Accord d’entreprise relatif au télétravail au sein de la Mutualité Sociale Agricole

Alpes- Vaucluse.

Entre, d'une part :

• La Mutualité Sociale Agricole Alpes-Vaucluse, 1 Place des Maraîchers CS 60505 - 84056 AVIGNON CEDEX 9 représentée par XXX, Directrice Générale,

Et d'autre part,

• Le syndicat C.F.D.T. du personnel cadres et employés de la MSA Alpes-Vaucluse représenté par XXX,

• Le syndicat C.F.T.C. du personnel cadres et employés de la MSA Alpes-Vaucluse représenté par XXX,

• Le syndicat U.N.S.A. A.A. du personnel cadres et employés de la MSA Alpes-Vaucluse représenté par XXX,

Il a été conclu l’accord ci-après.

Préambule

Le présent accord est négocié dans le prolongement de l’accord de la branche MSA conclu le 13 octobre 2015 et des dispositions réglementaires nouvelles récemment introduites par le législateur.

Les parties signataires inscrivent le présent accord dans la continuité des démarches conduites depuis 2 ans par les CHSCT en matière de Qualité de Vie au Travail. Elles entendent faire de ce premier accord et du bilan qui pourra en être tiré la première étape d’une évolution des modes d’organisation et de fonctionnement de l’entreprise permettant de mieux concilier vie professionnelle et vie privée.

Article 1 : Objet

Le présent accord fixe l’ensemble des conditions d’organisation, de mise en œuvre et de suivi du télétravail régulier.

Le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’entreprise est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication dans le cadre d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci.

Est visée par les présentes dispositions, la situation de télétravail dans laquelle un salarié exécute en partie son contrat de travail à son domicile.

L’organisation du télétravail dans le cadre des plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime temporaire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Article 2 : Champ d’application

Le présent accord d’entreprise s’applique à l’ensemble des salariés de la MSA Alpes Vaucluse, à l’exclusion des agents de direction et des praticiens.

Article 3 : Conditions d’accès au télétravail

Le télétravail revêt un caractère volontaire, il ne peut pas être imposé au salarié.

Pour bénéficier du télétravail, le salarié concerné doit s’inscrire dans les conditions cumulatives suivantes :

Article 3.1 : Conditions tenant à l’organisation de l’organisme

La montée en charge du nombre de télétravailleurs au sein de la MSA Alpes Vaucluse se fera de manière progressive :

• le nombre maximal de télétravailleurs est fixé à 15 % de l’effectif physique CDI constaté au 31 décembre 2018 pour 2019 et à 20% pour 2020.

Article 3.2 : Conditions tenant à l’organisation du service

Afin d’assurer une continuité d’activité, le nombre de télétravailleurs au sein d’une même unité de travail est défini :

• à 25% au sein d’une unité de travail dont l’effectif constaté en personnes physiques en CDI au dernier jour du mois précédant le début de la campagne est supérieur ou égal à 4, arrondi à l’entier le plus proche,

• à une personne pour les unités de travail dont l’effectif constaté en personnes physiques en CDI au dernier jour du mois précédant le début de la campagne est inférieur à 4.

La notion d’unité de travail se confond en principe avec l’équipe placée sous la responsabilité d’un cadre d’autorité. La liste des unités de travail est mise à jour par la direction concomitamment aux évolutions d’organisation de l’entreprise.

Article 3.3 : Conditions tenant au poste occupé

Seuls sont éligibles au télétravail les postes compatibles avec cette forme d’organisation du travail. Les postes concernés sont ceux dont les activités peuvent être exécutées de façon partielle et régulière à distance et utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Ainsi ne sont pas concernés les postes nécessitant une présence physique dans les locaux, la manipulation de documents et une relation en face à face avec les adhérents.

Une liste des postes non éligibles est définie localement par l’employeur après avis des CHSCT et du Comité d’Entreprise ou du CSE appelé à s’y substituer. Elle est mise à jour afin de tenir compte des évolutions de l’organisation.

Article 3.4 : Conditions tenant au salarié

Le télétravail est ouvert aux salariés en contrat à durée indéterminée et à durée déterminée, relevant de la convention collective du personnel de la MSA, et ayant une ancienneté minimale d’un an dans leur poste, sous réserve de la capacité du salarié à travailler de façon régulière à distance.

De plus, le télétravailleur doit être apte à pouvoir s’organiser, gérer ses propres horaires de travail et repos et il ne doit pas avoir besoin d’un soutien managérial important.

