Accord d’entreprise SAS AGI Ingénierie sur le Télétravail

Le présent Accord d’Entreprise est passé entre :

• La société SAS AGI INGENIERIE dont le siège social est à situé 1545 route d’Epagny – 74330 SILLINGY, représenté par M. en qualité de Président

et

• Le Comité Social et Economique de la SAS AGI Ingénierie, représenté par Mme et M., en leur qualité de membres titulaires élus du C.S.E..

Préambule

Le présente Accord d’Entreprise, conclue en application des dispositions des articles L.1222-9 et suivants du Code du travail, a pour objet de définir et d’encadrer le télétravail au sein de la Société.

En effet, dans le cadre d'une réflexion sur une nouvelle organisation du travail promouvant les démarches sociale, économique et environnementale, la Société a pris la décision de mettre en place le télétravail.

La SAS AGI Ingénierie est en effet convaincue que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférées dans l’exercice des missions professionnelles.

Il contribue à améliorer l’articulation des temps professionnels et personnels et permet de réduire les temps et les risques liés aux transports.

Le contenu de cet Accord s’inscrit dans le cadre des dispositions de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 relatif au télétravail, de la loi n° 2012-387 du 22 mars 2012, qui introduit le télétravail dans le Code du travail, et de l'ordonnance Macron n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, qui a fait évoluer le cadre légal du télétravail.

Le présent Accord fixe les conditions d’exécution du télétravail dans l’entreprise, selon l’un ou l’autre des modes d’organisation énoncés ci-dessus et vise à définir, au sein de la Société, une politique sociale commune et cohérente en matière d’organisation du travail.

Article 1 - Définition du télétravail

Le télétravail est défini par l’article L.1222-9 du Code du travail comme une forme d’organisation et de réalisation du travail dans laquelle le salarié est amené à exécuter son activité professionnelle aussi bien dans les locaux de l’entreprise qu’en dehors de ces locaux, de façon volontaire, et en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail est un mode d’organisation particulier du travail et ne saurait se confondre avec une réduction du temps de travail au profit du salarié et/ou un allègement des missions confiées au télétravailleur.

Le présent Accord a pour vocation de définir un cadre juridique pour les situations répondant à la définition légale du télétravail, telle que rappelée ci-dessus.

Article 2 - Champ d'application et conditions d'éligibilité

Sous les réserves qui suivent, la Société entend ouvrir le télétravail aux salariés cadres et non-cadres, titulaires d’un contrat à durée indéterminée (CDI) et ayant une ancienneté d’au moins 9 mois au sein de l’entreprise.

En outre, seuls sont éligibles au télétravail les cadres et non-cadres exerçant des missions qui ne nécessitent pas par nature une présence physique permanente ou quasi-permanente dans les locaux de la Société.

Les salariés en CDI qui ne justifient d'au moins 9 mois au sein de la Société à la date de passage en télétravail, ainsi que les salariés en CDD, les stagiaires et alternants, ne sont donc pas éligibles au télétravail.

Article 3 - Modalités d’acceptation par le salarié des conditions de mise en œuvre du télétravail

3.1 - Procédure de demande

L’exercice de l’activité en télétravail doit reposer sur la base du volontariat. Elle nécessite, en outre, l’accord de la direction, après avoir apprécié les conditions d'éligibilité.

Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité énoncées à l'article 2 du présent accord et qui souhaite opter pour cette organisation du travail, adresse une demande écrite à la direction.

La Direction pourra également proposer à un salarié un passage en télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois. Cette proposition ne s’imposera pas à ce dernier en cas de refus.

Au cours d’un entretien, la direction et le salarié évaluent conjointement l’opportunité d’un passage en télétravail dans l’organisation du service auquel appartient le salarié. La Direction a ensuite, au maximum, un mois pour adresser sa réponse.

Les refus de la direction doivent être motivés.

L’accord du salarié est matérialisé par la signature du contrat de travail ou d’un avenant au contrat de travail, qui précise les modalités d’exercice de l’activité en télétravail (voir article 3.3 ci-dessous).

3.2 - Conditions d’accès

Il appartiendra à la direction d’évaluer la capacité d’un salarié à télétravailler en prenant compte notamment les éléments suivants :

• la compatibilité du télétravail avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;

• la possibilité pour le salarié d’aménager un endroit spécifique du domicile consacré au télétravail, de bénéficier d’un accès internet et d’attester de la conformité des installations électriques ;

• la capacité du salarié à travailler de façon régulière ou ponctuelle à distance (autonomie, maîtrise du poste…).

