Accord sur l’organisation du travail et le développement de la qualité de vie au travail

Table des matières

Préambule 3

TITRE 1 : Aménagement du temps de travail 4

Chapitre 1 : Dispositions communes 4

Article 1 : Modalités d’organisation du temps de travail 4

Article 2 : Congés 4

Article 3 : Alerte auprès de la hiérarchie 4

Chapitre 2 : Dispositions relatives au personnel non-cadre 5

Article 1 : Horaires de travail et jours de repos 5

Article 2 : Entretien annuel 5

Chapitre 3 : Dispositions relatives au personnel soumis à une convention de forfait en jours 5

Article 1 : Nombre de jours travaillés 5

Article 2 : Respect des limites des horaires de travail 5

Article 3 : Entretien « équilibre Vie Professionnelle / Vie Personnelle » 6

Article 4 : Jours de repos 6

TITRE 2 : Organisation du travail et du temps de travail au sein des projets 7

Article 1 : Principes généraux 7

Article 2 : Organisation du travail et gestion des projets 7

Article 3 : Charge de travail 7

Article 4 : Possibilité de récupération 8

Article 5 : Droit à la Déconnexion 8

TITRE 3 : Télétravail 9

Article 1 : Principes généraux 9

Article 2 : Modalités d’organisation 9

Article 3 : Suivi du télétravail 9

TITRE 4 : Dispositions finales 10

Article 1 : Informations des salariés sur les dispositions de l’accord 10

Article 2 : Clause de suivi et de revoyure 10

Article 3 : Commissions de suivi 10

Article 4 : Entrée en vigueur 10

Article 5 : Durée, révision et dénonciation 11

Article 6 : Dépôt légal et publicité 11

Préambule 

Depuis sa création, Alixio connait une croissance soutenue qui s’est traduite notamment par le développement d’offres innovantes, de projets intégrés faisant appel à des compétences variées et une politique de recrutements soutenue.

La récente mise en œuvre d’une organisation nouvelle, reposant sur des practices complémentaires vise à poursuivre le développement de la société et à renforcer le développement de carrière de l’ensemble des collaborateurs.

Elle s’est accompagnée d’un nouvel aménagement des locaux et du déploiement d’un modèle de compétences qui visent à améliorer la qualité de vie au travail des équipes en favorisant les relations de travail entre les collaborateurs et en les dotant d’outils adaptés aux nouvelles exigences de nos métiers.

Dans ce cadre général, il a été décidé de renforcer la lisibilité des dispositions relatives à à l’organisation du temps de travail et à la qualité de vie au travail afin de veiller à assurer aux collaborateurs un équilibre vie personnelle – vie professionnelle satisfaisant tout en renforçant la performance collective de l’entreprise.

Le présent accord est composé de quatre titres. Le Titre 1 rappelle les principales modalités d’aménagement du temps de travail mises en œuvre dans l’entreprise. Le Titre 2 précise les principes généraux et l’aménagement du temps de travail dans le cadre de la gestion des projets. Le Titre 3 est consacré au développement du télétravail. Enfin, le Titre 4 reprend les dispositions générales de communication et de dépôt de l’accord.

Cet accord constitue une étape importante dans la structuration de l’organisation du temps de travail au sein du cabinet. Il fera l’objet d’un bilan annuel pour s’assurer de son bon fonctionnement et des modifications éventuelles qui seraient nécessaires.

TITRE 1 : Aménagement du temps de travail

Chapitre 1 : Dispositions communes

Article 1 : Modalités d’organisation du temps de travail

Les parties signataires conviennent d’organiser différemment le temps de travail des collaborateurs (hors cadres dirigeants) en considération, notamment de leur statut, de leurs responsabilités, de la nature des missions qui leur sont confiées et du niveau d’autonomie dans la gestion du temps de travail dont ils disposent dans la Société.

En conséquence, deux modalités de gestion des horaires sont distinguées :

• Les dispositions applicables aux collaborateurs dont le temps de travail est décompté en heures ;

• Les dispositions applicables aux cadres dont le temps de travail est décompté sur une base en jours sur l’année.

Article 2 : Congés

Les collaborateurs bénéficient des dispositions légales et conventionnelles en matière de congés. Ils veillent à anticiper leurs demandes prévisionnelles pour garantir une bonne continuité du service et de la tenue des missions.

