ACCORD TELETRAVAIL

La société XXX, Société Européenne au capital de xxx euros, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro xxx, dont le siège social est situé xxx, xxx Paris, représentée par xxx, xxx, dûment habilité à cet effet,

La société xxx. xxx,

ci-après « la Société »

d’une part,

ET

Les représentants élus du personnel à la Délégation Unique du Personnel (ci-après « DUP »), représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles, ayant approuvé l’avenant au cours de la réunion du xxx dont le procès-verbal est annexé au présent accord,

Les représentants élus du xxx (ci-après « xxx»)

d’autre part,

ci-après ensemble « les Parties »

Préambule 

La volonté de l’entreprise étant de faire évoluer ses modes d’organisation du travail, la Direction a engagé des négociations avec les Instances Représentatives du Personnel afin de définir et d’organiser la mise en œuvre du télétravail au sein de la structure.

Le présent Accord télétravail détermine ainsi les conditions de mise en place du télétravail au sein de l’entité légale xxx. Son champ d’application s’étend dans tous les pays au sein desquels la structure est présente, à savoir : xxx.

Sommaire

1. Cadre de l’Accord 3

a. Champ d’application et objet 3

b. Termes de référence 3

c. Cas particuliers 3

2. Accès au télétravail 4

a. Initiative 4

b. Eligibilité 4

c. Formalisation 5

3. Principe de réversibilité et période d’adaptation 5

a. Définition 5

b. Réversibilité temporaire et définitive 5

c. Période d’adaptation 6

4. Mise en œuvre du télétravail 6

a. Rythme de télétravail 6

b. Lieux de télétravail 6

c. Horaires de travail et joignabilité 6

5. Organisation du télétravail 7

a. Planification 7

b. Conditions informatiques 7

c. Prise en charge des frais 8

6. Communication et partage d’expérience 8

7. Santé et sécurité 9

a. Conditions de travail 9

b. Accidents du travail 9

c. Univers de travail 9

8. Durée de l’Accord 10

9. Révision 10

10. Dénonciation de l’Accord 10

11. Dépôt de l’Accord 10

1. Cadre de l’Accord

   1. Champ d’application et objet

Tel que précisé dans la Loi, le présent Accord a pour objet de définir les modalités d’accès et des conditions de mise en œuvre du télétravail régulier au sein d’ xxx.

Il précisera en particulier :

• Les conditions d’éligibilité au télétravail,

• Les modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail,

• Les modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail,

• La détermination des plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail.

Compte tenu de la définition mentionnée ci-dessous, les dispositions du présent Accord ne s'appliquent pas aux prestataires de service, aux stagiaires, contrat de professionnalisation et contrats d’apprentissage rattachés à l’entreprise.

Termes de référence

• Télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication (Article L1222-9 du Code du travail).

• Télétravailleur

Est qualifié de télétravailleur tout salarié de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail tel que défini précédemment.

Cas particuliers

Les autres formes de travail à distance ne relèvent pas de cet Accord.

En effet, pouvant être exercé par les salariés avec l’accord préalable de leur manager, le travail dit « nomade » , c’est-dire des missions réalisées depuis un site extraprofessionnel à l'occasion de rendez-vous clients ou partenaires. Cette forme de travail à distance est autorisée par l'entreprise au cours de la journée de travail. Elle doit être pratiquée dans des modalités à convenir entre le salarié et son manager.

Par ailleurs, il peut exister également des situations de télétravail exceptionnelles, sur proposition de la Direction (par ex. lors du Plan de continuité d'activité...).

1. Accès au télétravail

   4. Initiative

Les parties signataires conviennent que l'accès au télétravail relève de la seule initiative du salarié : il est fondé sur le volontariat et subordonné à l'accord de son responsable hiérarchique, dès lors que tous les critères d’éligibilité sont respectés.

