Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif aux modalités d'organisation par vote électronique de l'élection des représentants du personnel au Conseil" chez CAISSE PRIMAIRE CENTRALE ASSUR MALADIE (Siège)

Accord d’entreprise

relatif aux modalités d’organisation par vote électronique

de l’élection des Représentants du Personnel au Conseil

Entre :

D’une part, la Caisse Primaire Centrale d’Assurance Maladie des Bouches-du-Rhône,

Et

D’autre part, les organisations syndicales,

représentatives au sens de l’article L2122-1 du Code du travail,

il est convenu ce qui suit :

Préambule

Le décret n° 2017-1535 du 3 novembre 2017 détermine les règles afférentes à l'élection des représentants du personnel dans les conseils et conseils d'administration des caisses nationales, de l'agence centrale et des organismes locaux du régime général de sécurité sociale.

Dans sa rédaction issue du décret susvisé, l’article D231-15 du Code de la Sécurité sociale introduit la possibilité de recourir au vote électronique.

Considérant :

• la souplesse de vote ainsi offerte aux salariés, de nature à favoriser leur participation ;

• la répartition des électeurs sur tout le territoire des Bouches-du-Rhône, et la complexité organisationnelle en découlant ;

• la démarche de développement durable dans laquelle s’inscrit résolument l’organisme ;

la solution retenue est celle d’un vote dématérialisé par internet.

Article 1 – Principes généraux

Les modalités d’organisation retenues respectent les principes généraux du droit électoral nécessaires à la régularité du scrutin, et notamment :

• la sincérité et l’intégrité du vote (le bulletin choisi par l’électeur correspond au bulletin enregistré par le système) ;

• l’unicité du vote (un même électeur ne peut voter qu’une seule fois) ;

• l’anonymat et le secret du vote (le vote de l’électeur est connu de lui-seul) ;

• la confidentialité et la liberté du vote (l’électeur exerce son droit de vote sans contrainte).

Article 2 – Choix du prestataire

Pour ses achats en matière de fournitures, services et travaux, la CPCAM est soumise aux dispositions de l'arrêté du 16 juin 2008 portant réglementation sur les marchés des organismes de Sécurité sociale du régime général, modifié le 21 octobre 2011.

Une consultation est lancée dans le cadre de l'ordonnance n°2015-899 du 23 juillet 2015 relative aux marchés publics, ayant l’objet suivant :

Mise en place d’une solution de vote électronique et assistance, organisation et préparation au déroulement des élections pour la CPCAM des Bouches-du-Rhône.

Article 3 – Modalités de vote

Les parties conviennent d’un système de vote électronique, exclusif de tout vote physique ou par correspondance.

Le scrutin est ouvert du jeudi 29 mars 2018 à 9h, au mercredi 4 avril 2018 à 14h.

Durant la période ouvrée du scrutin, les électeurs peuvent voter, 24h/24, par tout moyen doté d’une connexion internet, sur leur lieu de travail ou à distance.

Les salariés bénéficient de toutes les facilités leur permettant de voter aux temps et lieu du travail.

Les locaux de travail sont équipés de PMF, permettant l’accès au vote et la confidentialité de celui-ci. Les responsables définissent des modalités d’organisation propres à favoriser cette confidentialité, au regard de la configuration de leur pôle ou service.

Article 4 – Déroulement des opérations électorales

Les opérations électorales se déroulent conformément aux dispositions de l’arrêté du
25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise et modifiant le Code du travail.

4.1. Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l’employeur.

Elles comprennent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’institution, date de naissance, collège.

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique, aux listes électorales transmises au prestataire, est effectué sous la responsabilité de l’employeur.

4.2. Listes des candidats et professions de foi

Les listes des candidats sont établies par l’employeur, sur la base des éléments communiqués par les organisations syndicales intéressées.

Elles comprennent les données suivantes : collège, noms, prénoms des candidats, appartenance syndicale.

Les organisations syndicales transmettent également leurs professions de foi à l’employeur.

L’employeur, avec l’accompagnement du prestataire, intègre les listes de candidats et professions de foi sur la console d’administration.

4.3. Fichier « Electeurs »

Le fichier « Electeurs » comprend les données suivantes : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, et coordonnées permettant l’expédition des codes.

Le traitement du fichier « Electeurs » est établi à partir des listes électorales.

Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement électronique.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

4.4. Accès

Le prestataire assure la programmation des accès internet.

Il communique leurs codes d’accès aux électeurs, par voie postale, à leur domicile, selon des modalités en garantissant la confidentialité. Il veille à ce que ces codes ne puissent, en aucun cas, être reliés à l’identité de l’électeur concerné. Une notice explicative est jointe à cet envoi.

