Accord d'entreprise "accord sur l'adoption du vote électronique" chez WEBHELP MONTCEAU (Siège)

ENTRE l

La Société WEBHELP MONTCEAU, immatriculée au RCS de CHALON SUR SAONE sous le numéro 514 032 655 2009 B 406 dont le siège social est sis 16 rue Saint Eloi, 71300 MONTCEAU LES MINES représentée par XXXXXXX, agissant en qualité de Directrice de Site, dûment habilitée,

Ci-après dénommée « la Société » ou « WEBHELP MONTCEAU»,

D'une part,

ET l

Les Organisations Syndicales signataires :

• CFDT, représentée par XXXXXXXX

En qualité de déléguée syndicale

• CGT, représentée par XXXXXXXXX

En qualité de déléguée syndicale

• FO, représentée par XXXXXXXXX

• En qualité de déléguée syndicale

Ci-après désignées les Organisations Syndicales,

D'une part,

Et ensemble ci-après désignées « Les Parties signataires ».

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique a autorisé le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret ont précisé les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise.

Cependant le législateur a voulu affirmer sa volonté de favoriser le vote électronique dans les entreprises de droit privé. C’est ainsi que le Décret n° 2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise, a été pris en application des dispositions du II de l’article 58 de la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels.

En conséquence, tout ce qui suit est pris en application des dispositions des articles R 2314-8 à R 2314-21 ainsi que R 2324-4 à R 2324-17 du code du travail.

Dans ce cadre, les parties signataires ont souhaité recourir au vote électronique pour organiser les élections pour le renouvellement des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.

Le vote électronique pour les élections des représentants du personnel à la délégation du personnel et au comité d’entreprise au sein de WEBHELP MONTCEAU, permet notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’entreprise.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

On désigne par « vote électronique » dans le cadre du présent accord, le vote via une connexion internet, réalisé sur le lieu de travail au sein d’un bureau de vote équipé de terminaux prévus à cette fin.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Le vote par Internet constitue le moyen de vote prioritaire. Cependant, le vote « papier » par correspondance pourra le cas échéant être proposé à certains électeurs, conjointement ou non au vote par Internet. Dans ce cas, cette modalité de vote pourra être intégralement gérée par le fournisseur : demande de vote par correspondance, envoi du matériel de vote, réception des votes et intégration des votes par correspondance après la clôture du vote électronique, si le salarié n'a pas déjà voté électroniquement (vérifié par la liste d'émargement).

Le système de vote électronique devra donc permettre l’intégration du vote « papier » par correspondance, le cas échéant.

Ces modalités seront discutées lors de la négociation du protocole préélectoral.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La Direction de WEBHELP MONTCEAU prendra contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet en vue de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges, en annexe 1 au présent accord, respectant les prescriptions réglementaires du code du travail en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le prestataire extérieur retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Il est entendu qu’une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera assurée par un représentant du prestataire conformément aux dispositions de l’article R 2314-13 du code du travail. Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront de facto au personnel du « prestataire extérieur » chargé de cette gestion et maintenance du système de vote électronique.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions de l’article R 2314-10 du code du travail.

Ces fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.
Il est entendu que les données relatives aux électeurs et relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le vote par voie électronique aura lieu dans le respect des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Par conséquent, WEBHELP MONTCEAU s’engage à informer les parties signataires aux présentes de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. Les conclusions du rapport d’expertise seront soumises à la Direction qui les communiquera aux élus.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection pour la mise en place puis le renouvellement des instances représentatives du personnel de délégation du personnel et comité d’entreprise, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution du bureau de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, à savoir :

• de leur lieu de travail sur les postes dédiés,

• de leur domicile en  cas d’indisponibilité professionnelle (maladie, congés de toutes natures)

en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront informés par voie d’affichage dans les locaux des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Conformément aux dispositions de l’article R 2314-11 du code du travail, le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

3. Caractéristiques du matériel de vote

Le « Prestataire » fournisseur du système de vote électronique assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote par lien identifié et sécurisé. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4 Mo) afin de ne favoriser aucune des listes.

