Accord d'entreprise "Accord relatif au Droit à la Déconnexion" chez UGAP - UNION DES GROUPEMENTS D'ACHATS PUBLICS (Siège)

ACCORD RELATIF

AU DROIT A LA DECONNEXION

DU 12 AVRIL 2018

Le présent accord est conclu entre :

D’une part,

L’Union des Groupements d’Achats Publics (UGAP), établissement public industriel et commercial de l’Etat, créé par décret n°85-801 du 30 juillet 1985 dont le siège social est situé au 1 boulevard Archimède, Champs-sur-Marne, 77444 Marne la Vallée Cedex,

Et d’autre part,

La section syndicale CFDT de l’UGAP,

La section syndicale CFE-CGC de l’UGAP,

La section syndicale CGT de l’UGAP,

Le syndicat FO de l’UGAP,

Le syndicat UNSA de l’UGAP.

Préambule

Le présent accord est conclu dans le cadre de l’article L. 2242-17, 7° du code du travail.

Il a pour objet de promouvoir, au sein de l’UGAP, une culture, une organisation du travail, un mode de management et des comportements tenant à l’utilisation des outils numériques, respectueux de la santé de l’ensemble des collaborateurs et favorisant l’équilibre qui doit exister entre l’activité professionnelle et la vie privée de chacun.

Les parties signataires souhaitent, par le biais du présent accord, lutter contre la sur-connexion et les sur-sollicitations numériques, en dehors des horaires habituels de travail, mais aussi au temps et au lieu du travail.

Dans cette perspective, le dispositif instauré par le présent accord délimite, en premier lieu, le cadre temporel au cours duquel l’utilisation des outils numériques à des fins professionnelles est autorisée. Ce cadre repose sur deux axes : le premier est juridique, et constitué par le rappel de certaines interdictions de travailler pendant des périodes spécifiques définies par la loi et la jurisprudence ; le second procède de la mobilisation de leviers techniques (informatiques) permettant de limiter les connexions et les accès à distance notamment, afin de prévenir d’éventuels abus.

Enfin, pour encadrer les pratiques dans une visée essentiellement pédagogique, le dispositif mis en œuvre par le présent accord à vocation à responsabiliser l’ensemble des collaborateurs, en les invitant, tant individuellement que collectivement, à adopter des pratiques vertueuses, de nature à garantir l’effectivité du droit à la déconnexion reconnu à chacun.

L’exemplarité est attendue de chaque collaborateur, et en particulier de l’encadrement, afin de promouvoir ainsi la qualité de vie au travail au sein de l’établissement.

En termes de vocabulaire, l’accord fait référence aux « matériels » numériques lorsqu’il est question des objets, c’est-à-dire des ordinateurs portables, des smartphones, tablettes, ou tout autre support matériel actuel ou à venir. L’emploi du mot « outil » numérique recouvre, quant à lui, les vecteurs immatériels permettant des connexions ou des prestations à des fins professionnelles. Il s’agit des logiciels, applications (métiers), messagerie internet, réseaux sociaux, plateformes, etc., actuels ou à venir.

Article 1 - Le droit à la déconnexion en dehors de périodes de travail

Se déconnecter des outils numériques, ou ne pas en faire usage, à des fins professionnelles, en dehors de ses horaires de travail, est un droit reconnu à l’ensemble des collaborateurs de l’UGAP. Il s’agit également d’une obligation, chacun devant veiller à la protection de sa propre santé, ainsi qu’à celle de ses collègues.

Les temps de repos obligatoires, ainsi que les périodes de suspension du contrat de travail, ne doivent pas donner lieu à des prestations de travail, qu’elles soient volontairement effectuées par le collaborateur, ou qu’elles lui soient demandées.

Article 1.1 – Interdiction de travailler et limitation de l’usage des outils numériques pendant les temps de repos obligatoires

Chaque collaborateur doit respecter ses temps de repos obligatoires, quotidiens et hebdomadaires, ainsi que ceux des autres salariés de l’UGAP. En conséquence, au cours de ces périodes (le soir et le weekend), aucune prestation de travail ne doit être fournie volontairement par le salarié, ou ne peut lui être demandée, sauf circonstances exceptionnelles¹.

