Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez APIVIA COURTAGE (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

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SOCIETE APIVIA COURTAGE

Entre :

La Société APICIA COURTAGE dont le siège social est situé au 108 rue Ronsard 37100 TOURS, Immatriculée au RCS n°490 625 662, représentée par Monsieur xxxxxxxxx en sa qualité de Directeur Général.

ci-après dénommée « l’Entreprise »,

d'une part,

ET

Les représentants du personnel au sein du Comité Social et Economique, représentés par la secrétaire, Mme xxxxxxxxx, statuant à la majorité des titulaires élus selon le procès-verbal de la séance du 01/12/2020 annexé à l’accord,

d'autre part,

Il est conclu le présent accord relatif au télétravail conformément aux dispositions légales en vigueur. La législation autour du télétravail a débuté avec l’accord cadre sur le plan européen dès le 16 juillet 2002, puis a évolué progressivement avec l’Accord National Interprofessionnel signé en France le 19 juillet 2005. La loi du 22 mars 2012 a ensuite apporté une définition ample du télétravail codifiée à l’article L.1222-9 et suivants du code du travail. Enfin, les ordonnances du 22 septembre 2017 et la loi de ratification du 29 mars 2018 ont modifié le cadre juridique du télétravail.

Préambule :

Le télétravail désigne en France une organisation qui permet aux salariés volontaires d’exercer, de façon régulière ou occasionnelle, leur fonction à distance en dehors des locaux de l’entreprise.

L’évolution des nouvelles technologies et des modes d’organisation, ainsi que la volonté commune des parties d’apporter une certaine souplesse et flexibilité à ceux-ci, ont entrainé une réflexion quant à la possibilité de permettre à certains membres du personnel de l’entreprise de s’inscrire dans un fonctionnement de télétravail.

A titre préalable, la Direction rappelle toutefois que :

• le télétravail n’est pas un droit mais une modalité d’organisation de travail à distance et en aucun cas un moyen de répondre aux besoins personnels ou familiaux des salariés ;

• le télétravail ne devra jamais nuire à la continuité de l’activité de l’entreprise ou du service, qui doit demeurer la priorité.

Deux formes de télétravail, le régulier et l’occasionnel, seront détaillées dans le présent accord avec leurs spécificités respectives.

ARTICLE 1 – Le télétravail régulier

1. Définition

La notion de télétravail régulier est définie à l'article L.1222-9 du code du travail comme suit :

« Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci ».

Il s'agit d'une organisation du travail régulière incluant alternativement travail au sein des locaux de l’entreprise et travail en dehors de ceux-ci, en veillant à prévenir l'isolement du collaborateur et maintenir un lien social avec la vie de l'entreprise.

2. Conditions d’éligibilité

Le télétravail régulier est soumis au double volontariat du salarié et de l’Entreprise. Il ne pourra donc donner lieu à aucune sanction en cas de refus du salarié.

Il est accessible aux collaborateurs qui répondent aux critères d’éligibilité exposés ci-après.

• Conditions afférentes au demandeur

• Etre volontaire ;

• Etre en Contrat à Durée Indéterminée ;

• Justifier d’au moins un an d’ancienneté dans l’Entreprise. Une ancienneté inférieure pourra être retenue en cas d’accord du responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines ;

• Ne pas être en période d’essai ;

• Avoir une autonomie et une confiance suffisantes pour travailler à distance. Ces deux éléments seront évalués par le manager tout au long de la relation contractuelle ;

• Etre compatible avec sa situation personnelle (articulation vie privée/vie professionnelle) ;

• Respecter les principes du droit à la déconnexion conformément à la Charte Informatique en vigueur dans l’entreprise ;

• Etre à l’aise avec les outils informatiques et numériques nécessaires au travail à distance.

