Définition du télétravail :

Le télétravail, tel que défini par l’article L 1222-9 du code du travail, désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, le salarié ne pourra exercer l’intégralité de ses missions depuis son domicile. Le télétravail sera donc exercé de façon « pendulaire », c'est-à-dire, pour partie dans les locaux de l’entreprise et pour partie depuis le domicile du salarié, et ce, suivant les différents modes définis ci-après.

1. Le télétravail fixe :

Les journées de télétravail sont d’une ou deux journées maximum par semaine, avec au minimum 3 jours de présence sur le site de rattachement.

Le nombre (1 ou 2 jours) et les journées concernées par le télétravail sont fixés d’un commun accord entre le collaborateur et son manager. Ils sont précisés dans l’avenant instituant le télétravail.

2. Le télétravail au forfait :

L’avenant au contrat de travail du salarié prévoit un nombre de jours de télétravail sur le mois. Celui-ci ne pourra être inférieur à 4 jours et ne pourra excéder 10 jours par mois.

L’alternance mensuelle des jours de présence au sein de l’entreprise et des jours « télé travaillés » depuis le domicile du salarié sera fixée d’un commun accord entre le salarié et son manager un mois à l’avance.

3. Le télétravail Exceptionnel

Pour faire face à des situations inhabituelles ou d’urgence (conditions climatiques exceptionnelles, indisponibilité des moyens de transport, pandémies…) le salarié pourra, en accord avec son manager, exercer son activité, sous-réserve que celle-ci s’y prêtent, depuis son domicile. Ce télétravail exceptionnel ne fera pas l’objet d’un avenant au contrat de travail, il sera néanmoins soumis à un accord par mail du manager avec copie au service ressources humaines. Dans ces situations exceptionnelles le télétravail pourra être ouvert, aux salariés de statut employés et ouvriers si leur mission remplit les conditions d’éligibilité mentionnées ci-après.

1.2 Lieu

Le télétravail s’effectue au domicile déclaré du salarié, dans un environnement propre au travail et à la concentration.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du salarié.

Il a fait l’objet d’une déclaration auprès du service RH et tout changement d’adresse devra être signalé à ce même service.

Lors de leur demande, les collaborateurs devront disposer à leur domicile d’une connexion internet haut débit ainsi que d’une ligne téléphonique, et devront pour cela fournir un justificatif.

2. Champs d’application et éligibilité

   1. principe du volontariat

Le télétravail revêt un caractère volontaire et l’initiative de sa demande revient au collaborateur.

Le passage à une situation de télétravail est néanmoins subordonné à l’accord du manager et des Ressources Humaines.

Condition d’éligibilité

Le télétravail est ouvert aux salariés en contrat CDI, de statut cadres et agents de maîtrise.

Afin de maintenir un temps de présence minimum dans l’entreprise le temps de travail du salarié doit être au minimum un temps partiel au moins égal à 80% depuis plus de 4 mois.

L’employeur sera particulièrement attentif aux demandes des personnes en situation de handicap, aux femmes enceintes, aux personnes en reprise de travail en temps partiel thérapeutique, aux séniors…

La mise en place du télétravail ne pourra se faire qu’à l’issue de la période d’adaptation et sous réserve que le salarié dispose d’une « expérience professionnelle » au moins égale à 1 an, et ce pour des raisons d’autonomie dans la tenue du poste.

Le passage en télétravail sera soumis aux conditions d’éligibilité ci-dessous :

• Les activités à la charge du salarié doivent pouvoir s’exercer à distance. Sont ainsi exclus les salariés ayant une activité qui par nature requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise, notamment en raison des équipements matériels, ou de la nécessité d’une présence physique.

• Le salarié doit disposer d’une maîtrise de son poste suffisante pour lui permettre d’exercer ses fonctions sans le support de proximité de ses collègues et/ou manager.

• Le salarié doit bénéficier d’une large autonomie dans l’organisation de son emploi du temps.

• La configuration de l’équipe doit le permettre et respecter la nécessité d’une présence minimum au sein du service.

  3. Motifs de refus

Au regard des critères d’éligibilité définis, le télétravail pourra être refusé à un salarié en faisant la demande pour les raisons suivantes :

• Pour le non-respect des critères d’éligibilité.

• Pour des raisons d’impossibilités techniques.

• Pour des raisons de sécurité et de confidentialité des informations et données traitées (IP).

• Pour des raisons de désorganisation réelle au sein de l’activité ou de l’équipe.

