Accord d'entreprise "Protocole d'accord au télétravail" chez CAF 73 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA SAVOIE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF

AU TELETRAVAIL

Entre d’une part,

• La Caisse d’allocations familiales de la Savoie représentée par son Directeur,

Et d’autre part,

• Les Organisations syndicales soussignées,

pour la CFDT

pour la CGT

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Lors de la négociation annuelle obligatoire 2018, la Direction et les organisations syndicales ont exprimé leur souhait de poursuivre l’expérimentation menée sur le télétravail à la Caf de la Savoie et ont envisagé son déploiement à d’autres secteurs d’activités que le seul service prestations.

En effet, le télétravail constitue un mode d’organisation offrant aux salariés qui le désirent la possibilité de mieux concilier vie professionnelle et vie personnelle tout en favorisant la performance de l’organisme.

Le télétravail permet également :

• de limiter les trajets entre le domicile et le lieu de travail souvent considérés comme source de stress ou de fatigue, ce dans un souci global et permanent d’amélioration des conditions de travail.

• de diminuer l’empreinte environnementale de l’activité professionnelle.

Les parties rappellent également que le télétravail est basé sur le principe du volontariat et de la réversibilité ; il repose sur l’autonomie du collaborateur, la confiance mutuelle entre le responsable hiérarchique et son collaborateur, le dialogue et la transparence.

Cet accord s’inscrit dans le cadre du protocole d’accord relatif au travail à distance conclu le 28 novembre 2017 entre l’Ucanss et les organisations syndicales nationales et agréé le 13 décembre 2017.

1- DEFINITION ET CHAMP D’APPLICATION

Le télétravail est défini par l’article L. 1222-9 du Code du travail comme : « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Dans ce cadre, le présent accord prévoit différents dispositifs d’accès au télétravail aux salariés de l’organisme :

• le télétravail régulier programmé à l’avance sur un nombre de jours fixe et sur une période de référence donnée ;

• le télétravail occasionnel répondant à des besoins ponctuels ou à des situations exceptionnelles.

Ne sont pas visés par les dispositions du présent accord, les salariés en contrat de professionnalisation et d’apprentissage ainsi que les stagiaires, leur présence au sein d’une communauté de travail étant indissociable de leur parcours de formation.

2 – LE TELETRAVAIL REGULIER

2.1 – Critères d’éligibilité et exclusions

Sont éligibles les salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

• avoir au moins 12 mois d’ancienneté dans le métier ;

• maîtriser leur emploi et faire preuve d’autonomie à leur poste de travail¹ ;

• avoir la capacité d’organiser leur travail et de s’adapter à leur environnement ;

• exercer des activités dématérialisées ne nécessitant pas une présence continue sur site et excluant le transport de dossiers allocataires à domicile ;

• disposer d’une installation électrique conforme et nécessaire à une activité à distance,

• bénéficier d’un espace à domicile conforme aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur, permettant l’installation d’outils informatiques et de communication nécessaire à son activité (notamment disposer d’une box à domicile avec un débit suffisant pour exercer l’activité dans des conditions similaires aux locaux de l’organisme, etc…)

A titre indicatif, sont éligibles les salariés exerçant les fonctions suivantes :

• les techniciens conseils prestations (polyvalent et spécialisé),

• les agents du service maîtrise des risques,

• les agents de la cellule fraude et du contrôle allocataire et partenaires

• les agents de la gestion de la personne

• les agents de l’action sociale partenariale

• les agents de la comptabilité

Outre les salariés ne répondant pas aux conditions précédentes, sont pour l’instant exclus du télétravail :

• les salariés dont l’emploi suppose l’accueil ou l’accompagnement du public à titre principal donc une présence physique continue sur site (A titre indicatif : les CSU, les travailleurs sociaux, les permanenciers, le cadre de la relation de service) ;

• les personnels Caf mis à disposition de partenaires,

• les salariés dont les fonctions comportent à titre principal le soutien technique aux salariés (A titre indicatif : les référents techniques, les informaticiens, les correspondants informatiques, les techniciens de l’administration générale et de la cellule budgétaire, les techniciennes des ressources humaines, la chargée d’étude).

• les salariés occupant les emplois pour lesquels les éléments de tenue du poste ne sont pas totalement dématérialisés (A titre indicatif : les techniciens des pôles juridique, commission, OTD- étant rappelé que le transport de dossier physique allocataire est prohibé au domicile).