• Conditions afférentes à l’organisation

• Ne pas occuper un poste dont les contraintes nécessitent un travail en « présentiel » ;

• Etre compatible avec l’organisation collective du travail en équipe et la possibilité pour le manager de suivre à distance l’activité ;

• Exercer une activité compatible, au regard du degré de confidentialité tel qu’apprécié en considération des impératifs de la CNIL et de la règlementation ;

• Si le télétravail s’effectue à domicile, attester et justifier bénéficier d’un espace dédié permettant de reproduire les conditions de travail en place au sein des locaux de l’entreprise.

3. Mise en place du télétravail régulier

La mise en place du télétravail régulier respectera le formalisme suivant :

• Etape 1 : Demande écrite

Le collaborateur souhaitant avoir un fonctionnement en télétravail régulier devra effectuer une demande écrite par courrier, adressée à son manager et au service Ressources Humaines, dans laquelle il précisera les raisons de cette demande et la fréquence souhaitée pour le travail à distance, en sachant que celle-ci ne pourra pas être supérieure à 2 jours par semaine.

Cette demande devra être effectuée lors d’une des campagnes annuelles définies par le présent accord. Deux campagnes seront effectuées par an : 1^er mars et 1^er septembre.

• Etape 2 : Etude de la demande

La demande écrite sera ensuite étudiée de façon concertée par le manager et le service Ressources Humaines. Un questionnaire d’éligibilité sera transmis au demandeur puis un entretien s’en suivra avec le manager et le service Ressources Humaines. Cet entretien sera formalisé par un compte-rendu écrit qui sera conservé par chacune des parties.

• Etape 3 : Réponse et mise en place

A compter de la date de réception de la demande de télétravail, une réponse sera formulée par écrit au collaborateur dans un délai d’un mois maximum.

En cas de réponse négative, l’employeur motivera sa décision.

En cas de réponse positive à la demande d’un collaborateur, un avenant au contrat de travail sera établi pour une durée déterminée d’au moins une année. La date de prise d’effet sera au 1^er avril pour la campagne de mars, et au 1^er octobre pour la campagne de septembre.

Le premier avenant prévoira une période d’adaptation de 3 mois à compter de l’accès au télétravail, permettant notamment de tester le bon fonctionnement des applications informatiques au domicile du collaborateur ainsi que le degré de compatibilité du collaborateur avec ce mode d’organisation du travail.

Cet avenant précisera notamment la répartition du temps de travail du salarié, les modalités de suivi de l’activité de l’intéressé et, le cas échéant, les précautions tenant à la confidentialité des données traitées.

En fonction des besoins de fonctionnement de l’entreprise (réunion, formation, situation de crise et en règle générale pour tout imprévu), il pourra être demandé ponctuellement au télétravailleur de venir en présentiel sur site et ce même si cette période s’effectue habituellement à distance. Le collaborateur en sera informé au préalable dans un délai raisonnable. Dans ce cas, la ou les journées de télétravail concernée(s) pourront être reportée(s) ultérieurement.

L’avenant pourra être dénoncé par écrit avant son terme :

• Par le collaborateur à sa demande. Dans ce cas, le principe de réversibilité s’applique avec un délai de prévenance d’1 mois à l’initiative du collaborateur (le délai court à compter de la date de notification par tout moyen de la demande).

• Par l’entreprise notamment s’il est constaté dans le cadre du suivi managérial régulier une remise en cause des conditions d’éligibilité définies à l’article 1.b. Dans ce cas, le principe de réversibilité s’applique avec un délai de prévenance d’1 mois à l’initiative de l’entreprise (le délai court à compter de la date de notification par tout moyen de la demande).

• En cas de force majeure ou de situation exceptionnelle, le délai de prévenance pourra être écourté dans ce cas par accord entre les parties.

Arrivé à son terme, l’avenant pourra être renouvelé dès lors notamment qu’il n’aura pas été constaté ou anticipé d’incompatibilité entre ce mode d’organisation du travail et le bon accomplissement des missions professionnelles du collaborateur dans le cadre du suivi réalisé par le manager et le service Ressources Humaines.

