Accord relatif à la gestion des emplois et des parcours professionnels et sur la mixité des métiers

Entre :

L’Etablissement d’Enseignent Supérieur Consulaire Hautes Etudes Commerciales de Paris, dont le siège social est situé 1 rue de la Libération – 78350 Jouy-en-Josas, immatriculé au registre du commerce et des sociétés de Versailles sous le numéro 817 759 186, représenté par xxx en qualité de Directeur des Ressources Humaines,

Ci-après « HEC Paris », « l’EESC HEC Paris » ou « l’Etablissement »

D’une part,

Et

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• SNEPL-CFTC,

• SNPEFP-CGT,

• UNSA,

• SEPOF-CFDT,

Ci-après les « Organisations syndicales »

D’autre part,

Ensemble dénommées les « Parties » ou individuellement une « Partie »

Préambule

Une négociation relative à la gestion des emplois et des parcours professionnels et sur la mixité des emplois a été engagée, à l’initiative d’HEC Paris, le 10 octobre 2022.

Les parties ont négocié, conformément aux dispositions légales applicables, autour des principes et thèmes suivants :

• La mise en place d'un dispositif de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, notamment pour répondre aux enjeux de la transition écologique, ainsi que sur les mesures d'accompagnement susceptibles de lui être associées, en particulier en matière de formation, d'abondement du compte personnel de formation, de validation des acquis de l'expérience, de bilan de compétences ainsi que d'accompagnement de la mobilité professionnelle et géographique des salariés autres que celles prévues dans le cadre de l'article L. 2254-2 ;

• Le cas échéant, les conditions de la mobilité professionnelle ou géographique interne ;

• Les grandes orientations à trois ans de la formation professionnelle dans l'établissement et les objectifs du plan de développement des compétences, en particulier les catégories de salariés et d'emplois auxquels ce dernier est consacré en priorité, les compétences et qualifications à acquérir pendant la période de validité de l'accord ainsi que les critères et modalités d'abondement par l'employeur du compte personnel de formation ;

• Les perspectives de recours par l'employeur aux différents contrats de travail, au travail à temps partiel et aux stages, ainsi que les moyens mis en œuvre pour diminuer le recours aux emplois précaires dans l'entreprise au profit des contrats à durée indéterminée. Les Parties souhaitent rappeler qu’une négociation concernant le recours aux contrats à durée déterminée d’usage est en cours ;

• Les conditions dans lesquelles les entreprises sous-traitantes sont informées des orientations stratégiques de l'entreprise ayant un effet sur leurs métiers, l'emploi et les compétences ;

• Le déroulement de carrière des salariés exerçant des responsabilités syndicales et l'exercice de leurs fonctions.

C’est dans ces perspectives que les Parties se sont réunies afin de s’engager sur les axes suivants :

• Les métiers au sein de HEC Paris et leurs évolutions ;

• Le plan de développement des compétences ;

• Les parcours professionnels ;

• La mobilité interne au sein de HEC Paris ;

• Les mesures d’accompagnements ;

• L’alternance et les stages au sein de HEC Paris ;

• Le déroulement de carrière des représentants du personnel.

Champ d’application et principes généraux

Article 1. Champ d’application

Le présent Accord s'applique à l’ensemble des salariés de l’EESC HEC Paris.

Article 2. Principes généraux

La gestion des emplois et des parcours professionnels a pour objectif d’anticiper les besoins humains d’une organisation à court et moyen terme. Elle vise à adapter les emplois, les effectifs et les compétences aux exigences liées à l’activité et à des modifications des environnements économique, social et juridique. C’est un outil qui permet d’accompagner le changement.

La gestion des emplois et des parcours professionnels nécessite la mobilisation et des actions de plusieurs acteurs présents au sein d’HEC Paris :

• La Direction ;

• Les managers ;

• Les collaborateurs.

La Direction d’HEC Paris définit les orientations de la formation et les objectifs du plan de développement des compétences. Elle anticipe dès lors les besoins de formation des collaborateurs présents dans chaque service en fonction des orientations stratégiques d’HEC Paris. Elle s’assure du déploiement des formations permettant de répondre aux besoins de l’organisation et de développer les compétences des collaborateurs.

La Direction participe également au développement des compétences et des carrières des collaborateurs au travers des entretiens professionnels, consacrés aux perspectives d'évolution professionnelle de ceux-ci, notamment en termes de qualification et d'emploi. Cet entretien ne porte pas sur l'évaluation du travail du salarié.

Les managers, en lien avec les orientations stratégiques, analysent les besoins quantitatifs et qualitatifs de leur service. Ils appliquent de manière opérationnelle les orientations stratégiques d’HEC Paris et définissent les besoins de compétences.

Les managers évaluent également les compétences des collaborateurs et l’atteinte des objectifs par ces derniers, au travers de l’entretien annuel d’évaluation. Cet entretien permet notamment de préconiser les formations nécessaires pour l’atteinte des objectifs de l’année suivante et permet également au collaborateur d’énoncer ses besoins de formation pour assurer ses fonctions et/ou pour assurer l’évolution de son poste.

Les collaborateurs sont les premiers acteurs de leur parcours professionnel. Cela nécessite une démarche active de leur part. Ils partagent leurs souhaits d’évolution et de développement professionnel auprès de leur manager et/ou de la Direction des Ressources Humaines et construisent leur parcours professionnel en lien avec les besoins de l’organisation.

Ces principes généraux et l’action de ces acteurs permettent la mise en place et la réussite de la gestion des emplois et des parcours professionnels.

Titre 1. Les métiers au sein de HEC Paris et leurs évolutions

Article 1. Harmonisation des intitulés de fonctions au sein d’HEC Paris

Lors de l’autonomisation d’HEC Paris et de son changement de statut en Etablissement d’Enseignement Supérieur Consulaire (EESC), un référentiel des fonctions adapté à l’activité d’enseignement supérieur n’existait pas.

Afin de favoriser le déploiement de la politique RH au sein d’HEC Paris sur le développement des compétences et la politique de mobilité, il est nécessaire d’avoir un référentiel des fonctions au sein de l’Ecole.