En cas de perte, l’électeur peut prendre contact téléphoniquement avec la cellule d’assistance mise à disposition par le prestataire, pour se voir expliquer le processus de  récupération de codes de substitution dans le respect du principe d’unicité du vote. L’invalidation des anciens codes doit être effective avant l’attribution de codes de substitution.

4.5. Génération des clés de chiffrement

Dans les conditions arrêtées par le protocole d’accord préélectoral, le bureau de vote est constitué d’un président, et de délégués de liste.

Le président du bureau de vote et deux de ces délégués de liste reçoivent chacun une clé de chiffrement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité.

Ces deux délégués, nominativement identifiés, sont désignés par les organisations syndicales représentatives au sens de l’article L2122-1 du Code du travail (le plus âgé et le plus jeune des délégués de liste, à défaut d’accord)

La génération des clés permettant le dépouillement est publique, autorisant la présence de scrutateurs. Ainsi est-il prouvé de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux des délégués de liste ont effectivement connaissance de ces clés - à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces clés permettent d’accéder aux données du fichier dénommé « Contenu de l’urne électronique », visé à l’article 4.9.

La présence des titulaires des clés est indispensable pour, le moment venu, autoriser le dépouillement.

4.6. Contrôle des opérations de vote

Le prestataire met en œuvre les outils de formation permettant aux parties de s’approprier le système de vote.

Il met à disposition une assistance téléphonique, avec interlocuteur dédié.

La prestation comprend également une phase de tests à blanc qui, après constat que l’urne électronique est bien vide, aboutit à un PV de scellement. Le système de vote électronique est ainsi scellé, avant l’ouverture du scrutin.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif de l’employeur et ses représentants dûment désignés, au regard de sa conformité au cahier des charges et aux fichiers transmis.

Les membres du bureau de vote contrôlent l’ensemble des opérations de vote, y compris la phase de tests à blanc.

Le prestataire dresse un relevé exhaustif d’incidents, à destination du bureau de vote.
Il porte à la connaissance de ses membres toute intervention technique opérée par ses soins, et le motif de celle-ci.

Le système permet un suivi, en direct, des taux de participation, par les seuls porteurs de clés de chiffrement.

4.7. Dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. Ce dispositif, déployé par le prestataire, offre les mêmes garanties et caractéristiques que le premier.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence pour prendre toute mesure d’information, sauvegarde ou suspension, sur la base des informations exhaustives communiquées par le prestataire.

4.8. Expression du vote

Pour se connecter au système de vote, l’électeur utilise les codes d’accès sécurisés lui ayant été communiqués. Ce moyen d’authentification permet au serveur de vérifier son identité et garantit l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes codes.

L’électeur accède aux listes de candidats et professions de foi selon un ordre de présentation neutre, et exprime son vote. Son choix apparaît clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Après validation, la transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « Contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 4.9.

4.9. Fichier « Contenu de l’urne électronique »

Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique.

Afin de garantir la confidentialité du vote, les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs.

4.10. Résultats

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement est public, autorisant la présence de scrutateurs.

Il n’est possible que par l’activation conjointe des trois clés de chiffrement, éditées conformément à l’article 4.5. Aucun résultat partiel n’est accessible pour toute la durée du scrutin.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les listes des résultats comprennent les données suivantes : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège, titulaires ou suppléants.

Sur les listes d’émargement, figurent les noms et prénoms des électeurs, ainsi que leur collège d’appartenance.

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux édités, et en reçoivent un exemplaire.

Le prestataire assure la conservation des données, puis leur destruction, au terme des délais de recours ou actions contentieuses engagées.

Article 5 – Informatique et Libertés

La prestation fournie intervient dans le respect des exigences posées par la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

La CPCAM effectue les formalités déclaratives attachées aux fichiers transmis.

Article 6 – Dispositions finales

La Direction notifie sans délai le présent accord aux organisations syndicales représentatives.

Les formalités de dépôt, telles que prévues aux articles L2231-6 et D2231-2 du Code du travail, sont effectuées à la diligence de l’employeur.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prend effet le lendemain de son dépôt auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi, et prend fin à l’expiration des délais de recours.

La Direction assure la publicité de l’accord auprès du personnel, par une diffusion sur le site intranet RH de l’organisme.

Le cahier des charges afférent au marché en objet est versé en annexe du présent accord.

Le protocole d’accord préélectoral fixe le calendrier attaché à l’ensemble des opérations électorales décrites.

Fait à Marseille en 7 exemplaires originaux, le ___________________________

La CPCAM des Bouches-du-Rhône,

Les organisations syndicales représentatives,