Accord d'entreprise "Un Accord sur l'Expérimentation de la Souplesse Organisationnelle" chez CAISS PRIMA ASSUR MALADIE ILLE & VILAINE (Siège)

Protocole local relatif à l’expérimentation de la souplesse organisationnelle à la CPAM d’Ille et Vilaine

Préambule 

En complément du protocole d’accord UCANSS sur le travail à distance du 28 novembre 2017 et du protocole local relatif au télétravail du 8 juin 2018, la Direction et les organisations syndicales ont souhaité mettre en place un dispositif alternatif innovant ayant pour but d’apporter de la souplesse aux conditions de travail des managers de l’organisme (cadres en responsabilité d’une équipe ou fonctionnels) ne bénéficiant pas du télétravail (soit au titre de leur fonction soit au regard des critères d’éligibilité).

Ce dispositif de travail nomade s’inscrit pleinement dans la démarche globale de responsabilité sociétale de notre organisme, visant à améliorer la qualité de vie au travail et l’impact environnemental de notre activité, grâce au développement des nouvelles technologies.

La souplesse organisationnelle vise en particulier à améliorer les conditions de réalisation de certaines missions, à faciliter la réalisation de travaux nécessitant de la concentration, à gagner en efficience.

Elle doit ainsi permettre une régulation de la charge de travail et ainsi améliorer l’équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle des managers.

Ce dispositif est basé sur la confiance réciproque, la simplicité et la responsabilisation individuelle des managers.

Le présent accord vise ainsi à définir les conditions et modalités de mise en œuvre de la souplesse organisationnelle dans l’intérêt commun des managers, de leurs équipes et de l’organisme.

Afin de vérifier et valider les conditions de généralisation de cette organisation, il est convenu de mettre en place une expérimentation d’un an. En fonction des résultats de cette expérimentation, un nouvel accord sera négocié avec les organisations syndicales.

Article 1 – Définition de la souplesse organisationnelle

La souplesse organisationnelle telle que négociée au sein du présent accord est définie comme une modalité de travail à distance volontaire et ponctuelle, visant l’exécution de travaux spécifiques composant seulement une partie des activités du métier de manager et ne nécessitant pas d’interactions avec des personnes internes ou externes.

Ce dispositif se caractérise ainsi par une mise en œuvre :

• Souple, afin de faciliter la planification des journées en concertation.

• mesurée, à travers une planification limitée à un nombre de jours maximum par an, sans périodicité fixe

• Etroitement liée à la nature des missions à exécuter et au bon fonctionnement du service.

Il s’agit d’une réponse à une nécessité de pleine concentration inhérente à la tâche à accomplir, visant notamment les missions de préparations de supports, de rédaction, d’étude et d’analyses.

Compte tenu des spécificités liées à la souplesse organisationnelle, celle-ci est ouverte aux seules activités compatibles avec ce mode d’organisation du travail. Ainsi, sont plus particulièrement concernées les activités pouvant être exercées de façon autonome, être techniquement exécutées à distance et ne requérant pas d’être exercées physiquement dans les locaux dans lesquels le manager exerce habituellement son travail.

La souplesse organisationnelle est un dispositif de travail à distance distinct du télétravail, qui peut s’exercer soit au sein de l’organisme, soit au domicile du manager.

Article 2 – Modalités d’exercice de la souplesse organisationnelle

2.1 Options de souplesse organisationnelle

Sous réserve de l’accord de son responsable (cf article 2.2), le manager remplissant les conditions d’entrée dans le dispositif de la souplesse organisationnelle aura la faculté d’exercer certaines missions à distance :

• Soit au sein d’un bureau partagé sur un site de l’organisme, sous réserve de places disponibles et d’une réservation préalable

• Soit à son domicile, par journée ou demi-journée

• Soit à son domicile, avant de se rendre directement sur un lieu de réunion (ou après) afin d’éviter des déplacements au bureau.

Le domicile du manager au sens du présent accord s’entend de toute résidence portée préalablement à la connaissance de l’employeur par écrit.

Ces options de travail à distance ne sont pas exclusives l’une de l’autre puisque, sous réserve de l’accord du manager N+1, le manager peut choisir le lieu d’exercice de la souplesse organisationnelle en fonction du besoin, de la tâche à accomplir et de ses contraintes personnelles.

La souplesse organisationnelle à domicile par journée ou demi-journée s’exerce dans le cadre d’une formule limitée à un volume de jours par année civile, tel que défini par l’article 4.1 du présent accord.

