Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL OCCASIONNEL" chez J.A. DELMAS (Siège)

Entre :

La société JA DELMAS dont le siège social est situé au 17, rue Vauban – 33000 BORDEAUX, représentée par la Directrice des Ressources Humaines.

D'une part

Et

L'organisation syndicale UNSA représentée par son délégué syndical.

D'autre part

Il a été conclu le présent accord :

PREAMBULE

Par cet accord, les parties marquent leur volonté de contribuer au développement d’un environnement de travail propice à une organisation moderne du temps de travail ainsi qu’au renforcement de la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.

La mise en place du télétravail occasionnel a fait l’objet d’ateliers de travail tout au long de l’année 2018.

Les parties signataires s’accordent pour reconnaître que le télétravail occasionnel repose sur la responsabilité, l’autonomie, la performance et la confiance. Il engage le sens des responsabilités de chacun. Il désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Les parties ont souhaité encadrer la pratique du télétravail occasionnel en fixant les modalités de mise en œuvre tout en respectant le lien social dans l’entreprise, le respect de la vie privée des salariés, l’accès aux mêmes droits individuels et collectifs, tout en tenant compte des nécessités opérationnelles et techniques de l’entreprise.

Afin de concilier les impératifs opérationnels, performance et équilibre vie professionnelle / vie privée, le management a la responsabilité de piloter la mise en œuvre du télétravail occasionnel de ses équipes, avec l’appui du service des Ressources Humaines : validation, planification, contrôle, reversibilité si nécessaire.

A cet égard, et pour ce qui est de l’autorisation générale d’éligibilité au télétravail occasionnel, le collaborateur devra en faire la demande auprès de son supérieur hiérarchique. Le manager examinera alors la demande selon les critères d’éligibilité visé à l’article 2 du présent accord et apportera sa réponse dans un délai de 15 jours ouvrés. Il est entendu que les salariés occupant un poste visé à l’article 2.2 pour lequel le télétravail est incompatible avec l’organisation opérationnelle ou matérielle ne pourront recourir au télétravail.

Les attestations nécessaires, notamment visées à l’article 6, devront être fournies en tout état de cause avant la première date de télétravail occasionnel.

Toute réponse négative devra être motivée par écrit et la direction des ressources humaines informée.

Les parties conviennent que le lien social à l’entreprise demeure primordial au partage des valeurs et de la culture de l’entreprise.

ARTICLE 1 : LE CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord a vocation à s’appliquer à l’entreprise.

ARTICLE 2 : CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE

2-1 – Les salariés concernés

Bénéficient de la possibilité de télétravail occasionnel, les salariés :

• En Contrat à Durée Indéterminée à temps plein ou à temps partiel à 80 % minimum

• Ayant une ancienneté d’au moins 1 an sur leur poste,

• Qui peuvent travailler de façon isolée à distance, atteindre les objectifs fixés et ne nécessitent pas de soutien managérial de proximité continuellement (par exemple jeune recruté, mobilité sur un nouveau poste, …)

2-2 – Les postes de travail concernés

Tous les postes de travail, à l’exception de ceux :

• nécessitant par nature la présence physique dans les locaux de l’entreprise tel que l’accueil du public, des services généraux et certains postes support aux utilisateurs (informatique par exemple)

• nécessitant des matériels informatiques spécifiques ou l’utilisation quotidienne d’une documentation importante ou d’un stockage / archivage de dossiers ou de logiciels spécifiques ou d’outils « non » accessibles depuis le domicile

• les salariés ne disposant pas à leur domicile d’un accès internet avec débit suffisant pour travailler dans des conditions similaires à celles des locaux de l’entreprise.

2-3 – Les « occasions » concernées

Le télétravail occasionnel constitue une exécution ponctuelle par le salarié d’une tâche à son domicile alors qu’il aurait pu la réaliser sur le lieu de travail habituel.

