Accord d'entreprise "Accord collectif d'entreprise sur le télétravail occasionnel au sein de VIVEA" chez VIVEA (Siège)

Accord collectif d’entreprise

sur le télétravail occasionnel au sein de VIVEA

Entre :

VIVEA, ci-après « l’entreprise » ou « VIVEA »,

d’une part,

Et

L’organisation syndicale représentative suivante :

Le syndicat ………………, représenté par M……………………., en sa qualité de Délégué-e syndical-e,

d'autre part.

Ensemble dénommées les « parties » ou individuellement une « partie ».

Préambule

Le présent accord a été élaboré en vue de définir les conditions de recours et de mise en place du télétravail occasionnel au sein du siège et des délégations de VIVEA.

Les dispositions du présent accord ont été prises en application des articles L.1222-9 à L.1222-11 du Code du travail modifiés par l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017.

Le présent accord a pour objectif de fixer un cadre pour la mise en œuvre du télétravail occasionnel au sein de VIVEA, en conciliant au mieux la continuité et la sécurité des activités de VIVEA et les aspirations des collaborateurs au regard de leurs conditions de travail.

Il fixe les conditions d’exécution du télétravail occasionnel dans l’entreprise.

Il est rappelé que le télétravail repose sur un lien de confiance mutuelle entre le salarié et la Direction Générale. Il est mis en œuvre sur la base du volontariat et doit permettre au salarié de bénéficier d’une souplesse dans l’organisation de son travail sans porter atteinte à l’efficacité du collectif de travail.

Les présentes dispositions se substituent de plein droit aux stipulations qui pourraient être contenues dans d’autres accords en vigueur au sein de VIVEA, ainsi qu’aux usages et pratiques applicables relatifs au télétravail.

Les parties ont tenu plusieurs réunions de négociation au terme desquelles elles sont convenues du présent accord.

Il a donc été décidé ce qui suit :

Article 1 – Définition du télétravail

Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du Travail et désigne « toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication».

Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.

Le présent accord a pour vocation de définir un cadre juridique pour les situations répondant à la définition légale du télétravail, telle que rappelée ci-dessus.

Article 2 – Conditions de passage en télétravail occasionnel : critères d’éligibilité

Les parties conviennent que le télétravail occasionnel est fondé sur la capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome et implique que l’activité du salarié puisse être exercée à distance.

Il nécessite certaines aptitudes individuelles et des qualités professionnelles telles que la gestion du temps de travail et une bonne maîtrise des outils et technologies de l’information et télécommunications ainsi que des applications informatiques indispensables à son activité.

Sont éligibles au télétravail occasionnel les salariés réunissant les conditions cumulatives suivantes :

• Titulaires d’un contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel à 80 % minimum,

• Justifiant d’une ancienneté minimale de 1 an à VIVEA et au moins d’1 an dans le poste,

• Disposant d’une capacité d’autonomie suffisante dans le poste occupé et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché pendant le temps de télétravail,

• Occupant un poste dont l’exécution en télétravail est compatible avec le bon fonctionnement du service et de l’équipe de rattachement,

• Répondant aux exigences techniques minimales requises à son domicile pour la mise en œuvre d’une organisation en télétravail occasionnel (espace et poste de travail dédiés, connexion Internet haut débit, installation électrique conforme),

• Dont l’activité ne nécessite pas une présence physique permanente sur le site.

• Dont l’activité n’est pas soumise à traitement de données confidentielles et personnelles sur pièces physiques (par exemple factures fournisseurs, dossiers de réalisation de formation).

