ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

PREAMBULE

L’Agence Régionale de Santé Hauts-de-France (ARS), établissement public à caractère administratif, réunit des agents de la fonction publique, des contractuels de droit public ainsi que des salariés de droit privé. Des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles s’appliquent à ces personnels.

Dans ce contexte, les partenaires sociaux ont pour objectif partagé de construire un dispositif le plus convergent possible combinant des principes communs avec la nécessaire prise en compte de situations particulières.

Ces engagements pour une gestion durable des ressources humaines conduisent les partenaires sociaux à construire un accord équilibré garantissant la qualité et la continuité du service public tout en permettant aux agents de concilier, avec souplesse, la vie professionnelle et la vie personnelle.

Les technologies de l’information et de la communication offrent désormais des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux agents de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Sur le volet social, cette forme d’organisation est un des axes d’amélioration de la qualité de vie au travail créant un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle notamment au profit de l’agent ayant une durée de transport quotidienne importante.

Sur le volet environnemental, le télétravail permet une réduction des temps de transports et des émissions de gaz polluants, et contribue à diminuer l’empreinte carbone.

C’est dans le cadre de cette démarche socialement responsable que l’ARS et les organisations syndicales ont souhaité manifester leur volonté de mettre en place le télétravail.

L’année 2019 a représenté une année charnière en matière de nouveaux dispositifs d’organisation du travail à distance. En effet, en juillet 2018, les partenaires sociaux ont signé un accord expérimental de mise en place du télétravail. Au vu des contraintes budgétaires et techniques pesant sur notre Agence et afin de maximiser l’efficience de la mise en place du télétravail, le nombre d’agents bénéficiant de ce dispositif a été limité à 7% de l’effectif, de manière exceptionnelle. Aussi, cet accord expérimental s’achevant au 31 décembre 2019 et ayant été jugé positif tant par l’employeur, que par les partenaires sociaux concernant la mise en place du dispositif et par les agents en termes de réduction de la fatigue et de gain de temps, il a été fait le choix d’étendre ce dispositif. En outre, l’employeur a développé de manière accessoire le travail sur site distant. Cette modalité est pérennisée, dans la limite de la capacité d’accueil que peuvent offrir les sites de l’Agence.

SOMMAIRE

Article 1 – champ d’application et objet de l’accord5

1. Textes de référence 5

2. Personnel 5

Article 2 – Definition et modalites du teletravail5

2.1. Définition du télétravail / Télétravail à domicile et télétravail sur site distant 5

2.2. Principes généraux 6

2.3. Formules de télétravail proposées 7

Article 3 – PROCEDURE DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL8

3.1. Procédure de la demande pour les primo – télétravailleurs 8

3.2. Procédure de la demande pour les agents ayant déjà bénéficié d’une autorisation d’exercice en télétravail 8

3.3. Critères de priorisation et faisabilité en termes logistique 9

3.4. Procédure de recours 10

Article 4 –MODALITES QUANT AU DEROULEMENT DU TELETRAVAIL11

4.1. Période d’adaptation 11

4.2. En cas de changement de poste 11

4.3. Principe de réversibilité11

4.4. Entretien de fin de période 12

Article 5 –MODALITES CONCERNANT L’EXERCICE DU TELETRAVAIL12

5.1. Droits et devoirs de l’agent 12

5.2. Espace de télétravail 12

5.3. Equipement de travail 12

5.4. Relations de travail 13

5.5. Temps de travail 13

5.6. Droit à la déconnexion14

5.7. Sécurité des systèmes d’information 14

5.8. Santé, sécurité et conditions de travail 14

5.9. Frais professionnels15

Article 6 –TELETRAVAIL A TITRE EXCEPTIONNEL AU VU DE CIRCONSTANCES PARTICULIERES15

Article 7 – MISE EN œuvre DE L’ACCORD 15

7.1. Accompagnement15

7.2. Formalités de dépôt et application de l’accord16

7.3. Information du personnel 16

7.4. Suivi 16

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION ET OBJET DE L’ACCORD

1. Textes de référence

Les textes de références relatifs au télétravail sont les suivants :

