Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE" chez ALBERT MENES (Siège)

ACCORD SUR LE VOTE ELECTRONIQUE

Entre,

La société ALBERT MENES, Société par Actions Simplifiée dont le siège se situe 156 rue Saint Denis, 92700 Colombes représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXX, dument habilité aux fins des présentes

D’une part,

Et les organisations syndicales suivantes :

• La CFE CGC, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXX en sa qualité de délégué syndical ;

• La CGT-FO, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXXX en sa qualité de délégué syndical

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce quoi suit :

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections du futur Comité social et économique (CSE), et favoriser la participation des salariés au scrutin, les parties conviennent par le présent accord, de recourir au vote électronique.

Les parties constatent en effet que le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permettant ainsi de voter de n’importe quel endroit et à tout moment pendant l’ouverture du scrutin. Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral.

Il s’inscrit en outre dans une démarche de développement durable, puisqu’il réduit les consommations de papier.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire spécialisé (ci après le « prestataire fournisseur » »), mandaté pour ce faire par la Direction.

Ce dernier devra respecter les dispositions légales et règlementaires et se conformer aux dispositions du présent accord.

Article 1 : Dispositions Générales

On désigne par « vote électronique » dans le cadre du présent accord, le vote par Internet.

Le système de vote électronique retenu devra permettre aux salariés de voter, de façon confidentielle et sécurisée, depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone disposant d’un accès à internet.

Modalités d’organisation des opérations électorales

Parallèlement au présent accord, les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales seront fixées conformément aux dispositions légales.

Les organisations syndicales intéressées ont été invitées à la négociation du protocole préélectoral qui a notamment pour objet de définir le calendrier, le nombre et les modalités de constitution des bureaux de vote, le nombre et la composition des collèges ainsi que la répartition des sièges entre les collèges.

Le présent accord sera, le cas échéant annexé audit protocole d’accord préélectoral

Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Article 2 : Choix du prestataire fournisseur

La conception et la mise en place du système de vote électronique seront confiées à un prestataire choisi par ALBERT MENES sur la base du cahier des charges contenu dans le présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, seront précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 3 : Programmation du site de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages web, et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises

Les listes seront affichées sur une seule et même page, et présentés dans l’ordre prévu au protocole préélectoral.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

Adaptation de la propagande syndicale

Les organisations syndicales pourront transmettre en même temps que les listes de leurs candidats, les éléments nécessaires à la mise en ligne, sur le site de vote, de leur logo et/ou de leur profession de foi.

Les organisations syndicales seront tenues dans ce cadre, de respecter le format et la taille de fichier, identiques pour toutes, qui seront précisés par le prestataire.

Article 4 : Sécurisation du système de vote - Modalités du système de vote

Le système de vote retenu devra répondre aux exigences posées par le code du travail (art. R2314-6 et suivants).

Il devra avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail

Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer

• L’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité, le secret du vote.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d'émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-10, R. 2314-11, R. 2324-6 et R. 2324-7 du Code du travail et de l'arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire devra s’engager à respecter l’ensemble des dispositions légales et règlementaires en vigueur en ce compris le règlement européen général sur la protection des données personnelles n° 2016/679 du 27 avril 2016.

4.1 Confidentialité des données transmises

Le système devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote (cf. article 4.3)

4.2. Consultation du nombre de votants

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le taux de participation pourra être révélé au cours du scrutin.

4.3. « Fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique » (Article R.2314-7 du code du travail)

Afin de garantir l’anonymat du vote, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique » (Article R.2314-7 du code du travail)

En application de l’article 2 de l’arrêté du 25 avril 2007,

• Le traitement " fichier des électeurs " est établi à partir des listes électorales.

Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

• Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

• Le fichier dénommé " contenu de l'urne électronique " recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote. 

4.4. Modalités d’organisation des opérations de vote – traitements de données - fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ;

• Pour le « fichier des électeurs » : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées ;

• Pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• Pour les listes d’émargement : collège, noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement,

• Pour les listes de résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, les destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants (article 5 de l’arrêté du 25 avril 2007) :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, employeur ou agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, employeur ou agents habilités des services du personnel ; La liste d'émargement ne sera accessible qu’à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

4.5. Plage de vote

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole préélectoral.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Pendant la période de vote, afin d’augmenter le taux de participation un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter, selon les modalités fixées par le protocole préélectoral.

4.6. Accès au serveur de vote : moyens d’authentification

A partir du fichier des électeurs, le Prestataire générera pour chacun des électeurs, un code d’identification et un mot de passe confidentiel.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification non communiqué par courrier pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception, selon les modalités fixées par le protocole préélectoral.

Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l'unicité de son vote. Il sera alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

4.7 Déroulement du vote

Une fois connecté sur le site de vote sécurisé, l’électeur pourra procéder aux votes. Seules les listes correspondant à son collège lui seront proposées.

Le système de vote électronique retenu devra faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur.

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc

• Le raturage dans une liste

• À l’électeur de revenir sur son choix avant validation

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote)

4.8 Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique et dispositif de secours

Le système de vote électronique doit avoir été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail.

Par ailleurs, le prestataire devra prévoir un dispositif de secours offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques que le système principal susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en place du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Il sera également informé automatiquement et immédiatement de tout accès par le prestataire à la plateforme de vote et de toutes mesures prises pour remédier au dysfonctionnement constaté.

4.9 Dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin (article R2314-15).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement devra se faire, par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de Vote (Président, Assesseur) générées et utilisées conformément aux dispositions de l'arrêté du 25 avril 2007.

Les membres du bureau de Vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

4.10. Conservation des fichiers après le scrutin

Le prestataire retenu devra conserver sous scellés et procéder à la destruction des fichiers supports dans les conditions et délais prévus par l’article R. 2314-17 du Code du travail.

Article 5 : Information du personnel et formation des représentants du personnel

Chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Les organisations syndicales de salariés seront informées par la direction de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Article 6 : Durée, entrée en vigueur, suivi, révision, dépôt et publicité

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 4 ans et prend effet à compter du jour de sa signature.

Conformément à l'article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

Il pourra faire l'objet d'une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail.

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les 30 jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l'application du présent accord.

Un bilan de l'application de l'accord sera établi quatre mois avant la fin des mandats du CSE, entre la Direction et les organisations syndicales.

Le présent accord fera l’objet d’un affichage à l’initiative de l’employeur sur le panneau d’information situé au siège.

Un exemplaire dûment signé du présent accord est remis à chaque signataire. Il sera également notifié aux organisations non signataires. Deux exemplaires, dont l'un sur support papier signée des parties et l'autre sur support électronique, seront déposés auprès de la Direccte compétente.

Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil des Prud'hommes compétent.

Mention de son existence sera faite sur le tableau d'affichage de la Direction.

Fait à Colombes, le 4 mai 2018.

En 6 exemplaires originaux

Pour la Société ALBERT MENES :

XXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Pour la CFE-CGC

XXXXXXXXXXXXXXX

Délégué Syndical

Pour la CGT-FO

XXXXXXXXXXXXXXX

Délégué Syndical