Accord d’Entreprise relatif aux Déplacements

Accord d’Entreprise

Entre

La société : HUMAN DESIGN GROUP

Forme Juridique : Société par Actions Simplifiées

Capital : euros

Dont le siège social est à : 25 route de l’Orme 91190 Saint-Aubin

Représentée par :

Agissant en qualité de Président Directeur Général

Assistée par

Agissant en qualité de Directrice Administrative et Financière

D’une part,

Et

Les Membres Titulaires du Comité Social et Economique :

D’autre part,

Il est conclu un accord d’entreprise relatif aux déplacements de courte et moyenne durée.

SOMMAIRE

1. Objet du document 4

2. Modes de transport à privilégier 4

2.1. Pour les déplacements inférieurs à 100 kilomètres 4

2.2. Pour les grands déplacements supérieurs à 100 kilomètres 4

2.3. Pour les déplacements à l’étranger et aux DOM-TOM pour une durée inférieure ou égale à 2 mois: 4

2.4. Utilisation du taxi 5

3. Frais kilometriques 5

4. Déplacements à l’étranger 5

4.1. Déclaration sur le site du Ministère des Affaires Etrangères 5

4.2. Déclaration sur le site de la CPAM 5

4.3. Contrat d’assistance 6

4.4. Déplacement à l’étranger avec absence du domicile de 3 week-end consecutifs 6

5. Prevention des risques 6

6. Assurance « auto-mission » MMA 7

7. Contrat d’Assistance AXA 7

8. Temps de conduite 7

9. Indemnites des frais kilometriques, de restauration et d’hebergement 7

10. Redaction d’un ordre de mission 7

11. Conditions de récuperation des heures travaillees et des temps de trajet (page additionnelle Ordre de Mission) 8

12. Reservations diverses 8

13. Demande d’avance sur frais 8

14. Emission d’une note de frais 9

15. Dispositions generales 9

Objet du document

Le présent Accord d’Entreprise a pour but de définir les règles et conditions relatives :

• Aux déplacements de courte et moyenne durée en France et à l’étranger ;

• Aux assurances et assistances relatives aux missions et aux voyages professionnels ;

• Au calcul des distances kilométriques dans le cadre des missions professionnelles ;

• Aux conditions de récupération des heures travaillées et des temps de trajet.

NB : pour les déplacements de longue durée (supérieurs à 1 mois consécutif), seront appliqué les textes de la Convention Collective ≪ Bureaux d’Etudes Techniques / Cabinets d’Ingénieurs-Conseils / Société de Conseils ≫. Toutefois, si ces déplacements de longue durée connaissaient un essor au sein de la Société, la Direction négocierait un avenant à cet Accord d’Entreprise avec les instances représentatives du personnel.

Modes de transport à privilégier

Les règles relatives aux modes de transport à privilégier ont été établies suivant les temps de transports, lieu du déplacement et la politique financière de la Société.

Pour les déplacements inférieurs à 100 kilomètres (1 trajet ; exemple : 1 aller)

Pour les déplacements inférieurs à 100 Kilomètres, l’ordre décroissant de priorité des modes de transport est le suivant :

• 1. Transports en commun

• 2. Véhicule Personnel

• 3. Véhicule de location

Pour les grands déplacements supérieurs à 100 kilomètres

Pour les déplacements supérieurs à 100 Kilomètres, l’ordre décroissant de priorité des modes de transport est le suivant :

• 1. Train

• 2. Avion

• 3. Véhicule de location

Pour les déplacements à l’étranger et aux DOM-TOM pour une durée inférieure ou égale à 2 mois:

Pour les déplacements à l’étranger et aux DOM-TOM pour une durée inférieure ou égale à 2 mois l’ordre décroissant de priorité des modes de transport est le suivant :

• 1. Train : 1ère classe (sauf en Eurostar)

• 2. Avion : Classe Eco, sauf si la durée du vol est :

  • ≥ 9 heures : Classe Affaires ;

  • > 5 heures et < 9 heures : Classe Premium (Air France) ou équivalent.

Utilisation du taxi

Le taxi peut être utilisé :

• Pour se rendre aux gares et aéroports et pour rejoindre les différents sites (sans autre déplacement prévu dans la journée) voire en mission ;

• Pour les activités réalisées en horaires exceptionnelles (soirée / nuit).

Une voiture de location est à privilégier si plus économique.

Frais kilometriques

Tout collaborateur utilisant son véhicule personnel se fera rembourser ses indemnités kilométriques en calculant la distance kilométrique entre le lieu de départ vers la mission (domicile, site de travail) et le lieu d’arrivée en mission, et vice versa (domicile, site de travail).

L’application de celle règle de calcul ne concerne pas les collaborateurs détachés chez un client pour une durée supérieure à 2 semaines consécutives qui auront préalablement défini les conditions et modalités de défraiement de leur mission.