• Code du travail : articles L1222-9 à L1222-11 

• Loi n° 2012-347 du 12 mars 2012 relative à l'accès à l'emploi titulaire et à l'amélioration des conditions d'emploi des agents contractuels dans la fonction publique : article 133 

• Décret n° 2016-151 du 11 février 2016 relatif à la mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature 

• Protocole d’accord UCANSS relatif au travail à distance du 28 novembre 2017

Autres références documentaires :

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F13974

https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F13851

https://www.fonction-publique.gouv.fr/teletravail-0

https://travail-emploi.gouv.fr/droit-du-travail/la-vie-du-contrat-de-travail/article/teletravail-mode-d-emploi

http://www.teletravailler.fr/

2. Personnel

Le présent accord s’applique à l’ensemble des personnels de l’Agence régionale de santé Hauts-de-France.

Peuvent prétendre au télétravail :

- les agents publics, fonctionnaires ou contractuels bénéficiant d’un contrat à durée déterminée (supérieure à un an) ou indéterminée à temps plein ou à temps partiel,

- les salariés sous conventions collectives avec un contrat à durée indéterminée à temps plein ou à temps partiel.

ARTICLE 2 – DEFINITION ET MODALITES DU TELETRAVAIL

2.1. Définition du télétravail / Télétravail à domicile et télétravail sur site distant

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’ARS, est effectué par un agent en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un agent exécute en partie son travail à son domicile ou de travail distant sur un autre site de l’ARS (à condition que celui-ci soit plus proche de son domicile que son lieu de travail habituel) en utilisant les technologies de l’information et de la communication selon les modalités définies par l’accord.

Les parties s’accordent sur le fait que le télétravail, tel que prévu par le présent accord, correspond à une alternance de périodes passées au sein de l’établissement de son lieu d’affectation et de périodes passées hors de l’établissement de son lieu d’affectation, soit à son domicile et/ou sur un site autre que celui de son lieu d’affectation.

Cependant, la mise en place du télétravail suite à une préconisation de la médecine de travail ne fait pas l’objet du présent accord. En effet, étant règlementé par des dispositions normatives spécifiques, il ne bénéficie pas du même cadre juridique. Toutefois, les agents en télétravail sur préconisation médicale reçoivent une formation appropriée, notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

2.2. Principes généraux.

2.2.1. Le volontariat.

La mise en place de ces modalités d’organisation du travail relève d’une initiative de l’agent : celui-ci s’est porté volontaire. En effet, le télétravail ne peut être imposé par l’employeur. Cependant, l’agent ne peut l’obtenir sans l’accord de sa hiérarchie.

2.2.2. Les activités non télétravaillables.

Dès lors que la totalité des activités de l’agent n’est pas constituée des missions ci-dessous, l’agent peut bénéficier du télétravail.

L’agent ne peut prétendre bénéficier de ce dispositif lorsque ses missions nécessitent :

• d'assurer un accueil ou une présence physique dans les locaux de l'administration, auprès de tous types d'usagers ;

• une présence physique dans les locaux de l'administration pour les missions de gestion de crise et d'alerte ;

• l’accomplissement de travaux portant sur des documents confidentiels ou des données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en dehors des locaux de travail ;

• l’accomplissement de travaux nécessitant l'utilisation en format papier de dossiers de tous types ou nécessitant des impressions ou manipulations en grand nombre ;

• l’accomplissement de travaux nécessitant l'utilisation de logiciels ou applications faisant l'objet de restrictions d'utilisation à distance, ou l'utilisation de matériels spécifiques ;

• l’exercice d’une activité professionnelle hors des locaux de l'administration, notamment pour les activités nécessitant une présence sur des lieux d'inspection et de contrôle.