Ainsi, HEC Paris a entrepris un projet d’harmonisation des fonctions avec pour objectifs :

• Donner plus de lisibilité aux perspectives de carrière et aux parcours de mobilités verticales et horizontales grâce à la constitution de domaines métiers ;

• Apporter une meilleure compréhension de l’organisation des services ;

• Améliorer l’équité entre les équipes.

Une liste des fonctions génériques, qui reflètent les métiers de l’Ecole a été constituée et sera utilisée comme base pour chaque nouvelle embauche et les mobilités.

Article 2. Fonctions génériques et fonctions spécifiques

La « fonction » représente l’activité professionnelle exercée. L’intitulé de fonction doit être compréhensible au sein d’HEC et en externe, notamment pour favoriser les recrutements. Il est également souhaitable qu’il permette d’identifier et de différencier les métiers afin d’améliorer la visibilité sur les perspectives de mobilités et d’évolution de carrière.

A cet effet, il a été décidé de créer 2 niveaux :

• Fonction générique : représente l’activité exercée ;

• Fonction spécifique : apporte une précision supplémentaire quant au contexte et/ou au périmètre de la fonction générique lorsque cela est nécessaire.

Chaque intitulé de fonction spécifique intègre donc l’intitulé d’une fonction générique.

Article 3. Description des fonctions génériques

Un travail d’étude approfondie et de comparatif des fonctions par domaine a été réalisé par la Direction des Ressources Humaines en concertation avec les managers. Une première liste reflétant les métiers actuels de l’Ecole a été établie, en cohérence avec les niveaux de la convention collective.

Les fonctions spécifiques, permettrons de préciser le contexte des fonctions génériques en complétant l’intitulé.

Chacune des fonctions génériques a été traduite en anglais, permettant de proposer les intitulés dans les deux langues.

Article 4. Mise en œuvre du projet d’harmonisation des intitulés de fonction

Après la finalisation de ce projet par la Direction des Ressources Humaines, en concertation avec les managers, le comité social et économique d’HEC Paris sera informé et consulté à compter de février 2023.

La Direction des Ressources Humaines communiquera auprès des collaborateurs afin de les informer de la mise en œuvre de ce projet puis, chaque collaborateur concerné par un changement d’intitulé de fonction sera informé individuellement par courrier, durant le premier semestre 2023.

Article 5. Descriptions de fonctions

L’harmonisation des intitulés de fonctions au sein d’HEC Paris permettra de réaliser des descriptions de fonctions standardisées pour chaque fonction.

Ces descriptions de fonction ne sont pas exhaustives et ne constituent pas un engagement de la part d’HEC Paris sur les missions des collaborateurs. Elles permettent à un collaborateur de connaitre de manière synthétique les principales missions demandées sur un poste et les compétences attendues.

Ces descriptions de fonctions standardisées permettront une meilleure visibilité pour chaque collaborateur qui souhaite bénéficier d’une mobilité sur un poste précis et de connaitre les principales missions et les compétences nécessaires.

Titre 2. Le plan de développement des compétences

Article 1. La politique de formation professionnelle

La politique de formation accompagne les collaborateurs dans leur emploi, tout en prenant en compte la stratégie d’HEC Paris. Elle repose sur des principes d’identification claire des objectifs des formations, d’individualisation des parcours et d’évaluation de la qualité et des effets de la formation.

Divers accompagnements sont alors proposés aux collaborateurs afin de répondre aux besoins de formation :

• L’offre interne : cette offre propose des stages organisés dans les locaux d’HEC Paris afin d’adapter au mieux les projets aux spécificités d’HEC Paris tout en favorisant la transversalité entre les collaborateurs ;

• Les « intras » sur mesure : la formation intra sur mesure répond à un besoin ponctuel qui vise à développer des compétences spécifiques d’un service ou d’une direction tout en favorisant la synergie de l’équipe. Ce type de formation est organisé dans les locaux de HEC Paris ;

• Les stage « inters » : si l’offre interne ne répond pas aux besoins de formation d’un collaborateur ou d’une équipe, la Direction des Ressources Humaines recherche des programmes adaptés à ces besoins auprès de prestataires spécialisés sur le domaine de compétence visé ;

• Les collaborateurs qui le souhaitent ont la possibilité de demander à bénéficier des programmes courts Executive dispensés par HEC Paris. Il s’agit de formations courtes dans des domaines clés du management.

Les différents accompagnements proposés aux collaborateurs sont composés de dispositifs légaux et de dispositifs internes. Ceux-ci sont communiqués chaque année à l’ensemble des collaborateurs par le biais d’un support mis à leur disposition (guide de développement des compétences).

Article 2. Le plan de développement des compétences

Conformément aux dispositions légales, HEC Paris assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail. L’EESC HEC Paris veille également au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.

Les actions de formation mises en œuvre à ces fins sont prévues au sein du plan de développement des compétences. Ainsi, l’accès des salariés à des actions de formation professionnelle est assurée, à l’initiative d’HEC Paris, au travers de ce plan.

Le plan de développement des compétences contient les orientations stratégiques à trois ans de la formation professionnelle.

Les grandes orientations à trois ans (2023 / 2026) de la formation professionnelle et les objectifs du plan de développement des compétences sont :

• Consolider les expertises ;

• Renforcer l’orientation service ;

• Développer une culture inclusive, collaborative et agile ;

• Adopter l’action managériale aux nouveaux enjeux d’HEC Paris.

Article 3. Les obligations des collaborateurs en formation

La formation est un levier important dans le développement des compétences. Elle permet aux collaborateurs un accompagnement spécifique lors des transformations organisationnelles, le maintien dans l’emploi et la progression de carrière.

Les formations validées par la Direction des Ressources Humaines doivent être suivies par les collaborateurs. Ainsi, les formations suivies sur le temps de travail sont considérées comme du temps de travail effectif. Il est donc rappelé qu’il est obligatoire de suivre les formations pour lesquelles les salariés se sont inscrits et que toute absence à une formation doit être justifiée.

La Direction des Ressources Humaines mettra à la disposition de l’ensemble des collaborateurs une « Charte formation » rappelant les principes généraux de la formation et les engagements du manager et du collaborateur dans le suivi des formations.