Ainsi, pendant les temps de repos obligatoires, l’utilisation des matériels numériques (smartphones, ordinateurs, tablettes, etc.) permettant de se connecter à distance aux outils professionnels mis à disposition par l’UGAP (intranet, applications métiers, messagerie professionnelle, réseaux professionnels, logiciels, etc.), n’est tolérée qu’à des fins d’information personnelle (lecture d’un email par exemple). En conséquence :

Nul n’est tenu de répondre à une sollicitation professionnelle en dehors de ses horaires habituels de travail (soir et week-end).

Les sollicitations professionnelles adressées à d’autres collaborateurs, en dehors des horaires de travail, via les matériels et outils numériques de télécommunication (y compris personnels), sont interdites, sauf circonstances exceptionnelles (¹).

Afin de lutter contre la sur-connexion et les sur-sollicitations numériques, les salariés sont invités à désactiver -sur leurs matériels professionnels ou personnels (smartphones, ordinateurs portables, tablettes)- les connexions/synchronisations, mises à jour, notifications, et autres fonctionnalités automatiques, de nature à générer une sollicitation à caractère professionnel, au cours de leurs périodes de repos obligatoires.

Article 1.2 - Interdiction de travailler et limitation de l’usage des outils numériques pendant les périodes de suspension du contrat de travail

Il est interdit de travailler pendant les périodes de suspension du contrat de travail (congés payés, RTT, jours de repos, congés conventionnels, arrêts de travail, etc.). En conséquence, au cours de ces périodes, aucune prestation de travail ne doit être fournie volontairement par le salarié, ou ne peut lui être demandée.

L’utilisation des matériels numériques permettant de se connecter à distance aux outils professionnels mis à disposition par l’UGAP (sites, réseaux, logiciels, applications métiers, messagerie professionnelle, etc.), n’est tolérée, au cours des périodes de suspension du contrat de travail, qu’à des fins d’information personnelle (lecture d’un email par exemple). En conséquence :

Nul n’est tenu de répondre à une sollicitation professionnelle au cours d’une période de suspension de son contrat de travail (congés payés, RTT, jour de repos, arrêt maladie, etc.).

Les sollicitations professionnelles adressées à des salariés dont le contrat de travail est suspendu , via les matériels et outils numériques (y compris personnels), sont interdites.

Afin de lutter contre la sur-connexion et les sur-sollicitations numériques, les salariés sont invités à désactiver -sur leurs matériels professionnels ou personnels (smartphones, ordinateurs portables)- les connexions/synchronisations, mises à jour, notifications, et autres fonctionnalités automatiques, de nature à générer une sollicitation professionnelle, au cours des périodes de suspension de leur contrat de travail.

L’UGAP se réserve la possibilité de suspendre provisoirement les accès individuels à certains outils professionnels au cours des périodes de suspension du contrat de travail, en particulier en cas d’absence prolongée.

Article 1.3 – Obligation de loyauté pendant les périodes de suspension du contrat de travail

La suspension du contrat de travail du salarié, en particulier en cas d’absence imprévisible, ne fait pas obstacle à ce que l’employeur le sollicite, pendant son absence, pour obtenir de sa part une information indispensable au bon fonctionnement du service.

Ainsi, le salarié est tenu de transmettre à l’employeur, à sa demande, tout élément ou toute information en sa possession, utile et nécessaire à assurer la continuité de l’activité (ex : mot de passe informatique, restitution de documents papiers ou de fichiers informatiques, clés USB, etc.).

Article 2 – Le droit à la déconnexion pendant les périodes de travail

Dans le but de lutter contre la sur-sollicitation numérique et la surcharge d’informations, au temps et au lieu du travail, les collaborateurs sont invités à adopter un ensemble de pratiques vertueuses -en particulier s’agissant de l’utilisation de la messagerie professionnelle- dans le but d’améliorer leur qualité de vie au travail.

Article 2.1 – Le droit de se déconnecter temporairement pendant le travail

Les recommandations suivantes sont adressées aux salariés et aux managers :

Il est possible, voire recommandé, de (se) ménager des plages de déconnexion, ou des temps de non-utilisation, de tout ou partie des outils professionnels, en tant que de besoin, au cours de sa journée de travail, et notamment pour améliorer sa concentration ou optimiser son efficacité dans la réalisation de ses missions.

Par exemple, il peut être préconisé de fermer temporairement sa messagerie professionnelle, et/ou de couper provisoirement le téléphone professionnel, lorsque l’on est occupé à une tâche ou une activité nécessitant de la concentration, ou qui requière de ne pas être interrompu pendant sa réalisation.

