ACCORD D’ENTREPRISE SUR LE DROIT A LA DECONNEXION

Entre :

La Mutualité Française Ille-et-Vilaine

20 square Louis et Maurice De Broglie, à Rennes

Représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxx

Agissant en qualité de Président

d’une part,

Et

Les organisations syndicales qui ont fait la preuve de leur représentativité dans le champ d’application de l’accord, à savoir :

• l’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par xxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de délégué syndical

• l’organisation syndicale CFDT, représentée par xxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de délégué syndical

• l’organisation syndicale FO, représentée par xxxxxxxxxxx, en sa qualité de délégué syndical

d’autre part,

A été conclu l’accord suivant :

Préambule :

L’article 55 de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels impose que la négociation collective prenne en compte les contraintes que font peser, sur les salariés, les outils numériques qui sont mis à leur disposition par l’employeur (article L.2242-8, 7°, du code du travail).

On entend par droit à la déconnexion ; le droit pour un salarié de ne pas être en permanence joignable pour des motifs liés à l'exécution de son travail. Ce droit lui assure ainsi la possibilité, en dehors de ses heures de travail, de se couper temporairement des outils numériques lui permettant d'être contacté dans un cadre professionnel (téléphone portable, ordinateur, messagerie électronique, connexion internet/logiciels…).

L’objectif est de permettre, à l’ensemble des collaborateurs, de conserver une autonomie dans le choix d’organiser et de réaliser son travail, tout en rappelant les bonnes pratiques et l’existence de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques.

Les parties signataires se sont alors réunies pour définir les modalités d’exercice, par les salariés, de leur droit à la déconnexion. Dans ce cadre, elles réaffirment l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Mutualité Française Ille-et-Vilaine et plus particulièrement aux cadres et à tout collaborateur en possession d’un téléphone professionnel et/ou d’un ordinateur portable professionnel avec accès au réseau informatique à distance.

Article 2 : Les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques professionnels

Pour laisser le choix à tout à chacun d’organiser la gestion de son temps professionnel, il a été décidé de ne pas opter pour un système limitant l’accès au réseau informatique et à la boîte mail professionnelle sur une plage horaire donnée.

Cependant, pour assurer le respect des temps de repos, de congés et concilier au mieux vie privée et vie professionnelle, chaque collaborateur devra veiller à sa santé en respectant les pratiques suivantes :

• Conserver un temps de repos quotidien de 11 heures au minimum ;

• Ne pas se connecter sur un outil numérique pendant la pause-café et/ou déjeuner ;

Il est rappelé que les collaborateurs n’ont pas l’obligation de répondre aux mails pendant leur temps de repos ainsi que toutes périodes de suspension du contrat de travail (arrêt maladie, congé maternité, paternité, d’adoption, congé parental…)

Prévenir la surcharge informationnelle :

Selon une étude réalisée en juillet 2015, par la société Adobe, les cadres français estiment passer en moyenne 5,6 heures par jour à consulter leurs mails. Chaque collaborateur reçoit en moyenne 88 mails professionnels par jour¹. Aussi, 70 % des managers disent « souffrir de surcharge informationnelle » directement causée par l’abondance et la non-pertinence des mails gérés.

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à l’ensemble des collaborateurs de :

• S’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles (appel téléphonique, échange physique…) en fonction de la complexité de l’information à délivrer et de la réactivité souhaitée ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du mail ;

• Utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci », ne mettre en copie des mails que les personnes directement concernées ;

• Utiliser la « Répondre à tous » uniquement lorsque cela est nécessaire ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux mails ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du mail

• Paramétrer un mail de réponse automatique lors d’une absence ou de non disponibilité, invitant l’expéditeur à renvoyer son mail à votre retour et en lui indiquant les coordonnées des personnes qu’il peut joindre en cas d’urgence. Manipulation sous outlook : Fichier Informations Réponses automatiques (absences du bureau)

De plus, il est conseillé aux collaborateurs de bloquer des plages d’une demi-heure dans la journée pour traiter les mails plutôt que de répondre en instantané. Le collaborateur bénéficie alors d’une attention plus soutenue pendant ces plages et d’une disponibilité plus grande en dehors. A titre d’information, en suivant ce conseil, près de 80% des mails reçus seront déjà obsolètes quand le destinataire en prendra connaissance, ils ne nécessiteront plus d’actions de sa part.

