Accord d'entreprise "UN PROTOCOLE D'ACCORD PREELECTORAL PORTANT EGALEMENT SUR LE MODE DE VOTE ELECTRONIQUE" chez EOVI HANDICAP (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Elections 2018

ENTRE

L’entreprise Eovi handicap dont le siège social est situé au 89 rue Latécoère 26000 VALENCE, représentée par XXX en sa qualité de Directrice des ressources humaines

d'une part,

ET

Les représentants mandatés par les organisations syndicales :

Pour la CGT, représentée par XXX en sa qualité de déléguée syndicale

Pour la CFDT, représentée par XXX en sa qualité de représentante de section syndicale

Pour la CFE-CGC :

Pour la CGT :

Pour FO :

d’autre part,

Un accord interentreprises sur la mise en place des Comités sociaux et économique d’Eovi services et soins et Eovi handicap a été signé le 25/09/2018.

Le présent protocole a pour objet d’organiser les élections des membres du Comité social et économique (CSE).

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales, selon les modalités suivantes.

Par décision unilatérale du 02 novembre 2018, la direction a décidé un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT).

Depuis le 05 décembre 2016, et conformément au décret n° 2016-1676 faisant référence au vote électronique, la mise en œuvre du vote électronique n’est plus soumise à l’obligation de la conclusion d’un accord.

Toutefois, le nouvel article R2324-4 du Code du travail précise :

« Sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L2324-4 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par un accord d'entreprise ou par un accord de groupe. A défaut d'accord, l'employeur peut décider de ce recours qui vaut aussi, le cas échéant, pour les élections partielles se déroulant en cours de mandat ».

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de

vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants au Comité d’Etablissement et modifiant le code du travail.

ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections des membres du CSE aura lieu le 08 janvier 2019.

Le cas échéant, un second tour aura lieu le 22 janvier 2019.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

  1. ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

2.1 Nombre de sièges 

L’effectif de référence au jour de l’élection étant de 189.91 salariés,

Le nombre de sièges à pourvoir est de :

• 9 titulaires et de 9 suppléants pour le CSE

Les membres titulaires bénéficieront de 21 heures de délégation par mois.

2.2 Répartition des sièges

Pour les élections du CSE, sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1^er collège : personnel non-cadre, administratif

• 2^ème collège : personnel non-cadre et cadre, techniciens, agents de maîtrise et assimilés, agents d’encadrement, ingénieurs, directeurs

La répartition se fera comme suit :

• 1^er collège

• Convention FEHAP 51 : ASL1, ASL2, agent de nuit, garde de nuit, agent d’accompagnement, agent d’entretien et de maintenance, ouvrier(ère) des services logistiques niveau 1, ouvrier(ère) des services logistiques niveau 2, aide-soignant(e), aide-soignant(e) de nuit, aide médico-psychologique, employé(e) administratif(ve), secrétaire médico-sociale, moniteur(trice) éducateur(trice), moniteur(trice) d’atelier niveau 1, moniteur(trice) d’atelier niveau 2

• Convention CC 66 : agent d’entretien, agent de service intérieur, agent technique, surveillant(e) de nuit, agent d’accueil, maîtresse de maison, moniteur(trice) d’atelier, moniteur(trice) 2^ème classe, secrétaire administratif(ve), animateur(trice) SAVS, animateur(trice) catégorie 1, animateur(trice) catégorie 2, cuisinier(ère), moniteur(trice) EPS 1 groupe

• Convention plasturgie : ouvrier(ère)

• 2^ème collège

• Convention FEHAP 51 : technicien(ne) planning, secrétaire de direction, responsable maintenance, assistant(e) social(e), psychomotricien(ne), ergothérapeute, éducateur(trice) physique et sportif(ve), éducateur(trice) spécialisé(e), psychologue, infirmier(ère), responsable infirmier(ère), cadre éducatif(ve), adjoint(e) direction site, directeur(trice) de site, directeur(trice) général(e)

• Convention CC 66 : moniteur 1^ère classe, secrétaire de direction, éducateur(trice) spécialisé, psychologue, adjoint(e) technique de production, chef(fe) d’atelier, chef(fe) de service hébergement, directeur(trice) de site, directeur(trice) général(e)

• Convention plasturgie : moniteur(trice) d’atelier

2.3 Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Pour le CSE, la répartition des sièges entre ces collèges est la suivante :

• 1^er collège : 7 sièges titulaires et 7 sièges suppléants

• 2^ème collège : 2 sièges titulaires et 2 sièges suppléants

2.4 Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral

Depuis le 1^er janvier 2017, la loi (n° 2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel, et ce notamment lors des élections professionnelles du CSE que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

Exemple : si l’électorat est composé de 70 % de femmes, la liste de l’organisation syndicale devra être composée de 70 % de femmes et de 30 % d’hommes.