(Cf .Annexe sur la liste des postes non télétravaillables)

2.2.3. L’autonomie.

Le travail à distance ne peut être envisagé que si l’agent est susceptible d’exercer son activité de manière autonome. La notion d’autonomie est appréciée par le manager et peut être définie selon les critères suivants :

• Réaliser la quasi-totalité des activités sans soutien quotidien

• Gérer son temps

• Prioriser ses différentes activités

• Prendre des initiatives pour résoudre des problèmes nouveaux

• Maîtriser les outils

• Alerter rapidement en cas de problème(s) et procéder à du reporting spontané.

2.3. Formules de télétravail proposées.

Le temps de présence au sein de la résidence d’affectation ne peut être inférieur à 3 jours par semaine, quelle que soit la durée du temps de travail.

L’agent peut bénéficier au maximum de 2 jours de télétravail par semaine, qu’il soit à domicile ou sur site distant.

Aussi, l’agent pourra soit :

• demander jusqu’à 2 jours de télétravail à domicile ;

• demander jusqu’à 2 jours de télétravail sur site distant ;

• cumuler les deux modalités de télétravail sans dépasser 2 jours maximum par semaine, soit 1 jour de télétravail sur site distant par semaine et 1 jour de télétravail à domicile par semaine.

Le tableau ci-dessous reprend le nombre de jours de télétravail possible en fonction du régime horaire de l’agent.

Jours travaillés dans la semaine	Nombre de jours de télétravail possible
5	2
4,5	1,5
4.5 (pour les agents travaillant sous la formule 4jours/5jours)	1 (semaine de 4 jours) 2 (semaine de 5 jours)
4	1

La durée d’autorisation d’exercice en télétravail est fixée à 12 mois. L’autorisation peut être renouvelée par décision expresse, après entretien avec le manager et avis positif de ce dernier.

ARTICLE 3 – PROCEDURE DE MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

3.1. Procédure de la demande pour les primo – télétravailleurs.

La demande se fait lors de l’appel à volontariat annuel où la SDRH transmet un questionnaire de type SOLEN à l’ensemble des agents : ceux intéressés devront remplir un dossier de candidature, obtenir l’avis de leur responsable.

La demande doit préciser les motifs et l’organisation souhaitée de la période de télétravail. En effet, l’agent et son responsable hiérarchique définissent ensemble les modalités de l’exercice du télétravail, à savoir :

• La date à partir de laquelle la mise en œuvre du télétravail est sollicitée ;

• Le rythme de télétravail ;

• L’organisation du travail : jours en télétravail et jours d’exercice des fonctions sur le lieu d’affectation ;

• Les activités télétravaillées ;

• L’équipement nécessaire au télétravail.

Quel que soit l’avis de sa hiérarchie, l’agent transmet sa demande à la SDRH via la boîte fonctionnelle ARS-HDF-SG-TELETRAVAIL@ars.sante.fr qui en accuse réception.

Celle-ci vérifie le respect du présent accord et coordonne la mise en place du télétravail, notamment par rapport à la mise à disposition de l’équipement.

Une fois, la demande acceptée pour un télétravail à domicile, l’agent devra :

• avoir accès au haut débit à son domicile, lieu de son télétravail.

• fournir une attestation sur l’honneur relative à la conformité de son installation électrique aux règles en vigueur. L’employeur se réservera le droit de vérifier cette conformité.

• transmettre une attestation d’assurance multirisque habitation.

L’employeur notifie sa décision dans les 45 jours suivants l’accusé de réception de la demande. Elle fait l’objet d’une motivation en cas de refus. En cas d’accord, l’acte officialisant la mise en place du télétravail pour l’agent est une décision prise par le Directeur Général, l’étude de besoin y étant annexée.

La SDRH transmet une copie de la décision au Conseiller de prévention et au CHSCT.

