Accord d’Entreprise relatif au Télétravail

Sommaire

Sommaire 2

Glossaire 3

Préambule 3

Article 1. Définitions liées au télétravail 4

1.1 Définition du télétravail 4

1.2 Définition du télétravailleur 4

Article 2. Champ d'application et conditions d'éligibilité 4

2.1 Les salariés concernés 4

2.2 Les activités concernées 5

2.3 Conditions d'éligibilité techniques 5

Article 3. Principes généraux 5

Article 4. Procédure d'entrée dans le dispositif de télétravail 6

4.1 Formalisation et traitement de la demande 6

4.2 Pièces justificatives dans le cadre du télétravail au domicile déclaré 6

Article 5. Règles générales de fonctionnement du télétravail 6

5.1 Modalités de décompte du temps de travail 6

5.2 Détermination des plages horaires de « disponibilité » du télétravailleur 7

5.3 La gestion du temps de travail 7

5.4 Droits et obligations du télétravailleur et du responsable concerné 7

5.5 Utilisation des équipements 7

Article 6. Modalités du télétravail régulier 8

6.1 Conditions générales 8

6.2 Planification des jours de télétravail sur la semaine 8

6.3 Entretiens réguliers 8

6.4 Principes d'adaptation et de réversibilité 8

Article 7. Situations spécifiques 9

Article 8. Le statut social du télétravailleur 9

8.1 Egalité de traitement du télétravailleur 9

8.2 Santé et sécurité 10

Article 9. Protection des données et de la vie personnelle du télétravailleur 10

9.1 Protection des données propres à l’entreprise 10

9.2 Protection des informations personnelles au télétravailleur 10

9.3 Protection du domicile privé du télétravailleur 10

Article 10. Durée - Révision – Dénonciation 10

Article 11. Suivi de l'accord 11

Article 12. Dépôt et publicité 11

TOULOUSE TECH TRANSFER, SAS au capital de 1 112 000 euros, Siret 539 715 425 00036 dont le siège social est situé MRV (Maison de la Recherche et de la Valorisation) – 118 route de Narbonne – CS 24246 31432 Toulouse cedex 4,

Représentée par xxxxxxxxxxxxx, Président, agissant en vertu des pouvoirs dont il dispose,

D’une part,

ET

Mxxxxxxxxxx, agissant en qualité de membre titulaire à la Délégation du Personnel au Comité Social et Economique,

Mxxxxxxxxxxx, agissant en qualité de membre titulaire à la Délégation du Personnel au Comité Social et Economique,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Le télétravail s'est largement déployé avec les directives des pouvoirs publics dans le cadre de l’épidémie de Covid-19.

Par ailleurs, des évolutions législatives avaient visé à favoriser et à simplifier le recours au télétravail (ordonnance du 22 septembre 2017 n°2017-1387 ratifiée par la loi du 29 mars 2018 n°2018-217), les parties au présent accord ont convenu qu'il était souhaitable de formaliser les règles pour promouvoir et sécuriser un dispositif télétravail homogène, adapté aux valeurs et aux réalités opérationnelles de l’entreprise.

Ce dispositif vise à accompagner de manière pérenne le développement du télétravail en soulignant l'importance de la responsabilisation des acteurs pour établir un rapport de confiance entre le manager et le salarié, condition « sine qua non » de son fonctionnement.

En effet, le télétravail, qu'il soit régulier ou occasionnel, est d'une part une demande de salariés souhaitant pouvoir bénéficier de nouveaux modes de travail, et d'autre part une volonté de la Direction d'accompagner cette demande. A ce titre, il s'agit d'une démarche cohérente avec d’autres initiatives visant à améliorer la « Qualité de Vie au Travail » et promouvoir un « Développement durable ».

Conformément aux souhaits des parties, cet accord veille à ce que la mise en place du télétravail n'ait pas pour conséquence de mettre à l'écart le télétravailleur de la communauté de travail et permette de préserver la continuité des activités professionnelles.

Glossaire

Définition : dans le présent document, on parle de demande, réponse ou échange « par écrit » ; il convient de l’interpréter par tout support traçable : courrier papier, sms, message électronique, messagerie instantanée.

Définitions liées au télétravail

Définition du télétravail

Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant exclusivement les technologies de l'information et de la communication de l'entreprise.

Les situations de travail « nomade » avec l'utilisation des technologies de l'information et de la communication, notamment comme les déplacements professionnels, ne relèvent pas de la définition du télétravail.