Il est précisé qu’en cas de changement de poste, la situation de télétravail sera de facto mise en cause et l’avenant conclu avec le collaborateur privé d’objet. Si le collaborateur en exprime le souhait, les modalités d’une éventuelle reconduction d’une situation de télétravail seront alors étudiées avec le nouveau manager et la Direction des Ressources Humaines.

En cas de cessation du télétravail, conformément à l’article L.1222-10 du Code du Travail, l’entreprise est tenue à l’égard du salarié « de lui donner priorité pour occuper ou reprendre un poste sans télétravail qui correspond à ses qualifications et compétences professionnelles et de porter à sa connaissance la disponibilité de tout poste de cette nature ».

ARTICLE 2 – Le télétravail occasionnel

1. Définition

Le télétravail occasionnel est une forme d'organisation du travail, dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon temporaire et non régulière en utilisant les technologies de l'information et de la communication en lien avec ses obligations contractuelles.

Ce type de télétravail peut être imposé par l’employeur mais pas par le salarié.

2. Conditions d’éligibilité

• Conditions afférentes au demandeur

• Ne pas être en période d’essai ;

• Avoir une autonomie et une confiance suffisantes pour travailler à distance. Ces deux éléments seront évalués par le manager tout au long de la relation contractuelle ;

• Etre compatible avec sa situation personnelle (articulation vie privée/vie professionnelle) ;

• Respecter les principes du droit à la déconnexion conformément à la Charte Informatique en vigueur dans l’entreprise ;

• Conditions afférentes à l’organisation

• Ne pas occuper un poste dont les contraintes nécessitent un travail en « présentiel » ;

• Exercer une activité compatible, au regard du degré de confidentialité tel qu’apprécié en considération des impératifs de la CNIL et de la règlementation ;

• Si le télétravail s’effectue à domicile, attester et justifier bénéficier d’un espace dédié permettant de reproduire les conditions de travail en place au sein des locaux de l’entreprise.

3. Recours au télétravail occasionnel

Le recours au télétravail occasionnel sera la conséquence de facteurs ponctuels empêchant d’exercer ses fonctions dans les locaux de l’entreprise.

• Télétravail pour motif médical

Pendant une période limitée, un télétravail occasionnel pourra être mis en place pour motif médical, sous réserve de fournir un certificat médical spécifiant de façon claire et non équivoque l’impossibilité pour le collaborateur de se déplacer dans les locaux de l’entreprise. Le certificat médical devra également attester que le salarié est en capacité de télétravailler.

• Télétravail pour motif personnel

Pendant une période limitée, un télétravail occasionnel pourra être mis en place dans le cadre d’un imprévu en lien avec la situation personnelle du collaborateur. Le collaborateur devra tout mettre en œuvre pour motiver sa demande et fournir un justificatif.

• Télétravail en cas de force majeure

Pendant une période limitée, un télétravail occasionnel pourra être mis en place dans des cas de force majeure rendant impossible l’activité sur un ou plusieurs sites de l’entreprise, comme par exemple : activation du Plan de Continuité de l’Activité (PCA), situation sanitaire à risque, catastrophe naturelle, épisode de pollution conformément aux dispositions de l’article L. 223-1 du code de l'environnement, etc.

Aucune condition d’éligibilité, hormis le respect des principes du droit à la déconnexion, définies à l’article 2.b, ne s’appliquera pour ce cas de recours.

4. Mise en place du télétravail occasionnel

Il est précisé que, pour les motifs de recours au télétravail occasionnel correspondant aux cas de force majeure, la mise en place se conformera aux dispositions légales de l’article L.1222-11 du Code du Travail. Par conséquent, ce recours appartiendra au seul pouvoir décisionnaire de la Direction, qui s’imposera de fait à l’ensemble des collaborateurs sans formalisme particulier. Ceux-ci seront informés par voie de communication interne collective.

Pour les autres types de recours au télétravail occasionnel, sa mise en place respectera le formalisme suivant :

• Etape 1 : Demande écrite

Le collaborateur souhaitant avoir un fonctionnement en télétravail occasionnel devra effectuer une demande écrite (un mail suffit), adressée à son manager et au service Ressources Humaines, dans laquelle il précisera le motif de cette demande ainsi que les dates concernées, en sachant que la période ne pourra pas être supérieure à 5 jours ouvrés. Une durée différente pourra être retenue en cas d’accord du responsable hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines.