Eligibilité

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit remplir les conditions cumulatives suivantes :

D’un point de vue contractuel, toutes localisations confondues :

• Etre titulaire d’un Contrat à Durée Déterminée ou à Durée Indéterminée ;

• Avoir une ancienneté au sein de l’entreprise d’au moins 6 mois ;

• Avoir validé sa période d’essai ;

• Occuper un poste qui n'exige pas, par nature, d'être tenu physiquement dans les locaux de l'entreprise ;

• Etre à temps plein ou à temps partiel à plus 75% de façon à garantir la préservation du lien social,

D’un point de vue technique : le salarié doit également disposer des conditions techniques nécessaires au télétravail, c’est-à-dire avoir une connexion Internet suffisante pour se connecter en VDI par exemple. Il doit également avoir contracté une assurance multirisque habitation et bénéficier d'installations électriques adaptées.

Pour les salariés travaillant aux Pays-Bas et en Angleterre, une vérification préalable des installations devra être effectuée par l’employeur ou tous prestataires qu’il mandatera à cet effet. Ce contrôle devra également être réalisé annuellement pour tout salarié qui bénéficiera d’une organisation en télétravail de manière régulière.

Pour les salariés dont le contrat de travail est rattaché à l’Allemagne, l’employeur est tenu de vérifier les installations du lieu sur lequel le salarié effectuera du télétravail, en amont de tout mise en place régulière.

Par ailleurs, sur le périmètre français, et comme le précise l'article L. 223-1 du code de l'environnement¹, le présent Accord s’appliquera également en cas d'épisode de pollution.

Formalisation

Tout salarié souhaitant bénéficier du télétravail régulier devra bénéficier d’un entretien avec son manager, définissant les modalités d’organisation du télétravail, dans le respect de la préservation du collectif de travail. Veuillez trouver ci-dessous une description du process :

2. Principe de réversibilité et période d’adaptation

   7. Définition

La réversibilité est la possibilité de revenir, lorsqu’une situation ou une organisation nouvelle prend fin, à une situation ou une organisation antérieure viable.

Réversibilité temporaire et définitive

Le salarié télétravailleur peut suspendre le télétravail sans délai de prévenance pour une période déterminée. Hors période d'adaptation, le manager peut suspendre le télétravail pour une période déterminée en respectant un délai de prévenance d'au moins quinze jours calendaires. En cas de suspension à l'initiative du manager, la réversibilité doit être motivée et sa durée précisée. Cette suspension ne donne pas lieu au report des journées de télétravail. Le salarié télétravailleur peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance. Hors période d'adaptation, le manager peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d'au moins trente jours calendaires.

Période d’adaptation

Afin que le salarié télétravailleur, comme son manager, puissent évaluer lors d'échanges réguliers, dans quelle mesure cette nouvelle modalité d'organisation du travail leur convient, chaque télétravailleur bénéficiera d'une période d'adaptation de 3 mois. Durant cette période, le salarié télétravailleur pourra mettre fin au télétravail à tout moment, sans délai de prévenance; le manager pourra mettre fin au télétravail sous réserve de respecter un délai de prévenance de 15 jours calendaires.

De même, la Direction des Ressources Humaines se réserve le droit de revenir vers le manager et le salarié télétravailleur afin d’échanger sur les modalités de mise en œuvre du télétravail afin de construire un dispositif de retour d’expérience.

Après la phase d’expérimentation, et si une organisation de télétravail venait à perdurer, ce point sera également abordé lors des entretiens annuels et/ou « Personal development review » (PDR).

3. Mise en œuvre du télétravail

   10. Rythme de télétravail

Afin de maintenir le lien social, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, les parties s'accordent pour considérer que le salarié télétravailleur doit disposer d'au moins 3 jours de présence par semaine dans l'entreprise, sauf dispositions particulières.

Comme mentionné précédemment, la mise en place du télétravail doit être discutée au sein de l’équipe, mais également avec les partenaires.

Lieux de télétravail

Le lieu de télétravail est la résidence principale du salarié, ou tout autre lieu sur le territoire national à partir du moment où toutes les conditions techniques requises sont respectées.

Horaires de travail et joignabilité

En situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail dans le respect de la législation et des règles en vigueur dans l'entreprise. Ainsi, l'activité demandée au salarié télétravailleur est équivalente à celle des personnels en situation comparable travaillant dans les locaux habituels de l'entreprise : il doit être joignable et en mesure de répondre aux sollicitations dans les mêmes conditions que dans les locaux de l'entreprise grâce aux moyens de communication qu'elle met à sa disposition.