• En raison d’une autonomie insuffisante du salarié, celle-ci étant indispensable pour effectuer un travail en étant isolé.

L’employeur, dans ces cas, motivera son refus sur l’une des raisons précitées.

Procédure pour la demande

La demande de passage en télétravail doit se faire par écrit, auprès du manager et du responsable RH, 3 mois avant la date envisagée de passage en télétravail. La demande devra stipuler :

• La date souhaitée de mise en place du télétravail

• Les modalités d’organisations souhaitées (quels seront les jours « télétravaillés »)

Le salarié devra s’assurer que son domicile permet la mise en place du télétravail (lieu de travail approprié, connexion internet haut débit…). Il devra joindre à son courrier de demande un justificatif d’abonnement internet.

A réception de cette demande, un entretien entre le salarié demandeur et son manager pourra être organisé afin d’étudier la faisabilité de la demande et l’aptitude du salarié au télétravail.

Une réponse sera faite dans un délai maximum de deux mois suivant la demande du salarié.

En cas d’acceptation, un avenant au contrat de travail est établi.

En cas d’urgence ou de situation particulière menant à envisager le télétravail, la réponse à la demande sera apportée dans un délai maximum d’un mois à compter de la réception du courrier.

Avenant

Le passage en télétravail est matérialisé par la signature d’un avenant au contrat de travail.

Celui-ci est établi pour une durée maximale de 12 mois. Il sera reconduit tacitement pour des périodes d’égale durée. Si l’une des deux parties souhaite modifier cette situation, il devra faire connaître son souhait par écrit, un mois avant l’expiration de l’échéance annuelle.

L’avenant deviendra automatiquement caduque en cas de changement de poste ou d’organisation du service.

Lorsqu’il est conclu pour une femme enceinte avant son congé maternité, il prendra fin automatiquement au déclenchement du congé maternité.

L’avenant au télétravail mentionnera le type de télétravail adopté (fixe ou au forfait), le nombre de jours télé travaillés (selon la formule choisie) et la répartition de ces jours dans la semaine dans le cas du télétravail fixe.

Le présent accord s’appliquera immédiatement aux avenants en cours au jour de la signature. Toutefois, si l’une ou l’autre partie souhaite dénoncer ou modifier la situation de télétravail en cours, elle le pourra.

Période d’adaptation, REVERSIBILITE ET SUSPENSION

1. Période d’adaptation :

Afin de permettre au collaborateur et au manager d’expérimenter ce nouveau mode de travail, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes de chacun, une période d’adaptation de 3 mois est prévue. Pendant cette période, chacune des parties sera libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

Cette période probatoire sera prévue dans l’avenant au contrat de travail.

En cas de renouvellement d’un avenant télétravail sur le même poste de travail, cette période probatoire ne sera pas mise en œuvre.

2. Réversibilité :

A l’issue de la période d’adaptation, chacun des parties peut décider de mettre fin unilatéralement au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance d’1 mois, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

Dans tous les cas, la dénonciation de l’avenant télétravail sera faite par écrit en respectant le délai de prévenance d’un mois. L’avenant au contrat prendra alors automatiquement fin.

L’entreprise pourra mettre fin au télétravail dans le cas où la façon de travailler du salarié s’avérait en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ou si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction, en respectant le délai de prévenance d’un mois et à l’issue d’un entretien spécifique avec le salarié.

En cas de changement de poste, l’avenant télétravail prendra automatiquement fin, le temps de vérifier que le nouveau poste soit bien compatible avec une activité de télétravail.

3. Suspension

Si l’organisation du travail l’exige la (les) journée(s) définie(s) dans l’avenant pourront être modifiées avec un délai de prévenance de 3 jours, sauf circonstances exceptionnelles.

Les journées de télétravail non effectuées par le collaborateur ne pourront donner lieu à un crédit cumulé ou reporté ultérieurement. Ces journées seront alors travaillées dans les locaux de l’entreprise sans possibilité de report des journées télé travaillées sur un autre jour de la semaine ou du mois.

L’activité en télétravail pourra notamment être suspendue momentanément pour les raisons suivantes :

• En cas d’impossibilité technique (panne de l’opérateur internet par exemple)

• En cas de besoin pour l’activité: réunion, formation, déplacements… La suspension prendra effet sous réserve d’un délai de prévenance d’une semaine.