Il a vocation à répondre à des circonstances exceptionnelles ou inhabituelles, telles que :

• situation de handicap temporaire, femmes enceintes ayant des trajets longs (soit + de 30 km ou 45 minutes) pour se rendre à l’entreprise

• impératifs familiaux (en dehors des cas d’absence déjà prévus par la loi ou la convention collective nationale), intervention à domicile d’un « technicien » non planifiable autrement qu’en journée, intempéries (neige, tempête, etc.), grève de transports collectifs, pic de pollution, …

• Pendant la période de réhabilitation des locaux ayant donné lieu à consultation des IRP, des travaux pourront rendre l’accès ou le maintien prolongé du collaborateur dans les locaux inconfortable. Cette période pourra alors faire partie des éléments exceptionnels à prendre en compte pour faciliter le télétravail occasionnel.

ARTICLE 3 : MODALITES DE MISE EN OEUVRE

3-1- Procédure de mise en œuvre

Le télétravail occasionnel est à l’initiative du collaborateur.

3.1.1 – procédure de mise en œuvre du télétravail occasionnel prévisible :

Demande par écrit au manager – délai de prévenance 2 à 3 jours ouvrés

Réponse manager sous 1 à 2 jours ouvrés (n+2 si absent)

3.1.2 – procédure de mise en œuvre du télétravail occasionnel suite impératif non prévisible :

Echanges de mail ou tout autre moyen écrit au plus vite (et sous réserve de respect d’accord préalable visé en préambule)

L’acceptation de recourir au télétravail occasionnel dans cette hypothèse ne pourra être accordée que pour une demi-journée et non pour une journée complète. En effet, en cas d’impératif non prévisible, la Direction estime que le temps passé par le salarié à régler ledit évènement ne le met pas dans des conditions idéales de travail.

Dès lors, dans cette hypothèse, la demande d’autorisation pour effectuer du télétravail occassionnel ne pourra concerner que la demi-journée de l’après-midi, ce qui aura pour conséquence que la matinée donnera alors automatiquement lieu à une demi-journée de repos (congé payé / RTT / JRS).

3-2- Suspension provisoire

En cas de besoins opérationnels avérés (lancement d’un projet important, période de surcroit, …) rendant le télétravail incompatible, le manager peut informer par courriel son équipe de l’impossibilité temporaire de recours au télétravail occasionnel. Le service Ressources Humaines pourra être amené à effectuer un contrôle de la pertinence du motif.

Néanmoins, il reste que toute autorisation de télétravail préalablement validée pour cette période est susceptible d’être annulée pour des raisons nécessitant la présence physique de certains collaborateurs au sein de l’entreprise durant une certaine période.

La direction des ressources humaines en est informée.

ARTICLE 4 : CONDITIONS DE TRAVAIL DU TELETRAVAILLEUR

4-1- Lieu d’exécution du télétravail occasionnel

Définition du domicile – résidence habituelle déclarée à l’entreprise

Après avoir obtenu l’autorisation de son manager, le collaborateur ne peut pratiquer le télétravail occasionnel qu’à condition d’être à son domicile, c’est-à-dire celui déclaré à l’entreprise comme étant prévu et adapté à la pratique de cette activité.

D’un point de vue légal, le domicile est effectivement le lieu dans lequel une personne possède son principal établissement, à savoir son lieu ordinaire d’habitation.

A cet égard, le salarié a obligation de rester à son domicile et n’est pas supposé sortir de chez lui. En cas d’urgence particulière l’obligeant à se déplacer, il lui appartient d’en informer son manager le plus rapidement possible.

4.2- Mode de contrôle et de décompte du temps de travail

Pendant les périodes de télétravail et dans les plages horaires d’accessibilité, le salarié est sous la subordination de l’entreprise et doit être joignable dans des conditions similaires à son poste de travail habituel, sans que l’entreprise n’ait à fournir de moyens matériels supplémentaires. A cet égard, et dans la mesure où il est aujourd’hui très facile et très usuel au sein de JA Delmas de passer des appels à distance (notamment via Skype), la délivrance d’un téléphone professionnel ne sera accordée au salarié en télétravail que si celle-ci est véritablement nécessaire et demandée suffisamment à l’avance.

Il est entendu que pendant les absences (maladie, congés, …) le salarié ne peut effectuer de télétravail.

Pour les collaborateurs aux horaires, chaque manager est garant du respect de la durée quotidienne de travail fixée à 7h19 minutes.

Il veille également au respect des horaires d’embauche choisis par ses collaborateurs.

