Accord d'entreprise "ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE" chez CARSAT CENTRE (Siège)

Accord sur le recours au vote électronique

Entre les soussignés ;

La Carsat Centre Val de Loire, représentée par son Directeur, dûment mandaté à cet effet.

Et

Les Organisations Syndicales représentatives.

Les parties conviennent de signer un accord sur le vote électronique afin de définir les modalités du processus et d’inscrire la Carsat Centre Val de Loire dans une modernisation de ses relations sociales au bénéfice de tous ses salariés.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections, la Direction de la Carsat Centre Val de Loire en collaboration avec les partenaires sociaux a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique dite loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004, publiée au JO du 22 juin 2004) et les articles L.2314-19, L.2314-21 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Par ailleurs, un décret et un arrêté en date du 25 avril 2007 ont précisé et sécurisé le recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

C’est dans ce cadre que la CARSAT Centre Val de Loire a fait appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet. Après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé, en accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord, de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

ARTICLE 1 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties signeront un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux élections professionnelles, ou de représentation des salariés devant le Conseil d'Administration.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un « prestataire » répondant à toutes les obligations légales, mettant en œuvre les préconisations jurisprudentielles concernant le vote électronique. Il sera mandaté pour ce faire par la Direction qui en informera les organisations syndicales.

Article 1.1. Modalités de vote

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote numérique à l’occasion des élections de la Carsat Centre Val de Loire.

Article 1.2. Modalités des élections

• Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège d’appartenance.

En parallèle, seront remis au prestataire l'adresse postale et l'email professionnel des électeurs afin de pourvoir à tout type d'envoi tel que défini dans le protocole électoral.

Ces fichiers ont pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir. Il lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,

• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

• Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

• Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à une console leur permettant de visualiser le taux de participation en temps réel, et pour chaque scrutin.

• Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes : collège d’appartenance, noms et prénoms des électeurs ayant voté, heure et date du vote. La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction des Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

• Aménagements

Au siège, le dernier jour du scrutin, une salle accueillera des terminaux numériques en isoloir ainsi qu’un terminal destiné aux membres du bureau de vote et les salariés seront invités à se déplacer selon des horaires planifiés par étage.

Article 1.3. Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Article 1.4. Liste des candidats

Les listes des candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et accessoirement l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote, accessibles à tout moment.

ARTICLE 2 – INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

• Assistance aux électeurs

Le prestataire mettra à la disposition de la Carsat une cellule d'aide téléphonique pendant les élections.

• Communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation pour les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• Information de la date d’envoi des codes/identifiants de vote par le prestataire

• Message ciblé sur l’intranet et des supports dématérialisés de communication.

Pendant le scrutin, pour garantir la meilleure participation aux élections, la Direction s’engage à :

• Adresser à tous les salariés plusieurs relances avec un lien de connexion au site de vote du prestataire.

• Diffuser régulièrement une information sur les écrans internes.

A l'issue du scrutin, un retour sera adressé, via l'intranet, aux salariés électeurs et une réunion de bilan avec les organisations syndicales ayant déposé une liste aura lieu.

Article 2.1. Modalités d’acces au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant chaque tour, à son domicile, par courrier simple, un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code challenge, qui sera la date de naissance de l’électeur. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées. Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Article 2.2. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L.2314-21 et suivants et L.2324-19 du code du travail, l’expression de vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 3 – DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée, jusqu'à dénonciation par l'une des parties signataires selon les délais légaux.

Le présent accord, sera déposé à l’issue du délai d’opposition, en deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) d’ORLEANS dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes du lieu de signature.

Fait à ORLEANS, le 31 octobre 2017