Article 4. Accès aux programmes de formation dispensés par HEC Paris

HEC Paris est un établissement d’enseignement supérieur consulaire qui délivre des formations continues au travers de programmes innovants et reconnus internationalement.

Dans le cadre de la gestion des emplois et des parcours professionnels et afin d’améliorer les compétences des salariés, HEC Paris souhaite laisser la possibilité aux collaborateurs d’accéder aux formations délivrées par HEC Paris.

L’accès aux programmes délivrés par HEC Paris répond à une logique de co-investissement de la part du salarié concerné et d’HEC Paris.

4.1. Accès aux formations dispensées par HEC Paris à l’initiative des collaborateurs

4.1.1. Les programmes concernés

Les collaborateurs d’HEC Paris ont la possibilité d’accéder aux formations suivantes :

• Executive Certificate : les Certifcats Executive sont destinés aux cadres dirigeants, managers et responsables fonctionnels ou opérationnels. Ces programmes permettent d’accompagner les collaborateurs dans le développement de leurs compétences ;

• Programmes Summer School : les programmes de la Summer School sont des programmes d’été permettant d’accroitre le leadership des participants ;

4.1.2. Formalisation des demandes par les collaborateurs

Les demandes de formation HEC Paris doivent être adressées à la Direction des Ressources Humaines. Une formation non validée par la Direction des Ressources Humaines ne pourra être suivie par le salarié.

Les salariés pouvant bénéficier d’un programme défini à l’article 4.1.1. sont ceux :

• Ayant au moins deux ans d’ancienneté au moment de la demande ;

• Ayant obtenu l’avis favorable de leur manager pour le suivi de la formation.

Les candidatures aux formations précisées à l’article 4.1.1 émanent des collaborateurs. Les demandes de formation sont constituées d’un dossier de candidature, dans lequel le collaborateur doit expliquer son projet professionnel, sa motivation et la contribution de la formation demandée au projet professionnel exposé. Les dossiers de candidatures doivent être accompagnés d’un curriculum vitae mis à jour du collaborateur.

Le dossier de candidature est également transmis au manager du collaborateur concerné afin d’obtenir son avis sur la formation demandée.

Une commission dédiée à l’accès aux formations internes d’HEC Paris par les collaborateurs est créée.

Elle est composée de deux membres de la Direction des Ressources Humaines et des Directeurs de Programmes. Elle se réunira une fois par an afin d’étudier et d’arbitrer les demandes.

L’arbitrage des demandes par la Direction des Ressources Humaines et par la commission reposera sur les critères suivants :

• L’alignement du projet professionnel à la formation demandée ;

• L’alignement du projet professionnel à la stratégie d’HEC Paris et à ses évolutions ;

• La volonté de fidéliser le collaborateur ;

• La note acquise lors du processus de sélection.

4.1.3. Processus d’admission

Les collaborateurs dont la candidature à un programme certifiant ou à un programme Summer School a été acceptée par la Direction des Ressources Humaines seront soumis aux mêmes procédures de sélection et d’admission qu’un candidat extérieur.

Chaque programme ne peut accueillir qu’un collaborateur d’HEC Paris au même moment. Par ailleurs, un seul collaborateur par service peut bénéficier d’une formation dispensée par HEC Paris au même moment.

Si la demande est acceptée par la commission, le salarié concerné sera alors averti par la Direction des Ressources Humaines et pourra établir son inscription au programme.

Une convention de formation sera également établie.

4.1.4. Capitalisation des Executive Certificates en vue de l’obtention d’un diplôme

A titre exceptionnel, des collaborateurs qui souhaitent bénéficier d’une formation diplômante à leur initiative doivent le préciser dans leur demande initiale de formation certifiante. Selon le dossier du collaborateur, cette demande pourra être accordée. Ainsi, l’accès à un programme diplômant ne sera possible que par l’obtention successive des certificats composant le programme. Le collaborateur concerné présentera donc chaque année un dossier de candidature pour les certificats nécessaires à l’obtention de ce diplôme.

4.2. Accès aux formations diplômantes à l’initiative d’HEC Paris

Un collaborateur d’HEC Paris peut bénéficier d’une formation diplômante dispensée par HEC Paris sur proposition de la Direction d’HEC Paris.

En effet, lorsque la Direction des Ressources Humaines d’HEC Paris a identifié un projet professionnel pour un collaborateur, celle-ci peut lui proposer de bénéficier d’une formation diplômante. Cette initiative a également pour objectif de permettre à un collaborateur identifié :

• D’aboutir un projet professionnel,

• De favoriser la fidélisation des collaborateurs identifiés,

• De préparer les collaborateurs identifiés à occuper un poste important.

Les propositions d’accès aux formations diplômantes d’HEC Paris ne sont pas étudiées par la commission. Les propositions sont à l’initiative de la Direction des Ressources Humaines et validées par les membres du COMEX du collaborateur concerné.

4.3. Principe de co-investissement

L’accès aux formations d’HEC Paris répond à une logique de co-investissement.

Les formations ne peuvent être réalisées sans l’investissement du collaborateur participant à la formation et d’HEC Paris.

4.3.1. Formation réalisée en partie en dehors du temps de travail

Ces formations ne relevant pas de l’obligation d’adaptation des salariés à leur poste de travail prévue par le Code du travail, ne conditionnant pas l’exercice de la fonction d’un salarié, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales et réglementaires et n’étant pas incluses dans le plan de développement des compétences d’HEC Paris, toutes les formations continues dispensées par HEC Paris se déroulent en partie en dehors du temps de travail.

Ainsi, les formations qui ont une durée égale ou supérieure à 35 heures sont réalisées pour 50% sur le temps de travail et pour 50% en dehors du temps de travail.

Les collaborateurs devront poser des jours de repos (RTT) ou des jours de congés payés pour la durée de la formation réalisée en dehors du temps de travail.