En outre, il convient, pour chacun, de respecter le droit et/ou le besoin de ses collègues ou collaborateurs, de se déconnecter temporairement de tout ou partie des outils numériques mis à disposition dans le cadre professionnel, au temps et au lieu du travail.

Les temps de déconnexion doivent être justifiés et proportionnés au but recherché (ne pas être dérangé pendant un entretien, se concentrer le temps de lire ou de rédiger un rapport, etc.).

Article 2.2 – Les bonnes pratiques relatives à l’utilisation de la messagerie professionnelle

L’utilisation faite par chaque collaborateur de l’UGAP de la messagerie professionnelle mise à sa disposition dans le cadre professionnel, doit respecter un principe de modération, et présenter en toute circonstance, un caractère raisonnable et respectueux des autres collaborateurs, qu’il s’agisse : de la fréquence de consultation de la messagerie, du volume d’emails envoyés, du choix des destinataires, ou encore du contenu des échanges.

En tout état de cause, l’utilisation de la messagerie professionnelle doit s’effectuer sur des plages horaires correspondant aux horaires de travail habituels des salariés de l’entreprise.

Article 2.2.1 – La consultation et l’utilisation active de la messagerie professionnelle (outlook)

- l’utilisation de la messagerie professionnelle doit être limitée aux périodes correspondant aux horaires habituels de travail au sein de l’établissement, soit entre 7h et 20h du lundi au vendredi. Elle est tolérée pendant les périodes non-travaillées à des fins d’information personnelle.

- les sollicitations envers d’autres collaborateurs -envoi d’emails, programmation de réunions, gestion des calendriers, invitations, convocations, etc.- doivent être réalisées entre 7h et 20h, du lundi au vendredi.

- les horaires respectifs de travail des salariés étant largement individualisés à l’UGAP, il est rappelé que nul n’est tenu de répondre à une sollicitation professionnelle au cours de ses temps de repos obligatoires, sauf circonstances exceptionnelles présentant un caractère d’urgence.

- l’accès à la messagerie professionnelle demeure libre à des fins d’information professionnelle, mais en tout état de cause, sa fréquence de consultation et d’utilisation doit revêtir un caractère raisonnable, justifié par la nature de la tâche à accomplir et proportionné au niveau de responsabilité du salarié.

- l’utilisation et la consultation de la messagerie professionnelle, via son smartphone ou son ordinateur portable, pendant les sessions de formation organisées par l’établissement, ou pendant les temps de réunions, est une pratique à proscrire.

Article 2.2.2 - Concernant l’envoi d’emails à caractère professionnel

Conformément à la charte des relations au travail de l’UGAP, le dialogue et l’échange direct sont à privilégier entre les collaborateurs.

Il en découle que le nombre d’emails échangés en interne doit rester raisonnable, en termes de volumes, et que les échanges professionnels ayant lieu par email doivent répondre à un besoin professionnel légitime.

Conformément à la charte des relations au travail de l’UGAP, chaque collaborateur doit respecter les règles de bienséance à l’oral comme à l’écrit, et respecter également le travail des autres.

Article 3 – Les leviers techniques protégeant l’effectivité du droit à la déconnexion

En plus de la régulation des comportements relevant de la responsabilité individuelle de chacun, l’établissement décide de mettre en place un certain nombre de rappels ou de limitations techniques, dans le but de garantir l’effectivité du droit à la déconnexion reconnu à tous.

Article 3.1 – Activation de la fonction d’envoi différé sur la messagerie professionnelle

Après de 20 h, du lundi au vendredi, et les journées de samedi et de dimanche, les emails envoyés seront automatiquement bloqués et stockés dans les serveurs, afin de n’être distribués à leurs destinataires que le lendemain matin (du lundi soir au jeudi soir), ou le lundi matin (du vendredi soir au dimanche soir), à compter de 7h.