Cette demande devra être accompagnée du questionnaire d’éligibilité prévu à cet effet. Elle devra également être effectuée, au préalable, dans un délai raisonnable afin d’éviter toute perturbation dans le bon fonctionnement de l’activité.

• Etape 2 : Réponse et mise en place

La décision, prise en concertation entre le manager et le service Ressources Humaines, sera communiquée au collaborateur par écrit (un mail suffit) dans les plus brefs délais.

ARTICLE 3 – Dispositions communes

1. Organisation du travail

• Temps de travail

• Les salariés dont le temps de travail est décompté en heures exerceront leur activité à distance dans la limite de leur durée contractuelle de travail et dans le respect des plages horaires applicables dans le service concerné, sauf autorisation expresse du manager d’effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires. Plus particulièrement, ils sont soumis au même régime de décompte de temps de travail applicable, que ce soit pour les jours de travail dans les locaux de l’entreprise ou pour les jours en télétravail. Ainsi, ce décompte est effectué quotidiennement à l’aide de l’outil de suivi utilisé au sein de l’entreprise. Enfin, ces salariés respecteront les dispositions légales relatives aux durées maximales de travail et aux durées minimales de repos.

• Les salariés dont le temps de travail est décompté en jours organiseront leur temps de travail en toute autonomie en respectant les durées minimales de repos prévues par le code du travail.

Les parties signataires réitèrent par ailleurs leur intérêt pour la Charte Informatique en vigueur au sein de l’entreprise. Afin de notamment préserver l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle, les parties rappellent que des dispositions spécifiques de droit à la déconnexion y ont été établies et doivent être impérativement respectées. Cette charte permet également de mieux discerner les risques liés à la diffusion des données et de trouver le juste équilibre entre l’information, la discrétion/confidentialité et le souci de transparence.

Tant pour les salariés dont le temps de travail est décompté en heures que pour ceux dont le décompte se fait en jours, il sera précisé les modalités en lien avec les créneaux horaires dans lesquels le télétravailleur pourra être joint. En cas de non-respect de cette période de joignabilité, des sanctions pourront être envisagées.

• Répartition du travail

Les managers veilleront à assurer une répartition de la charge de travail équivalente entre les télétravailleurs et les salariés du même service travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Les télétravailleurs participeront à la vie collective de leur service au même titre que leurs collègues présents sur site (réunions, séminaires, formations, évènements entreprise, etc).

2. Equivalence des droits

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits collectifs que les salariés qui exécutent leur travail dans les locaux de l'entreprise. Ainsi, ils bénéficient des titres restaurant, et en règle générale de tout autre avantage, selon les mêmes conditions que celles appliquées à l’ensemble des salariés.

Par ailleurs, il est expressément rappelé qu’un collaborateur en arrêt de travail ne doit exercer aucune activité professionnelle, fut-il en télétravail. De même, les collaborateurs en télétravail bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail et de trajet. Ils sont couverts par la législation sur les accidents du travail et les maladies professionnelles pour les accidents survenus dans l’exécution du travail à distance.

Dans le cadre d’une absence imprévue, le télétravailleur devra justifier de celle-ci et informer son manager et le service Ressources Humaines dans les mêmes délais que s’il avait été dans les locaux de l’entreprise.

3. Environnement de travail

• Lieu d’exercice du télétravail

Le collaborateur en situation de télétravail doit prévoir dans le lieu d’exercice de son activité un espace de travail dédié reproduisant des conditions de travail identiques à celles en place au sein des locaux de l’entreprise.

L’espace de travail devra obéir aux règles de sécurité électrique et permettre un aménagement informatique et ergonomique adapté du poste de télétravail.