Par ailleurs, les collaborateurs pourront également utiliser les jours épargnés sur leur compte épargne-temps. A titre exceptionnel et par dérogation aux stipulations de l’article 6.1. du Chapitre 6 de l’accord relatif à l’aménagement du temps de travail au sein de l’EESC HEC Paris, les collaborateurs pourront utiliser les jours épargnés sur leur compte épargne-temps pour poser des jours de congés payés durant la formation réalisée hors temps de travail, sans respecter les durées de prévenance et la durée du congé épargne-temps cités dans l’accord. Ils devront cependant en avertir la Direction des Ressources Humaines avant le départ en formation.

Ainsi, les collaborateurs qui disposent d’un aménagement du temps de travail avec référence horaire peuvent réaliser une formation hors temps de travail, dans la limite de 250 heures sur toute la durée de ladite formation.

Les collaborateurs qui disposent d’un aménagement du temps de travail au forfait jours peuvent réaliser une formation hors temps de travail, dans la limite de 16% de leur convention individuelle de forfait sur toute la durée de la formation.

4.3.2. Prise en charge des frais pédagogiques

Les frais pédagogiques sont pris en charge en intégralité par HEC Paris.

Les frais pédagogiques correspondent aux frais liés aux actions d’accompagnement, d’évaluation et de formation.

4.3.3. Prise en charge des frais annexes

Les frais annexes visent les coûts annexes engendrés par la formation. Ils peuvent concerner les frais de transport (notamment les frais liés à l’achat des billets exposés dans le cadre d’un voyage à l’étranger), les frais de repas, les frais d’hébergement, etc.

Les frais annexes sont pris en charge par HEC Paris, pour la partie de la formation réalisée sur le temps de travail.

Les frais annexes sont pris en charge par le salarié qui bénéficie de la formation, pour la partie de la formation réalisée hors temps de travail.

4.3.4. Accord de suivi d’une formation en partie hors temps de travail

Avant le départ en formation, un accord entre le salarié concerné et HEC Paris sera établi, rappelant les engagements réciproques permettant le départ en formation du salarié.

4.3.5. Clause de dédit-formation

Avant le départ en formation et selon la durée de la formation, une clause de dédit-formation sera établie entre HEC Paris et le salarié concerné.

La clause de dédit-formation constitue un avenant au contrat de travail.

Titre 3. Parcours professionnels

Article 1. L’entretien annuel des collaborateurs administratifs

L'entretien annuel est un rendez-vous essentiel et privilégié entre le manager et le collaborateur. C'est un acte managérial majeur qui permet de compléter l'ensemble des échanges formels ou informels qui ont eu lieu tout au long de l'année.

L’entretien annuel constitue un moment d’échange sur la performance individuelle au regard des missions du collaborateur et des objectifs de l’année.

Il permet également de définir les besoins de formation et les objectifs de développement du collaborateur au regard du poste occupé.

Cet entretien comprend quatre temps forts :

• Un retour sur la période passée et ses principales réalisations ;

• Une identification des atouts et des points de progrès ;

• Une fixation des objectifs de la période à venir ;

• Un échange autour du projet professionnel du collaborateur.

Les conclusions de l’entretien annuel sont formalisées dans un document écrit, accessible par le collaborateur par le biais de l’outil informatique RH mis à sa disposition.

Article 2. L’entretien professionnel

2.1. Définition de l’entretien professionnel

Les salariés d’HEC Paris bénéficient d’un entretien professionnel consacré aux perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualification et d’emploi.

Contrairement à l’entretien annuel, l’entretien professionnel ne porte pas sur l’évaluation du salarié.

Durant cet entretien, le salarié reçoit des informations relatives à :

• La validation des acquis de l'expérience ;

• L’activation par le salarié de son compte personnel de formation ;

• Aux abondements de ce compte que l'employeur est susceptible de financer ;

• Au conseil en évolution professionnelle.

L’entretien professionnel est réalisé par un membre de la Direction des Ressources Humaines. L’entretien peut également être mené par un partenaire externe sélectionné par la Direction des Ressources Humaines. Il peut être réalisé en présentiel ou à distance.

L’entretien professionnel donne lieu à la rédaction d’un document sur l’outil informatique RH dédié. Le salarié peut accéder à ce document écrit par le biais de cet outil.

2.2. Périodicité de l’entretien professionnel

La périodicité de l’entretien professionnel est fixée à un entretien tous les trois ans, courant à compter de la date d’entrée du salarié au sein d’HEC Paris.

A la demande du collaborateur, l’entretien professionnel peut avoir lieu tous les deux ans, à compter de sa date d’entrée au sein d’HEC Paris.

Pour les collaborateurs CCI mis à la disposition d’HEC Paris qui transfèrent au sein de l’EESC, la date prise en compte est la date de transfert.

2.3. L’entretien professionnel après une longue absence

L’entretien professionnel est proposé systématiquement au salarié qui reprend son activité à l'issue :

• D’un congé de maternité ;

• D’un congé parental d'éducation ;

• D’un congé de proche aidant ;

• D’un congé d'adoption ;

• D’un congé sabbatique ;

• D’une période de mobilité volontaire sécurisée mentionnée à l'article L. 1222-12 ;

• D’une période d'activité à temps partiel au sens de l'article L. 1225-47 du Code du travail ;

• D’un arrêt longue maladie prévu à l'article L. 324-1 du Code de la sécurité sociale ;

• À l'issue d'un mandat syndical.

Cet entretien peut avoir lieu, à l'initiative du salarié, à une date antérieure à la reprise de poste. Dans ce cas, le salarié peut effectuer cette demande auprès de la Direction des Ressources Humaines par le biais d’un courrier recommandé avec demande d’avis de réception, par courrier remis en main propre ou par courrier électronique avec avis de réception.

Afin de préparer l’entretien professionnel demandé par le salarié, à une date antérieure à la reprise de poste, le salarié devra effectuer cette demande au moins quinze jours avant la reprise de poste.

Pour les salariés en congé parental, HEC Paris contactera le salarié dans les 3 mois précédant la date prévisionnelle de reprise d'activité et au plus tard 30 jours avant celle-ci pour convenir de la date d'entretien professionnel prévu par la loi. Cet entretien, à la demande du salarié, pourra se tenir avant la reprise d'activité.