Ce volume de jours constitue un nombre de jours maximal d’exercice du travail à distance dans le cadre de ce dispositif, mais ne constitue en aucun cas un droit d’exercice strict. En effet, l’utilisation de cette enveloppe est soumise au principe de l’accord préalable, en fonction de la nature des missions à exécuter dans ce cadre et de l’impact sur le bon fonctionnement du service.

2.2 Principe du volontariat et procédure d’intégration dans le dispositif.

La souplesse organisationnelle est fondée sur le principe du volontariat et s’exerce uniquement sur proposition du manager.

Pour les jours de travail en bureau partagé, le manager informera son N+1. Pour cette modalité, il n’y a pas de nombre maximum de journées fixé mais le N+1 s’assurera de la compatibilité de cette organisation avec le bon fonctionnement du service et la nécessaire disponibilité de l’encadrement auprès de l’équipe.

Pour les jours de travail à domicile, tout manager souhaitant bénéficier de la souplesse organisationnelle doit exprimer une demande d’entrée dans le dispositif auprès de son responsable hiérarchique.

Les suites à donner à cette demande sont appréciées par le responsable hiérarchique qui s’assure que les critères de validation sont remplis.

L’exercice de la souplesse organisationnelle est soumis à un double accord :

2.2.1 Un premier accord de principe de son supérieur hiérarchique sur l’entrée du manager dans le dispositif

Cet accord est formalisé par un écrit émanant du Pôle Ressources Humaines (PRH) après avis du responsable N+1.

Cet écrit atteste de l’éligibilité du manager (nature des fonctions et autonomie) et est valide pour la durée de l’expérimentation.

Tout refus éventuel fera l’objet d’un entretien avec le manager N+1 afin d’expliquer la motivation du refus.

2.2.2 Un second accord préalable à chaque planification de journée en souplesse organisationnelle

L’exercice de la souplesse organisationnelle sera soumis à une planification validée préalablement par le manager et son supérieur hiérarchique.

Sur le plan pratique, la demande de demi-journée ou journée en souplesse organisationnelle (à domicile) sera à réaliser via l’outil de gestion du temps sous un code spécifique selon les instructions diffusées par le Pôle Ressources Humaines.

2.3 Mise en place et maintien de la souplesse organisationnelle

2.3.1 Réversibilité de la souplesse organisationnelle

En application du principe de double volontariat et en raison de l’absence d’engagement réciproque, la souplesse organisationnelle est réversible à tout moment.

En effet, la planification est soumise à une validation préalable et systématique du manager et du supérieur hiérarchique.

Par ailleurs, le manager et son supérieur hiérarchique ont la possibilité de revenir unilatéralement sur l’accord de principe lié au bénéfice du dispositif de souplesse organisationnelle.

Lorsque la réversibilité est à l’initiative du supérieur hiérarchique, elle devra être justifiée.

Le manager et son responsable peuvent également annuler la planification d’une journée en souplesse organisationnelle (sous réserve d’un délai de prévenance minimum de 48 heures).

En outre, la planification d’une journée en souplesse organisationnelle ne doit pas entraver le bon fonctionnement du service, et pourra ainsi faire l’objet d’une modification le cas échéant.

2.3.2 Situations en cas de changement d’emploi

Lorsqu’un manager change de poste, l’autorisation de principe prévue à l’article 2.2.1 n’est plus applicable. La poursuite de la souplesse organisationnelle est de nouveau subordonnée à la demande du manager et de son nouveau supérieur hiérarchique.

Article 3 – Conditions de mise en œuvre de la souplesse organisationnelle

3.1 Bénéficiaires et conditions d’entrée dans le dispositif de la souplesse organisationnelle

3.1.1 Bénéficiaires

Le présent accord est ouvert, sur la base du volontariat, à tous les managers quel que soit leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail.

La souplesse organisationnelle à domicile ne pourra cependant être réalisée qu’à condition que ces managers soient déjà équipés d’un PC portable ou qu’ils puissent bénéficier d’un prêt ponctuel de matériel dans les conditions définies à l’article 4.3 du présent accord.

3.1.2 Conditions d’entrée dans le dispositif de la souplesse organisationnelle et non cumul avec le dispositif télétravail

Pour entrer dans le dispositif, le manager doit:

• Etre suffisamment autonome dans son emploi et notamment dans la gestion de son emploi du temps et de son temps de travail 

• Avoir une capacité d’organisation personnelle suffisante lui permettant de travailler sur un lieu de travail autre que son lieu de travail de rattachement habituel 

• Etre autonome sur les outils mis à sa disposition.