Pour le télétravail régulier, une attestation d’assurance « Multirisques Habitation » (MRH) n’excluant pas la possibilité d’exercice d’une activité en télétravail établie par l’assureur du salarié devra être produite par ce dernier pour le lieu d’exercice de son activité, s’il est légalement tenu de l’assurer.

• Equipement de travail

Le télétravail, qu’il soit régulier ou occasionnel, sera mis en place uniquement avec du matériel informatique mis à disposition par l’entreprise. Toute utilisation de matériel informatique personnel est interdite.

S’agissant de la téléphonie, un équipement sera envisagé par l’entreprise en fonction de la nécessité de l’activité.

Dans le cas du télétravail régulier, l’entreprise s’engage également à étudier, en amont de la mise en place, toute demande de mise à disposition de matériel ergonomique (chaise de bureau, tapis de souris, repose pied, etc) sur le lieu de télétravail, en concertation avec les représentants du personnel dans le cadre de leurs missions relatives à la santé, la sécurité et aux conditions de travail des collaborateurs.

Une fois la demande de télétravail validée, le manager du collaborateur concerné devra faire une demande de mise à disposition de matériel auprès du Pôle Infrastructure informatique et éventuellement une demande d’achat pour le matériel ergonomique auprès du service Achats/Moyens Généraux.

Le télétravailleur s’engage à respecter les dispositions suivantes :

• Les équipements informatiques mis à disposition seront utilisés dans un but exclusivement professionnel et toutes les mesures de sécurité et de protection nécessaires devront être prises pour éviter l’accès d’un tiers à ces systèmes. En cas de nécessité, le Pôle Infrastructure informatique assurera une assistance téléphonique et la maintenance de ce matériel ;

• Il veillera à ce que toutes les informations, fichiers et données demeurent confidentiels et s’engage à respecter l’ensemble des dispositions légales et les règles propres à l’Entreprise relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité ;

• Il s’engage à prévenir son assureur de son activité professionnelle dans le lieu d’exercice de son activité, s’il est légalement tenu de l’assurer. Apivia Courtage, en tant qu’employeur, prendra en charge, dans le cadre de son contrat de responsabilité civile, les risques et dommages liés au matériel fourni au télétravailleur ;

• Il s’engage à prendre soin du matériel mis à disposition par l’entreprise et à prévenir sans délai son manager de toute panne ou mauvais fonctionnement de celui-ci ;

• Il est tenu d’autoriser l’accès, à son lieu de télétravail, aux intervenants qui pourraient avoir à vérifier et contrôler le matériel confié par l’entreprise. Le salarié en télétravail sera informé en amont par écrit dans un délai raisonnable ;

• En cas de cessation du télétravail, il s’engage à restituer sans délai le matériel qui lui a spécifiquement été confié pour sa mise en œuvre.

Considérant que les abonnements relatifs au réseau internet et électrique ne seront pas significativement impactés par le télétravail, ceux-ci ne donneront lieu à aucune indemnisation de la part de l’entreprise. De manière générale, le présent accord ne prévoit pas d’indemnité en lien avec le télétravail.

4. Suivi et accompagnement

• Accompagnement du manager

Les managers concernés bénéficieront d’une formation et d’un accompagnement de la part du service Ressources Humaines dans l'exercice du management à distance à l’égard des télétravailleurs et l’accompagnement de ces derniers dans leur activité.

• Accompagnement du télétravailleur

Les collaborateurs en télétravail bénéficieront d’un suivi et d’un accompagnement en lien avec ce mode d’organisation du travail. Cet accompagnement sera assuré par le manager. Le service Ressources Humaines pourra intervenir en soutien au besoin.

Ce suivi permettra de porter attention aux éléments suivants :

• L’adaptation du collaborateur en télétravail en tous points (matériel, autonomie, bien-être). Des formations de prise en main de certains outils numériques pourront être mises en place ;

• Une répartition équivalente de la charge de travail au sein des équipes entre les télétravailleurs et les salariés présents sur site ;

• De façon plus générale, le respect d’un principe d’égalité de traitement entre les télétravailleurs et les salariés présents sur site ;

• L’intégration systématique des collaborateurs à distance dans les évènements collectifs afin de conserver une bonne cohésion d’équipe et de lutter contre l’isolement ;

• La réalisation des objectifs en adéquation avec la situation de télétravail ;

• La mise en place d’entretiens réguliers avec le télétravailleur. Le support d’entretien annuel comportera d’ailleurs une partie spécifique relative au télétravail.

