Accord d'entreprise "Accord relatif à la mise en place du vote électronique au sein de la Société AAF LA PROVIDENCE II" chez AAF LA PROVIDENCE II (Siège)

Cet accord signé entre la direction de AAF LA PROVIDENCE II et le syndicat CGT-FO et CGT le 2019-05-21 est le résultat de la négociation sur les modalités des élections professionnelles, les mandats des représentants du personnel et l'organisation du vote électronique.

Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et le syndicat CGT-FO et CGT

Numero : T03519002971
Date de signature : 2019-05-21
Nature : Accord
Raison sociale : AAF LA PROVIDENCE II
Etablissement : 51851541600015 Siège

Élections professionnelles : les points clés de la négociation

La négociation s'est portée sur le thème Elections professionnelles, prorogations de mandat et vote électronique

Conditions du dispositif élections professionnelles pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2019-05-21

Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique au sein de la Société AAF LA PROVIDENCE II

Conclu entre :

LA SOCIETE AAF LA PROVIDENCE II

SASU au capital de 500.000 €

SIRET n° 518 515 416 00015

Code APE : 8121Z

Dont le siège social se situe :

6 rue de Châtillon

La Rigourdière – CS 57 745

35510 CESSON SEVIGNE CEDEX

Représentée par ………………….

Agissant en qualité de Président

Dûment mandaté pour conclure les présentes,

ci-après désigné « la Société»,

d’une part,

Et :

Monsieur ……………….., Délégué Syndical CFDT

Monsieur …………………., Délégué Syndical CFDT

Monsieur …………………., Délégué Syndical CFDT

Monsieur …………………., Délégué Syndical CFDT

Monsieur …………………., Délégué Syndical CGT

Monsieur …………………., Délégué Syndical CGT

Monsieur …………………., Délégué Syndical CGT

Monsieur …………………., Délégué Syndical CGT

Monsieur …………………., Délégué Syndical FO

Monsieur …………………., Délégué Syndical FO

Madame …………………., Déléguée Syndicale FO

ci-après désignés les « Organisations syndicales »,

d’autre part

Ci-après désignés « Les Parties signataires ».

PREAMBULE

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du Ministère de l’Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement, pris en application du décret, précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (ci-après « CSE »).

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, la Direction a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel du CSE.

Aussi, les informations et témoignages d’utilisateurs externes recueillis ont conforté la Direction dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de la Société, en permettant notamment :

  • de simplifier et de sécuriser l’organisation du processus électoral ;

  • de faciliter le vote pour les salariés sur site et en déplacement ;

  • d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes ;

  • d’augmenter le niveau de participation ;

  • d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, la Direction s’est rapprochée des organisations syndicales, et les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du Droit électoral.

Aussi, ces principes sont les suivants :

  • S’assurer de l’intégrité du vote : l’identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

  • S’assurer de l’unicité du vote : l’impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

  • S’assurer de l’anonymat (l’impossibilité de relier un vote émis à un électeur) et de la sincérité du vote ;

  • S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique ;

  • Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE I – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la Société AAF LA PROVIDENCE II (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise), appelés à voter aux élections professionnelles des membres de la délégation du personnel du CSE.

ARTICLE II – DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les Parties conviennent de recourir au vote électronique via le moyen unique du vote par Internet. La notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit donc s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

A cet effet, le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE III – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

  1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les Parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement, dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

En outre, le protocole d’accord préélectoral comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote retenu.

  1. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

  1. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront enregistrées sur des supports distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique » ; supports scellés la veille de l’ouverture du scrutin rendant alors leur contenu inaltérable.

Le contenu des urnes électroniques recensera les votes exprimés par voie électronique. En outre, le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement conservées par ces derniers.

  1. Cellule d'assistance technique et sécurité

    Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

  • Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

  • Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

  • Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

    1. Dispositif de secours

Le système de vote électronique retenu comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal, qui offrira alors les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

  1. Expertise indépendante

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

La Direction s’assurera que cette expertise ait mis en évidence la capacité de la solution de vote électronique du Prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés et les dispositions du Code du travail.

  1. Information des salariés et formation des membres du bureau de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De même, conformément aux dispositions légales, les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE IV– DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

  1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, la Direction et les organisations syndicales engagent une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionne la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Entreprise.

A cet effet, les Parties signataires précisent que les dispositions du présent accord ne pourront être dérogées par le ou les protocoles préélectoraux.

  1. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections. Ils ont également la possibilité de voter depuis un smartphone ou une tablette.

Les salariés sont informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du vote. Celles-ci sont déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

  1. Caractéristiques du matériel de vote (bulletins de vote, professions de foi, listes de candidats et logos)

Le Prestataire retenu assure la programmation des pages Web et notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote et des professions de foi sur le site de vote dédié.

Ces professions de foi électroniques devront être communiquées sous la forme d’un fichier format PDF, étant précisé que la taille du fichier sera indiquée dans le ou les protocoles préélectoraux. Elles devront faire l’objet d’un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi des listes de candidats seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs durant le scrutin.