Hormis les critères d’éligibilité précisés à l’article 2, la mise en place du télétravail sera donc fonction de la faisabilité technique, du bon fonctionnement de l’activité en télétravail et du maintien de l’efficacité au travail.

En tout état de cause, chaque collaborateur ne pourra travailler qu’une journée par semaine en télétravail. Toute dérogation (pandémie, pic de pollution…) fera l’objet d’un accord spécifique de l’employeur.

3.3 – Formalisation

Le passage en télétravail est formalisé pour les collaborateurs des pôles Administratif, AMO et Conception par la signature d’un avenant au contrat de travail ou par le contrat de travail. Cet avenant prévoit notamment :

• l’adresse du domicile où le télétravail sera exercé ;

• le jour fixe choisi;

• le matériel mis à disposition par l’entreprise.

En cas de volonté de changement exceptionnel de la journée télétravaillée par le salarié, un accord du responsable hiérarchique sera nécessaire 7 jours avant.

En cas de souhait de modification du jour fixe choisi, il conviendra de convenir d’un nouvel avenant, selon la même procédure de demande et d’examen des conditions d’accès, visée aux articles 3.1. et 3.2.

Pour les collaborateurs du pôle Réalisation, une fiche de perception de matériel sera établie. De plus, ces collaborateurs informeront le responsable de pôle de leur organisation.

3.4 - Période d’adaptation au télétravail

La période d’adaptation au télétravail est la période pendant laquelle le salarié comme l’employeur vérifient que le télétravail est une organisation de travail qui leur convient et convient à l’organisation du pôle auquel appartient le salarié.

La durée de la période d’adaptation est de 3 mois.

Durant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement et par écrit au télétravail en respectant un délai de prévenance de 10 jours. En cas d’accord des deux parties, ce délai de prévenance pourra être réduit.

Article 4 - Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail

4.1 - Réversibilité

La Société affirme le caractère réversible du télétravail au-delà de la période d’adaptation. Cette réversibilité est double : elle peut être mise en œuvre à l’initiative du salarié ou de la direction.

Le salarié pourra mettre fin au télétravail, sous réserve d’un délai de prévenance d’1 mois. De même, la direction peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’1 mois dans les cas où :

• la façon de travailler du collaborateur ou les nouvelles attributions de ce dernier s’avéraient en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail ;

• la qualité du travail fourni ne donnait pas satisfaction ;

• les besoins du service auquel appartient le télétravailleur ont évolué et rendent nécessaire la présence permanente de celui-ci dans les locaux la société, notamment en raison d’une évolution de l’activité et / ou de l’organisation du pôle, ou en raison d’un ou plusieurs départs et / ou d’absences de salariés / ou par nécessité de service.

La réversibilité implique le retour du salarié dans les locaux de la société et dans son équipe de travail, ainsi que la restitution du matériel mis à sa disposition par la société dans le cadre de ses tâches réalisées à son domicile.

4.2 - Suspension provisoire du télétravail

En cas de nécessité de service (réunion importante, formation, missions urgentes nécessitant la présence du salarié, remplacement d’un collaborateur, maintien d’un nombre de collaborateur en période de congés ou d’arrêt maladie…), le télétravail pourra être suspendu temporairement à l’initiative de l’employeur.

Dans la mesure du possible, le salarié sera alors informé avec un délai de prévenance de sept jours.

4.3 - Fin de la période de télétravail

Le télétravail est assorti d’un terme. Les périodes de télétravail sont établies pour une durée de 12 mois. La poursuite du télétravail fait l’objet d’un accord spécifique lors de chaque entretien annuel sur cette thématique entre le collaborateur et l’employeur.

Dans cette hypothèse de durée fixée, l’accord des parties sera alors requis pour poursuivre le télétravail au-delà de la période initialement convenue. A défaut, le télétravail prendra fin à échéance du terme, sans autre formalité.

Article 5 – Aménagement du temps de travail et régulation de la charge de travail

Les conditions d’aménagement du temps de travail des télétravailleurs nécessitent des adaptations propres à ce mode d’activité.

Pôle Administratif et AMO :

• 50% de présence des collaborateurs minimum tous les jours yc période de congés, yc en cas d’arrêt maladie de plus d’une journée de collaborateurs, yc en cas d’absences exceptionnelles

• 1 journée (non divisible) télétravaillée par semaine maximum

• Impossibilité de poser le lundi comme journée de télétravail

• Présence au bureau ou sur lieu pour toutes formations, réunions et/ou obligations professionnelles, réunions d’entreprise quel que soit le jour.

