Accord d'entreprise "accord d'entreprise relatif à la mise en place du vote electronique pour les élections du comité social et économique" chez OGF (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DU COMITE SOCIAL ET ÉCONOMIQUE

AU SEIN DE LA SOCIÉTE OGF SA

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

La Société OGF SA, représentée par Monsieur XXX , Directeur des Ressources Humaines.

D’une part,

Et les organisations syndicales représentatives,

D’autre part,

Après avoir rappelé en préambule que :

La loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles L.2314-26 et R. 2314-5 et suivants du code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Il a été décidé ce qui suit 

PRINCIPES GÉNÉRAUX

Les parties conviennent que les opérations électorales en vue de la mise en place du Comité Social et Economique se dérouleront par vote électronique.

Dans ce cadre, il est prévu que les modalités d’organisation des opérations seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et en application du protocole d’accord préélectoral.

Les modalités de mise en place du vote électronique permettront de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs ;

• s’assurer de l’intégrité du vote ;

• s’assurer de l’unicité du vote ;

• s’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote ;

• s’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique ;

• permettre la publicité du scrutin.

CHAPITRE I – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de la société OGF SA appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

CHAPITRE II – DÉFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication (internet) pour procéder au vote.

CHAPITRE III – MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

Dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord relatif au vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place le système de vote électronique.

Les modalités de mise en œuvre du vote électronique s’inscrivent donc dans le cadre de ce protocole.

ARTICLE 1 - Etablissement des fichiers

Le fichier des électeurs et la liste des candidats seront transmis au prestataire aux dates prévues par le protocole d’accord préélectoral.

Le fichier des électeurs

Les listes électorales seront établies par la Direction, listes qui constitueront le fichier des électeurs.

Ainsi, le fichier des électeurs enregistre les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, âge, collège d’appartenance, établissement d’appartenance, adresse postale.

Le fichier des électeurs sera transmis au prestataire qui, dès réception, devra assurer leur sécurité et leur confidentialité.

Les listes de candidats

Les listes de candidats, pour le premier tour de scrutin et lors d’un éventuel second tour, seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral.

ARTICLE 2 - Recours à un prestataire extérieur

Désignation

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire (ci-après dénommée «le prestataire »), la Société NEOVOTE, l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

Le prestataire retenu est une société spécialisée dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet.

Le prestataire se verra confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il sera également mis à disposition sur l’intranet de l'entreprise.

Programmation du site internet

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des listes de candidats et des bulletins de vote.

Ainsi, une fois connecté, l’électeur se verra présenter les listes de candidats correspondant à son collège et pour l’élection tant des titulaires que des suppléants.

Le prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Les listes seront présentées sur un seul et même écran par ordre alphabétique des sigles des organisations syndicales.

Dans l’éventualité d’un second tour, cet ordre restera inchangé, la ou les liste(s) indépendante(s) viendra (ont) à la suite de celles des organisations syndicales.

Par ailleurs, le prestataire s’assurera que les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

Pour chaque liste, sera mis en ligne sur la page de vote :

• la liste des candidats avec le cas échéant le sigle de l’organisation syndicale,

• les noms de chaque candidat,

• la possibilité de consulter le document de «profession de foi », réalisé sous la forme d’un document homogène et dans un format ne pouvant faire l’objet de modification.

ARTICLE 3 - Déroulement des opérations de vote

Temps du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, conformément aux dispositions du protocole pré-électoral.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Le système est scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Lieu du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, via une connexion internet, de leur lieu de travail, ou de leur domicile.

Les électeurs pourront également utiliser les postes informatiques de l’entreprise afin de voter. Ainsi, le vote pourra s’effectuer à partir du poste professionnel du salarié mais également, notamment pour les collaborateurs auxquels il n’est pas attribué de postes informatiques, à partir de tout poste professionnel disponible et existant auquel le collaborateur pourrait avoir accès, pour le seul temps nécessaire au vote.

Il est précisé que, dans ce cadre, la démarche de l’électeur ne pourra avoir pour effet de perturber le fonctionnement normal de l’activité.

Enfin, dans l’hypothèse où des électeurs ne disposeraient pas d’un accès Internet à titre personnel, les électeurs devant se rendre dans un Cybercafé pour voter se verront rembourser, sur justificatif, les frais de connexion à un Cybercafé, intervenue durant la période de vote, dans la limite de 20 minutes de connexion.

Lors du vote, l’électeur se fait connaitre par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon les modalités garantissant sa confidentialité.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, par courrier adressé à leur domicile, avant le premier tour des élections, et en l’absence de quorum, avant le second tour :

• L’adresse du serveur de vote,

• Un code d’identification personnel.

Les modalités d’envoi de ce code d’identification personnel seront adressées de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe reçu par SMS, par serveur vocal ou par mail, selon l’option choisie par ce dernier entre ces différentes modalités de retrait de mot de passe. Il est précisé que le numéro de téléphone portable, de ligne téléphonique, ou l’adresse de messagerie électronique ayant servi à la communication du mot de passe ne pourra être utilisé qu’une seule fois.

De même, le mot de passe communiqué à l’électeur sera généré de manière aléatoire par le prestataire.

Enfin, en cas de perte ou de non-réception de leur code d’identification personnel, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Rôle du bureau de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

ARTICLE 4 – Résultat – Opération de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats selon des modalités qui seront définies dans le protocole d’accord préélectoral.

CHAPITRE IV – SECURITÉ ET CONFIDENTIALITÉ

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des fichiers informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des trois clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire et notamment de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

CHAPITRE V - COMMISSION DE SURVEILLANCE ET ASSISTANCE TÉCHNIQUE

La commission de surveillance est composée  de représentants des listes de candidats, chaque liste désignant un représentant, et de deux représentants des Ressources Humaines.

En lien avec un interlocuteur dédié du prestataire, la commission de surveillance :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système ;

Ainsi, et afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera : 

• les membres de la Commission de surveillance ;

• les membres du bureau de vote ;

• des correspondants des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet.

Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

L’interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres de la commission de surveillance.

Durant les opérations de vote, les membres de la Commission de surveillance n’auront accès qu’à des données statistiques et non nominatives.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs. Ce service d’assistance téléphonique sera géré par le prestataire.

CHAPITRE VI - DISPOSITIF DE SECOURS

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place. A cet égard, le prestataire s’engage à disposer de deux systèmes informatiques distincts et redondants situés dans deux sites séparés.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

CHAPITRE VII - EXPERTISE INDEPENDANTE ET RGPD

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, à la directive 95/46 / CE et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre du délégué à la protection des donnée, au titre de la constitution des fichiers électoraux et des candidats.

CHAPITRE VIII - INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de la technique de vote par les électeurs. La Direction communiquera sur les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.

En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales et les modalités de vote par voie électronique.

Ces supports seront disponibles sur l’intranet de l’entreprise.

De plus, les membres de la commission de surveillance et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

CHAPITRE IX – APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

CHAPITRE X – FORMALITÉS DE DEPOT ET PUBLICITÉ

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de télé procédure du Ministère du Travail et sera déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris. 

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Fait à Paris, le 24 septembre 2019 en 8 exemplaires

Pour la Direction Pour la Fédération INTERCO

CFDT

Pour la Confédération Française

de L'Encadrement C.G.C

CFE/CGC

Pour la Confédération Française

Des Travailleurs Chrétiens

CFTC

Pour le Syndicat National de

Thanatologie

CGT

Pour Force Ouvrière

Union Nationale des Services Funéraires F.O