Outre les salariés ne remplissant pas les conditions d’éligibilité précitées, pourront être notamment refusées, après examen, les demandes formulées par les salariés :

• Dont les fonctions exigent, par nature, une présence physique permanente dans les locaux de VIVEA :

• Les métiers relatifs à l’accueil physique,

• Les métiers relatifs à la sécurité et à la maintenance générale des locaux,

• Les métiers dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel sur pièces physiques ou à caractère personnel ou sensible

• Les métiers utilisant à la date de la signature du présent accord, l’utilisation du logiciel SAGE PAIE

Etant rappelé que le logiciel listé ci-dessus constitue une liste non exhaustive, donnée uniquement à titre indicatif. Dès lors, il est entendu que VIVEA se réserve le droit de refuser une demande de passage en télétravail occasionnel aux salariés dont les fonctions impliquent l’accès et le traitement de certaines données à caractère confidentiel au poste de travail ou à caractère personnel ou sensible par l’utilisation de nouveaux logiciels qui pourraient être mis en place au sein de VIVEA postérieurement à la date de signature du présent accord, non cités précédemment mais similaires à ce dernier.

Article 3 – Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail occasionnel

3.1 Procédure de candidature

Les parties conviennent que le passage en télétravail occasionnel est subordonné à l’accord du (de la) Directeur(rice), du ou (de la) Délégué avec copie à la Direction générale à la fois sur le principe et sur les modalités d’organisation du télétravail (notamment sur le choix du/des jours effectués en télétravail occasionnel).

Le (la) Directeur (trice), le (la) Délégué(e) sera attentif à ce que le nombre de télétravailleurs occasionnels au sein de son équipe ou de l’ensemble des équipes soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de son organisation. Il devra dans cette hypothèse mettre en place un système de roulement, sur la base d’un planning.

Le télétravail occasionnel doit reposer sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail occasionnel devra appliquer la procédure suivante :

• Faire une demande par mail à son (sa) Directeur (trice) ou Délégué (e).

• Le (la) Directeur (trice), le (la) Délégué(e) examine la demande du salarié et organise un échange avec lui notamment pour apprécier ses motivations et transmet son avis argumenté par mail à la Direction Générale dans un délai de 2 jours, hors cas de force majeure.

• L’avis du (de la) Directeur(trice)ou Délégué(e) sera renvoyé au salarié par mail et devra préciser les travaux qui seront réalisés en télétravail, les modalités de contrôle mises en œuvre.

• En cas de refus, celui-ci sera motivé. Les motifs de refus pourront être notamment les suivants :

• Le salarié ne remplit pas les critères définis dans le présent accord,

• La continuité du service ne peut pas être assurée en cas de télétravail,

  3.2. Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure

Le télétravail occasionnel pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à la demande du salarié en cas :

• De circonstances précises (exemple concentration sur dossiers déterminés, instruction demandes de financements),

• De circonstances exceptionnelles (ex : en cas de grève des transports publics ou d’intempéries occasionnant des difficultés de déplacements très importantes et inhabituelles),

• De force majeure (imprévisible, irrésistible, échappant au contrôle des personnes concernées) (ex : pollution)

En outre, en cas particulier d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement, lorsque des mesures propres à limiter l’ampleur et les effets de la pointe de pollution ont été prises (exemple : circulation alternée), VIVEA fera nécessairement droit à la demande du salarié de recourir au télétravail, lorsque la nature des activités qu’il exerce le permet.

Il est précisé que la garde d’un enfant, pour quelque motif que ce soit, n’entre pas dans le cadre du télétravail occasionnel.

Enfin, il est convenu que dans l’hypothèse du télétravail occasionnel aucun avenant au contrat de travail du salarié ne sera formalisé.

Article 4 - Nombre de jours télétravaillés

Le nombre de jours maximal de télétravail occasionnel hors circonstances exceptionnelles est fixé à raison de :

• 15 jours maximum par an et dans la limite de 2 jours maximum par mois toujours dans le respect de l’organisation d’un bon fonctionnement au sein des Directions et Délégations.

  Article 5 – Période d’adaptation

5.1 Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail occasionnel débute par un essai de 2 jours non consécutifs pour chacun des salariés demandeurs.