Ne pourront pas bénéficier du télétravail les stagiaires, les apprentis, les titulaires d’un contrat de professionnalisation car leur présence dans une unité de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Article 4 : Procédure d’accès au télétravail

La campagne de recensement des demandes de télétravail est ouverte tous les ans du 1^er au 30 septembre pour une mise en place au 1^er janvier de chaque année. Par exception, pour la première année, la campagne de recensement sera réalisée au cours du 4^e mois précédant la mise en place (par exemple : en janvier pour un démarrage au 1^er mai).

Les salariés absents pour les motifs suivants : maladie, maternité, accident du travail ou de trajet, congé parental, sabbatique, ou sans solde dont l’absence couvre la période de recensement des demandes seront informés par courrier adressé à leur domicile de l’ouverture de la campagne.

Article 4.1 : Demandes

Le salarié souhaitant bénéficier du télétravail adresse sa demande par écrit au service des ressources humaines en utilisant un formulaire spécifique.

Cette demande est soumise par le service des Ressources Humaines pour avis au responsable hiérarchique qui doit se prononcer sur la capacité du salarié à travailler de façon régulière et autonome à distance conformément aux critères définis l’article 3.4 du présent accord.

L’appréciation de ces critères doit faire l’objet d’un échange entre le candidat au télétravail et son responsable hiérarchique direct.

Le responsable hiérarchique transmet le dossier complété au service GRH.

Article 4.2 : Analyse et validation des candidatures

La direction statue sur la demande en fonction notamment des éléments suivants

• Le respect des éléments prévus par cet accord

• La liste des postes exclus du télétravail

• Le respect de la procédure décrite et l’avis du responsable hiérarchique

• Le nombre maximal de télé travailleurs au niveau de l’organisme et par service

• L’application des critères de priorité

Article 4.3 : Critères de priorité pour le recours au télétravail

Dans l’hypothèse où le nombre de demandes de télétravail serait supérieur à la capacité maximale d’exercice de télétravail fixée dans les articles 3.1 et 3.2, les demandes seront étudiées dans l’ordre de priorité de la liste ci-dessous qui inclut un coefficient de pondération. Les coefficients de pondération sont cumulables.

Coefficient de pondération	Critères
5	Salariés bénéficiaires de l’obligation d’emploi des salariés handicapés (art. L. 5212-13 du code du travail) ou qui obtiennent une reconnaissance de travailleur handicapé en cours de carrière et salariés dont l’état de santé nécessite un aménagement des conditions de travail à la suite d’une recommandation du médecin du travail faisant référence explicite au télé travail
1 à 5	Salariés éloignés en distance de leur lieu de travail à compter d’une distance au moins égale à 1km
1 à 5	Salariés éloignés en durée de leur lieu de travail habituel à compter d’une durée au moins égale à 1minute

Concernant le critère de l’éloignement en distance, les coefficients de pondération sont les suivants :

• 1, pour une distance comprise entre 1 et 14 Km

• 2, pour une distance comprise entre 15 et 20 Km

• 3, pour une distance comprise entre 21 et 30 Km

• 4, pour une distance comprise entre 31 et 40 Km

• 5, pour une distance supérieure à 41 km

Concernant le critère de l’éloignement en durée, les coefficients de pondération sont les suivants :

• 1, pour une durée comprise entre 1 et 14 mn

• 2, pour une durée comprise entre 15 et 20 mn

• 3, pour une durée comprise entre 21 et 30 mn

• 4, pour une durée comprise entre 31 et 40 mn

• 5, pour une durée supérieure à 41 mn

Les distances en km et les durées en temps sont appréciées sur la base de la durée la plus courte en temps en conditions normales de circulation en utilisant comme référence les données fournies par le comparateur d’itinéraire « Via Michelin ».

Une liste d’attente sera éventuellement établie. En cas de désistement d’un télétravailleur dans le trimestre suivant l’accord, l’autorisation sera accordée à un candidat figurant sur la liste d’attente dans le respect des critères de priorité déterminés ci-dessus.

Article 5 : Formalisation par avenant

Le passage au télétravail s’accompagne de la signature préalable d’un avenant au contrat de travail.

Cet avenant précise :

l’adresse et le lieu du télétravail,

le matériel mis à disposition du salarié et les conditions d’utilisation de celui-ci,

les modalités d’exécution du télétravail (répartition des jours de télétravail, plages horaires dans lesquelles doit s'inscrire la journée de télétravail et durant lesquelles il est possible de joindre le salarié),

la durée de l’autorisation de télétravail et les règles de réversibilité du télétravail,

le rappel des règles de sécurité, de confidentialité, de conformité et de déontologie.

Article 6 : Durée du télétravail

L’autorisation de télétravail est accordée pour la durée de l’accord.

L’employeur comme le salarié peuvent décider de mettre fin au télétravail à tout moment et par écrit moyennant le respect d’un délai de prévenance d’un mois.