Par principe, le télétravail est effectué au domicile du salarié. A l’avenir, il pourrait également être effectué dans un autre lieu fixe déclaré par le salarié auprès de l'employeur ou dans un espace dit de « co-working » ou « télécentre », entendu comme un espace de travail relevant de la société ou d’un tiers, pour permettre aux salariés de travailler depuis le site le plus proche de leur domicile, éventuellement partagé avec d'autres entreprises. Dans ce cas, les modalités seront précisées ultérieurement, et soumises à l’approbation de la Direction.

Le télétravail est effectué par principe sur les jours ouvrés de la semaine.

Il peut être régulier ou occasionnel :

• Le télétravail « régulier » se caractérise par un nombre de journées ou demi-journées entières effectuées de manière régulière, sur plusieurs mois consécutifs.

• Le télétravail « occasionnel » est effectué de manière ponctuelle, sans régularité dans le temps.

Définition du télétravailleur

Le terme « télétravailleur » désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue du télétravail au sens de la définition donnée à l'article 1.1.

Champ d'application et conditions d'éligibilité

Les salariés concernés

Sont éligibles tous les salariés qui ne sont pas en préavis de départ ni en période d’essai.

Les salariés intéressés doivent faire preuve d'autonomie professionnelle dans l'exécution de leur travail et avoir la capacité à travailler à distance et de manière individuelle. Ils doivent avoir une bonne connaissance de leur poste de travail et savoir gérer leur temps de travail. Ces critères sont appréciés par le responsable concerné.

En cas de changement ou d'évolution du poste de travail, à l'initiative du salarié ou de l'employeur, l'accès ou la poursuite du télétravail sera soumis à l'appréciation du responsable concerné.

Les activités concernées

Les activités éligibles au télétravail sont de nature à être exécutées à distance, de façon partielle, et en utilisant un support informatisé pour tout ou partie du travail.

Par exemple, les activités nécessitant une présence physique régulière sur site (MRV), en laboratoire, ou chez les clients ou fournisseurs de la société, notamment en raison des outils de travail ou de la configuration de l'équipe, sont ainsi exclues du télétravail.

De la même façon, le responsable concerné apprécie la possibilité ou non pour un salarié de télétravailler, en fonction des données traitées, et notamment de leur nature. A titre d'exemple, le télétravail pourra être refusé pour des raisons de sécurité des informations.

Le fait qu’une activité soit envisageable à distance, avec une efficacité amoindrie, ne la rend pas éligible au télétravail, du fait de cette dégradation.

Conditions d'éligibilité techniques

Le salarié doit disposer au préalable du matériel informatique nécessaire à l'exercice du télétravail (a minima ordinateur portable professionnel et moyens de connexion, et token d’accès au VPN : ce token est indispensable).

Le responsable concerné doit s'assurer de la possibilité de fournir ce matériel au salarié avant de valider sa demande.

L'accès internet (notamment son débit) et le réseau téléphonique du lieu de télétravail doivent permettre l'exécution normale du travail.

En tout état de cause, ce lieu dédié à l'exercice du télétravail devra être correctement aéré, éclairé et permettre d'accueillir le matériel nécessaire pour l'activité du télétravailleur. En outre, le poste de travail devra répondre aux besoins du télétravailleur, notamment en termes d’ergonomie et d’adaptation aux particularités ou fragilités physiques.

Principes généraux

La demande de télétravail est à l'initiative du salarié. Le télétravail peut également être initié par l'employeur en cas de circonstances exceptionnelles telles que prévues par la législation.

La mise en place du télétravail implique obligatoirement un accord réciproque du salarié et de son responsable, validé par la Direction. Le cas échéant, le refus par le responsable ou par la Direction devra être motivé.

Procédure d'entrée dans le dispositif de télétravail

Formalisation et traitement de la demande

Télétravail régulier

En cas de demande de télétravail régulier, le salarié transmet au responsable concerné le formulaire de demande complété et les pièces justificatives.

La demande doit être validée tant par le responsable concerné que par la Direction.

Cette demande sera traitée dans un délai d'un mois maximum à compter de sa transmission au responsable concerné (accompagnée de l'ensemble des pièces).

Dans ce délai, une réponse positive ou négative est apportée à travers le formulaire de demande. Si la réponse est négative, elle doit être motivée.

Le formulaire de demande, complété et signé par le salarié et le responsable concerné, vaut formalisation de la situation de télétravail régulier.