Les managers télétravailleurs ne sont pas éligibles au dispositif de souplesse organisationnelle.

Les activités réalisées à domicile ou en bureau partagé doivent pouvoir être évaluées par le N+1.

3.2 Conditions de mise en œuvre technique de la souplesse organisationnelle à domicile

Le recours à la souplesse organisationnelle à domicile requiert que le manager dispose préalablement d’un ordinateur portable professionnel dans l’exercice habituel de ses fonctions.

A défaut d’attribution permanente, un ordinateur portable pourra, être prêté au manager par la Direction des Systèmes d’Information (cf point 4.3.1) dans le cadre du dispositif de prêt de portable.

Article 4 – Organisation de la souplesse organisationnelle

4.1 Modalités d’organisation

Le nombre de journées pouvant être travaillées en souplesse organisationnelle à domicile ne peut en aucun cas dépasser 10 jours par année civile selon les conditions définies à l’article 2.2.

Pour les jours en bureau partagé, il n’est pas prévu de fixer de limite hormis la compatibilité avec le bon fonctionnement du service et la disponibilité nécessaire auprès des équipes.

Le manager est autorisé à effectuer des demi-journées de travail en souplesse organisationnelle.

Afin de maintenir un lien suffisant, le manager n’est pas autorisé à bénéficier de plus de 2 jours de travail en souplesse organisationnelle par semaine, quelle que soit la durée de son contrat de travail.

De même, le manager veillera à informer son équipe de ses absences au titre de la souplesse organisationnelle

4.2 Horaires et durée du travail

Le dispositif de souplesse organisationnelle s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels du service auquel le manager est affecté, et donc dans le respect du règlement intérieur et du règlement Horaires Variables en vigueur.

Pour ce qui concerne les managers relevant d'une convention individuelle de forfait annuel en jour, chaque journée ou demi-journée effectuée dans le cadre de la souplesse organisationnelle équivaut, quel que soit le nombre d'heures effectuées, à une journée ou une demi-journée de travail au sens de la convention de forfait.

Il est également entendu que pendant les jours d’absence (maladie, congés, etc…), le manager ne pourra pas travailler à son domicile.

Il est précisé, en référence à l’article 12.2 du protocole d’accord national relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016, à la loi du 8 août 2016 et au protocole d’accord local du 13 décembre 2017 sur la diversité et l’égalité des chances, que les managers bénéficiant du dispositif devront nécessairement respecter les règles relatives au droit à la déconnexion.

Un temps relatif au suivi de la souplesse organisationnelle sera obligatoirement consacré par le supérieur hiérarchique dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement.

4.3 Organisation matérielle du poste de travail

Le manager doit prendre soin et s’assurer de la bonne conservation des outils qui lui sont, le cas échéant, confiés pour l’exécution de ses journées de travail en souplesse organisationnelle.

4.3.1 Equipement informatique à domicile

Le manager en souplesse organisationnelle à domicile utilise le matériel informatique mis à sa disposition par l’organisme. L’utilisation d’un équipement informatique personnel n’est pas autorisée.

4.3.2 Equipement informatique en bureau partagé

Le manager en souplesse organisationnelle en bureau partagé utilise le matériel informatique mis à sa disposition dans les locaux ou l’ordinateur portable attribué par l’organisme. L’utilisation d’un équipement informatique personnel n’est pas autorisée.

A cette fin, dès réception de l’accord de la hiérarchie pour la prestation d’une journée de souplesse organisationnelle à une date déterminée, le manager doit réserver un bureau partagé via l’agenda dédié mis à sa disposition.

A défaut de disponibilité de bureau partagé, et si le manager n’est pas en mesure de bénéficier d’une journée de souplesse organisationnelle à domicile, celui-ci sera tenu de venir travailler sur son lieu de travail habituel.

Article 5 – Règles applicables à l’exercice de la souplesse organisationnelle

5.1 : Droits individuels et collectifs

En application du principe général d'égalité de traitement entre les managers, le bénéficiaire de la souplesse organisationnelle a accès aux mêmes droits, avantages légaux et avantages conventionnels que ceux applicables aux managers en situation comparable travaillant dans les locaux de l'organisme. Ils bénéficient ainsi des mêmes modalités de participation de l'employeur aux frais de repas que celles accordées lorsqu'ils exercent leur activité dans l'organisme (droit au titre restaurant).