Le « Prestataire » fournisseur du système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes des noms des candidats dans l’ordre dans lequel elles auront été émises et transférées par la personne en charge d’organiser les élections au sein du service des Ressources Humaines de l’entreprise, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « Prestataire » fournisseur du système de vote électronique veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms devra être intégrée dans le moyen de vote électronique.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, y compris les électeurs identifiés comme votant par correspondance, de la part du prestataire, avant le 1er tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• ses codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur »,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

L’électeur devra effectuer 2 votes :

• l’un pour les délégués du personnel

• l’autre pour les membres du comité d’entreprise

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection des délégués du personnel tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote le concernant, compte tenu de son collège d’appartenance.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

Dans la mesure où les élections des représentants à la délégation du personnel et les membres du comité d’entreprise ont lieu le même jour, l’électeur devra renouveler la même opération, pour l’élection des membres du comité d’entreprise.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote, selon une procédure sécurisée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du bureau vote. Ils seront informés, selon les modalités définies par le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote et le gestionnaire des élections pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation, à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin, cependant le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

5. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2314-11 et R2324-7 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

A noter toutefois que l'ouverture du vote par correspondance papier, ne pourra intervenir qu'après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d'émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux. Le gestionnaire des élections rédigera une note d’information destinée à l’ensemble des salariés.

Le service des ressources humaines procèdera aux publicités d’usage.

5. Mise en œuvre de l’accord

   1. Exécution de bonne foi / Interprétation de l'Accord

Les parties signataires s'engagent à exécuter le présent Accord et ses Annexes (le cas échéant) de bonne foi, notamment quant au déroulement des réunions et à la chronologie arrêtée.

Le présent Accord et ses Annexes (le cas échéant) constitueraient un seul et même accord indissociable.

En cas de difficulté d'interprétation ou d'application du présent accord, les parties signataires conviennent de se rencontrer à la demande d'une d'entre elles. Cette demande devra être formulée par courrier et les Parties devront se réunir dans les 07 jours ouvrés suivants la réception de ce courrier afin de tenter de régler cette difficulté.

La demande de réunion devra présenter les motifs du différend. La position retenue en fin de réunion fera l'objet d'un procès-verbal rédigé par la Direction et les parties signataires.

A l’issue du délai d’opposition le document sera remis à chacune des parties signataires, à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) de Mâcon, et déposé aux greffes du Conseil de Prud’hommes de Châlon-sur-Saône.

Jusqu'à l'expiration de cette procédure amiable, les parties signataires renoncent à toute forme d'action contentieuse liée au différend d'interprétation ou d'application du présent Accord.

2. Portée de l'accord

L'objet du présent accord est la mise en place du vote électronique en vue des élections des instances représentatives. Il est conclu dans le cadre des dispositions des articles R 2314-8 à 21 et R 2324-4 à 17 du code du travail.

Toutefois, les parties s'accordent sur le fait que ce dispositif n'a pas vocation à être utilisé à d’autres fins que celles du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de WEBHELP Montceau

3. Durée – Révision de l’accord

   1. Durée

Le présent Accord est conclu pour une durée 4 ans à compter de la date de signature.

2. Révision

Le présent Accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l'article L 2222-5 du Code du travail et suivant les modalités définies ci-dessous :

• Les parties signataires qui formulent une demande de révision devront notifier cette demande à toutes les autres parties signataires par lettre recommandée avec avis de réception accompagnées d’un projet d’avenant de révision,

• Les parties signataires devront se réunir, dans un délai maximum de trente jours ouvrables suivant la date de notification (cachet de la poste faisant foi) de la demande, pour étudier cette dernière.

Il est ici rappelé que la révision pourra être engagée par un ou plusieurs syndicats représentatifs signataire des présentes, jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel le présent accord a été conclu 

En cas d'évolutions législatives ou conventionnelles ayant des incidences sur l'application du présent Accord, les parties conviennent de se réunir dans les plus brefs délais en vue de procéder à son adaptation.

4. Publicité

A l’issue du délai d’opposition, le présent accord sera déposé à la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) de MACON et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de CHALON SUR SAONE.

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

Fait à Montceau les Mines, le 01/10/2019

En 7 exemplaires originaux

Pour l’entreprise WEBHELP MONTCEAU LES MINES, XXXXXX Directeur de Site
Pour le syndicat CFDT, représenté par XXXXXX En qualité de déléguée syndicale
Pour le syndicat CGT, représenté par XXXXXX En qualité de déléguée syndicale
Pour le syndicat FO, représenté par XXXXXX En qualité de déléguée syndicale

ANNEXE 1

CAHIER DES CHARGES DESTINE AU PRESTATAIRE FOURNISSEUR

du système de vote électronique

intégrer le texte de neovote

Organisation matérielle et technique du processus de vote électronique de l’élection des délégués du personnel et du comité d’entreprise en 2017

Détail de la formation à l’utilisation du système de vote électronique des membres du bureau

Lettre de mission cadrant l’expertise indépendante chargée d’évaluer le système de vote électronique mis en place à l’occasion des élections professionnelles

Détail du déroulement des opérations de vote et du dépouillement des élections professionnelles 2017