2.2 - Absences simultanées et priorisation

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au fonctionnement régulier de l’organisme et de ses services. Si les demandes ne peuvent être toutes satisfaites, un arbitrage sera réalisé sur la base des critères détaillés dans une grille de notation jointe en annexe du présent protocole

2.3 – Lieux d’exercice

2.3.1 – Choix du lieu

Le protocole d’accord national prévoit que le télétravail peut s’exercer dans plusieurs lieux :

• domicile de l’agent

• d’autres locaux de l’employeur

• d’autres bureaux d’un organisme de Sécurité Sociale

La Caf, dont le Siège est situé 20 avenue Jean Jaurès à Chambéry, disposera au 1^er septembre 2019 de deux points de permanence, l’un sur Aix les Bains et le second sur Albertville. Elle tient également des permanences au sein de locaux mis à disposition par le Département.

En revanche, les autres organismes de Sécurité Sociale des départements limitrophes ne peuvent pas mettre à disposition des bureaux pour des télétravailleurs d’autres Caf.

De ce fait, le télétravail en Caf de Savoie s’exerce au domicile de l’agent et peut être pris en compte sur les permanences évoquées supra y compris celles mis à disposition du Département sous réserve d’un accord de cette collectivité.

2.3.2 – Conformité

Un diagnostic électrique de conformité devra être effectué au domicile du salarié aux frais de l’employeur préalablement à la mise en place du télétravail.

Les frais découlant de l’éventuelle mise en conformité, qui devra être réalisée par un professionnel qualifié, après diagnostic seront en revanche supportés par le salarié.

La Caf via son service Informatique fera procéder à un test de débit sur la connexion internet de l’agent volontaire. En cas de débit insuffisant, le télétravail ne pourra pas être mis en place et l’agent pourra changer de fournisseur d’accès internet mais sans prise en charge financière par la Caf.

2.3.3 – Assurance

Le salarié devra déclarer l’activité de télétravail à domicile à sa compagnie d’assurance habitation et impérativement fournir une attestation « multirisques habitation » garantissant les risques liés au télétravail à domicile.

Le surcoût éventuel de la prime d’assurance sera prise en charge par la CAF de Savoie sur présentation d’un justificatif.

2.4- Modalités de mise en place

2.4.1- Organisation

Le télétravail ne peut être mis en place que d’un commun accord entre la Caf de Savoie et le salarié et se limite à :

• 2 jours par semaine pour les agents dont l’activité se répartit sur 5 jours ouvrés ;

• 1 jour par semaine pour les autres ;

de manière à prévenir l’isolement du télétravailleur et maintenir la dynamique du collectif de travail.

En effet le télétravailleur doit être présent au moins deux jours par semaine au sein du collectif de travail.

Afin de favoriser une bonne organisation des services et permettre des temps de rencontre collectifs, les jours où l’activité peut s’exercer en télétravail sont les lundis, les mercredis et les vendredis.

Ces jours fixes constituent la règle générale et ne sont pas modifiables.

Toutefois, en cas de nécessité de service (réunions, missions, formations…), le télétravailleur pourra être amené à travailler dans les locaux de l’organisme, un jour initialement prévu en télétravail, à la demande de l’employeur. Dans la mesure du possible, un délai de prévenance raisonnable de 48 heures devra être respecté pour permettre au salarié de s’organiser en conséquence.

2.4.2 -Formalisation

• Présentation de la demande

Le télétravail s’organise sur la période de référence suivante : 1° septembre N au 31 août N + 1.

Les salariés souhaitant bénéficier du travail à distance selon les conditions énoncées supra formalisent une demande écrite auprès du Directeur après avis de leur responsable hiérarchique 3 mois avant le début de la période de référence, afin que leur candidature puisse être étudiée.

La Direction dispose d’un délai d’un mois à compter de la réception de la demande pour faire part de sa réponse au salarié concerné.

Tout refus opposé à un salarié éligible au télétravail dans les conditions prévues par le présent accord fait l’objet d’une réponse motivée. Une procédure de réexamen est possible conformément aux dispositions du protocole national déjà mentionné.

• Avenant à contrat de travail

En cas d’accord, un avenant au contrat de travail est proposé à l’agent pour la période allant du 1^er septembre de l’année N au 31 août de l’année N+1.

• Période d’adaptation

Afin de permettre un temps d’adaptation nécessaire pour s’assurer que le télétravail répond aux attentes des 2 parties, une période de 3 mois, à compter du 1^er jour effectif de télétravail, est observée. Cette période est effective une seule fois et ne s’applique pas en cas de renouvellement de l’avenant au contrat de travail.