3.2. Procédure de la demande pour les agents ayant déjà bénéficié d’une autorisation d’exercice en télétravail.

A la suite d’un entretien de fin de période entre l’agent et le manager, la nouvelle demande de télétravail devra, autant que de besoin, préciser les motifs et l’organisation souhaitée de la période de télétravail. En effet, l’agent et son responsable hiérarchique définissent ensemble les modalités de l’exercice du télétravail, à savoir :

• La date à partir de laquelle la mise en œuvre du télétravail est sollicitée ;

• Le rythme de télétravail ;

• L’organisation du travail : jours en télétravail et jours d’exercice des fonctions sur le lieu d’affectation ;

• Les activités télétravaillées ;

• L’équipement nécessaire au télétravail.

Quel que soit l’avis de sa hiérarchie, l’agent transmet sa demande à la SDRH via la boîte fonctionnelle ARS-HDF-SG-TELETRAVAIL@ars.sante.fr qui en accuse réception.

Celle-ci vérifie le respect du présent accord et coordonne la mise en place du télétravail, notamment par rapport à la mise à disposition de l’équipement.

Une fois, la demande acceptée pour un télétravail à domicile, l’agent devra :

• avoir accès au haut débit à son domicile, lieu de son télétravail.

• fournir une attestation sur l’honneur relative à la conformité de son installation électrique aux règles en vigueur. L’employeur se réservera le droit de vérifier cette conformité.

• transmettre une attestation d’assurance multirisque habitation.

L’employeur notifie sa décision dans les 45 jours suivants l’accusé de réception de la demande. Elle fait l’objet d’une motivation en cas de refus. En cas d’accord, l’acte officialisant la mise en place du télétravail pour l’agent est une décision prise par le Directeur Général, l’étude de besoin y étant annexée.

La SDRH transmet une copie de la décision au Conseiller de prévention et au CHSCT.

3. Critères de priorisation en cas de dépassement du quota annuel.

L’accès au télétravail se réalisera par vague annuelle, au vu de la faisabilité budgétaire, technique et organisationnelle.

La première année, il est prévu le quota de 50 agents supplémentaires en télétravail à domicile ; pour les années suivantes, le nombre d’agents supplémentaires en télétravail à domicile sera déterminé par le Directeur général, après évaluation de la commission de suivi et bilan au CHSCT, selon le calendrier suivant :

• Evaluation du dispositif : septembre / octobre ;

• Commission de suivi : octobre / novembre ;

• Présentation en instance : novembre / décembre ;

• Décision du directeur général : décembre.

Les candidatures de télétravail à domicile seront analysées et sélectionnées, dans la limite du quota annuel. En cas de dépassement du quota annuel, ces demandes seront examinées :

• En premier lieu, par le temps de transport ;

Pour évaluer cette durée, l’employeur se basera sur les données fournies par les sites suivants : Google Maps ou SNCF. Il prendra en compte la durée de trajet domicile travail habituel la plus longue de l’agent. Le temps de transport fera l’objet d’un échange entre l’agent et son supérieur hiérarchique et d’une vérification par la SDRH.

• En second lieu, par le fait d’être parent d’enfant(s) n’ayant pas atteint l’âge de 16 ans et le fait d’être aidant 

Sera considéré comme aidant, sur la base d’un certificat médical, le conjoint, le concubin, la personne avec laquelle le bénéficiaire a conclu un pacte civil de solidarité, l’ascendant, le descendant ou le collatéral jusqu’au quatrième degré du bénéficiaire, ou l’ascendant, le descendant ou le collatéral jusqu’au quatrième degré de l’autre membre du couple qui apporte l’aide humaine et qui n’est pas salarié pour cette aide.

La priorisation des demandes se fera à l’aide de la grille de pondération suivante :

Temps de trajet (aller)	De 0 min à 15 min	1
	De 16 min à 30 min	4
	De 31 min à 45 min	7
	>45 min	10
Enfants <16 ans	Oui	5
	Non	0
Aidant	Oui	5
	Non	0
Total	Maximum 20 points

Les candidatures pour le télétravail sur site distant ne sont pas intégrés dans le quota annuel et l’autorisation d’exercice de télétravail sur site distant sera octroyée dans la limite des capacités d’accueil de l’ARS.