2.4. L’état des lieux récapitulatif

Tous les six ans, l'entretien professionnel fait un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cette durée s'apprécie par référence à l'ancienneté du salarié dans l'entreprise.

La notion d’ancienneté implique que les périodes de suspension du contrat de travail (notamment dans le cas de certaines absences) ne sont pas prises en compte dans le calcul des six ans.

La notion d’ancienneté s’apprécie en année révolue. Ainsi, l’entretien d’état des lieux du parcours professionnel sera réalisé avant que le salarié concerné n’atteigne les sept ans d’ancienneté.

Cet état des lieux, qui donne lieu à la rédaction d'un document qui est accessible par le collaborateur sur l’outil informatique RH mis à sa disposition, permet de vérifier que le salarié a bénéficié au cours des six dernières années des entretiens professionnels prévus au sein du présent accord et d'apprécier s'il a :

• Suivi au moins une action de formation ;

• Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de son expérience ;

• Bénéficié d'une progression salariale ou professionnelle.

Ces deux derniers types de progression s’entendent de la manière suivante :

• La progression salariale d’un salarié s’apprécie à la fois au niveau individuel et/ou au niveau collectif ;

• La progression professionnelle comprend la progression « verticale », au niveau des différents échelons hiérarchiques, et la mobilité « horizontale », qui consiste en une progression en termes de responsabilités ou en un changement de métier.

Lorsque, au cours de ces six dernières années, le salarié n’a pas bénéficié des entretiens prévus et d’au moins une formation autre que celle mentionnée à l’article L.6321-2 du code du travail, son compte personnel est abondé.

Article 3. Point carrière

Le point carrière se définit comme un accompagnement de la part de la Direction des Ressources Humaines auprès d’un collaborateur, dans une démarche interactive pour faire un bilan sur sa carrière et construire un projet professionnel.

Le point carrière permet de définir un ou plusieurs projets professionnels, correspondant à ses aptitudes, compétences et motivations.

Un collaborateur peut bénéficier d’un point carrière à l’issue d’un entretien professionnel, dans lequel cet accompagnement est préconisé.

La Direction des Ressources Humaines, au regard du budget attribué au plan de développement des compétences, acceptera ou non le bénéfice d’un point carrière.

Titre 4. La mobilité interne au sein d’HEC Paris

La mobilité interne est un formidable levier de motivation et de performance et peut permettre, en outre, de répondre aux nécessités d’adaptation de la structure.

A ce titre, une politique a été mise en place pour développer la mobilité au sein d’HEC Paris. Par ailleurs, un parcours mobilité est mis en place pour permettre au salarié d’être acteur de son parcours professionnel et du développement de sa carrière.

Article 1. Dispositifs internes pour favoriser la mobilité

La Direction des Ressources Humaines développe également la mobilité interne par :

• La diffusion interne des postes à pourvoir en CDI au sein de HEC Paris. Ces postes sont disponibles sur l’intranet de HEC Paris et accessibles à tous les collaborateurs.

Les postes publiés sont ceux correspondant à une création de poste ou à un remplacement après le départ d’un collaborateur. Il est précisé que certains postes ne sont pas publiés lorsqu’ils ont été proposés à un collaborateur dans le cadre d’une évolution professionnelle.

Par ailleurs, les collaborateurs qui le souhaitent ont la possibilité d’être informés par message électronique des nouvelles offres de postes à pourvoir qui sont publiées sur l’intranet ;

• La simplification des procédures : les collaborateurs d’HEC Paris peuvent postuler aux offres d’emploi publiées sur l’intranet afin de bénéficier d’une éventuelle mobilité en envoyant leur candidature directement au Responsable des Ressources Humaines mentionné sur l’offre. Il peut également solliciter le Responsable des Ressources Humaines en charge de sa direction pour plus de précisions sur le poste disponible ;

• Encadrement des demandes de mobilité : les collaborateurs intéressés par une offre en interne peuvent postuler en envoyant leur candidature au Responsable des Ressources Humaines en charge du recrutement, dès lors qu’il justifie d’une ancienneté minimale de 2 ans sur son poste actuel ;

• Des entretiens systématiques : chaque salarié d’HEC Paris qui postule sur un poste proposé au sein de l’EESC HEC Paris sera reçu par la Direction des Ressources Humaines, dans le cadre d’un entretien. Les salariés concernés suivront le même processus de recrutement que les candidats externes ;

• Confidentialité des candidatures : les candidatures internes reçues par la Direction des Ressources Humaines sont transmises au manager qui recrute. Le manager actuel du collaborateur qui postule n’est pas informé automatiquement par la Direction des Ressources Humaines. Lors de l’entretien RH, il est recommandé au collaborateur concerné d’en informer son manager ;

• Délais à la prise de poste : sauf circonstances exceptionnelles, un délai maximum correspondant à la durée du préavis de démission prévu par les textes réglementaires et conventionnels sera appliqué avant la prise du nouveau poste, afin de préparer le remplacement du collaborateur qui bénéficie de la mobilité interne et de préparer son arrivée au sein du nouveau service. Cependant, en cas d’accord des deux managers et de la Direction des Ressources Humaines, ce délai pourra être réduit ou allongé ;

• Un retour constructif : tout collaborateur qui ne serait pas retenu dans le cadre d’une candidature interne aura un retour constructif sur les points forts et les axes de développement. L’objectif de ce retour est de lui permettre de comprendre pourquoi il n’a pas été retenu et de mettre en œuvre les actions nécessaires à la réussite de son projet professionnel, à court ou moyen terme. Ce retour oral sera réalisé par un membre de la Direction des Ressources Humaines et/ou le manager recruteur.

Article 2. Parcours mobilité

HEC Paris souhaite accompagner les collaborateurs dans la préparation de leur mobilité et a créé un nouveau parcours mobilité permettant de répondre au plus près aux situations individuelles des collaborateurs. Destiné aux collaborateurs qui s’engagent dans une démarche de mobilité, ce parcours permet, après une phase de bilan et de réflexion, de se structurer pour passer à l’action.