Il est également rappelé que le recours systématique au mail dépersonnalise les relations. Il peut créer des malentendus et parfois génère des fils de discussion interminables. Ainsi, il semble nécessaire de privilégier le face à face lorsque cela est possible.

Prévenir le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels :

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est recommandé à l’ensemble des collaborateurs de :

• S’astreindre à ne pas envoyer de mails professionnels en dehors des horaires de travail (après 20 heures et/ou avant 08 heures). Il convient pour le respect de la vie privée de chacun de s’interroger sur le moment opportun pour envoyer un mail, SMS ou bien appeler un collaborateur.

La fonction outlook « Différer la livraison » permet notamment de retarder automatiquement l’envoi du mail à un jour ou une heure ultérieure afin de ne pas déranger le destinataire en dehors de ses horaires de travail. Manipulation : Nouveau message électronique Options Différer la livraison

• Ne pas solliciter de réponse immédiate au mail si ce n’est pas nécessaire.

70% des personnes qui envoient un mail s’attendent à une réponse dans un délai de quatre heures et ces attentes sont, aujourd’hui, de plus en plus pressante². Or, il est important de rappeler que la messagerie électronique sert avant tout de juste milieu entre l’immédiateté d’un appel téléphonique et la longue attente d’un courrier postal. Le téléphone est le mode de communication à privilégier dès l’on qu’on souhaite obtenir une réponse dans un court délai.

• Faire apparaître en bas des mails la mention suivante : « mon mail n’appelle pas de réponse immédiate », dans un souci de bienveillance.

Article 3 : Les actions d’information et/ou de sensibilisation à la déconnexion

La transformation numérique comporte des risques qu’il convient d’anticiper, de prévenir, notamment via l’information, la sensibilisation. La régulation des usages des outils numériques, pour préserver l’équilibre vie privée, vie professionnelle est un élément central.

Ainsi, la Direction s’engage à organiser des actions d’information et/ou sensibilisation à la déconnexion. Ces actions seront proposées en priorité aux cadres et auront pour but :

• D’informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques professionnels

• De sensibiliser les collaborateurs à une utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques professionnels

• De les accompagner, les outiller, pour une meilleure gestion du temps et des priorités

Article 4 : Les entretiens individuels sur l’usage des outils numériques professionnels

Tout collaborateur rencontrant des difficultés à assurer ses fonctions en respectant les principes de droit à déconnexion, pourra solliciter un entretien avec son responsable hiérarchique et/ou la Direction des Ressources Humaines. Cet entretien aura pour objet la recherche de solutions permettant d’équilibrer la charge de travail et d’accompagner le collaborateur dans une gestion du temps/des priorités optimisée.

Par ailleurs, lors des entretiens d’évaluation à l’attention des collaborateurs cadres, le responsable abordera plus profondément la question de l’organisation, la charge de travail et les temps de déconnexion.

Article 5 : Suivi de l’accord

Chaque année, un bilan sera remis aux membres du Comité d’entreprise et aux membres du CHSCT. Ce bilan annuel dressera :

• Le nombre de collaborateurs touchés par une action d’information et/ou sensibilisation à la déconnexion

• Le nombre d’entretien individuels sur l’usage des outils numériques professionnels réalisés à la demande du salarié

Article 6 : Entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2018.

Article 7 : Durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée déterminée, égale à trois ans, à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Article 8 : Révision

Le présent accord pourra être révisé par l’une ou l’autre des parties signataires.

Toute demande de révision, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’autre partie signataire.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un avenant au texte initial.

Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

Article 9 : Formalités de dépôt, de publicité et notification

Le présent accord sera déposé, conformément aux dispositions de l’article D.2231-2 du Code du travail :

• en deux exemplaires (dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) à la DIRECCTE – Unité territoriale d’Ille-et-Vilaine

• en un exemplaire au greffe du conseil de prud’hommes de Rennes

Conformément à l’article L 2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Mention de cet accord sera faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.

Conformément au décret n° 2017-752 du 3 mai 2017, l’accord sera rendu public et publié, de façon anonyme, sur la base de données nationale créée à cet effet.

Fait à Rennes, en six exemplaires, le 21 février 2018

xxxxxxxxxxxxx

Président

xxxxxxxxxxxxx

Délégué syndical CFE-CGC

xxxxxxxxxxxx

Délégué syndical CFDT

xxxxxxxxxxxxxx

Délégué syndical F.O

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1. Etude Radicati Group, mars 2015↩

2. Rapport annuel de Toister Performance Solutions↩