Les demandes de congés (congés payés, RTT ou jours de repos) doivent faire l’objet d’un accord préalable du supérieur hiérarchique. La demande doit être émise dans un délai raisonnable avant la date de départ souhaitée par le collaborateur et validée par le manager. A défaut de réponse du manager, la demande sera validée automatiquement 15 jours après la demande émise dans l’outil de suivi des temps (SX à date).

Concernant les congés d’été, il est laissé à l’appréciation de chaque manager le soin d’organiser à l’avance la répartition des congés afin d’assurer un équilibre entre les demandes individuelles et les besoins de l’entreprise pour garantir le bon déroulement des missions durant ces périodes. Le manager validera les dates de congé de son équipe au moins un mois avant la période de congés d’été, débutant au 1^er juillet.

En cas de refus, le manager veillera à donner au collaborateur concerné les motifs qui l’ont conduit à prendre cette décision.

Pour faciliter la planification des congés, un document de suivi et de décompte des jours de repos (congés payés, JRTT, etc.) sera transmis trimestriellement à chaque salarié afin de faciliter la gestion des absences et l’anticipation des périodes de repos. Ce document permettra à chacun de valider l’exactitude du décompte.

Article 3 : Alerte auprès de la hiérarchie

Si du fait d’un niveau exceptionnellement élevé de charge, un collaborateur rencontrait des difficultés dans l’organisation de son temps et la gestion de sa charge de travail, il peut en alerter sa hiérarchie pour trouver les solutions les plus appropriées. Un entretien sera organisé dans les 8 jours et un plan d’actions mis en œuvre. Ces mesures feront l'objet d'un compte rendu écrit et d'un suivi régulier.

Il est à noter que l’analyse du « niveau exceptionnellement élevé de charge » est laissée à l’appréciation de chacun afin de prendre en considération notamment la pluralité des profils de consultants.

Le terme de hiérarchie vise le manager hiérarchique et le manager fonctionnel.

Les parties conviennent que l’entreprise transmettra une fois par an au CSE le nombre d'alertes émises par les collaborateurs ainsi que les mesures prises pour pallier ces difficultés. Il en va de même en cas de situation exceptionnelle intervenant avant l'échéance annuelle.

Chapitre 2 : Dispositions relatives au personnel non-cadre

Article 1 : Horaires de travail et jours de repos

Pour les collaborateurs non-cadres, l’horaire collectif de travail applicable correspond à une durée hebdomadaire de travail de 37 heures conformément aux dispositions légales et conventionnelles. Afin de respecter la durée légale de travail, les salariés soumis à l’horaire collectif du travail bénéficient de 12 jours de repos supplémentaires (dénommés « RTT ») en contrepartie des 2 heures de travail effectuées au-delà des 35 heures hebdomadaires.

Article 2 : Entretien annuel

Chaque année, sont organisés deux entretiens individuels entre le collaborateur et son manager hiérarchique afin d’évoquer les principaux enjeux d’organisation du travail, de la charge individuelle de travail, de l’articulation entre vie professionnelle et vie privée et de sa rémunération.

Il est en outre rappelé que s’il l’estime nécessaire, le collaborateur pourra solliciter une visite médicale auprès du médecin du travail afin de prévenir tout risque sur sa santé physique et morale.

Chapitre 3 : Dispositions relatives au personnel soumis à une convention de forfait en jours

Article 1 : Nombre de jours travaillés

Les collaborateurs relevant du statut « Cadres » sont régis par un système de forfait qui prend en compte leur degré d’autonomie et les caractéristiques spécifiques des métiers du conseil.

La nature des missions sur lesquelles ils sont employés ne permet pas de suivre des horaires préétablis. En outre, leur niveau de responsabilité et leur rôle d’encadrement leur confèrent une large autonomie, liberté et indépendance dans l’organisation et la gestion de leur temps de travail pour exécuter les missions qui leur sont confiées.

En conséquence, ils sont employés dans le cadre d’un forfait annuel en jours, conformément aux dispositions de l'article L. 3121-58 et suivants du Code du travail et de l’article 4 du chapitre 2 de l’accord national du 22 juin 1999 relatif à la réduction du temps de travail tel que modifié par l’avenant du 1^er avril 2014.