Le parcours mobilité s’applique de la manière suivante, selon le cas de figure :

1/ Le Salarié a un projet professionnel et a déjà postulé à des offres en interne sans être retenu

Un accompagnement spécifique est proposé au collaborateur concerné avec un coach carrière. Cet accompagnement permettra au collaborateur d’analyser les raisons pour lesquelles il n’a pas été retenu sur les offres auxquelles il a postulé. Il permettra la mise en place d’un plan d’actions.

2/ Le Salarié a un projet professionnel et n’a jamais postulé à une offre en interne

Le collaborateur concerné est invité à suivre l’atelier « compétences » mis en place au sein d’HEC Paris ainsi que divers autres ateliers lui permettant de réussir ses candidatures. Enfin, un accompagnement avec la Direction des Ressources Humaines est proposé.

3/ Le Salarié n’a pas de projet professionnel

Un point carrière peut être suivi par le collaborateur. De plus, l’entretien professionnel permet au collaborateur de faire un point sur ses compétences et sa carrière au sein d’HEC Paris.

Par ailleurs, dans le cadre d’une démarche de construction d’un projet professionnel et dans le but de contribuer à la réflexion d’éventuels choix de mobilité, il existe au sein de HEC Paris le dispositif « Vis ma vie ». Il permet au collaborateur concerné, en parallèle, de s’immerger dans un nouvel univers opérationnel pour en comprendre les enjeux, les interlocuteurs et le quotidien.

Le dispositif « Vis ma vie » est décrit au sein du titre 5 du présent accord.

Titre 5. Mesures d’accompagnement

Conformément aux dispositions légales, les actions concourant au développement des compétences sont :

• Les actions de formation ;

• Les bilans de compétences ;

• Les actions permettant de faire valider les acquis de l'expérience ;

• Les actions de formation par apprentissage, au sens de l'article L. 6211-2 du Code du travail.

Afin d’accompagner les collaborateurs tout au long de leur carrière au sein de HEC Paris, des dispositifs d’accompagnement à l’initiative du salarié ou de HEC Paris sont également mis en place.

Ces dispositifs permettent au salarié d’être acteur de son parcours professionnel.

Article 1. Les actions concourant au développement des compétences

HEC Paris souhaite favoriser l’utilisation des outils permettant le développement des parcours professionnels et des compétences, à l’initiative des salariés.

Dans ce cadre, les Parties conviennent de rappeler les différents dispositifs au sein de l’Accord.

1.1. Les actions de formation

1.1.1. L’objectif des actions de formation

L’action de formation est un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel.

En plus de pouvoir être exercées en présentiel, les actions de formation peuvent être réalisées en tout ou partie à distance et peuvent être réalisées en situation de travail.

Les actions de formation ont notamment pour objet :

• De favoriser l'adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l'évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l'emploi et de participer au développement de leurs compétences en lien ou non avec leur poste de travail. Elles peuvent permettre à des travailleurs d'acquérir une qualification plus élevée ;

• De favoriser la mobilité professionnelle.

1.1.2. La distinction entre les formations obligatoires et les autres formations

Les actions de formation obligatoires sont celles qui conditionnent l’exercice d’une activité ou d’une fonction, en application d’une convention internationale ou de dispositions légales réglementaires.

Les actions de formation dites obligatoires constituent du temps de travail effectif.

Les actions de formation autres qu’obligatoires constituent également du temps de travail effectif à l’exception :

• Des formations dispensées par HEC Paris, qui peuvent se dérouler en partie en dehors du temps de travail, dans les conditions fixées au sein du présent accord ;

• Des formations réalisées au sein d’une école ou d’un organisme de formation, représentant au minimum 35 heures de formation et qui peuvent se dérouler en partie en dehors du temps de travail.

Dans ce cas, les règles de co-investissement détaillées au sein du Titre 2 de l’Accord s’appliquent.

1.2. Le compte personnel d’activité

Le compte personnel d’activité a pour objectif, par l’utilisation des droits qui y sont inscrits, de renforcer l’autonomie et la liberté d’action de son titulaire et de sécuriser son parcours professionnel en supprimant les obstacles à la mobilité.

Le compte personnel d’activité est constitué :

• Du compte personnel de formation ;

• Du compte professionnel de prévention ;

• Du compte d’engagement citoyen.

Afin de favoriser son accès à la formation professionnelle tout au long de la vie, chaque personne dispose dès son entrée sur le marché du travail et jusqu'à la retraite, indépendamment de son statut, d'un compte personnel de formation qui contribue à l'acquisition d'un premier niveau de qualification ou au développement de ses compétences et de ses qualifications en lui permettant, à son initiative, de bénéficier de formations.

Les droits inscrits sur le compte personnel de formation permettent à son titulaire de financer une formation éligible au compte.

1.3. La validation des acquis et de l’expérience

Les dispositions légales prévoient la possibilité pour chaque personne engagée dans la vie active de faire valider les acquis de son expérience professionnelle.

L’action de validation des acquis et de l’expérience a pour objet l’obtention d’une certification enregistrée au répertoire national des certifications professionnelles.

Lorsqu’un salarié fait valider les acquis de son expérience en tout ou partie sur le temps de travail et à son initiative, celui-ci peut bénéficier d’un congé à cet effet, dans les conditions fixées par le Code du travail.

1.4. Le bilan de compétences

Le bilan de compétences a pour objet de permettre à des travailleurs d’analyser leurs compétences professionnelles et personnelles ainsi que leurs aptitudes et leurs motivations afin de définir un projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation.

1.5. Le conseil en évolution professionnelle

Toute personne peut bénéficier tout au long de sa vie professionnelle d'un conseil en évolution professionnelle, dont l'objectif est de favoriser l'évolution et la sécurisation de son parcours professionnel.

Le conseil est gratuit et est mis en œuvre dans le cadre du service public régional de l'orientation mentionné à l'article L. 6111-3 du Code du travail. L'opérateur du conseil en évolution professionnelle accompagne la personne dans la formalisation et la mise en œuvre de ses projets d'évolution professionnelle, en lien avec les besoins économiques et sociaux existants et prévisibles dans les territoires. Il facilite l'accès à la formation, en identifiant les compétences de la personne, les qualifications et les formations répondant aux besoins qu'elle exprime ainsi que les financements disponibles.