Les déplacements liés aux journées de travail à domicile ou en bureau partagé dans le cadre de ce protocole ne donnent pas lieu à indemnisation.

5.2 : Les obligations du bénéficiaire du présent accord

De la même manière, le manager bénéficiaire du présent accord est soumis aux mêmes règles légales et conventionnelles que celles qui lui sont applicables lorsqu’il exerce son activité dans les locaux de l’organisme.

5.3 : Santé au travail et CHSCT/CSE

L'employeur informe les bénéficiaires du présent accord de la politique de l'organisme en matière de santé et sécurité au travail, ceux-ci étant tenus de respecter les règles en découlant lorsqu'ils sont en situation de souplesse organisationnelle.

En cas d'arrêt de travail lié à une maladie ou un accident, les managers bénéficiaires du présent accord doivent informer leurs responsables hiérarchiques de l'accident ou de l'arrêt de travail dans les mêmes délais que lorsqu'ils effectuent leur travail habituellement dans les locaux de l'entreprise.

Par ailleurs, en cas d'accident du manager en souplesse organisationnelle survenu du fait ou à l'occasion du travail au domicile du dit manager, il est fait application du même régime que si l'accident était intervenu dans les locaux de l'organisme pendant le temps de travail.

À cet effet, le manager informe son responsable de l'accident et transmet à ce dernier tous les éléments nécessaires à l'élaboration de la déclaration d'accident de travail dans la journée ou l'accident s'est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d'impossibilité absolue ou de motif légitime).

5.4 : Protection des données et confidentialité

L’organisme employeur est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les managers à des fins professionnelles.

Le manager en situation de souplesse organisationnelle s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, et en particulier celles relatives à la politique de Sécurité du Système d’Information et au secret professionnel.

Il doit faire preuve d’une vigilance particulière sur la confidentialité des données traitées et leur intégrité. Il assure la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre de son activité professionnelle. Il veille à éviter l’utilisation abusive ou frauduleuse des outils mis à sa disposition.

Aucun tiers n’étant autorisé à utiliser le poste de travail, le manager en situation de souplesse organisationnelle s’engage à retirer sa carte agent de sécurité informatique dès lors qu’il quitte son poste de travail, même lorsqu’il ne débadge pas et quelle que soit la durée de son déplacement.

Il s’engage également à ne pas laisser sa carte et son code d’accès accessibles à des tiers, y compris aux membres de sa famille.

Dans un souci de sécurisation des données, le manager en situation de souplesse organisationnelle s’engage à ne pas utiliser son propre matériel informatique (ordinateur personnel, clé USB, disque dur externe,..) pour un usage professionnel. Il s’engage également à ne pas effectuer de travaux personnels sur le matériel professionnel mis à sa disposition.

Pour tout échange ou stockage (mail, stockage sur support amovible ou disque dur du micro portable) de documents intégrant des données à caractère personnel (nominatives, médico- administratives), le manager en situation de souplesse organisationnelle s’engage à respecter les règles de sécurisation des données.

Article 6 – Règles applicables à l’exercice de la souplesse organisationnelle

6.1 : Information des IRP et du personnel

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel (Comité d’Entreprise, CHSCT puis CSE) et présenté en réunion d’encadrement.

Il sera, en outre, diffusé sur l’Intranet afin qu’il soit disponible pour chacun des managers.

6.2 : Modalités d’évaluation et de suivi de cet accord

A l’issue de la période d’expérimentation, une réunion de bilan sera organisée avec les organisations syndicales signataires.

En vue de ce bilan, des supports visant à tracer et comptabiliser l’utilisation du dispositif et les difficultés rencontrées, seront mis en place.

Ce bilan intégrera l’avis des bénéficiaires ainsi que celui de leurs équipes (via la mise en ligne d’un questionnaire spécifique).

6.3 : La durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’un an à compter du 1^er jour du mois suivant son agrément.

Article 7 – Validité du protocole d’accord

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et au greffe du Conseil des prud’hommes.

Il sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale pour obtention de l’agrément, avec copie à la Mission Nationale de Contrôle, ainsi qu’à la CNAMTS.

Fait à Rennes, le 20 juillet 2018

La Directrice, Les organisations syndicales :

Pour la CFDT,

Pour la CGT,