Durant cette période, qui s’entend d’un travail effectif, l’une ou l’autre partie pourra faire part de sa volonté de mettre fin à ce dispositif sous réserve d’un délai de prévenance d’1 mois, réduit à 15 jours en cas d’accord des deux parties sans qu’il soit nécessaire d’en apporter une justification.

En tout état de cause, 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation, un entretien sera organisé entre le salarié et son responsable hiérarchique pour valider ou non la poursuite du télétravail.

2.5– Cessation du télétravail

2.5.1 – Réversibilité

Le dispositif du télétravail est réversible et ne constitue pas un droit ou un avantage acquis.

Après la période d’adaptation au télétravail et avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail, la Direction et le salarié pourront, à l’initiative de l’une ou l’autre partie, convenir par accord, de mettre un terme au télétravail et d’organiser les modalités de retour du salarié dans les locaux de l’organisme. Le délai de prévenance est d’un mois si l’initiative en revient à l’employeur, 15 jours si l’initiative est prise par le salarié.

2.5.2 - Changement de fonctions ou de domicile

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties sur la base des critères d’éligibilité, après réalisation d’un nouveau diagnostic de conformité électrique à la charge de la Caf et fourniture de l’attestation d’assurance multirisques habitation.

3– LE TELETRAVAIL OCCASIONNEL

Pour l’encadrement (membres du Comité de direction élargi agents de direction, cadres managers ou fonctionnels) et le service secrétariat communication², dont la nature même de l’emploi et les responsabilités ne sont pas compatibles avec le télétravail régulier mais dont l’activité est susceptible d’être réalisée à distance, le télétravail peut s’organiser sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre au cours de la période de référence (1° septembre N au 31 août N + 1), sous réserve de respecter un temps de présence minimum de 2 jours par semaine au sein de l’organisme.

Ce forfait sera de 20 jours maximum sur la période susvisée, sans possibilité de report d’une période de référence sur l’autre.

Un délai de prévenance de 3 jours calendaires doit être respecté entre la demande formulée auprès du responsable hiérarchique avec copie au service des ressources humaines et la prise du jour de télétravail.

L’accord du responsable, après recueil de l’avis des ressources humaines se matérialise par courrier électronique avec accusé de réception.

Le salarié devra déclarer, à la fin de chaque période de référence, le nombre de jours télé travaillés. Cette déclaration sera à transmettre au service RH pour le paiement des frais visés par le présent accord.

4 – LE TELETRAVAIL ET LES SITUATIONS PARTICULIERES

4.1 – Circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie ou en cas de force majeure nécessitant le déclenchement du plan de continuité d’activité, la mise en œuvre du télétravail pourra être mise en place par simple accord entre le salarié et l’employeur et ce par tout moyen (messagerie) sans formalisme particulier en application des ordonnances du 25 mars 2018 (article L1222-11 du code du travail).

4.2 - Pics de pollution/intempéries

En cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L223-1 du code de l’environnement, entrainant la mise en œuvre de mesures préfectorales restrictives concernant la circulation des véhicules, la Direction de la Caf de Savoie pourra autoriser les salariés exerçant déjà leur activité dans le cadre du télétravail d’exécuter leur activité selon ce mode de façon plus étendue (augmentation du nombre de jours en télétravail au regard de l’avenant signé par le télétravailleur sous réserve de respecter un temps de présence minimum de 2 jours par semaine au sein de l’organisme).

La possibilité de télétravail pourra également être offerte à d’autres salariés, qui ne disposent pas de solution de déplacement alternative à l’utilisation du véhicule et occupe des activités éligibles, en fonction des postes informatiques disponibles et de la durée du pic de pollution.

Ces dispositions sont étendues aux situations d’intempéries rendant particulièrement difficile le trajet domicile-lieu de travail.

Dans ces conditions, l’accord des parties sera formalisé dès la connaissance de l’évènement par courrier électronique avec accusé de réception.

4.3- Préconisations médicales

Lorsque le télétravail est de nature à favoriser l’emploi d’un salarié disposant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ou sur une préconisation du médecin du travail, l’organisme s’engage à examiner en lien avec les représentants du personnel, les conditions dans lesquelles le dispositif de télétravail peut être temporairement aménagé sous réserve de faisabilité opérationnelle, technique et que les charges de mise en œuvre ne soient pas disproportionnées. Cet examen peut notamment conduire à porter le nombre de jours télétravaillés au-delà de la limite fixée à l’article 2.4.1 du présent accord sans toutefois pouvoir aboutir à une situation de télétravail total. Dans tous les cas, le télétravail ne peut s’envisager comme une modalité définitive et permanente d’aménagement du poste de travail.