De même, le Prestataire reproduira sur le site de vote les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Le cas échéant, le logo des listes de candidats sera visible sur chaque bulletin de vote. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes. Ces normes (format, taille de l’image) seront précisées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisée entre les listes ou choix proposés.

Le système de vote électronique propose par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique retenu.

  1. Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections professionnelles, un courrier contenant :

  • l'adresse du site de vote (URL) ;

  • son identifiant personnel d’accès au site de vote et son mot de passe ;

  • les détails permettant de contacter l’assistance téléphonique ;

  • une notice explicative du vote par Internet.

L’électeur accède au système de vote en saisissant son identifiant personnel et son mot de passe. A l’aide de son identifiant, l’électeur vote ainsi en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur valide son vote en saisissant sa date de naissance (code de défi).

L’électeur a la possibilité de se connecter autant de fois qu’il le souhaite pour voter. A réception du vote, la saisie de son identifiant personnel et mot de passe par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

  1. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin (articles R. 2314-8 et R. 2314-15 du Code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

La génération de ces clés de déchiffrement, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors de la réunion de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses Assesseurs en sont détenteurs.

Les membres du bureau de vote proclament les résultats et signent les procès-verbaux.

Le système de vote électronique est, une nouvelle fois, scellé après l’opération de dépouillement, afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

  1. Délai de recours et destruction des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

ARTICLE V– DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord, conclu à durée indéterminée, entrera en vigueur au lendemain de son dépôt à la DIRECCTE.

Un exemplaire du présent accord, dûment signé par toutes les Parties, sera remis à chaque signataire. Une copie de l’accord d’entreprise sera affichée dans les locaux de la Société AAF LA PROVIDENCE II.

Conformément aux dispositions des articles D. 2231-2, III et D. 2231-4 du Code du travail, le présent accord sera déposé auprès du Conseil de Prud’hommes du lieu de conclusion de l’accord et, de manière dématérialisée, sur la plateforme TéléAccords.

Fait à Bagnolet

Le 21 mai 2019,

En 4 exemplaires originaux

À signer et à parapher sur chaque page pour les 4 exemplaires originaux

Pour la Société AAF LA PROVIDENCE II

Monsieur ………………….

Agissant en qualité de Président

Pour l’organisation syndicale CFDT :

Monsieur …………………. Monsieur ………………….

Délégué Syndical Délégué Syndical

Monsieur …………………. Monsieur ………………….

Délégué Syndical Délégué Syndical

Pour l’organisation syndicale CGT :

Monsieur …………………. Monsieur ………………….

Délégué Syndical Délégué Syndical

Monsieur …………………. Monsieur ………………….………………….

Délégué Syndical Délégué Syndical

Pour l’organisation syndicale FO :

Monsieur …………………. Monsieur ………………….

Délégué Syndical Délégué Syndical

Madame ………………….

Déléguée Syndicale

Annexe : Cahier des charges pour la mise en œuvre du vote électronique

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES POUR LA MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

  1. Nature des prestations attendues

Le prestataire aura en charge :

  • la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

  • la mise en œuvre du système de vote électronique ;

  • la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

  1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

2.1- Fonctionnalités générales

Système de vote électronique distant :

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections professionnelles par Internet.

Période des élections :

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections professionnelles concernées. Durant cette période déterminée, les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

Nature des élections :

Les élections professionnelles à organiser sont les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Sécurisation du système proposé :

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007) :

  • Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

  • Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

  • Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture du scrutin, et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.

  • Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « contenu de l’urne électronique »).

Par ailleurs, le Prestataire fournit à la Société les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2.2- Scénario de vote

Étapes :

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

  • une étape d’identification de l’électeur : celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant de pouvoir voter,

  • une étape de présentation des listes de candidats en présence,

  • le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

  • la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

  • la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

  • la confirmation par l’électeur du choix effectué par la saisie de sa date de naissance (code défi),

  • la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

  • la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

Émargement électronique, unicité du vote :

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents :

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

  • L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

  • L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés, chiffrés, avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

2.3- Dépouillement des urnes électroniques

Étapes :

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

  • La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clés de déchiffrement,

  • L’accès à la liste des émargements uniquement par les membres du bureau de vote,

  • L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-Verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité syndicale,

  • La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote : tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du Code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôle, validation, et proclamation des résultats

2.4- Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

  • Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

  • La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement (à savoir, les membres du bureau de vote). Cette architecture permet ainsi de répondre parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

2.5- Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les listes d’émargement sont accessibles uniquement par les membres du bureau de vote.

2.6- Assistance technique

Le Prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin, un interlocuteur dédié du Prestataire se tient à la disposition des représentants de la Direction et des membres du bureau de vote.

2.7- Dispositif de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Source : DILA https://www.data.gouv.fr/fr/datasets/acco-accords-dentreprise/