4-3 Limites journalières et hebdomadaires

Conformément aux dispositions légales en vigueur, l’ensemble du personnel de l’entreprise, à l’exception des cadres en forfait jours annuel, le cas échéant, doit respecter les durées maximales de travail journalière et hebdomadaire.

La durée quotidienne maximale de travail est de 10 heures.

La durée hebdomadaire maximale de travail est de 44 heures sur une période de 12 semaines consécutives.

L’ensemble du personnel est soumis aux durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

La durée quotidienne minimale de repos est de 12 heures.

La durée hebdomadaire minimale de repos est de 24 heures auxquelles s’ajoutent 12 heures de repos minimum quotidien soit 36 heures consécutives.

4.4- Frais indemnisés par l’entreprise

Frais de transport : considérant que les frais de transport public sont payés mensuellement ou annuellement, ils continuent à être indemnisés dans les mêmes conditions.

ARTICLE 5 : SANTE ET SECURITE

5.1 – Santé et sécurité du télétravailleur

Accident du travail

Bien que le salarié soit en dehors de la sphère de l’entreprise lorsqu’il pratique le télétravail occasionnel, le dernier alinéa de l’article L.1222-9 du Code du travail prévoit que l’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident du travail.

Néanmoins, l’employeur dispose de la possibilité de demander au salarié victime de justifier de l’heure de survenance de l’accident et de sa présence effective à son domicile. L’objectif est de démontrer qu’il était bien en train d’exécuter sa prestation de travail, ce qui sera plus simple si l’accident est survenu alors que le salarié était en connexion informatique avec l’entreprise notamment.

5.2 – Sécurité et confidentialité des données

II est rappelé que le salarié en télétravail doit respecter les standards d'utilisation du matériel informatique fixés dans le cadre des règles en vigueur dans l'entreprise, tout comme les règles fixées en matière de sécurité de l'information.

Il doit préserver la confidentialité des accès et des données, s'interdire toute utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition et respecter l'obligation de discrétion ou de confidentialité sur l'intégralité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de l'exercice de son activité professionnelle, sur tous supports et par tous moyens et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d'authentification (mot de passe et codes d’accès, ...) qui sont personnels, confidentiels et incessibles.

Le salarié en télétravail depuis son domicile s'engage à ne pas sous-traiter les travaux qui lui sont confiés et qui, par nature, n'ont pas à être sous-traités par l'employeur et, en tout état de cause, à respecter la confidentialité des informations obtenues ou recueillies dans le cadre de son activité professionnelle et à ne pas les utiliser à des fins personnelles.

Le salarié en télétravail s'engage à cet égard à :

• prendre soin des équipements qui lui sont confiés,

• prévenir sans délai son manager ou le service informatique en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de toute anomalie, de perte ou de vol du matériel mis à disposition,

• à utiliser ce matériel uniquement dans un cadre professionnel et ne pas le mettre à disposition d'une autre personne,

• verrouiller par un mot de passe sa session en cas d'absence à son poste de télétravail,

• veiller à la mise en sécurité de son ordinateur portable à son domicile,

• restituer à l'employeur l'ensemble du matériel confié à l'occasion du télétravail à sa demande et ce quelle qu'en soit la cause, en échange de moyens comparables permettant la poursuite de l'exercice de l'activité professionnelle.

Le salarié en télétravail ne peut utiliser un autre matériel que celui qui lui est fourni par l'entreprise.

ARTICLE 6 : ORGANISATION MATERIELLE DU TELETRAVAIL OCCASIONNEL

6.1 – Conformité des installations au domicile du salarié

Le télétravailleur assure la conformité des installations « électriques » de son domicile et de son espace de travail et certifie sur l’honneur à l’entreprise ladite conformité à la règlementation.

Il devra disposer d’un espace de travail dédié à son activité pendant le télétravail propice à sa concentration.

Il s’engage à respecter les consignes de sécurité et de santé au travail.

6.2 – Assurance pour le télétravail du domicile du salarié

Le salarié qui opte pour le télétravail occasionnel devra informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité de bureau sans accueil du public ou de fournisseur. Il devra fournir chaque année, au service RH, une attestation provenant de son assureur qui couvre ce risque.