Télétravail occasionnel

En cas de demande de télétravail occasionnel, le salarié transmet sa demande par écrit au responsable concerné, moyennant un délai de prévenance de cinq jours ouvrés qui peut être réduit d'un commun accord par écrit entre le salarié et son responsable.

Le responsable concerné transmet sa réponse, qu'elle soit positive ou négative (motivée le cas échéant), par écrit en mettant en copie la Direction.

A titre indicatif, le nombre de jours de télétravail occasionnel recommandé sur une année est de quinze jours. Néanmoins, le responsable concerné est en charge d'apprécier le caractère occasionnel du télétravail et, s'il le considère nécessaire, d'organiser un entretien afin de déterminer la volonté ou non du salarié de passer en télétravail régulier.

Une demande de télétravail occasionnel peut être refusée par le responsable concerné, sur motivation explicite.

Pièces justificatives dans le cadre du télétravail au domicile déclaré

Pour accompagner le formulaire de demande de télétravail régulier effectué au domicile déclaré par le salarié, ce dernier devra fournir :

• une attestation sur l'honneur quant à l’existence d’un poste de travail adapté à la personne et à la conformité des installations électriques du lieu de télétravail, ;

• un document justifiant d'une connexion Internet ;

• une attestation de son assurance habitation, mentionnant la connaissance de la situation de télétravailleur du salarié.

L'entreprise ne prendra en charge aucun frais lié à la situation de télétravail.

Règles générales de fonctionnement du télétravail

Modalités de décompte du temps de travail

Les jours de télétravail régulier et occasionnel doivent apparaître dans l’agenda partagé du télétravailleur.

Pour tout télétravailleur dont le temps de travail est décompté en heures, la journée de télétravail saisie sera considérée comme une journée de travail standard, ne pouvant en aucun cas donner lieu à des heures supplémentaires.

Détermination des plages horaires de « disponibilité » du télétravailleur

Les plages horaires pendant lesquelles le télétravailleur peut être contacté par l'entreprise (notamment responsable, collègues, autres services ... ) sont déterminées d'un commun accord entre le télétravailleur et son responsable, dans le respect des conditions cumulatives suivantes :

• elles doivent être en correspondance avec l'horaire habituel de fonctionnement de l’entreprise (soit inclure au minimum les plages 9h-12h et 14h-17h) ;

• elles doivent se situer impérativement entre les horaires d'ouverture et de fermeture de l'établissement (soit entre 7h30 et 19h).

Les plages horaires de référence sont indiquées dans le formulaire de demande de télétravail régulier formalisant l'accord du télétravailleur et du responsable concerné.

La gestion du temps de travail

Le télétravailleur, en lien avec son responsable, gère l'organisation de son temps de travail, dans le respect des règles légales et conventionnelles applicables au sein de son entreprise.

En aucun cas le télétravail ne doit modifier, à la hausse ou à la baisse, les missions et les activités habituelles du télétravailleur, ses objectifs, le nombre d'heures de travail et sa charge de travail.

Le télétravailleur ainsi que son responsable respecteront les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire, lorsqu'elles sont applicables.

Droits et obligations du télétravailleur et du responsable concerné

Le télétravailleur, tout en étant autonome dans son organisation du télétravail, doit autant que possible veiller à respecter les contraintes opérationnelles de l'équipe et de l'activité. Il devra être joignable sur les plages horaires définies conformément à l'article 5.2.

Le responsable concerné, tout en tenant compte des contraintes opérationnelles de l'équipe et de l'activité, doit veiller à respecter l'autonomie du télétravailleur dans l'organisation du télétravail.

Utilisation des équipements

Le télétravailleur s'engage à respecter la réglementation en vigueur et notamment les dispositions du règlement intérieur sur le sujet et la charte informatique applicables ainsi que la règlementation relative à la protection des données.

Tout manquement aux règles précitées pourra être une cause de réversibilité immédiate du télétravail.

Le support informatique interne reste accessible au télétravailleur en cas de difficultés liées à l'utilisation des équipements professionnels dont il dispose. Si besoin, la société procèdera à toutes les réparations nécessaires.

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail ou de la connexion internet, voire en cas de destruction ou de vol, le télétravailleur devra en aviser au plus tôt son responsable ou la Direction. En cas de nécessité d'intervention des équipes du support informatique, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de l'entreprise afin de poursuivre son activité dans l'attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

Modalités du télétravail régulier

Conditions générales

Le télétravail régulier est d’une journée par semaine. Il peut être réduit à une demi-journée.