Cette période d’adaptation est instituée tant au profit de l’employeur qu’à celui du salarié. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié détient les aptitudes personnelles et professionnelles nécessaires pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de VIVEA ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Cette période doit permettre au salarié, quant à lui, de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Article 6 - Lieu du télétravail

Le télétravail occasionnel sera effectué au domicile habituel du salarié dont l’adresse est précisée dans le contrat de travail. Il ne pourra en aucun cas avoir lieu dans des espaces de coworking, non adaptés au regard de la concentration et confidentialité demandée au sein des métiers de VIVEA.

Le télétravailleur occasionnel devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail occasionnel où il aura l'équipement nécessaire à l'activité professionnelle à distance. Il devra disposer notamment :

• D’une connexion internet à haut débit,

• D’une ligne téléphonique (fixe ou mobile) sur laquelle ses appels téléphoniques entrants seront renvoyés depuis sa ligne professionnelle (excepté les personnes disposant de téléphones mobiles professionnels),

• D’une installation électrique conforme attestée soit par un certificat de conformité électrique soit, à défaut, par une attestation sur l'honneur justifiant de la conformité de l'installation électrique de l’espace de travail, à la norme NF C 15-100 relative aux installations électriques basse tension en France. Cette attestation est valide pour la période télétravaillée et doit être renouvelée en cas de modification de l’installation électrique ou de changement de domicile du télétravailleur.

• D’un emplacement approprié et ergonomique à la pose de matériels informatique et téléphonique.

L'espace dédié au télétravail sera doté d'équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques compatibles avec l'activité professionnelle.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra VIVEA en lui indiquant sa nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement pour VIVEA, les conditions d'exécution du télétravail occasionnel seront alors réexaminées.

Article 7 – Plages horaires et charge de travail

Le télétravail occasionnel s’exercera dans le respect des dispositions légales et conventionnelles applicables en matière de temps de travail.

Le télétravail occasionnel n'aura aucune incidence sur la durée de travail du salarié, en particulier sur le nombre d'heures et / ou de jours travaillés qui continueront de s'inscrire dans le cadre de l'organisation du temps de travail en vigueur au sein de VIVEA.

Pendant les jours de télétravail occasionnel, le salarié restera joignable durant les horaires de référence qui lui sont applicables au sein de VIVEA (9h00 – 13h00 et 14h00 – 17h30 pour les personnes du siège – 8h30-12h30 et 13h30-17h00 pour les assistantes de délégation).

Le supérieur hiérarchique direct du télétravailleur occasionnel devra effectuer, avec celui-ci, un bilan sur ce qui a été réalisé, selon les modalités précisées dans le mail d’acceptation à la demande de télétravail occasionnel du salarié.

Cet échange portera notamment sur la réalisation effective des travaux et l'évaluation de la charge de travail. Par ailleurs, VIVEA s'engage à ce que la charge de travail et les délais d'exécution soient évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de VIVEA.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur occasionnel est tenu de contacter sans délai sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées pour remédier à ces difficultés.

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant :

- les durées maximales journalières et hebdomadaires de travail soit 7,30 heures par jour ,

- les durées minimales de repos, soit 11 heures entre deux journées de travail ainsi qu’un temps de pause de 1 heure par jour,

- les périodes liées au droit à la déconnexion.

Article 8 - Détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Pendant les jours de télétravail occasionnel, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail habituelles pendant lesquelles il doit être possible de le joindre à savoir :

- Pour les personnes du siège : 9h00 – 13h00 et 14h00 – 17h30

- Pour les assistantes de délégation : 8h30-12h30 et 13h30-17h00

Pendant les plages horaires susmentionnées, le télétravailleur occasionnel est tenu de répondre au téléphone, de participer aux réunions téléphoniques ou aux vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie régulièrement.

Article 9 - Équipements liés au télétravail : consignes à respecter et sanctions éventuelles

Pendant la période de télétravail occasionnel, le télétravailleur utilisera son propre matériel. Néanmoins, une vérification préalable de conformité de son installation est nécessaire. Cette vérification pourra se faire par le biais de la remise d'une attestation de conformité sur l’honneur.