Pour les salariés en horaires collectifs, la plage de joignabilité correspond aux règles en vigueur en la matière dans l'entreprise.

Pour les cadres au forfait jours, au regard de la particularité de cette organisation du temps de travail, et pour s'assurer du respect de la vie privée et du droit à la déconnexion des salariés en situation de télétravail, il est préconisé d'appliquer la plage horaire fixée au sein d’une amplitude maximale de 8 heures à 20 heures, dans le respect de la durée maximale journalière/hebdomadaire du temps de travail.

4. Organisation du télétravail

   13. Planification

Chaque jour de télétravail prévu doit figurer sur la platerfome « E-congés », rubrique « Télétravail », et devra ensuite être inscrit dans le calendrier Outlook du salarié télétravailleur. Pour les salariés travaillant en Allemagne, et ne disposant pas d’E-congés, un email devra systématiquement être envoyé au service RH.

En respectant un délai de prévenance raisonnable quand une situation professionnelle le justifie, que ce soit à la demande du salarié télétravailleur ou de son manager, une journée de télétravail peut être décalée à un autre jour de la même semaine ou annulée.

Compte tenu de la nouveauté de ce dispositif, la direction n'exclut pas la possibilité de déterminer des jours de présence dans l'entreprise, si cela s'avérait nécessaire pour préserver la continuité de l'activité et les collectifs de travail.

Conditions informatiques

Afin de pouvoir travailler dans de bonnes conditions, le salarié qui bénéficiera du télétravail devra être en mesure de :

• Travailler dans un environnement calme, et propice à la concentration,

• Se trouver dans un lieu où la connexion téléphonique et internet est suffisante.

L’entreprise met à disposition du salarié télétravailleur les équipements VDI et solutions informatiques nécessaires au télétravail, conformément aux points mentionnés dans la charte informatique.

L'entreprise prend à sa charge les frais liés à l'entretien, la réparation, voire au remplacement du matériel et des solutions précédemment indiqués. Elle reste propriétaire de l'ensemble du matériel mis à disposition du télétravailleur et s'engage à le maintenir en état. Si le matériel nécessite de la maintenance, celle-ci est réalisée par l'entreprise. En cas de détérioration, perte ou vol du matériel, l'événement doit être déclaré à l'entreprise dans les plus brefs délais.

Le salarié télétravailleur s'engage à respecter le matériel informatique et les solutions mis à sa disposition. Il veille en particulier à préserver la confidentialité des accès et des données et à éviter toute utilisation abusive ou frauduleuse des équipements et solutions mis à sa disposition. En cas de problème dans l'installation ou le fonctionnement des équipements et solutions mis à disposition par l'entreprise, le salarié en télétravail bénéficie de l'assistance téléphonique normalement disponible sur site.

Ce dispositif ne fournit toutefois pas d'assistance pour les problèmes de connexion internet relevant du fournisseur d'accès choisi par le salarié. En cas de dysfonctionnement, le salarié doit prévenir son manager. Au terme de leur échange, il sera défini si le salarié est en mesure de poursuivre son activité sur son lieu de télétravail ; sinon un retour au bureau sera priorisé.

En termes de protection des données, il est demandé au salarié de prendre des mesures appropriées pour assurer la confidentialité des données et informations traitées vis-à-vis des tierces parties.

Prise en charge des frais

Le télétravail étant proposé au salarié comme étant une opportunité d’amélioration de la Qualité de Vie au Travail (QVT), et étant sur la base du volontariat, les Instances Représentatives du Personnel et la Direction s’accordent sur le fait de ne pas de prendre en charge les coûts inhérents au télétravail tels que la consommation d’électricité, ou le forfait internet.

La Société prendra en charge les frais de transport ou indemnités kilométriques liées à leur venue dans les bureaux habituels d’ xxx à hauteur de 300 Euros maximum.

Communication et partage d’expérience

Pour faire du télétravail une réussite, la Société accompagnera l’ensemble des équipes et des managers sur le déploiement de cette nouvelle méthode d’organisation du travail.

Des actions de sensibilisation sur les bonnes pratiques en matière de télétravail seront proposées pour permettre aux salariés télétravailleurs et aux managers de s'y préparer.