Le forfait en jours est fixé à 218 jours (journée de solidarité incluse).

La journée de solidarité, travaillée et non payée, correspondra au lundi de Pentecôte.

Article 2 : Respect des limites des horaires de travail

Alixio a mis en place des outils de comptabilisation des jours travaillés et de repos (SX à date) qui permettent d’assurer notamment une vigilance préventive sur la gestion de la charge de travail des équipes de consultants.

Dans ce cadre, l’entreprise s’engage à :

• Respecter les obligations d’amplitude maximale de travail et de repos minimal telles que fixées par la loi et la convention collective, à savoir les 13 heures maximum d’amplitude journalière, 11 heures minimum de repos quotidien et 35 heures consécutives minimum de repos hebdomadaire ;

Il est rappelé que ces limites n'ont pas pour objet de définir une journée habituelle de travail de 13 heures par jour mais une amplitude exceptionnelle maximale de la journée de travail.

• Assurer une bonne répartition, en lien permanent avec les responsables de practice ou du staffing, sur le mois et sur l’année, de l’activité des collaborateurs, et de leurs temps de repos afin de garantir une bonne articulation entre leur vie professionnelle et leur vie privée.

Conformément aux dispositions conventionnelles, l'amplitude des journées travaillées et la charge de travail de ces collaborateurs devront rester raisonnables et assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des intéressés.

Article 3 : Entretien « équilibre Vie Professionnelle / Vie Personnelle »

Chaque année, sont organisés deux entretiens individuels entre le collaborateur et son manager hiérarchique afin d’évoquer les principaux enjeux d’organisation du travail, de la charge individuelle de travail, de l’articulation entre vie professionnelle et vie privée et de sa rémunération.

Le sujet de sa rémunération sera plus spécifiquement discuté lors de l’entretien d’évaluation annuel.

Il est en outre rappelé que s’il l’estime nécessaire, le collaborateur pourra solliciter une visite médicale auprès du médecin du travail afin de prévenir tout risque sur sa santé physique et morale.

Article 4 : Jours de repos

Les collaborateurs travaillant à temps plein bénéficient chaque année de 12 jours de repos. De ce fait, le nombre de jours travaillés pourra être inférieur aux 218 jours prévus au forfait annuel.

En contrepartie de ce maintien du nombre de jours de repos, l’entreprise fixera chaque année au maximum 5 jours de repos, exclusivement à l’occasion de ponts ou accolés à des jours fériés notamment durant la période de Noël.

Il est demandé aux collaborateurs de veiller, dans la mesure du possible, à positionner une partie de leurs JRTT sur des périodes de sous-staffing pour assurer un bon lissage de la charge et un traitement harmonieux des demandes en période de forte activité.

La Direction communiquera chaque année, au mois de décembre de l’année N, un calendrier des jours de repos de l’année N+1 au CSE et à l’ensemble des collaborateurs.

TITRE 2 : Organisation du travail et du temps de travail au sein des projets

Article 1 : Principes généraux

L’activité de conseil est par nature soumise à des variations d’activité importantes qui correspondent à l’évolution des projets réalisés chez nos clients. Ces projets sont difficilement anticipables tant dans leur durée, que dans leur intensité.

Afin de prendre en compte cette situation, Alixio a mis en place un système de planification indicative de l’activité (correspondant à l’outil de staffing) qui permet à chaque chef de projet de donner ses besoins en ressources et temps hebdomadaire estimé pour chaque ressource. L’objectif de ce système est de donner un niveau de visibilité satisfaisant aux consultants, aux responsables des practices et au responsable du staffing des indications précises sur ses besoins de ressources, afin in fine d’équilibrer au mieux l’adéquation entre ses besoins et les ressources disponibles.

Cette démarche permet en particulier, lors des périodes de forte activité, d’allouer des consultants additionnels aux projets qui le nécessitent afin de veiller à assurer un bon équilibre Vie Professionnelle / Vie Personnelle à l’ensemble des collaborateurs.

Article 2 : Organisation du travail et gestion des projets

Les chefs de projet veillent à anticiper leurs besoins de ressources et à staffer les projets en conséquence, au regard des compétences disponibles ou qui peuvent le devenir après arbitrage du responsable du staffing.