Méthode de calcul :

Nombre de sièges à pourvoir x part H ou F de l’électorat

Dans le cas où le calcul ne tomberait pas sur un nombre entier, on :

• arrondit à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5,

• arrondit à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

Enfin, si le nombre de sièges à pourvoir est impair et que les listes électorales sont composées de 50% de femmes et de 50% d’hommes, les organisations syndicales pourront présenter indistinctement un homme ou une femme en plus.

Répartition des effectifs par sexe et par collège	Femmes	Hommes
PERSONNEL NON CADRE ADMINISTRATIF	116.31 (78.80% du total du collège)	31.29 (21.20% du total du collège)
PERSONNEL NON CADRE ET CADRE / TAM/AE	36.15 (85.44% du total du collège)	6.16 (14.56% du total du collège)
TOTAL	152.46	37.45

2. ARTICLE 3 – Durée des mandats

La durée des mandats pour les membres du CSE sera de 4 ans.

ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

Les conditions d'électorat et d'éligibilité sont celles prévues par les articles L2324-14 et suivants du Code du travail pour le CSE :

• Est électeur tout salarié âgé de 16 ans révolus, travaillant depuis 3 mois au moins dans l'entreprise et n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à ses droits civiques

• Est éligible tout salarié âgé de 18 ans révolus, travaillant dans l'entreprise depuis un 1 an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire de Pacs, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur

La liste du personnel électeur et éligible, dont copie sera fournie aux organisations syndicales signataires, est établie par l'employeur pour chaque collège et sera affichée le 04 décembre 2018.

Cette liste comportera exclusivement les indications suivantes :

• le nom,

• les prénoms,

• la date de naissance,

• l’ancienneté,

• l’électorat et l’éligibilité des électeurs.

  5. ARTICLE 5 – LISTES DE CANDIDATS ET propagande électorale

Le personnel est informé par voie d’affichage du déroulement des élections au plus tard le 06 novembre 2018. Cet affichage constitue l’appel à candidatures.

1. Listes de candidats 1^er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L2314-3 et L2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines – 89 rue Latécoère 26000 VALENCE à l’attention de XXX – Responsable juridique - relations sociales, avant 14h00 le 20 décembre 2018, par lettre recommandée ou remise contre récépissé.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

En cas de liste commune, si une répartition des voix est prévue, elle sera communiquée à toutes les organisations syndicales lors du dépôt des listes. 

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 21 décembre 2018.

2. Listes de candidats au 2^nd tour :

En cas de second tour, les candidatures sont libres.

Si un second tour est nécessaire, les listes déposées restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles devront être adressées à la Direction des Ressources Humaines – 89 rue Latécoère 26000 VALENCE à l’attention de XXX – Responsable juridique – relations sociales, avant 14h00 le 11 janvier 2019, par lettre recommandée ou remise contre récépissé.

Les listes de candidats et l’éventuelle répartition des voix sont affichées par la direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 12 janvier 2019.

3. Professions de foi :

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines à l’attention de XXX – Responsable juridique – relations sociales par lettre recommandée ou remise contre récépissé, leurs tracts électoraux au format PDF, consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4) — jusqu'au 20 décembre 2018 à 14h00, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

Il a été convenu que les mêmes tracts électoraux seront expédiés par voie postale par l’employeur. Ils seront affichés dans tous les établissements.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre dans les mêmes conditions qu’au premier tour leurs tracts électoraux jusqu'au 11 janvier 2019 à 14h00.

ARTICLE 6 – VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, notice affichée sur tous les sites d’Eovi handicap.