En cas de changement de domicile et/ou d’événement majeur (incendie, inondation,…), le télétravail est suspendu dans l’attente de l’établissement d’un nouveau certificat de conformité électrique du nouveau logement.

En cas de changement de poste de travail, l’autorisation de télétravail prendra fin automatiquement pour respecter le principe d’une ancienneté minimum d’un an dans le poste.

Article 7 : Organisation du télétravail

Le nombre de jours télétravaillés est limité à un par semaine. Toutefois, le télétravailleur doit être présent dans son unité de travail, au moins 3 jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail. La condition de présence s’apprécie en fonction du nombre de jours de travail théoriques hebdomadaires prévus au contrat de travail. Il est rappelé que le télétravail s’effectue par journée entière de travail.

Les mardis et jeudis ne peuvent pas être des jours télétravaillés.

L’employeur s’engage à ce que le salarié retrouve son poste de travail habituel les jours de la semaine où il n’est pas en télétravail.

Par ailleurs, lorsque le contexte le nécessite, le salarié pourra être amené à ne pas effectuer une journée de télétravail, de sa propre initiative ou à la demande de son responsable. Dans ce cas, un délai de prévenance de 7 jours calendaires, sauf circonstances exceptionnelles, devra être respecté, permettant au salarié ou au responsable de s’organiser en conséquence.

Une annualisation du télétravail est mise en place pour les managers et les coordonnateurs. Sont concernés les emplois suivants toutes filières confondues : coordonnateur, cadre gestionnaire, responsable de secteur ou d’unité, responsable de service, responsable de département. Cette annualisation est étendue à certains postes de travail particuliers dont la liste est définie localement par l’employeur après avis des CHSCT et du Comité d’Entreprise ou du CSE appelé à s’y substituer.

Pour cette catégorie de personnel, le nombre de jours télétravaillables est de 20 par an.

La prise d’un jour de congé sur un jour télétravaillé ne constitue pas une modification ou un report de jours télétravaillés.

En cas de problème technique, le salarié devra, dans la mesure du possible, revenir sur son lieu de travail habituel. En tout état de cause, l’employeur ne pourra pas imposer au salarié la prise d’un jour de congé. Les problèmes techniques rencontrés devront être justifiés par écrit par le télétravailleur à l’aide d’une fiche type d’incident remplie par le télétravailleur.

Article 8 : Temps de travail et charge de travail

A titre dérogatoire aux règles de gestion des temps en vigueur au sein de la MSA Alpes Vaucluse, la durée d’une journée de télétravail doit être comprise entre 7h et 7h30 et fera l’objet d’une déclaration à l’employeur.

La journée de télétravail est organisée en alternance de plages fixes et de plages variables, c'est-à-dire périodes au cours desquelles on peut librement débuter ou interrompre son activité.

• Plage variable du matin : 7h30 à 9h00

• Plage fixe du matin 9h00 à 11h30

• Plage variable de mi-journée à l’intérieur de laquelle une pause minimum d’une demi-heure doit être réalisée : 11h30 à 14h15,

• Plage fixe de l’après midi 14h15 à 15h30

• Plage variable de fin d’après midi : 15h30 à 18h15

Durant les périodes définies comme du temps de travail conformément aux règles précisées ci-dessus, le salarié peut être contacté dans le cadre de son activité professionnelle via les outils numériques et téléphoniques mis à sa disposition par l’employeur.

L’activité du télétravailleur doit être équivalente à celle des salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme. Les dispositions relatives aux permanences définies dans l’article 3-2-1 de l’accord de gestion des temps sont opposables au télétravailleur.

Le responsable hiérarchique détermine les travaux à réaliser dans le cadre du télétravail, travaux qui feront l’objet d’un suivi et d’un rendu compte.

Le responsable hiérarchique fera un point régulier avec le télétravailleur sur la bonne exécution du télétravail, l’évaluation de la charge de travail et les résultats attendus. Une fiche de suivi mensuel sera élaborée.

Les conditions d’activité et la charge de travail du télétravailleur devront être abordées dans le cadre de l’entretien annuel.

Aucune activité à domicile ne pourra être demandée au télétravailleur en dehors de ses horaires de travail ni en cas d’absence pour maladie ou congé.

Article 9 : Equipements destinés au télétravail au domicile du salarié

Article 9.1 : Locaux du télétravail

Lorsque le télétravail s’effectue au domicile du salarié, l’habitation doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité et des dispositions relatives à l’aménagement de poste contenues dans l’accord national relatif à l’emploi des salariés handicapés.

Un organisme, désigné par l’employeur, dans le cadre du marché national, spécialisé dans la vérification des installations électriques des espaces de travail dans les locaux privatifs à usage d’habitation interviendra au domicile du salarié. Le certificat délivré par cet organisme devra établir que l’installation électrique de son domicile est conforme à la règlementation en vigueur et permet au salarié d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité des lieux, la mise en place du télétravail sera impossible.