4. La procédure de recours.

Lorsque la demande fait l’objet d’un refus, l’avis défavorable du responsable ou de la SDRH doit être motivé et transmis à l’agent. Le point d’entrée unique de toute demande sur ce sujet est adressé à la SDRH via la boîte fonctionnelle ARS-HDF-SG-TELETRAVAIL@ars.sante.fr qui en accuse réception.

Pour les personnels de droit public, l’agent a la possibilité de demander un entretien auprès de la SDRH avec la présence du référent RH de sa direction.

L’agent a également la possibilité de faire un recours selon les voies habituelles (recours hiérarchique, commission administrative paritaire ou tribunal administratif) en cas de refus opposé à une demande initiale ou de renouvellement dans un délai de deux mois à compter de la notification de refus.

Pour les personnels de droit privé, l’agent peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la SDRH dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La SDRH répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier de l’agent.

Ces voies de recours sont également applicables dès lors que les parties ne s’accordent pas sur le principe de réversibilité, pendant ou après la période d’adaptation.

ARTICLE 4 – MODALITES QUANT AU DEROULEMENT DU TELETRAVAIL

4.1. Période d’adaptation.

Une période d’adaptation de 3 mois maximum est prévue pendant laquelle chacune des parties peut mettre fin à cette forme d’organisation du travail en respectant un délai de prévenance de 30 jours. Toutefois, ce délai peut être réduit en cas d’accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas si la décision d’autorisation d’exercice en télétravail est renouvelée lorsque l’agent conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre l’agent et son responsable hiérarchique direct au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation. Il permet d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail et de définir les éventuelles mesures correctives.

Il appartient au responsable hiérarchique direct de suivre de manière attentive cette période d’adaptation dans le cadre de l’organisation du service.

Cette période d’adaptation ne s’applique pas en cas de nouvelle période de télétravail.

4.2. Situation en cas de changement de poste ou de domicile.

En cas de changement de poste, la décision de télétravail devient caduque. Il conviendra de suivre la procédure prévue à l’article 3.2.

La poursuite du télétravail en cas de changement de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la rédaction, après transmission par l’agent des attestations nécessaires, d’une nouvelle décision d’autorisation d’exercice en télétravail.

Cette procédure ne remet pas en cause l’accès au dispositif mais permet l’actualisation de la décision d’autorisation de télétravail à domicile.

Le changement de domicile de l’agent peut générer de sa part un souhait de ne plus télétravailler (Cf. § 4.3).

3. Principe de réversibilité.

Il peut être mis fin à cette forme d’organisation à tout moment et par écrit, à l’initiative de l’agent ou du responsable hiérarchique direct. Lorsque la décision est prise par le responsable hiérarchique, celle-ci doit être motivée et notifiée à l’agent par écrit.

La fin de l’autorisation implique le retour de l’agent dans les locaux de l’agence et dans son équipe de travail, dans les conditions antérieures à la mise en place du dispositif.

Le délai de prévenance est fixé à 2 mois et pourra être réduit en cas de nécessité de service dûment motivée, si la décision émane de l’employeur.

4. Entretien de fin de période

Deux mois avant le terme de l’autorisation annuelle d’exercice en télétravail, un entretien de fin de période sera opéré entre l’agent en télétravail et son responsable hiérarchique afin de réaliser un bilan du télétravail et d’évoquer les conditions d’activité et la charge de travail.

Un document formalisera les échanges et sera étudié dans le cadre d’une nouvelle demande.

ARTICLE 5 – MODALITES CONCERNANT L’EXERCICE DU TELETRAVAIL

5.1. Droits et devoirs de l’agent.

Les agents exerçant leurs fonctions en télétravail bénéficient des mêmes droits et obligations que les agents exerçant sur leur lieu d’affectation.

2. Espace de télétravail.

Les parties rappellent que le télétravailleur doit disposer d’un espace lui permettant de travailler dans un environnement propice à la concentration et à la réalisation de ses missions et permettant d’assurer la confidentialité des échanges professionnels qu’il effectue et des données sur lesquelles il travaille.