Pôle Réalisation :

Télétravail adapté suivant modalités ci après :

• Présence obligatoire même partielle 4 jours par semaine (yc lundi)

• Présence au bureau ou sur lieu pour toutes formations, réunions et/ou obligations professionnelles, réunions d’entreprise quel que soit le jour

• Impossibilité de poser le lundi comme journée de télétravail

Pole Conception :

• 50% de présence des collaborateurs minimum tous les jours yc période de congés, yc en cas d’arrêt maladie de plus d’une journée de collaborateurs, yc en cas d’absences exceptionnelles

• 1 journée (non divisible) télétravaillée par semaine maximum

• Impossibilité de poser le lundi comme journée de télétravail

• Présence au bureau ou sur lieu pour toutes formations, réunions et/ou obligations professionnelles, réunions d’entreprise quel que soit le jour.

5.1 - Suivi du temps de travail pour les salariés soumis à un décompte horaire de leur temps de travail

Conformément aux dispositions de l’article D.3171-8 du Code du travail, la durée du travail des salariés est décomptée quotidiennement.

Pour pouvoir contrôler le temps de travail effectué, ainsi que le respect des durées maximales de travail et des temps minimales de repos, le télétravailleur relèvera ses horaires de travail pour chaque jour travaillé à son domicile et transmettra ce relevé à la direction via l’outil GX Everwin Gestion Heures et frais.

Ces données constituent des éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le télétravailleur. Les télétravailleurs sont tenus d’utiliser de bonne foi et avec sincérité cet outil de suivi du temps de travail.

Les temps de repas et les temps de pause ne sauraient être considérés comme du temps de travail effectif.

5.2 - Plages de disponibilité

Bien qu’une certaine autonomie de gestion des horaires de travail soit reconnue aux télétravailleurs, ils sont toutefois impérativement tenus de se rendre joignables durant les plages horaires de travail suivantes :

• du lundi au jeudi :

  • de 9 heures à midi ;

  • de 14 heures à 17 heures.

• Le vendredi :

  • de 9 heures à midi ;

  • de 14 heures à 16 heures.

Ces plages de disponibilité convenues entre la direction de l’entreprise et le télétravailleur pourront être exceptionnellement modifiables par la direction dans l’intérêt du service, sous réserve du respect d’un préavis de trois jours.

Le télétravailleur qui ne se rendrait pas disponible pendant ces plages horaires pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires.

De manière générale, compte tenu de l’autonomie inhérente à l’exercice du travail en télétravail, la bonne mise en œuvre des dispositions de le présent Accord que les obligations et devoirs mentionnés soient exécutés de bonne foi.

Les télétravailleurs restent soumis au pouvoir de direction et doivent accomplir les missions qui leur sont confiées dans le respect des impératifs de la Société et des besoins des clients.

Ainsi et indépendamment des plages de disponibilité évoquées ci-dessus, il est rappelé que les télétravailleurs doivent prendre en compte les contraintes organisationnelles et de fonctionnement de la Société (réunions, projets…), des partenaires externes et internes concourant à l’activité, ainsi que les besoins des clients externes et internes.

5.3 - Charge de travail

Par ailleurs, la régulation de la charge de travail fait l’objet d’un contrôle qui est effectué à l’occasion d’un entretien annuel qui porte sur les conditions d’activité du télétravailleur et sa charge de travail.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées aussi rapidement que possible.

Enfin et en tout état de cause, il est expressément rappelé que le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les durées maximales de travail, les durées de repos et les pauses telles que définies dans le code du travail et les conventions collectives.

5.4 - Dispositions spécifiques au télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure

Le télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnel ou en cas de force majeure a vocation à répondre à des situations inhabituelles et imprévisibles ou à des situations d’urgence. Il sera réservé aux salariés disposant, dans le cadre de l'exercice normal de ses fonctions, d’outils de travail à distance mis à disposition par la Société.

Le télétravail occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou en cas de force majeure pourra être mis en place par journée(s) ou demi-journée(s) à la demande du salarié (ex. en cas de grève des transports publics ou d’intempérie occasionnant des difficultés de déplacement très importantes et inhabituelles ou d'événements exceptionnels justifiés) ou de la Société (ex. en cas de pandémie).

Il ne fera pas l'objet d'un avenant à son contrat de travail.