5– CONDITIONS D’EXECUTION DU TELETRAVAIL

5.1 - Statut du télétravailleur

Le télétravail constitue simplement une modalité particulière d’exécution de la prestation de travail.

Le télétravailleur demeure salarié de l’organisme et :

• Bénéficie de l’égalité de traitement avec les autres salariés de l’organisme ;

• Dispose des mêmes droits individuels et collectifs, avantages légaux et conventionnels et est tenu aux mêmes obligations que celles applicables aux salariés de l’organisme placés dans une situation comparable.

5.2 - Durée du travail et respect de la vie personnelle

Le salarié est soumis au respect des dispositions de l’accord collectif relatif à l’aménagement et à la réduction du temps de travail applicable au sein de l’organisme, ainsi que des dispositions relatives aux horaires de travail en vigueur.

Le salarié effectue sa prestation de travail selon le régime du temps de travail qui lui est applicable (temps complet, temps partiel etc.) et notamment des horaires variables qui sont mis en œuvre dans son service d’affectation.

Le télétravailleur peut être contacté dans les plages horaires fixes de l’entreprise.

Le télétravailleur ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande expresse de l’autorité hiérarchique dont il relève au sein de la Caf de Savoie.

Le suivi de son temps de travail s’effectue par badgeage à distance à partir de l’ordinateur mis à sa disposition.

Le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entrainer un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos, ce dont les deux parties sont garantes eu égard à la spécificité de la situation de travail.

Tout salarié en situation de télétravail qui rencontrerait des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail ou ses temps de repos devra en aviser sa hiérarchie en transmettant des éléments sur la situation évoquée et un entretien sera organisé dans les meilleurs délais pour analyse et traitement des difficultés éventuellement identifiées.

Un protocole d’accord relatif au droit à la déconnexion a fait l’objet de négociations à la Caf de la Savoie. Les télétravailleurs sont concernés par les dispositions de cet accord.

L’évaluation de l’activité du télétravailleur sera effectuée lors de son EAEA, lequel débutera par un temps consacré au suivi de l’organisation du travail. Seront notamment évoqués les conditions d’activité du salarié, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

5.3 – Suspension temporaire du télétravail

Circonstances liées à l’employeur : des difficultés techniques, des pannes informatiques, remplacement d’un salarié absent… peuvent justifier la suspension du télétravail et rendre nécessaire le retour de l’agent au sein de l’organisme.

Circonstances liées à l’agent : des situations auxquelles le salarié doit faire face et qui sont de nature à empêcher l’activité à domicile (incendie, inondation, vol du matériel etc.).

5.4 – Suspension temporaire du contrat de travail

Lorsque le contrat de travail est suspendu, pour quelque cause que ce soit (arrêt maladie, congés payés…) le télétravailleur ne doit fournir aucune prestation de travail que ce soit au sein de l’organisme ou sous forme de télétravail.

6- EQUIPEMENTS DE TRAVAIL

6.1- Condition d’utilisation

L’organisme fournit au salarié en télétravail, le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail. L’organisme assure la maintenance et l’adaptation aux évolutions technologiques.

A titre indicatif, cet équipement à usage strictement professionnel comprend :

• Une micro unité centrale ;

• Un écran 22 pouces ;

• Un clavier ;

• Une souris ;

• Un téléphone portable.

La connexion au système d’information se fera depuis la boxe numérique du salarié.

Le salarié s’engage à prendre soin des équipements mis à sa disposition et à les restituer lorsqu’il cesse d’exercer son activité en télétravail.

En cas de dysfonctionnement du matériel, le télétravailleur en informe immédiatement les services supports informatiques ainsi que son manager, lequel décidera en fonction des circonstances de son retour sur le site de la Caf de Savoie. Si cela lui semble préférable au regard de son organisation personnelle, le salarié pourra poser un congé en lieu et place du retour sur site.

6.2- Protection des données

L’utilisation du matériel informatique, l’accès au réseau internet et la protection des données auxquelles le salarié a accès dans le cadre du télétravail se réalisent conformément aux dispositions de la charte informatique de la branche Famille.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

En application des dispositions du RGPD, aucun fichier contenant des données personnelles ne doit être transféré ou enregistré ou stocké au domicile de l’agent. Toute situation particulière sera présentée au Responsable Informatique et Liberté (RIL) pour étude et accord préalable.