En complément de cette action d’accompagnement, chaque salarié télétravailleur et managers recevront un guide des bonnes pratiques. Cette Charte rappellera quelques principes et concepts clés liés au télétravail, et pourra ainsi servir de base aux échanges collectifs pour construire par département et au niveau de l’entreprise, un projet de télétravail adapté à notre organisation, et aux valeurs d’ xxx.

6. Santé et sécurité

   16. Conditions de travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité sont applicables au salarié en télétravail. La politique de prévention en matière de sécurité et de santé au travail mise en place par l'entreprise s'applique également en situation de télétravail.

Il est rappelé que le lieu au sein duquel le salarié exercera du télétravail sera considéré comme son lieu de travail, et sera donc soumis aux mêmes obligations d’hygiène et de sécurité que celles applicables au bureau.

Les installations électriques doivent ainsi être en conformité vis-à-vis des règlementations en vigueur. Dès lors que les conditions de travail d’un ou de salariés ne semblent pas être en adéquation avec les règles en vigueur en termes de santé et de sécurité, l’employeur se réserve le droit de contrôler les conditions de travail dans lequel le télétravail pourra être effectué via des organismes spécialisés. Pour les salariés basés aux Pays-Bas et en Angleterre, un contrôle préalable des installations sera effectué au domicile du salarié, puis un contrôle annuel devra être mis en place. Pour les salariés travaillant en Allemagne, un contrôle avant la mise en place du télétravail devra être effectué. Ces RDV devront être organisés avec l’accord du salarié.

Accidents du travail

En France, l'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale. Le traitement de la déclaration d'accident du travail se fait de la même façon que pour un accident survenant dans les locaux de l'entreprise.

Ce principe s’applique également aux salariés travaillant aux Pays-Bas et en Angleterre selon les règles de santé et sécurité en vigueur.

Univers de travail

Tel que mentionné dans la Charte de Bonnes Pratiques, et afin de préserver sa vie privée et sa vie professionnelle il est important de pouvoir créer son univers de travail chez soi. Le télétravail nécessite un espace propice à la concentration et au travail. L’idéal est de disposer d’une pièce ou d’un espace dédié, le principal étant de marquer une distinction, de créer une frontière et une ambiance adaptée et dédiée au travail. Il est recommandé d’organiser votre activité afin de permettre une interruption périodique de travail sur écran, soit par des pauses, soit par des changements d’activité.

Par ailleurs, le télétravail implique aussi une plage de travail bien déterminée. Vie privée et vie professionnelle ont besoin d’être séparées, qui plus est dans le cadre du télétravail.

Durée de l’Accord

Afin de maîtriser l'impact social et organisationnel de la mise en œuvre du télétravail, la Direction déploiera ce système pendant une période de 6 mois, allant du 9 Juillet 2018 au 31 Décembre 2018. Passé ce délai, la Direction prendra la décision de reconduire ce dispositif pour une durée de 5 ans.

Révision

L’Accord pourra être révisé à tout moment au terme d’un délai d’un an suivant sa prise d’effet. La procédure de révision du présent accord ne peut être engagée que par la Direction, la DUP / CSE ou Comité SE ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du code du travail.

Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier recommandé ou mail avec accusé de réception.

Dénonciation de l’Accord

Le présent avenant pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 6 mois. La partie qui dénonce l'avenant doit notifier cette décision par lettre recommandée ou mail avec accusé de réception à l'autre partie. La Direction et les parties signataires se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord ou avenant.

Dépôt de l’Accord

Le présent avenant donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi dont relève le siège social de la Société et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Paris.

En parallèle, l’accord sera enregistré sur le réseau pour l’ensemble des pays, et sera publié sur Intranet pour consultation des salariés, notamment aux Pays-Bas et en Angleterre.

A XXX, le XXX

Pour la société xxx et xxx,

xxx

Pour les représentants élus du personnel,

---

1. En cas d'épisode de pollution, lorsque les normes de qualité de l'air mentionnées à l'article L. 221-1 ne sont pas respectées ou risquent de ne pas l'être, le préfet en informe immédiatement le public et prend des mesures propres à limiter l'ampleur et les effets de la pointe de pollution sur la population.↩