L’espace respectera la législation en matière d’hygiène, de santé et de sécurité au travail ainsi que celle en matière de conformité électrique. L’agent s’engage également à respecter la sécurité informatique telle que mise en application par son employeur.

De plus, l’agent veillera à l’ergonomie de son poste de travail.

3. Equipement de travail.

L’employeur fournit et assure la maintenance des équipements informatiques nécessaires au télétravail. Elle met à disposition le poste défini et en conserve la propriété intégrale.

L’équipement nécessaire au télétravailleur est déterminé en amont par le responsable hiérarchique et l’agent, lors de l’examen de la demande de télétravail, en fonction des missions et de l’organisation du télétravail. La SDSI est en charge d’établir une étude technique de faisabilité sur les besoins en matériel informatique et en logiciel.

La composition de cet équipement est décrit dans l’étude de besoin destinée à la commande du matériel et validé par la SDSI, décisionnaire en la matière.

La date de prise d’effet du télétravail est aménagée suivant la disponibilité du matériel.

L’agent en télétravail doit en assurer la bonne conservation et signaler sans délai toute dégradation ou dysfonctionnement. L’utilisation du matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

L’agent s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin à celui-ci.

4. Relations de travail.

L’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur et devra respecter les dispositions de l’Accord aménagement du temps de travail.

Les jours télétravaillés sont fixes et déterminés entre l’agent et son manager. La fixation de ces jours pourra être modifiée lors de l’établissement d’une nouvelle décision, à la fin de la période, en informant la SDRH via la boîte fonctionnelle ARS-HDF-SG-TELETRAVAIL@ars.sante.fr , deux mois avant la fin de l’autorisation de télétravail.

Par ailleurs, la modification des jours télétravaillés pourra être exceptionnellement opérée une fois au cours de la période et la demande devra être dûment motivée.

Au même titre que les autres agents, le télétravailleur doit pouvoir rencontrer régulièrement sa hiérarchie.

Notons que l’annulation d’une journée de télétravail devra rester exceptionnelle et être portée à la connaissance du manager et de la SDRH via la boîte fonctionnelle ARS-HDF-SG-TELETRAVAIL@ars.sante.fr . Tout abus en la matière pourra être transmis à la SDRH via la boîte fonctionnelle ARS-HDF-SG-TELETRAVAIL@ars.sante.fr qui en accuse réception.

Le manager du télétravailleur veillera, autant que faire se peut, à organiser les réunions de service ou de travail les jours où le télétravailleur est sur site. Dans le cas contraire, les moyens de communication à distance doivent être utilisés. Néanmoins, lorsque la présence de l’agent s’avère requise pour nécessité de service ou pour suivre une formation, l’agent ne pourra récupérer sa journée de télétravail.

Il est de la responsabilité du manager d’organiser l’activité de son service en privilégiant le collectif de travail et les rencontres entre les agents.

5. Temps de travail.

Les agents en télétravail exercent leurs activités par référence aux plages horaires déterminées au sein de l’accord Aménagement du Temps de Travail.

Dans le cadre du droit à la déconnexion et à la garantie des temps de repos obligatoires, une pause méridienne minimum de 30 minutes doit être respectée.

Pour les agents soumis au badgeage horaire, le système est maintenu les jours télétravaillés. En effet, l’agent badgera en se connectant à l’application Horoquartz.

Pour l’ensemble des agents relevant d’un forfait annuel en jours, chaque journée effectuée en télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens du forfait horaire de l’agent. Il ne sera pas nécessaire pour les agents de badger mais l’agent posera via l’application Horoquartz qu’il est en télétravail.

6. Droit à la déconnexion.

La mise en place du télétravail au sein de l’ARS Hauts-de-France a vocation à préserver l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle. Il ne doit pas aboutir à une utilisation abusive des outils numériques ou encore le non-respect des temps de repos et congés.