5.3 – Frais

En contrepartie des dépenses engagées dans le cadre du télétravail régulier ou mis en place temporairement sur préconisations médicales, le salarié perçoit une indemnité forfaitaire mensuelle, non soumise à cotisations, qui est fonction du nombre de jours effectivement télé travaillés par semaine (10, 24 euros par mois pour 1 jour par semaine, 20, 48 euros par mois pour 2 jours par semaine, 30, 72 euros par mois au-delà).

Ces frais correspondent à une quote part des frais supplémentaires engagés du fait de cette activité (frais d’électricité, eau, chauffage, connexion etc.)

Le salarié s’engage à fournir, en cas de contrôle de l’URSSAF, les factures afférant à la consommation d’eau, d’énergie et du fournisseur d’accès internet.

Cette indemnité est payée sur 10.5 mois pour tenir compte des absences pour congé de l’intéressé. Son versement est suspendu en cas d’absence, quelle qu’en soit la cause, du télétravailleur de plus d’un mois continu. Cette indemnité est directement versée sur le bulletin de salaire à échéance normale de paie.

Le télétravailleur occasionnel (disposant d’une enveloppe de jours, en circonstances exceptionnelles, pics de pollution ou intempéries), en contrepartie des dépenses visées supra et sous réserve de produire les mêmes justificatifs en cas de contrôle de l’URSSAF, perçoit une indemnité forfaitaire annuelle correspondant à 2.56 euros par journée de travail.

Ces montants sont susceptibles d’évolution après notification de l’UCANSS.

On rappelle également la prise en charge possible des frais de surcoût d’assurance mentionnés à l’article 2.3.3

6– SENSIBILISATION ET FORMATION AU TELETRAVAIL

Les télétravailleurs réguliers bénéficient d’une formation sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les managers chargés d’encadrer les télétravailleurs seront formés sur le management à distance.

Enfin les salariés de l’unité de travail du télétravailleur seront sensibilisés à cette forme d’organisation du travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leur collègue durant les jours de télétravail.

7 – HYGIENE ET SECURITE

7.1 – Prévention et protection

L’organisme s’assure de la santé et de la sécurité du télétravailleur et en organise la prévention.

Ce dernier est lui-même tenu à cette obligation vis-à-vis de sa propre personne. En conséquence, les lieux dans lesquels s’exerce le télétravail doivent répondre aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur.

7.2- Accident

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.

Le salarié doit fournir des éléments matériels précis sur le contexte de la survenance de cet accident. Ces éléments serviront de base à la déclaration d’accident du travail.

La présomption instituée par le présent article est une présomption simple. La Direction peut contester les déclarations d’accident du travail.

Le télétravailleur doit prévenir la Caf de Savoie dans les plus brefs délais de la survenance de cet accident.

Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.

8- PROCEDURE D’AGREMENT ET DE DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord entrera en vigueur le mois suivant l’avis du comité exécutif de l’UCANSS.

En application des articles D. 2231-2 et suivant du code du travail, le présent accord sera déposé :

• Auprès des services de la DIRECCTE AUVERGNE RHONE ALPES de façon dématérialisé sur le site dédié à cet effet (teleaccords.travail-emploi.gouv.fr). Le dépôt dématérialisé se fera en 2 versions : une version intégrale signée des parties en format « PDF » et une version anonyme en format « DOCX » dans laquelle sera supprimée toute mention de noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques.

• Au greffe du conseil des Prud’hommes de Chambéry.

9 - DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans à compter de sa date d’agrément. Il cessera de produire ses effets à son terme, sans autres formalités.

10- REVISION

L’accord pourra être révisé au terme d’un délai d’un an suivant sa prise d’effet, par la Direction de la Caf de Savoie ou par une partie habilitée en vertu des dispositions légales.

Toute demande devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision.

11- SUIVI DE L’ACCORD

Un suivi de l’accord sera réalisé par la Caf de Savoie et les organisations syndicales signataires de l’accord à l’occasion de la négociation annuelle obligatoire.

12- COMMUNICATION DE L’ACCORD

Le texte du présent accord signé sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la Caf de Savoie.

Les salariés sont informés du contenu du présent accord par note de service

A Chambéry, le 

Le Directeur, Les organisations syndicales,

Pour la CFDT,

Pour la CGT,

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1. Ce point est apprécié par l’encadrement. L’EAEA constituera un des supports essentiels de cette appréciation .↩

2. Ce service a expérimenté le télétravail occasionnel dès 2014 aux fins de rédaction de PV d’instances ou de rédaction en lien avec la thématique communication (ex : rapport d’activité). Ces deux finalités demeurent comme exclusives pour ce service↩