Ils organisent à cet effet une réunion hebdomadaire visant à associer chacun des membres du projet à sa bonne marche et à anticiper les évolutions de charge. L’organisation du travail mise en place devra permettre à chacun de développer ses compétences et de capitaliser sur les travaux déjà réalisés à l’occasion de projets de même nature. A cette occasion, les collaborateurs pourront notamment émettre une alerte en fonction de leur charge de travail.

L’ensemble de ce dispositif vise à la fois à sécuriser la qualité de réalisation du projet et à concilier les enjeux de vie professionnelle et de vie personnelle des collaborateurs.

Lors des périodes de sous-activité, en complément des dispositions de l’article 2 relatif aux congés du présent accord, la hiérarchie peut proposer aux collaborateurs de poser des jours de repos. Il est entendu que les collaborateurs sont libres d’accepter ou de refuser cette proposition, sans motif. La hiérarchie veillera en outre à ce que ces périodes puissent permettre aux collaborateurs de compléter leur formation ou de participer à des travaux internes qui permettent de développer leurs compétences.

Article 3 : Charge de travail

Les chefs de projet et managers veillent à ce que la charge de travail des consultants, évaluée notamment par des entretiens réguliers avec les consultants, soit répartie entre les collaborateurs de compétences équivalentes et contrôlée afin d’éviter tout risque de dérive.

Les consultants qui à titre exceptionnel, pour des raisons de finalisation de projets dans des délais courts, peuvent être amenés à effectuer des horaires de travail en dehors des plages normales d’activité du cabinet doivent prévenir par mail leur responsable hiérarchique et la Direction.

Dans ce cas, les collaborateurs auront la possibilité de commander un repas remboursable sur note de frais et de réserver un taxi via le prestataire de la Société (Le Cab à date).

Article 4 : Possibilité de récupération

Lorsqu’un collaborateur a fait face à une période de très forte activité à l’occasion d’un projet, il doit bénéficier de demi-journées ou de journées de récupération. Le nombre de journées de récupération est évalué en concertation entre le collaborateur, la hiérarchie et le chef de projet qui veilleront à cette occasion à des modalités de récupération homogènes entre projets et practices.

Elles doivent être prises dans la semaine ou au plus tard dans la quinzaine qui suit la période d’activité exceptionnellement élevée et saisies dans l’outil de suivi (SX à date).

Alixio transmet une fois par an au CSE le nombre de journée ou demi-journée de récupération octroyées aux collaborateurs ainsi que les mesures prises pour éviter ce type de situation.

Article 5 : Droit à la Déconnexion

Les collaborateurs bénéficient du droit à la déconnexion lorsqu’ils ont quitté les locaux de l’entreprise ou lorsqu’ils n’exercent pas leur activité chez un client ou dans le cadre du télétravail.

En cas de situations exceptionnelles (fichier ou livrable manquant), la hiérarchie pourra demander au salarié concerné de se reconnecter.

Pour être efficace, ce droit nécessite l’application de chacun et notamment, une exemplarité de la part de la Direction, des responsables de practices et des chefs de projet dans leur utilisation des outils numériques, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entrainer l’adhésion de tous.

Dans cette optique, des actions de sensibilisation seront organisées à destination de la hiérarchie et de l’ensemble des collaborateurs en vue de les informer plus particulièrement sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

TITRE 3 : Télétravail

Article 1 : Principes généraux

Le télétravail constitue une forme de plus en plus répandue d’exercice du métier de consultant. Les nouveaux outils digitaux, l’accès immédiat à l’information et le développement des nouvelles méthodes de travail collaboratif à distance permettent son développement.

L’ensemble des collaborateurs est éligible au télétravail dans la mesure où cette forme d’activité leur permet à la fois de réaliser les missions qui leur sont confiées dans de bonnes conditions et d’éviter des temps de transport, souvent coûteux et longs en région parisienne.

Toutefois, le développement du télétravail ne doit pas avoir pour effet de les isoler, ni de les éloigner du fonctionnement de leur équipe. Il devra donc être mis en place en recherchant un juste équilibre, favorable à l’entreprise comme au salarié.