3. Droits et Devoirs du salarié en télétravail

   1. Respect du contrat de travail

Le salarié en télétravail reste lié à l’entreprise dans les conditions normales de la législation du travail. Il bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant en permanence dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié doit se déplacer pour toutes les manifestations collectives où sa présence est nécessaire, telles que : réunions d’équipe, réunion d’entreprise, formation, visite partenaires (clients, fournisseurs…).

La charge de travail, les procédures internes, les critères d’appréciation et les résultats exigés seront équivalents à ceux des salariés en situation comparable travaillant sur le lieu habituel de travail.

Respect du calendrier et des horaires

Les jours de télétravail fixés par avenant dans le cadre du télétravail fixe, ou par établissement d’un planning mensuel dans le cadre du télétravail au forfait, ne pourront être reportés s’ils n’ont pas été réalisés au domicile sur la période définie (respectivement la semaine ou le mois).

Le collaborateur devra être joignable dans le cadre de ses plages habituelles de travail, telles que définies dans son avenant, et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l’entreprise.

Le collaborateur organise son travail dans le respect des règles du code du travail entourant les durées maximales de travail et les temps minimaux de repos.

Les salariés en télétravail ont droit à la déconnexion et à ce titre n’ont pas l’obligation de répondre aux mails ou au téléphone en dehors de plages habituelles de travail et durant leur période de repos, congés et maladie.

espace approprié et Assurance

Le salarié en télétravail s’assurera de disposer d’un lieu approprié à son domicile, permettant la concentration et une installation adaptée de son espace de travail.

Le salarié en télétravail doit informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce pour partie à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail. A cette fin, le salarié fournira une attestation relative à cette couverture avant la signature de son avenant à contrat.

Il appartient également au télétravailleur de contrôler la conformité aux normes de sécurité des installations électriques sur le lieu de télétravail. Celui-ci remettra une attestation sur l’honneur indiquant que le système électrique de son domicile est conforme à la réglementation en vigueur.

Confidentialité et sécurité informatique

Le salarié en situation de télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique, dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise.

Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen.

Aucun tiers présent au domicile n’est autorisé à utiliser le PC ou les autres moyens mis à disposition au domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur ne peut utiliser un autre matériel informatique que celui qui lui est fourni.

4. Devoirs de l’entreprise

   1. Principe d’égalité de traitement

Le collaborateur en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, de temps de travail, d’évaluation des résultats, d’accès à la formation, d’accès à l’information, gestion de carrière, d’accès à l’information de l’entreprise et à l’information syndicale sont identiques à celles des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Il est également rappelé que le télétravail n’est ni une récompense, ni un avantage réservé à certain, mais relève simplement d’un mode d’organisation du travail particulier.

Santé et sécurité

L’entreprise qui a des obligations légales en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail à l’égard de ses salariés, doit pouvoir s’assurer que le collaborateur en situation de télétravail exerce sa mission dans des conditions conformes. En conséquence l’entreprise et le CHSCT peuvent, le cas échéant, être amenés à accéder au lieu dans lequel s’exerce le télétravail, sur rendez-vous, et uniquement avec l’accord écrit préalable du télétravailleur, et en présence de celui-ci.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail. Le télétravailleur informera l’employeur par tous moyens dans les meilleurs délais.

Respect de la vie privée

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du collaborateur. A cet effet, le collaborateur ne pourra être contacté à son domicile en dehors des plages horaires définies en concertation avec lui, et précisées dans son avenant.

Il ne pourra être exigé du télétravailleur qu’il communique son numéro de ligne privé ou qu’il utilise sa ligne téléphonique personnelle à des fins professionnelles.

Moyens

L’entreprise s’engage à mettre à disposition des salariés en télétravail :

• Un PC portable

• Un téléphone portable si les missions du salarié le justifient

• Le salarié en télétravail continuera de bénéficier du support informatique de l’entreprise :

  • Celui-ci ne peut intervenir pour résoudre des difficultés liées à l’opérateur internet du salarié, ni ne peut intervenir au domicile du salarié

  • Un guide / support d’information lié à l’utilisation des outils pour le travail à distance sera remis.

• En cas de surcout lié à l’extension de la couverture multirisque habitation dû au télétravail, l’entreprise remboursera ces éventuels surcoûts d’assurance sur présentation d’un justificatif.

Enfin une indemnité forfaitaire visant à prendre en charge les frais électriques, d’abonnement internet… sera attribuée aux télétravailleurs. Cette indemnité sera versée sous la forme d’un forfait annuel de 100 € brut, à l’issue de la période d’adaptation et ensuite annuellement à la date anniversaire du renouvellement.