Déplacements à l’étranger

Dans le cadre de missions réalisées à l’étranger, le collaborateur doit solliciter les « Ressources Humaines » au moins 72 heures ouvrés avant le départ afin d’identifier et prendre les mesures et dispositions particulières d’accompagnement du déplacement.

En cas de non-respect des formalités administratives ci-dessous, le départ en mission pourrait être reporté.

Déclaration sur le site du Ministère des Affaires Etrangères

Dans le cadre des déplacements à l’étranger, le collaborateur doit :

• Consulter le site www.diplomatie.gouv.fr afin d’y recueillir des informations relatives à la sécurité, la sante, les formalités, les coordonnées de l’ambassade…

• Déclarer son déplacement auprès du Ministère des Affaires Etrangères sur la page « conseils aux voyageurs » onglet ARIANE.

Déclaration sur le site de la CPAM

Chaque déplacement à l’étranger est déclaré auprès de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie afin de maintenir les droits de Sécurité Sociale. Le collaborateur doit solliciter les « Ressources Humaines » afin de se charger de cette déclaration.

Si un collaborateur tombe malade sur son lieu de déplacement, il devra à son retour fournir à sa CPAM les justificatifs de soins et de paiement pour remboursement tout en précisant qu’il s’agissait d’une mission professionnelle.

Contrat d’assistance

Avant tout déplacement à l’étranger, et ce quel que soit le pays, le collaborateur devra demander une attestation a l’entête de la société AXA, auprès des Ressources Humaines, qui mentionnera les dates et le pays de déplacement puis devra voyager avec cette attestation. Le champ d’application des garanties d’assurances et des prestations de services associées de ce contrat s’applique à l’occasion des missions ou voyages professionnels :

• Dans le monde entier, 24 h /24,

• Débute dès le moment ou le collaborateur quitte son lieu de travail ou son domicile et cesse à son retour au premier rallie des deux.

Il est recommandé de créer votre compte sur le portail Extranet d’information et de prévention avant tout déplacement à l’étranger:

• www.aaglobalsecure.com

  Pour la 1^ière connexion cliquer sur « Créer un compte » et suivez la procédure précisée sur l’écran.

• Login :

  Et de consulter toutes les informations relatives au pays de destination.

Déplacement à l’étranger avec absence du domicile de 3 week-end consecutifs

Dans l’hypothèse où la mission d’un collaborateur occasionnerait une absence de son domicile de 3 week-end consécutifs, il est convenu d’octroyer au collaborateur concerné un voyage aller/retour devant lui permettre de regagner son domicile.

Les modalités pratiques de ces voyages (calendrier, ...) seront définies préalablement au départ en mission.

Prevention des risques

Dans le cadre de déplacements extérieurs (ex. : circulation sur les installations industrielles chez les clients), des Equipements de Protection Individuelle (EPI) seront fournis (ou remboursés sur justificatifs) et mis à disposition par HUMAN DESIGN GROUP lorsque le client ne les fournit pas (sur chaussures, bouchons d’oreilles, lunettes, masques, ...).

Tout employé qui refuse ou s’abstient d’utiliser les EPI, conformément aux instructions, peut engager sa responsabilité et s’exposer à des sanctions.

Par ailleurs, un Plan de Prévention peut être mis en place si nécessaire. Son but est de prévenir les risques liés à l’activité. En cas d’existence d’un Plan de Prévention, il est donc impératif d’en prendre connaissance préalablement au déplacement.

Assurance « auto-mission » MMA

La Société assure les salaries de l’Entreprise par le biais d’une assurance « automobile » souscrite auprès de MMA. En cas de franchise applicable du fait d’un sinistre, on appliquera la règle suivante :

• Si le tiers a été identifié, la Société prendra en charge le cout de la franchise, sauf en cas d’infraction caractérisée au code de la route et/ou en cas de responsabilité avérée du conducteur,

• Si le tiers n’a pas été identifie, le collaborateur aura à sa charge le cout de la franchise, sauf cas exceptionnel qui sera étudié par la Direction.

Contrat d’Assistance AXA

Un contrat d’assistance « Business Travel Accidents » est souscrit par HUMAN DESIGN GROUP, auprès de l’assureur AXA, pour les collaborateurs ou personnes extérieures amenés à effectuer des missions / voyages professionnels.

En cas de survenance d’un problème corporel mettant en jeu les garanties au présent contrat, il est impératif de prévenir le service des Ressources Humaines, après sollicitation de l’assistance contractuelle. Les coordonnées sont les suivantes

BUSINESS TRAVEL ACCIDENTS - Convention n° 720 2874 – Contrat XFR0089157GP

Tel : 33 (0)1 55 92 23 44

Fax: 33 (0)1 55 92 40 50

Temps de conduite

Le temps de conduite doit être < 4 heures consécutives et < 8 heures dans une même journée.