En outre, l’entreprise veillera à assurer un traitement équitable pour garantir l’accès au télétravail à l’ensemble des consultants et sensibilisera les managers à cet égard.

Article 2 : Modalités d’organisation

Compte tenu de la nature des missions qui sont confiées aux collaborateurs, le télétravail est envisageable durant les périodes au cours desquelles ils peuvent exercer leur activité depuis leur domicile.

Sauf en cas de situation particulière (difficulté à se déplacer, problèmes personnels ponctuels, etc.), la pratique du télétravail est limitée à 2 jours maximum par semaine et 6 jours par mois.

Les modalités détaillées de mise en œuvre seront discutées entre le collaborateur et son responsable de practice qui proposeront des règles de fonctionnement adaptées à leur contexte et un délai de prévenance suffisant.

L’exercice du télétravail ne doit pas être un obstacle à la participation aux réunions d’équipes ou de projets qui constituent des éléments importants d’animation de la vie du cabinet.

En télétravail, le collaborateur doit avoir accès au réseau de l’entreprise dans les mêmes conditions que lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’entreprise ou chez les clients.

Article 3 : Suivi du télétravail

Chaque année, dans le cadre des entretiens annuels et forfait jours, un point particulier sera réalisé entre le collaborateur et son responsable hiérarchique pour évaluer l’impact de cette forme de travail sur ses réalisations et veiller au maintien de sa bonne intégration au sein de l’équipe.

Un retour d’expérience de la mise en œuvre du télétravail sera réalisé une année après la signature du présent accord.

TITRE 4 : Dispositions finales

Article 1 : Informations des salariés sur les dispositions de l’accord

Le présent accord fera l'objet d'une large diffusion au sein de la Société. Il sera tenu à la disposition de l'ensemble des salariés, qui pourront en prendre connaissance auprès de la Direction.

Article 2 : Clause de suivi et de revoyure

Pour assurer l’efficacité de l’objet du présent accord, un suivi régulier de sa mise en œuvre et de sa concordance avec les attentes des salariés sera assuré à l’occasion de la consultation annuelle de l’instance représentative du personnel sur la politique sociale de la Société, les conditions de travail et l’emploi.

Dans le cas où des dispositions légales ou conventionnelles de la branche plus favorables entreraient en vigueur, et sans préjudice de leur application immédiate, les parties signataires conviennent de se rencontrer, afin d’envisager les éventuelles dispositions à modifier ou intégrer au présent accord.

Article 3 : Commissions de suivi

Pour assurer l’efficacité du présent accord, les parties signataires ont convenu de la mise en place d’une commission de suivi annuelle.

Elle sera composée d’un représentant de la Direction et des membres du CSE.

Elle aura pour objectifs :

• D’assurer le suivi de la mise en application du présent accord ;

• D’effectuer un bilan relatif à la mise en place du télétravail ;

• De clarifier les clauses du présent accord qui prêteraient à interprétation divergente et de proposer le cas échéant des améliorations du texte et des pratiques ;

• D’étudier l’opportunité d’ouvrir de nouvelles négociations en vue de renouveler/modifier le dispositif.

Lors de cette réunion, les éléments suivants seront notamment communiqués :

• Le nombre d'alertes émises par les collaborateurs ainsi que les mesures prises pour pallier les difficultés de charge de travail ou d’horaire ;

• Le nombre de journée ou demi-journée de récupération octroyées aux collaborateurs ainsi que les mesures prises.

Article 4 : Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er janvier 2020.

Article 5 : Durée, révision et dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales. L’avenant de révision éventuellement conclu sera notifié à la DIRECCTE.

Le présent accord pourra être dénoncé à tout moment dans les conditions des articles L. 2261-10 et L. 2261-11 du Code du travail. Cette dénonciation sera notifiée à la DIRECCTE.

Article 6 : Dépôt légal et publicité

Le présent accord sera, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des parties signataires et pour dépôt auprès de la DIRECCTE et du secrétariat du Conseil de Prud’hommes compétents.

Un exemplaire sera également remis à chaque Organisation Syndicale Représentative non signataire.

Cet envoi sera complété de l’envoi d’un exemplaire sur support électronique.

Fait à Paris, le 16 décembre 2019, en 3 exemplaires

Pour la Direction

Pour les élus titulaires du CSE