6.3 – Mise à disposition de l’équipement informatique et bureautique par l’entreprise

L’entreprise fournit les équipements adaptés à l’exercice des fonctions, dans des conditions de sécurité satisfaisantes, afin de permettre au salarié en télétravail de bénéficier des mêmes moyens que ceux mis à disposition de l’ensemble des salariés travaillant sur le lieu de travail habituel.

1. Salariés ayant un PC portable :

• un ordinateur portable et ses accessoires (souris, logiciels, applications de travail, sac à dos, câble alimentation, …)

• un accès à distance sécurisé selon les règles en vigueur dans l’entreprise.

En tout état de cause, cet équipement ne doit pas impliquer pour l’entreprise un double équipement. Le matériel mis à disposition par l’entreprise demeure sa propriété et sert à l’usage professionnel exclusivement.

2. Salariés ayant un PC fixe sur le lieu habituel de travail :

Une flotte de PC avec pré-installation des logiciels et applicatifs métiers sera mise à disposition des collaborateurs qui auront reçu l’accord préalable par leur manager de procéder à du télétravail occasionnel.

Le salarié s’engage à utiliser le matériel mis à disposition conformément aux règles en vigueur dans l’entreprise (cf charte informatique).

Le collaborateur, qui aura au préalable, et dès réception de l’accord de son manager, fait sa demande par mail en mettant son manager en copie (helpdesk informatique), s’engage à récupérer ledit PC au plus tard la veille à midi de son jour programmé de télétravail.

Par ailleurs, pour des raisons d’organisation, il ne sera pas possible de fournir un nombre de PC simultanés trop important. Ainsi, il est entendu que si toute la flotte a été distribuée, le collaborateur qui ne pourrait en obtenir un ne pourra, bien qu’ayant reçu l’accord de son manager, être en télétravail ce jour-là.

ARTICLE 8 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 1 an à partir de la date de son entrée en vigueur.

Celle-ci est fixée au lendemain du dépôt de l’accord par voie électronique.

Il cessera de plein droit à l’échéance de ce terme, soit le 31 décembre 2019.

A cette date et conformément à l’article L.2222-4 du Code du travail, il ne continuera pas à produire ses effets en tant qu’accord à durée indéterminée.

ARTICLE 9 : RENOUVELLEMENT

Le présent accord pourra être renouvelé dans les conditions suivantes :

Dans un délai minimum de 2 mois avant son terme, les parties signataires se réunissent dans le cadre des Négociations Annuelles Obligatoires en vue d’examiner son renouvellement.

Le renouvellement du présent accord fera l’objet d’un avenant.

A défaut de renouvellement ou de respect de la procédure prévue en la matière, l’accord cessera de plein droit de produire ses effets.

ARTICLE 10 : REVISION

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

La partie qui prend l’initiative de la révision en informe chacun des signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

La demande de révision devra indiquer le ou les articles concernés et devra être accompagnée de propositions de remplacement.

Les parties devront engager des négociations au plus tard dans un délai de 3 mois suivant la réception de cette lettre.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion de l’avenant de révision. L’avenant portant révision se substituera de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie, soit à la date qui en aura été expressément convenue, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès du service compétent.

Il est rappelé que les dispositions du présent article s’appliquent au présent avenant et à l’accord collectif d’entreprise relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail.

ARTICLE 11 : INTERPRETATION DE L’ACCORD

Les parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans le mois suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

La demande de réunion consigne l’exposé du différend.

La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction.

Le document est remis à chacune des parties signataires.

Il est rappelé que les dispositions du présent article s’appliquent au présent avenant et à l’accord collectif d’entreprise relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail, objet de la révision.

ARTICLE 12 : DEPOT LEGAL

Conformément aux dispositions de l’article D.2231-2 du Code du travail et du Décret n°2018-362 du 15 Mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, le présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de façon dématérialisée par le biais de la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Par ailleurs, un exemplaire sera déposé auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes du ressort du siège social de l’entreprise.

L’existence du présent accord figurera aux emplacements réservés à la communication du personnel.

A Bordeaux, le 21 décembre 2018,

Pour les organisations syndicales, Pour l’Entreprise,

UNSA, Directrice des Ressources Humaines,