Il accompagne également les salariés dans le cadre de leurs projets de transition professionnelle.

Article 2. Les dispositifs d’accompagnement mis en place au sein de HEC Paris

2.1. Programme « vis ma vie »

Dans le cadre d’une démarche de construction d’un projet professionnel et dans le but de contribuer à la réflexion d’éventuels choix de mobilité de la part d’un collaborateur, le programme « vis ma vie » permet aux salariés de passer une demi-journée ou une journée au sein d’un département d’HEC Paris, à la découverte d’une activité, d’un métier ou d’un service.

Une fois par an, chaque collaborateur peut demander à bénéficier de ce programme, en adressant une demande auprès de la Direction des Ressources Humaines. Le salarié bénéficie alors d’un entretien avec le Responsable des Ressources Humaines référent afin de préciser les attentes et la faisabilité du projet.

A l’issue du programme, le collaborateur réalise un retour auprès de la Direction des Ressources Humaines sur son expérience.

2.2. Le Centre de Ressources Linguistiques

Les collaborateurs de l’EESC HEC Paris bénéficient d’un forfait de 40 heures par année civile auprès du Centre de Ressources Linguistiques (CRL).

Le CRL est au service du personnel, offrant l’accès à des ressources régulièrement mises à jour pour l’apprentissage et le perfectionnement des langues en auto-formation guidée.

Ainsi, les collaborateurs de l’EESC HEC Paris utilisent le crédit de 40 heures qui leur sont accordés sur leur temps de travail. Ils peuvent également choisir, dans le respect de l’organisation du service, les dates et horaires pour suivre les formations au CRL.

2.3. Programme de parrainage

2.3.1. Les objectifs du programme

Afin de favoriser l’intégration des nouveaux salariés et de renforcer la transversalité entre chaque département, HEC Paris met en place un programme de type « parrainage », appelé « Buddy ».

Le rôle du parrain / Buddy est distinct de ceux du manager, de la Direction des Ressources Humaines et des collègues de service. Bien que certains éléments puissent être communs, le parrain / Buddy ne se substitue pas à ces acteurs.

Accompagné de la Direction des Ressources Humaines, le parrain / Buddy s’assure que l’intégration du collaborateur qu’il accompagne se déroule au mieux. Cela peut être réalisé par la visite du site, la transmission de ses connaissances sur HEC Paris, de ses projets etc.

Il fournit des informations utiles à la vie quotidienne aux salariés nouvellement embauchés comme les lieux de restauration et de détente, les modalités d’accès sur les sites de HEC Paris et leurs installations, les informations disponibles sur l’Intranet, le contact des services support etc.

Cette démarche s’inscrit dans un respect de confidentialité, une attitude positive et une posture bienveillante des deux parties.

2.3.2. Campagne de recrutement

La Direction des Ressources Humaines organisera une campagne de recrutement des parrains / Buddy, basée sur le volontariat.

Les candidatures seront étudiées par la Direction des Ressources Humaines après rencontre avec les personnes candidates.

Une fois sélectionnés, les collaborateurs concernés suivront une formation adaptée reconnue lors des entretiens professionnels.

2.4. Les missions temporaires

Les missions temporaires sont un dispositif permettant aux collaborateurs de découvrir un nouvel environnement et un nouveau poste sur une durée déterminée. Durant les missions temporaires, les collaborateurs sont accompagnés par la Direction des Ressources Humaines.

Les missions temporaires sont proposées par la Direction des Ressources Humaines aux collaborateurs ayant un projet professionnel correspondant à la mission temporaire proposée. Les missions temporaires sont réalisées en fonction des besoins de HEC Paris.

Afin de bénéficier d’une mission temporaire, un collaborateur s’entretient avec un membre de la Direction des Ressources Humaines afin d’exposer son projet professionnel et de définir les opportunités qui pourraient lui être proposées.

Un avenant au contrat de travail est réalisé lorsqu’un collaborateur bénéficie d’une mission temporaire.

A l’issue de la mission temporaire, le collaborateur concerné retrouve l’emploi qu’il occupait avant la mission temporaire ou un emploi équivalent, assorti d’une rémunération au moins équivalente.

2.5. Parcours de formation à la gestion de projet

Le parcours de formation « Mener à bien mon projet » permet de répondre à des besoins spécifiques et concrets à l’issue d’une autoévaluation préalable. Ce parcours est individualisé et s’articule autour de onze modules dont un « tronc commun obligatoire ».

2.6. Posture coach

Le parcours « développer sa posture coach » permet d’acquérir les techniques et fondamentaux de la posture de coach au service du manager, de la gestion de projets et de l’action commerciale.

Titre 6. L’alternance et les stages au sein d’HEC Paris

HEC Paris accueille des alternants en contrat de professionnalisation ou en contrat d’apprentissage et des stagiaires.

A ce titre, HEC Paris s’engage dans la formation par l’alternance en permettant aux personnes concernées d’acquérir le savoir-faire et les connaissances pratiques.

Article 1. L’alternance au sein de HEC Paris

1.1. Anticipation des besoins

Une campagne annuelle est organisée par la Direction des Ressources Humaines afin d’anticiper les recrutements. Les besoins doivent être réels dans les services demandeurs et en corrélation avec la stratégie de HEC Paris.

1.2. Accompagnement des tuteurs et accueil des salariés en contrat de professionnalisation et en contrat d’apprentissage

1.2.1. Accompagnement des tuteurs

Un tuteur est désigné pour chaque collaborateur en contrat de professionnalisation et en contrat d’apprentissage.

Le tuteur tient un rôle primordial dans la formation du salarié en alternance. Ses missions sont :

• Accueillir, aider, informer et guider les bénéficiaires du contrat de professionnalisation ou du contrat d’apprentissage ;

• Organiser avec les salariés intéressés l'activité de ces bénéficiaires au sein de HEC Paris et contribuer à l'acquisition des savoir-faire professionnels ;

• Veiller au respect de l'emploi du temps du bénéficiaire ;

• Assurer la liaison avec l'organisme ou le service chargé des actions d'évaluation, de formation et d'accompagnement des bénéficiaires à l'extérieur de l'entreprise ;

• Participer à l'évaluation du suivi de la formation.