A plusieurs collaborateurs, il faut veiller à alterner la place du conducteur.

En cas de mission sur plusieurs jours consécutifs sur un lieu distant, il faut envisager une solution d’hébergement à proximité.

Indemnites des frais kilometriques, de restauration et d’hebergement

Les indemnités de frais kilométriques seront établies selon le barème fixées par arrêté publié au Journal Officiel.

Les indemnités de restauration et d’hébergement sont définis dans la « Note de Service HDG_ Indemnités des frais de restauration et d'hébergement ».

Redaction d’un ordre de mission

Chaque déplacement figure au préalable sur un ordre de mission qui doit être signé avant le départ par le Chef de Projet ou le Responsable Hiérarchique. Les assurances HUMAN DESIGN GROUP sont alors « activées ».

L’ordre de mission :

• Doit-être validé et signé par le Responsable Hiérarchique ou le Chef de Projet avant toute réservation,

• Comporte toutes les informations relatives à la mission (objet, type de transport...),

• Définit le cas échéant les conditions de récupération des heures travaillées et des temps de trajet (page additionnelle à l’Ordre de Mission),

L’ordre de mission est diffusé, en cas de déplacement à l’étranger et/ou en cas de déplacement un samedi, dimanche, jours férié, nuit/soirée, au service des Ressources Humaines.

Conditions de récuperation des heures travaillees et des temps de trajet (page additionnelle Ordre de Mission)

Conditions de récupération pour les horaires exceptionnels suivants réalisés :

• Soirée ou nuit travaillée (entre 21 heures et 6 heures) : les heures sont récupérées ;

• Samedi travaillé : 1 jour récupéré ;

• Dimanche/Jour Férié travaillé (au choix du collaborateur) :

  • 2 jours récupérés

  • Paiement 200 %

  • Paiement 100 % + 1 jour récupéré.

Toute situation particulière pourra être traitée au cas par cas entre le salarie et sa hiérarchie.

Conditions de récupération pour les déplacements les week-end et jours fériés, dans le cadre de la nécessite des besoins des clients :

Départ du Vol ou du Train	Samedi	Dimanche / Jour Férié
Avant 14 heures	1 jour	2 jours
Entre 14 heures et 19 heures	½ jour	1 jour
Après 19 heures	½ jour	½ jour
Arrivée du Vol ou du Train	Samedi	Dimanche / Jour Férié
Avant 12 heures	½ jour	½ jour
Entre 12 heures et 17 heures	½ jour	1 jour
Après 17 heures	1 jour	2 jours

Les journées de récupération devront être prises au maximum dans un délai de 3 mois après la fin de la mission.

Reservations diverses

Les réservations de train, d’avion, de véhicule de location voire d’hôtel sont effectuées par l’assistante de HUMAN DESIGN GROUP après validation par le Chef de Projet ou le Responsable Hiérarchique et réglées par la Société.

Demande d’avance sur frais

Une avance sur frais peut être demandée par le biais du portail « Expensya ». Le versement de l’avance demandée ne pourra pas être effectuée si une autre avance a déjà été accordée et n’a pas encore été régularisée par une note de frais.

Emission d’une note de frais

Les frais de déplacement sont remboursés mensuellement par la Société par virement, selon le calendrier suivant :

• Elaboration par le collaborateur de la note de frais sous Expensya au plus tard le 5 du mois ;

• Validation par la Direction de la note de frais au plus tard le 8 du mois ;

• Traitement comptable et virement au plus tard le 13 mois.

Dispositions generales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il sera porté à la connaissance du personnel par diffusion d’un mail et sera accessible sur le Système d’Information (SI) de HUMAN DESIGN GROUP.

Aux termes de l’article R. 5121-29 Code du travail, il sera dépose en deux exemplaires (une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique) auprès de l’Unité Territoriale du département concerné de la DIRECCTE.

En outre, un exemplaire sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion du présent accord.

Le présent accord peut faire l’objet d’une révision conformément aux dispositions de l’article L.2222-5 du Code du Travail sous réserve pour la partie qui souhaite réviser le présent accord d’en informer l’autre partie signataire et adhérente par lettre recommandée avec accuse de réception de sa demande de révision qui devra comporter l’indication des mesures dont elle souhaite la révision ainsi que la proposition de modification. Dans le mois qui suit la réception de la demande de révision répondant au formalisme suivant, la direction convoquera les représentants titulaires du Comité Social et Economique.

Fait en 6 exemplaires

A Saint-Aubin, le 12 juin 2019

Pour la Société,

Pour le Comité Social et Economique