En effet, le télétravailleur, tout comme l’ensemble des agents de notre ARS, a le droit de déconnexion. Ce droit peut être défini comme celui pour l’agent de ne pas être connecté à un outil numérique professionnel (smartphone, mail, …) pendant les temps de repos et les congés.

L’employeur assure ce droit à la déconnexion. L’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en dehors des horaires de travail doit conserver un caractère exceptionnel. En effet, l’agent n’est pas tenu de répondre à ces sollicitations au-delà des horaires de travail.

Ces principes doivent être appliqués par l’ensemble du personnel. Ces bonnes pratiques collectives permettront ainsi de garantir le droit à la déconnexion au sein de notre ARS.

(Cf .Annexe sur Charte de bonnes pratiques de gestion du temps de travail)

7. Sécurité des systèmes d’information.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur à l’ARS, en particulier la Charte Sécurité des Systèmes d’Information et tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur l’intégrité des données et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe et d’accès à son poste de travail pour les travaux effectués à domicile.

8. Santé sécurité et conditions de travail.

Les parties rappellent que l’employeur est tenu d’informer le télétravailleur des dispositions relatives à la santé et à la sécurité au travail applicables. Il informe le télétravailleur de la politique en matière de santé et de sécurité au travail.

Si la situation le justifie et en particulier lorsque l’agent est reconnu travailleur handicapé, l’agent peut rencontrer le conseiller de prévention ou un assistant de prévention afin de s’assurer qu’il pourra exercer le télétravail dans les meilleures conditions. Si une visite est nécessaire, elle sera conduite dans l’espace de travail dédié aux activités professionnelles de l’agent et, le cas échéant, les installations techniques y afférentes.

Comme pour l’ensemble des lieux de travail / sites de l’ARS, les membres du CHSCT peuvent réaliser une visite au domicile du télétravailleur afin de s'assurer de l’application des règles en vigueur dans les limites du respect dû à la vie privée. Ainsi, ces visites ne concernent que l'espace de travail dédié aux activités professionnelles de l'agent et, le cas échéant, les installations techniques y afférentes. Ces visites doivent être subordonnées à l'information préalable de l'agent en respectant un délai de prévenance de 10 jours. Son accord écrit est requis. Les modalités de ces visites devront être préalablement définies.

En cas de refus de l’agent, l’employeur peut mettre fin au télétravail.

En cas de risques identifiés, la mise aux normes est à la charge de l’agent. La suspension du télétravail pourrait être envisagée jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

Aussi, tout accident survenu au télétravailleur à son domicile pendant le temps de travail sera soumis à la même procédure que s’il était intervenu dans les locaux de l’ARS-HDF.

La liste nominative des télétravailleurs est transmise annuellement à la médecine du travail, aux conseiller et assistants de prévention et aux membres du CHSCT.

9. Frais professionnels.

L’ARS prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile en octroyant une indemnité forfaitaire mensuelle versée au prorata du nombre de jours télétravaillés.

L’indemnité mensuelle varie en fonction du nombre de jour(s) de télétravail à domicile :

• 5 € pour ½ jour de télétravail  par semaine ;

• 10 € pour 1 jour de télétravail par semaine ;

• 15 € pour 1 jour et ½ de télétravail par semaine ;

• 20 € pour 2 jours de télétravail par semaine.

Cette indemnité forfaitaire est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels. Le versement de l’indemnité forfaitaire est effectué automatiquement tous les 6 mois et est proratisée en cas d’absence du télétravailleur supérieure à 30 jours consécutifs.

ARTICLE 6 – TELETRAVAIL A TITRE EXCEPTIONNEL AU VU DE CIRCONSTANCES PARTICULIERES

Le Secrétariat Général peut autoriser à titre exceptionnel les collaborateurs bénéficiant d’un équipement de travail nécessaire, à télétravailler pour une durée limitée.

Une telle autorisation est nécessairement due à des circonstances exceptionnelles.