Article 3.2 – Affichage d’un message automatique, rappelant les plages horaires sur lesquelles l’utilisation de la messagerie professionnelle est appropriée

Une mention automatique (au même titre que la signature), s’affichera dans le contenu de tous les emails, précisant que : « les emails sont librement envoyés et reçus du lundi au vendredi de 7h à 20h. En dehors de ces plages, ils sont bloqués et stockés sur les serveurs pour n’être distribués à leurs destinataires que sur ces mêmes plages horaires. Nul n’est tenu de répondre à un email en dehors de ses horaires habituels de travail. »

Article 3.3 – Système d’alerte automatique en cas de surconsommation numérique

Un outil permettant de comptabiliser, individuellement, les volumes d’emails envoyés en dehors des plages dédiées à l’utilisation de la messagerie sera mis en place. En effet, pour des raisons de sécurité, en cas de circonstances exceptionnelles¹, la fonction de blocage automatique des emails pourra être contournée.

Cet outil a vocation à générer des alertes : à l’attention du collaborateur concerné, mais aussi de son manager, et de la DRH, afin de permettre la régulation des comportements, en cas d’abus.

La mise en place de cet outil informatique fera l’objet d’une consultation préalable du comité d’entreprise (ou comité social et économique), ainsi que d’une information individuelle de chaque collaborateurs.

Article 4 – Le suivi individuel de l’effectivité du droit à la déconnexion

Article 4.1 – L’intégration du droit à la déconnexion dans l’entretien annuel d’évaluation (EAE)

Un item spécifique sera prévu dans les EAE, afin que le collaborateur et son manager puissent faire le point, chaque année, sur la charge numérique et les modalités d’exercice du droit à la déconnexion.

Article 4.2 - L’intégration de la question de la charge numérique dans l’entretien bimestriel des salariés au forfait-jours

Aux termes de l’accord relatif au forfait annuel en jours, les collaborateurs intégrés à ce dispositif bénéficient, au moins une fois tous les deux mois, d’un entretien bimestriel relatif à leur charge de travail, avec leur manager de proximité. Au cours de cet entretien, la question de la charge numérique et de l’exercice du droit à la déconnexion sera également abordée.

Article 4.3 – Droit d’alerte reconnu au collaborateur dans l’exercice de son droit à la déconnexion

Lorsque le salarié rencontre des difficultés dans l’exercice de son droit à la déconnexion, il est invité à se rapprocher de son manager, afin de trouver des palliatifs.

En cas de dialogue infructueux et de difficultés majeures et récurrentes, le salarié pourra alerter, par écrit, la Direction des ressources humaines, dans le but de trouver des solutions pérennes.

Article 5 – Communication interne sur le droit à la déconnexion

Article 5.1 – Elaboration et diffusion d’une charte des bonnes pratiques

La Direction diffusera, à l’attention des salariés, une charte des bonnes pratiques, reprenant, dans les grandes lignes, les prévisions des articles 1, 2, 3 et 4 du présent accord, dans un format dynamique et marqueté.

Article 5.2 – Campagnes de sensibilisation et information des tiers

Des campagnes de sensibilisation, promouvant le contenu du présent dispositif, seront organisées, autant que de besoin, à l’attention des collaborateurs de l’UGAP, mais aussi à destination des tiers (clients, fournisseurs, prestataires extérieurs) susceptibles d’interagir avec les collaborateurs avec les outils numériques de l’établissement.

Article 6 – Entrée en vigueur, durée et champ d’application de l’accord

Le présent accord s’applique à l’ensemble des collaborateurs et des établissements de l’UGAP.

Il entre en vigueur le premier jour du mois suivant l’accomplissement des formalités de dépôt règlementaires.

Il est conclu pour une durée déterminée d’un an, renouvelable une fois, par tacite reconduction, pour une durée de trois ans.

Article 7 – Révision et dénonciation

Les modalités de révision du présent accord relèvent du droit commun, moyennant le respect d’un délai de préavis de deux mois.

Les modalités de révision relèvent du droit commun, moyennant le respect d’un délai de préavis de trois mois. L’accord peut être dénoncé partiellement, bloc d’articles par blocs d’articles, c’est-à-dire, l’ensemble de l’article 1, ou 2, ou 3, ou 4, ou 5.

Conclu à Champs-sur-Marne, le 12 avril 2018.

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1. Les circonstances exceptionnelles justifiant qu’un collaborateur puisse être sollicité ou travaille exceptionnellement pendant ses périodes de repos s’apprécient au regard du contexte (caractère d’urgence/nécessité d’intervention imprévisible), de la nature de la tâche à accomplir et du niveau de responsabilité du collaborateur (caractère proportionné).↩