Le télétravailleur devra impérativement fournir chaque année à l’employeur une attestation provenant de son assureur, au titre de sa multirisque habitation, indiquant que ce dernier a pris acte du fait que le salarié exerçait une activité de télétravail à son domicile en tant que salarié.

Par ailleurs, le salarié doit disposer à son domicile d’un accès internet haut débit, condition indispensable à la réalisation du télétravail à son domicile.

L’employeur, les représentants du personnel compétents en matière d’hygiène, sécurité et conditions de travail ont accès au lieu de travail, sous réserve de l’accord écrit du télétravailleur et en sa présence.

Article 9.2 : Equipements fournis par l’employeur

L’avenant au contrat de travail précise la liste du matériel mis à disposition du télétravailleur par l’employeur. L’usage de celui-ci est uniquement professionnel.

Ainsi, sont mis à disposition du télétravailleur :

un poste de travail informatique nécessaire à la pratique de l’activité,

une ligne téléphonique professionnelle, dès l’instant où le salarié en dispose sur son lieu de travail habituel, avec un équipement adapté,

des fournitures de bureau.

L’employeur prend en charge l’entretien, la maintenance et le dépannage du matériel fourni.

Au terme de l’autorisation de télétravail, le salarié doit restituer le matériel ainsi mis à disposition.

Article 10 : Prise en charge des coûts liés au télétravail au domicile du salarié

L’employeur prend en charge le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques du domicile du salarié, dans la limite d’un seul diagnostic pour chaque autorisation de télétravail, sans que le salarié n’ait à effectuer d’avance de frais.

Si des travaux de mise en conformité doivent être réalisés, ils sont effectués par l’entreprise choisie par le salarié et sont à la charge de ce dernier, ainsi que le coût de la contre-visite par l’organisme qui a effectué la première visite. Dans une telle hypothèse, le salarié a la faculté de retirer sa demande de télétravail.

Sur justificatifs, l’employeur prend également en charge le surcoût éventuel de l’assurance multirisque habitation du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur conserve les mêmes droits que les autres salariés de l’organisme concernant le remboursement des titres de transports mensuels. le télétravailleur qui bénéficie des titres restaurant en bénéficiera également les jours de télétravail.

Article 11 : Protection des données

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Par ailleurs, tous les salariés en télétravail s’engagent à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans leur organisme, et en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et informations de l’entreprise à son domicile.

De plus, ils s’engagent également à respecter la charte d’utilisation des outils informatiques mise en place au sein de leur organisme employeur.

Article 12 : Respect de la vie privée du salarié

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du télétravailleur à domicile.

Dans ce but, les horaires de télétravail seront portés à la connaissance des collègues du télétravailleur pour chaque jour de télétravail par les moyens mis à disposition par l’employeur. En dehors de ces plages horaires telles que définies en référence à l’article 8, le télétravailleur ne saurait être contacté.

Article 13 : Sensibilisation et formation au télétravail

Les télétravailleurs reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers et coordonnateurs sont formés afin de développer leurs compétences en matière de gestion à distance.

Les salariés de l’équipe de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 14 : Droits individuels et collectifs

Le passage au télétravail, en tant que tel, parce qu’il modifie uniquement la manière dont le travail est effectué, n’affecte pas la qualité de salarié du télétravailleur.

Ce dernier bénéficie des mêmes droits et avantages légaux, conventionnels et locaux que les salariés travaillant dans l’organisme.

Le télétravailleur a accès, dans les mêmes conditions, aux dispositifs relatifs à la formation professionnelle et aux possibilités d’évolution.

Article 15 : Suivi de l’accord

L’application du présent accord fera l’objet d’un suivi annuel, associant la Direction et l’instance représentative du personnel compétente.

Ce bilan portera notamment sur :

• le nombre de candidatures exprimées pour le télétravail et le nombre de candidatures retenues

• la ventilation du nombre de télétravailleurs, par service, filière et emploi

• le nombre de jours utilisés par les salariés au forfait

Ces informations seront portées au bilan social.

Les organisations syndicales et l’employeur examineront l’opportunité de renouveler l’accord dans des conditions qui devront être précisées dans le cadre de la négociation annuelle 2020.

Article 16 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à la date de son agrément. Il prendra fin le 31 décembre 2020.

Article 17 : Clause suspensive

Cet accord comprend comme condition suspensive l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévus par la loi.

Fait à Avignon, le 23 novembre 2018.

MSA Alpes-Vaucluse

La Directrice Générale,

Les délégués syndicaux

CFDT	CFTC	UNSA AA