ARTICLE 7 – MISE EN ŒUVRE DE L’ACCORD

7.1. Accompagnement

Les agents se préparant au télétravail reçoivent une formation appropriée notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition et sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les supérieurs hiérarchiques chargés d’encadrer des télétravailleurs sont obligatoirement formés afin de développer leurs compétences en matière d’encadrement à distance.

Les agents de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés par les managers à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Il est créé la boîte fonctionnelle ARS-HDF-SG-TELETRAVAIL@ars.sante.fr , point d’entrée unique de toute demande, question… relative au télétravail.

2. Formalités de dépôt et application de l’accord.

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans.

• Pour les agents de droit privé

Le présent accord prend effet le 1^er février 2020.

Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord local au sens de l’article L 2232-12 du code du travail prévoyant également les conditions de validité.

Le présent accord est déposé, dès que les conditions de validité sont remplies, au secrétariat du greffe du Conseil de prud’hommes de Lille ainsi qu’à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi du siège de l’ARS HDF.

• Pour les agents de droit public

Le présent accord prendra effet le 1^er février 2020. Il ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord local au sens de l’article 8 bis de la loi du 13 juillet 1983.

L’employeur s’engage à prendre une décision de mise en application intégrale du présent accord au bénéfice des agents de droit public, dès lors que les conditions légales prévues par les textes sont remplies.

Un exemplaire est transmis à la direction des ressources humaines des ministères sociaux pour information.

3. Information du personnel

L’accord sera porté à la connaissance de l’ensemble du personnel et sera consultable sur le site Intranet de l’Agence

4. Suivi.

Un comité de suivi de la mise en œuvre du présent accord est institué. Il est composé :

- de représentants de la direction,

- de représentants des organisations syndicales représentatives du personnel et signataires de l’accord.

Il se réunira une fois par an.

Lors de ces réunions, l’ARS fournira aux représentants du personnel un bilan sur les impacts du télétravail sur la base des indicateurs.

Fait à Lille, le

En 10 exemplaires originaux,

Directeur général de l’ARS Hauts-de-France

Organisations syndicales du personnel de droit public :

Déléguée syndicale CFDT	Délégué syndical CGT
Délégué syndical SUD	Déléguée syndicale UNSA

Organisations syndicales du personnel de droit privé :

Déléguée syndicale CFDT	Déléguée syndicale SNFOCOS
Déléguée syndicale UNSA

ANNEXES

• Liste des postes non télétravaillables

• Liste des indicateurs de suivi

• Charte de bonnes pratiques de gestion du temps de travail

Liste des postes non télétravaillables

Agent d’accueil

Agent courrier

Agent courrier accueil

Agent courrier parc automobile

Archiviste

Assistant administratif en charge certificat de décès

Gestionnaire courrier chauffeur

Gestionnaire logistique

Responsable logistique

Responsable reprographie

Liste d’indicateurs de suivi

• Nombre d’agents ayant rempli le questionnaire

• Nombre de N+ 1 ayant rempli le questionnaire

• Nombre d’agents ayant rempli le questionnaire et déclarant se porter candidat au télétravail

• Nombre d’études de besoin reçues

• Nombre d’avis positifs et négatifs du N+1 mentionné dans l’étude de besoin

• Motifs des refus

• Nombre de recours lors d’un refus par le N+1

• Nombre de maintiens de refus ou changements positifs suite à un recours

• Nombre de demandes faites au titre du temps de transport, d’aidant, d’enfant à charge et critères cumulés

• Raisons motivant les demandes par thématique

• Nombre (pourcentage) de managers et d’agents en télétravail sur la population manager et agent

• Nombre (pourcentage) de télétravailleurs par site, par délégation, par rapport au siège en proportion sur le nombre total d’agent par site, par délégation, par rapport au siège

• Nombre (pourcentage) de télétravailleurs par direction

• Nombre de maintiens ou non durant la période de réversibilité et d’adaptation

• Motifs d’arrêts de télétravail pendant les périodes de réversibilité et d’adaptation

• Nombre de refus par direction

• Motifs des recours

• Différents motifs évoqués dans les demandes en dehors des critères de priorisation