VIVEA ne prendra pas en charge :

• Les frais de maintenance du matériel nécessaires à la bonne exécution du travail à domicile, excepté les matériels VIVEA mis à disposition pour certains métiers.

• Les frais de connexion Internet et de téléphonie fixe.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les restrictions d'utilisation de matériel ou d'équipement (serveur). Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions disciplinaires.

Article 10 - Consignes particulières concernant les outils informatiques

L'employeur est tenu d'informer le salarié de toute restriction à l'usage d'équipements ou outils informatiques ou de services de communication électronique et des sanctions en cas de non-respect de telles restrictions.

Pour des raisons de sécurité informatique, le télétravailleur utilise les équipements et outils informatiques ainsi que les services de communication électronique en respectant les règles et consignes contenues dans la Charte utilisateurs informatique, dont il reconnaît avoir été rendu destinataire au moment de son recrutement à VIVEA. Si le contenu de la Charte informatique venait à évoluer, une information serait communiquée à cet effet au télétravailleur occasionnel. Il est demandé au télétravailleur occasionnel de prendre connaissance de la Charte informatique qui lui a été communiquée et de la respecter scrupuleusement.

En raison du préjudice que pourrait causer pour VIVEA la violation des consignes liées à l'usage des équipements et outils informatiques, le télétravailleur qui ne les respecte pas est susceptible, après mise en demeure adressée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou lettre remise en mains propres contre décharge, d'être sanctionné.

Article 11 - Obligation de discrétion et de confidentialité

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé. De plus, il est précisé que le télétravailleur ne devra pas communiquer à des tiers les codes d'accès ou mots de passe spécifiques aux outils métiers de VIVEA.

Article 12 - Santé et sécurité du télétravailleur occasionnel

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés télétravailleurs occasionnels.

VIVEA doit pouvoir s’assurer que le salarié en situation de télétravail occasionnel exerce sa mission dans des conditions conformes. Par conséquent, l’employeur et ses représentants en matière de sécurité, le CSE, l’inspecteur du travail et le médecin du travail peuvent avoir accès au lieu du télétravail, après avoir obtenu l’accord du salarié.

Tout accident survenu au salarié télétravailleur sur le lieu et aux temps du télétravail occasionnel est présumé être un accident du travail. Aussi, il sera soumis au même régime que s’il était intervenu dans les locaux de VIVEA pendant le temps de travail.

Article 13 – Dispositions finales

13.1. Durée du présent accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans. Il fera l’objet d’un bilan intermédiaire après 12 mois d’application et d’un bilan à son terme avec les délégués syndicaux.

Il prend effet à compter du 1er janvier 2020.

13.2. Révision du présent accord

Le présent accord pourra être révisé selon les modalités prévues par les articles L. 2261-7-1 du Code du travail.

13.3. Dénonciation du présent accord

Les parties reconnaissent la possibilité de mettre en cause le présent accord en cas d’accord unanime de l’ensemble de ses signataires.

13.4. Publicité et dépôt du présent accord

Le présent accord sera notifié aux organisations syndicales représentatives par lettre recommandée avec demande d’avis de réception.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, assortis des éléments d’information prévus par la réglementation en vigueur. Dans ce cadre, les parties conviennent d’établir une version anonymisée de l’accord en vue de sa publication sur la base de donnée nationale.

Un exemplaire du présent accord sera également déposé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris, lieu de sa conclusion.

Enfin, un exemplaire sera remis à chacune des parties et affiché sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur l’intranet.

A Paris, le 9 décembre 2019

Fait en 3 exemplaires originaux,

Pour VIVEA

M…………………..

Directeur-trice- Général-e

Pour les organisations syndicales représentatives,

L’organisation syndicale ………………………….

M………………………………..,

Délégué-e syndical-e ………………...