Exceptionnellement, il pourrait être mis en œuvre sous la forme de 2 demi-journées dans la semaine.

Une présence du télétravailleur à hauteur de trois jours par semaine minimum dans les locaux de l'entreprise est obligatoire. Lorsque des absences, pour quelque motif que ce soit, et notamment de jours fériés, ponts, déplacement professionnel, jours d'inactivité, temps partiel …, surviennent, le télétravail sera le cas échéant supprimé la semaine concernée afin de maintenir une présence de trois jours dans les locaux de l’entreprise (et a fortiori s’il y a moins de trois jours).

Ces jours de présence minimale permettent de conserver un lien professionnel et social direct entre le télétravailleur et son responsable, ses collègues, son site, son entreprise.

Planification des jours de télétravail sur la semaine

Le télétravailleur et son responsable devront déterminer ensemble le jour (ou les demi-journées) de la semaine qui seront en principe effectués en télétravail.

Le télétravailleur ou son responsable pourront modifier par un accord écrit le jour convenu de télétravail, en respectant un délai de prévenance fixé à 48h, qui pourra être réduit en cas d'accord entre le télétravailleur et son responsable par écrit.

Le télétravailleur pourra toujours décider de venir travailler sur site lors d'une journée initialement prévue en télétravail, sous réserve de prévenir préalablement son responsable par tout moyen.

La journée de télétravail non effectuée ne pourra cependant pas être reportée.

Entretiens réguliers

Les conditions d'activité du télétravailleur régulier et l'organisation du travail doivent être abordées lors du passage en télétravail, et lors de l’entretien annuel entre le responsable concerné et le télétravailleur.

À tout moment, un entretien spécifique pourra être demandé par le télétravailleur ou son responsable.

Principes d'adaptation et de réversibilité

Par principe, le télétravail régulier est mis en place pour une durée indéterminée, commençant par une période d'adaptation.

Toutefois, le télétravailleur comme le responsable concerné peuvent décider d'y mettre fin, de le suspendre ou de le modifier à tout moment. Ce pourra être notamment le cas lorsque sera identifiée une modification des conditions d'éligibilité.

Période d'adaptation

Les trois premiers mois de télétravail constituent une phase d'adaptation durant laquelle le télétravailleur ou son responsable peuvent décider de mettre fin au télétravail, moyennant un délai de prévenance minimum de 5 jours ouvrés, qui peut être réduit par commun accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit.

En cas de décision par le responsable de mettre fin au télétravail, celui-ci devra motiver sa décision.

Suspension du télétravail

Le télétravailleur comme son responsable peuvent décider de suspendre le télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d'accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit.

En cas de suspension, le responsable concerné doit motiver sa décision.

En cas de raisons liées à la sécurité de l'information, l'employeur peut suspendre le télétravail sans délai de prévenance.

Modification du télétravail

Le télétravailleur comme le responsable concerné peuvent décider de modifier l'un des éléments essentiels du télétravail définis dans le formulaire de demande (par exemple, notamment réduire ou augmenter le télétravail, modifier le lieu de télétravail…) en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d'accord entre le télétravailleur et son responsable par un écrit.

En cas de modification, le responsable concerné doit motiver sa décision.

Cessation du télétravail

Le télétravailleur comme le responsable concerné peuvent décider de mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance fixé à un mois, ce délai pouvant être réduit en cas d'accord du télétravailleur et du responsable concerné formalisé par un écrit.

En cas de cessation, le responsable concerné doit motiver sa décision.

En cas de raisons liées à la sécurité de l'information, l'employeur peut mettre fin au télétravail sans délai de prévenance.

Situations spécifiques

En dehors de toutes contraintes liées à la sécurité de l'information, des dérogations exceptionnelles aux dispositions du présent accord (par exemple le nombre de jours en télétravail...) sont possibles dans les situations suivantes sous réserve que le poste soit éligible au télétravail :

• Pour raisons médicales en cas de préconisation du médecin du travail dans le cadre d'un maintien ou retour à l'emploi,

• En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail pourra être imposée car considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

Le statut social du télétravailleur

Egalité de traitement du télétravailleur

Le passage au télétravail ne modifie que la manière dont le travail est effectué et n'affecte en rien le statut de salarié du télétravailleur.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés n'étant pas en télétravail.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l'entreprise. Il bénéficie des mêmes entretiens professionnels, et est soumis aux mêmes politiques d'évaluations que les autres salariés de l'entreprise.