Le salarié souhaitant bénéficier d'une autorisation exceptionnelle de travail à domicile devra obligatoirement en faire la demande préalable par email auprès de la direction qui sera libre de l’accepter ou non. La direction devra y répondre par courriel dans les meilleurs délais.

Enfin, la direction pourra par ailleurs imposer le télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure en considérant qu’il s’agit d’un aménagement du poste du travail rendu nécessaire pour permettre la bonne continuité de service, et ainsi garantir l’activité de la société comme garantir la protection des salariés, selon l’article L.1222-11 du Code du travail.

5.5 – Process métier et fonctionnement

Le télétravailleur doit respecter les règles de fonctionnement, les process (PAQ, plan de classement, classement GED…) d’AGI Ingénierie. Le classement GED sous ZEN doit être à jour en temps réel de travail. Aucun fichier informatique ne sera enregistré sur le bureau ou en local de l’ordinateur. En effet, tous les collaborateurs d’AGI Ingénierie doivent avoir accès à tout fichier à n’importe quel moment, d’où la nécessité d’enregistrer ses fichiers sur le serveur GED.

De même, seuls les documents papiers utilisés lors de la journée de télétravail doivent être sortis de l’entreprise et doivent être ramenés le premier jour de la journée retravaillée au bureau. Aucun document papier ne doit être stocké chez le collaborateur en dehors des jours télétravaillés.

Article 6 – Lieu du télétravail et conformité des locaux

Le lieu de télétravail unique est la résidence principale du salarié, au sein d’un local propice à l’exercice professionnel.

Le salarié s’engage à informer sa direction en cas de déménagement et à lui communiquer sa nouvelle adresse de télétravail.

Par domicile, on entend le lieu habituel de résidence du salarié, c’est-à-dire celui dont l’adresse figure sur le bulletin de salaire.

La Direction se réserve le droit de refuser tout ou partie du télétravail effectué intégralement à domicile, notamment pour les raisons suivantes :

• Logement non conforme (espace trop réduit pour un travail à domicile réalisé dans de bonnes conditions, équipement/mobilier inadéquat, connexion/débit internet insuffisante…). Il est notamment rappelé que l’espace dédié au télétravail doit être doté d’équipements permettant des échanges téléphoniques et la transmission et la réception de données numériques à un débit compatible avec l’activité professionnelle.

• Lorsque la façon de travailler du télétravailleur s’avère être en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail à domicile (ex : manque d’autonomie) ou si les performances constatées ne donnent pas satisfaction.

En cours d’exécution du télétravail à domicile, la Société pourra à tout moment exiger du salarié qu’il cesse de télétravailler à domicile pour privilégier un télétravail dans un tiers-lieu, notamment pour les raisons exposées ci-dessus.

Dans l’hypothèse où le télétravail s’effectuera à domicile, le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l’exercice du télétravail et y installer l’équipement nécessaire à l’activité professionnelle à distance.

Le télétravailleur doit veiller en toutes circonstances à ce que cet espace de travail soit adapté à l’exercice du travail en télétravail, en particulier avoir des installations électriques conformes.

En cas de changement de domicile, le salarié préviendra l’entreprise en lui indiquant la nouvelle adresse. Pour des raisons de sécurité pour le salarié et de bon fonctionnement de l’entreprise, les conditions d’exécution du télétravail seront alors réexaminées.

Article 7 - Équipements liés au télétravail

AGI Ingénierie fournit le matériel nécessaire à l’exercice du télétravail.

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur (lesquelles feront l’objet d’une attestation de conformité remise par le télétravailleur), la Société fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au télétravail.

Ces équipements se composent (par exemple) de :

• un ordinateur portable avec logiciels, accès VPN ou connexion à distance, clavier et souris. Le matériel mobile mis à disposition sera soit attribué au collaborateur soit mis à disposition en pool spécifiquement pour le télétravail,

• un écran supplémentaire…

La liste du matériel sera arrêtée sur l’avenant ou contrat de travail ou sur la fiche de perception de matériel.

Le matériel fourni par l’entreprise restant sa propriété, il devra être restitué dès la fin de la période de télétravail.