ARTICLE 7 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

7.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des deux scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

7.2 Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Les logos doivent être fournis par les listes en présence jusqu’au 20 décembre 2018 à 14h00 à la Direction des Ressources Humaines qui les transmet au prestataire, en format GIF ou JPG, hauteur 55 pixels, largeur 55 pixels.

7.3 Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par l'entreprise.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils ne soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter via n’importe quel ordinateur personnel ou professionnel, ou smartphone, à l'application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

7.4 Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse) au 02 janvier 2019, l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

7.5 Protocole de restitution des clefs de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur aura la possibilité sur le site de réinitialiser ses codes de vote.

A défaut, après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

7.6 Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance sur place.

Cette intervention consiste à :

• procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

• générer les clefs de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote.

Les organisations syndicales signataires du présent protocole sont invitées par la Direction des Ressources Humaines à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, Représentants syndicaux, et Responsables de section syndicale, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Le temps passé en formation est du temps de travail effectif

7.7 Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique a fait l’objet d’un test à blanc, et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clefs délivrées à cet effet.

7.8 Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec la Direction des Ressources Humaines sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

7.9 Suivi des votes

Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

C’est dans ce cadre là que les organisations syndicales se verront communiquer le 07 janvier 2019 à 08h00 pour le 1^er tour et le 21 janvier 2019 à 08h00 pour le 2^nd tour le nombre de votants.

ARTICLE 8 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres du CSE sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du « 04 janvier 2019 à 10 heures » au « 08 janvier 2019 à 16 heures »

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du « 18 janvier 2019 à 10 heures » au « 22 janvier 2019 à 16 heures »

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Pour les personnes ne pouvant voter de chez elles, toutes facilités leur seront accordées pour leur permettre de voter. Ainsi, nous mettrons à disposition des électeurs par bassin d’emploi, un ordinateur en libre-service pour voter sur internet pendant la période de vote :

• Site les Hirondelles (site de Mours Saint Eusèbe),

• Site de Saint Donat (siège administratif),

• Site du Cros d’Auzon,

• Siège social d’Eovi handicap (Valence).

Les horaires et créneaux seront les suivants :

• Vendredi 04/01/2019 – Lundi 07/01/2019 – Mardi 08/01/2019 : 10h00 – 16h00 

Le temps passé par l’électeur pour voter (temps de trajet, kilomètres, pour le parcours courant du domicile au lieu de vote le plus proche) sera rémunéré, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de vote déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 9 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, constitués des deux électeurs les plus âgés et de l’électeur le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et disponibles, ce s’entendant d’une non suspension de leur contrat de travail (ex : congés payés, arrêt maladie, accident de travail, congé maternité). En cas de nécessité, le Président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

La présidence appartient au plus âgé, sauf s'il se présente comme candidat. Il s'assure de la régularité et du secret du vote, et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de la société.

Les membres du bureau de vote détiendront les clefs électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clefs seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clefs sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote, et de deux représentants des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette), ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévues pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

ARTICLE 10 – DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clefs électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs, et proclame les résultats.

ARTICLE 11 – PROCLAMATION

Les résultats seront proclamés par affichage le 08 janvier 2019 pour le premier tour, et, le cas échéant, le 22 janvier 2019 pour le second tour.

Le temps passé à toutes les opérations liées au bureau de vote (surveillance, dépouillement, proclamation…) est considéré comme temps de travail effectif et rémunéré comme tel.

13. ARTICLE 12 – ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

- carence de candidat au premier tour,

- quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

- un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 13

Un exemplaire du présent accord sera déposé par la Direction de la structure à la Direction départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle dont relève le siège social d’Eovi handicap ainsi qu’au Conseil de Prud’hommes de Valence.

Un exemplaire sera affiché sur les panneaux syndicaux ou sur les panneaux réservés aux représentants du personnel.

Un exemplaire sera également remis au représentant des organisations syndicales signataires du présent protocole.

En annexe : annexe technique sur le vote électronique

Fait à Valence, le 02/11/2018

En 7 exemplaires

2. Pour Eovi handicap

   XXX

   Directrice des ressources humaines

   Les organisations syndicales

Pour la CGT, représentée par XXX

Pour la CFDT, représentée par XXX

Pour FO :

Pour la CFTC :

Pour la CFE-CGC :