Le télétravailleur a le même accès à la formation, et aux possibilités de développement de carrière que des salariés en situation comparable qui travaillent dans les locaux de l'entreprise.

Ainsi, une demande de télétravail à l'initiative du salarié qui serait refusée ne pourra pas être un motif de rupture du contrat de travail et ne pourra pas avoir d'influence sur son évolution de carrière.

L'entreprise reste le lieu de travail de référence pour les télétravailleurs.

Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail s'appliquent aux télétravailleurs, qui s'engagent à les respecter.

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l'entreprise lorsqu'il effectue son activité professionnelle sur le lieu de télétravail agréé.

Le télétravailleur doit donc informer dès que possible la Direction de la survenance d'un accident, dans les mêmes conditions que l'ensemble des salariés dans les locaux de l'entreprise.

Protection des données et de la vie personnelle du télétravailleur

Protection des données propres à l’entreprise

 

Le salarié s’engage à respecter les mesures de sûretés et de confidentialité de l’entreprise, à savoir notamment :

• la non divulgation des mots de passe à des tiers ;

• le respect du matériel informatique fourni par l’entreprise ;

• le respect du cryptage des données via le système en vigueur ;

• d’une manière générale, le respect des dispositions prévues par la charte informatique.

 

Protection des informations personnelles au télétravailleur

 

L’entreprise ne communiquera à l’extérieur aucune information susceptible de nuire à la vie personnelle du télétravailleur, notamment son adresse personnelle, son numéro de téléphone personnel, etc.

 

Protection du domicile privé du télétravailleur

L’entreprise s'interdit tout accès intempestif au domicile privé du télétravailleur.

Toutefois, le télétravailleur doit autoriser l'accès à son domicile afin de permettre le contrôle de la sécurité, du respect des normes et engagements. Dans ce cas, il sera informé au moins 48 heures à l’avance, par écrit.

Durée - Révision – Dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le 1^er septembre 2020, après l'accomplissement des formalités de dépôt et publicité.

Il pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions de l'article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Le présent accord peut être dénoncé avec un préavis de trois mois par les parties signataires dans les conditions fixées à l'article L. 2261-9 du Code du travail.

La dénonciation de l'accord fera l'objet d'une notification auprès de chacune des parties signataires et d'un dépôt dans les conditions visées par l'article L. 2261-9 du Code du travail.

Suivi de l'accord

Une réunion de bilan sur la mise en place de l’accord se tiendra courant décembre 2020.

Un ou deux membres de la direction et un ou deux membres du CSE se réuniront ensuite tous les ans pour faire un bilan des différents éléments du présent accord.

Dépôt et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur.

Un exemplaire original de l'accord sera remis aux parties signataires.

Une information sera donnée au personnel et le présent accord sera mis à disposition des salariés.

Fait à Toulouse, le 8 juillet 2020

En 4 exemplaires

Pour les Membres du CSE Pour Toulouse Tech Transfer

xxxx

xxxx

xxxx

Demande de mise en place de Télétravail

Nom :

Prénom :

Souhaite bénéficier d’une journée de Télétravail répartie comme suit :

	Journée	Matin	Après-Midi
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
Vendredi

et atteste sur l’honneur que les installations électriques de mon domicile sont conformes à la règlementation en vigueur et que je dispose d’un poste de travail adapté me permettant de travailler dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené(e) à devoir utiliser.

Je joins à la présente :

• une attestation d’assurance précisant que l’assurance habitation intègre la possibilité de télétravail à mon domicile.

• une facture de mon fournisseur d’accès à internet qui me permet de travailler dans de bonnes conditions.

Je m’engage à télétravailler selon les modalités définies par la société, et qui ont fait l’objet d’un accord d’entreprise dont je certifie avoir pris connaissance.

En particulier, les plages horaires de disponibilité sont les suivantes :

• de …………….. à …………….. et de …………….. à …………….. (cf article 5.2 de l’accord).

Cette journée définie de télétravail pourra être modifiée avec l’accord de mon responsable et cette modification devra se faire par écrit.

Préciser les activités envisagées en télétravail (à remplir avec le responsable) :

Fait à Toulouse, le

Signature :

Suite donnée à la demande

Avis du Responsable hiérarchique	Date + signature du Responsable hiérarchique
Avis favorable ☐ Avis défavorable ☐
Préciser motif si avis défavorable :
Remarques et ou contraintes :

Décision du Président	Date + signature du Président
Avis favorable ☐ Avis défavorable ☐
Préciser motif si avis défavorable :
Remarques et ou contraintes :