Dans ce cadre, les Parties conviennent que les tuteurs doivent être accompagnés par HEC Paris afin de remplir à bien ces missions.

Afin de réussir au mieux cet accompagnement, HEC Paris transmet avant chaque arrivée d’un nouveau collaborateur en contrat de professionnalisation ou en contrat d’apprentissage un « kit du tuteur » prévoyant :

• Des conseils afin de préparer l’arrivée du bénéficiaire du contrat de professionnalisation ou du contrat d’apprentissage ;

• Les points à rappeler lors de l’entretien d’accueil ;

• Les règles rappelant la gestion du temps des salariés en contrat de professionnalisation.

Par ailleurs, les tuteurs bénéficient d’une formation leur permettant d’apprendre à encadrer un alternant et à l’aider à remplir ses missions.

1.2.2. Accueil des salariés en alternance

Les collaborateurs en alternance sont accueillis par leur tuteur et également par la Direction des Ressources Humaines lors d’une matinée d’accueil et d’une visite du campus de HEC Paris.

Par ailleurs, les salariés en contrat de professionnalisation ou en contrat d’apprentissage disposent d’un « kit de l’alternant » prévoyant :

• Les règles concernant la gestion du temps ;

• Les contacts utiles ;

• Les contacts des autres bénéficiaires d’un contrat de professionnalisation au sein de HEC Paris.

Article 2. Les stages au sein de HEC Paris

Le stage correspond à une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle l’étudiant acquiert des compétences professionnelles et met en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou un certificat et de favoriser son insertion professionnelle.

Le stagiaire se voit confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement et approuvées par l’entreprise.

Les recrutements des stagiaires sont assurés par la Direction des Ressources Humaines.

Les Parties rappellent la nécessité d’une convention de stage signée entre le stagiaire, l’établissement d’enseignement et HEC Paris, pour qu’un stage puisse se dérouler.

Afin de favoriser l’intégration des stagiaires au sein de HEC Paris, les tuteurs de stage suivent une formation ayant pour objet l’accueil des stagiaires au sein d’un service.

Titre 7. Le déroulement de carrière des représentants du personnel

Les Parties reconnaissent que l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical est un atout pour les collaborateurs concernés.

Par ailleurs, l’exercice d’un mandat doit rester sans incidence négative sur l’évolution de carrière de son titulaire.

A ce titre, les Parties croient fortement que l’exercice d’un mandat de représentant du personnel ou d’un mandat syndical, permet le développement des compétences des salariés concernés.

Article 1. L’entretien de début de mandat

Conformément aux dispositions légales, au début de son mandat, le représentant du personnel titulaire, le délégué syndical ou le titulaire d’un mandat syndical bénéficie, à sa demande, d’un entretien individuel avec son employeur portant sur les modalités pratiques d’exercice de son mandat au regard de son emploi.

Dans ce cadre, il est convenu que l’entretien individuel de début de mandat demandé par le représentant du personnel titulaire, le délégué syndical ou le titulaire d’un mandat syndical se déroulera avec le responsable hiérarchique et un membre de la Direction des Ressources Humaines.

L’entretien de début de mandat portera sur :

• La situation professionnelle du représentant du personnel titulaire, le délégué syndical ou le titulaire d’un mandat syndical ;

• Les mandats détenus, le nombre d’heures de délégation affectées et la gestion de celles-ci ;

• Informer le représentant du personnel titulaire, le délégué syndical ou le titulaire d’un mandat syndical et son supérieur hiérarchique des modalités d’exercice du ou des mandats au regard de l’emploi occupé.

Article 2. L’entretien de fin de mandat

Les représentants du personnel titulaires, les délégués syndicaux ou les titulaires d’un mandat syndical peuvent demander à anticiper leur entretien professionnel lors de la fin de leur mandat afin de procéder à un recensement des compétences acquises au cours de leur mandat et de préciser les modalités de valorisation de l’expérience acquise.

L’entretien est réalisé à la demande du représentant du personnel titulaire, du délégué syndical ou du titulaire d’un mandat syndical concerné.

Les Parties tiennent à souligner la possibilité pour les représentants du personnel et les mandataires syndicaux d’obtenir une certification relative aux compétences acquises dans l’exercice d’un mandat.

Titre 8. Dispositions finales

Article 1. Entrée en vigueur et durée du présent accord

Les stipulations du présent accord entreront en vigueur à compter du lendemain des formalités de dépôt.

Les stipulations de l’Accord sont conclues pour une durée déterminée de trois ans, à compter de la date d’entrée en vigueur.

Article 2. Suivi du présent accord

A la demande de l’une des Parties, celles-ci pourront se réunir afin d’analyser les difficultés de mise en œuvre du présent accord et étudier tout projet de solution pouvant améliorer l’application des présentes stipulations.

Article 3. Révision de du présent accord

Une négociation relative à la révision du présent accord pourra s’ouvrir à tout moment.

La demande de révision sera effectuée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par courrier électronique avec demande d’avis de réception, en annexant les stipulations de l’accord à réviser ainsi qu’un projet de nouvelle rédaction.

Une réunion de négociation sera alors organisée à l’initiative de la Direction dans un délai d’un mois suivant la réception de cette lettre ou du courrier électronique, sauf circonstances qui permettraient de justifier d’un délai supérieur.

Article 4. Publicité et dépôt du présent accord

Dès sa signature, le présent Accord sera notifié par HEC Paris à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein d’HEC Paris.

Il sera porté à la connaissance des salariés d’HEC Paris par tout moyen.

La Direction déposera le présent Accord conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail.

Conformément à l’article D. 2231-2 du Code du travail, un exemplaire de cet Accord sera déposé au greffe du conseil de prud’hommes du lieu de conclusion.

Fait à Jouy-en-Josas,

Le 24 mars 2023

Pour HEC PARIS	Pour les Organisations syndicales
Directeur des Ressources Humaines	SNEPL-CFTC
	UNSA
	SEPOF-CFDT
	SNPEFP-CGT