Rôle du manager

Le manager s’assurera d’un suivi régulier de l’avancée des travaux et missions de son collaborateur.

Le manager veillera à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail et à la communication des informations nécessaires à l’exécution de sa mission. Il sera en outre attentif à ce que l’organisation des réunions permette la présence du collaborateur en télétravail. Il organisera, chaque année, un entretien qui portera sur les conditions d’activité et la charge de travail dans le cadre du télétravail.

5. Situations particulières

   1. Situation temporaire

A titre exceptionnel, et à condition que le poste et/ou les missions le rendent possible, le télétravail pourra être ouvert aux collaborateurs dans des situations particulières ou temporaires liées :

• Soit à l’état de santé (ex : femme enceinte), ou sur recommandation de la médecine du travail.

• Soit à des problèmes d’ordre personnel pouvant être résolus par la présence à domicile des salariés ou par la suppression du temps de transport.

Il pourra être ouvert, à titre exceptionnel, aux salariés de statut employés et ouvriers si leur mission remplit les conditions d’éligibilité mentionnées. Un avenant au contrat de travail viendra alors préciser les modalités d’organisation mise en œuvre. Le nombre de jours de télétravail pourra être exceptionnellement augmenté. Le télétravail pourra également être mis en place, après autorisation du responsable hiérarchique et sous réserve que l’activité le permette, pour faire face à des difficultés particulières liées à des intempéries occasionnant des temps de déplacement très importants et/ou risqués. Les salariés seront alors en télétravail pendant le temps des intempéries, sans qu’un avenant au contrat de travail ne soit rédigé. Un échange de mail viendra entériner la situation particulière.

Ces dispositions exceptionnelles pourront également être mise en place pour faire face à des situations de pandémies, afin de réduire les risques de contamination. Cette dernière mesure ferait alors l’objet d’un plan de prévention plus global soumis pour avis au CHSCT.

6. Les salariés « NOMADES » 

De par leur fonction, certains salariés ne disposent pas d’un bureau individuel au sein de l’entreprise et de ce fait sont amenés à exécuter leurs tâches administratives à leur domicile. Sont concernés au jour de la signature des présentes les commerciaux France et les délégués développement France.

Pour cette partie de leur activité, les règles définies aux articles 3 et 4 du présent accord leur sont applicables, à l’exception du forfait annuel de 100€ par an. Pour ces salariés dit « nomades », l’employeur versera une indemnité de sujétion de 650 € brut par exercice afin de les indemniser pour cette contrainte spécifique (temps passé au domicile et espace réservé). Elle sera versée pour la première fois en juin 2018, puis toutes les années à la fin de l’exercice en juin.

En cas d’arrivée ou de départ en cours d’année le montant de l’indemnité sera proportionnel au temps de présence sur l’exercice. En cas de départ, l’indemnité sera versée sur le dernier bulletin de salaire.

7. Entrée en vigueur - Durée - Application

7-1 Durée :

Le présent accord est à durée indéterminée. Il entre en vigueur au 1^er janvier 2018.

Il se substitue à la politique conclue antérieurement sur ce sujet et s’applique aux contrats en cours. Les dispositions du présent accord se substituent aux dispositions contraires ou incompatibles de l’avenant.

7-2 Révision :

En cas d’évolution majeure de la loi encadrant le fonctionnement des instances représentatives du personnel, les parties se réuniraient dans les 6 mois afin d’étudier les conséquences de ces évolutions sur l’application du présent accord.

La révision du présent accord peut émaner de chacune des parties sachant que seuls les signataires de l’accord initial peuvent demander la révision du présent accord. Toute demande de révision est adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire avec l’indication des dispositions dont la révision est demandée ainsi que les propositions de remplacement. Dans un délai de 3 mois, des négociations sont engagées à l’initiative de la Direction entre les parties habilitées à négocier l’accord. Les dispositions du présent accord restent en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur d’un nouvel avenant. En cas d’échec des négociations, le présent accord continue de s’appliquer pendant un délai de 1 an.

La dénonciation de l’accord est notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chaque signataire. La dénonciation doit faire l’objet d’un dépôt dans les mêmes conditions qu’un accord

8. DEPOT

Le présent accord est établi en :

• 2 exemplaires déposés à la DIRECCTE

• 1 exemplaire déposé au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu du siège social de la société.

• 1 exemplaire pour chacune des parties signataires

Fait à Portes-Lès-Valence, le 9 janvier 2018

Les organisations syndicales, La Direction,

Pour la CFDT

Pour la CFTC