De manière générale, les télétravailleurs sont tenus :

• d’utiliser uniquement ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l’entreprise à l’exclusion de toute autre utilisation ;

• de prendre le plus grand soin des équipements qui lui sont confiés ;

• d’aviser immédiatement la Société en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, en contactant leur hiérarchie;

• de respecter toutes les procédures et bonnes pratiques d’utilisation et de sécurité ;

• de restituer le matériel sur demande de la Société, mais également dans les cas suivants : fin du télétravail, fin du contrat de travail, dispense de préavis, période de suspension du contrat de travail, renouvellement du parc informatique si la Société l’estime nécessaire.

• De permettre d’être appelé par l’employeur sur leur téléphone personnel pour les collaborateurs n’ayant pas de téléphone professionnel.

Enfin, pour des raisons de sécurité, l’équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu’après avoir obtenu l’accord de l’employeur.

Le collaborateur ne pourra en aucun cas utiliser ses équipements personnels (imprimantes …) dans le cadre de son télétravail.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d’utilisation de matériel ou d’équipement, ainsi que les restrictions à l’usage d’équipements, outils informatiques ou services de communication électronique. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu’au licenciement.

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

Article 8 - Remboursement des frais et dépenses liés au télétravail permanent

Dans l’hypothèse où le salarié effectue le télétravail à domicile et dispose déjà d’un abonnement internet, la Société prendra en charge une partie du coût de l’abonnement, montant intégré dans l’indemnité forfaitaire ci-dessous.

Une indemnité forfaitaire mensuelle imposable de 10 € bruts et soumise à cotisations sociales (si supérieur à 10 €) correspondant à la prise en charge d’une quote-part des frais d’électricité, d’abonnement téléphonique et internet et de chauffage et/ou climatisation est versée mensuellement au télétravailleur pour 1 jour de télétravail par semaine.

Article 9 - Respect de la vie privée du télétravailleur

L’employeur doit garantir le respect de la vie privée du salarié en télétravail. A cet effet, les plages horaires d'accessibilité durant lesquelles il est joignable sont définies en concertation avec la direction et inscrites dans l’avenant au contrat de travail.

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf sur demande formalisée de la direction.

Le salarié télétravailleur à domicile aura un droit à la déconnexion en dehors de la plage de joignabilité. Aucun reproche ne pourra lui être adressé s’il ne répond pas à une sollicitation adressée en dehors de celle-ci.

Article 10 - Assurance couvrant les risques liés au télétravail

La Société prend en charge le surcoût éventuel des polices d’assurance permettant de couvrir l’ensemble des dommages pouvant survenir en raison de l’utilisation du matériel de l’entreprise au sein du domicile du télétravailleur.

Le télétravailleur s’engage à informer son assureur du fait qu’il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation «multirisque habitation » couvrant son domicile.

Article 11 – Accident du travail

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail. Un accident (en lien avec l’activité dans le cadre professionnel) survenu au télétravailleur à son domicile pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière sera couvert par la législation professionnelle.

Dans ce cas, le télétravailleur doit informer immédiatement la Société de l’accident et au plus tard dans les 24 heures en envoyant un courriel à son manager direct et transmettre tous les éléments d’information nécessaires à l’établissement d’une déclaration d’accident du travail.

Article 12 – Obligation de discrétion et de confidentialité et protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l’accès de son matériel informatique afin de s’assurer qu’il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire.

De manière générale, le télétravailleur s’engage à respecter les règles mises au point par la Société, destinées à assurer la protection et la confidentialité des données, ainsi que les règles d’usage des équipements et outils informatiques et des services de communication électronique.

Article 13 – Santé et sécurité

Le télétravailleur est informé des règles de santé et de sécurité applicables, en particulier de la réglementation relative au travail sur écran.

Il bénéficiera notamment de la surveillance médicale prévue aux articles R.4542-17 et R.4542-18 du Code du travail.

Article 14 – Dispositions finales

Le présent Accord entre en vigueur à la date de sa diffusion.

Le présent Accord d’entreprise pourra être révisée à tout moment, sous réserve de respecter un délai de prévenance raisonnable des salariés concernés. Toute modification de cet Accord d’entreprise sera soumise pour consultation au CSE d’AGI Ingénierie.

Article 15. Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord sera déposé par l’entreprise par voie électronique via le service en ligne TéléAccords, auprès de l’unité territoriale de la DIRECCTE compétente.

Mention de cet accord figurera sur le tableau d’affichage de la direction et une copie sera remise aux représentants du personnel.

A SILLINGY, le 15/10/2020,

Pour la SAS AGI INGENIERIE, Le Président,

Pour le CSE d’AGI INGEIERIE, Mme (membre titulaire au CSE) M. (membre titulaire au CSE)