• Suivi par le télétravailleur

Le collaborateur en télétravail prend l’engagement de fournir la prestation prévue à son contrat de travail de manière identique quel que soit le lieu d’exécution de celle-ci.

Il s’engage à utiliser les moyens mis à sa disposition par l’entreprise pour informer au besoin ses collègues et clients internes de son état de télétravailleur les jours concernés (accessibilité de la planification des jours, message d’absence spécifique, notification du statut dans les outils de communication).

En cas de constat d’impossibilité d’exécuter sa prestation de travail à distance (défaillance matérielle, panne réseau, oubli de casque, nuisances extérieures, …) d’une durée supérieure à 1h, le collaborateur devra rejoindre sans délai son lieu de travail afin d’y poursuivre son activité professionnelle. Il en sera toutefois dispensé si son temps de trajet aller/retour habituel ne lui permet pas de fournir une durée de travail effectif d’au moins 2 heures au sein de l’entreprise.

5. Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs, en particulier celles relatives à l’utilisation des écrans informatiques.

L’ensemble des dispositions du règlement intérieur sont applicables au salarié en situation de télétravail, à l’exception des dispositions concernant spécifiquement les locaux de l’entreprise.

L’accès au lieu d’exercice habituel du salarié en télétravail, demandé par la direction de l’entreprise, les représentants du personnel ou les autorités administratives compétentes pour s’assurer du respect de l’ensemble de ces dispositions, est subordonné à l’accord préalable de l’intéressé.

ARTICLE 4 – Information et suivi

Le présent accord fera l’objet d’un affichage sur les panneaux prévus à cet effet.

Une fois par an, un suivi sera effectué sur les modalités du présent accord avec le Comité Social et Economique.

ARTICLE 5 – Contestations

Les différends qui pourraient surgir dans l'application du présent accord ou de ses avenants se régleront si possible à l'amiable entre les parties signataires.

Pendant toute la durée du différend, l'application de l'accord se poursuit conformément aux règles qu'il a énoncées.

A défaut de règlement amiable, le litige pourra être porté par la partie la plus diligente devant les juridictions compétentes du lieu de signature de l'accord : Tribunaux civils et Conseil des Prud'hommes.

ARTICLE 6 – Révision / Dénonciation de l’accord

Toute autre disposition instituée ultérieurement par voie légale ou réglementaire s’appliquera automatiquement et n’entraînera pas la signature d’un avenant au présent accord.

En dehors de cette modalité, toute modification apportée au présent accord fera l’objet d’un avenant conclu entre les parties signataires et déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi.

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment par l'une des parties signataires, qui en avisera l’autre par lettre recommandée avec avis de réception.

ARTICLE 7 – Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord prend effet à compter du 1^er janvier 2021. Il est conclu pour une durée déterminée d’un an jusqu’au 31/12/2021.

Le présent accord pourra être renouvelé par tacite reconduction pour la même durée si aucune des parties ne demande sa renégociation dans un délai de 3 mois précédant sa date d'échéance.

ARTICLE 8 – Publicité

Le présent accord, sera déposé dès sa conclusion, par les soins de l’Entreprise, à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi, exclusivement sous forme dématérialisée à partir de la plateforme de téléprocédure : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire sera également remis au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Le présent accord précise les règles essentielles applicables en matière de télétravail au sein d’Apivia Courtage. L’acceptation des termes de cet accord est une condition essentielle au bénéfice du télétravail.

Fait en 4 exemplaires, à Tours, le 02/12/2020

POUR L’ENTREPRISE, POUR LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE,

Monsieur xxxxxxxxx La Secrétaire du CSE

Madame xxxxxxxxxxxxx