Accord d'entreprise "UN ACCORD RELATIF AUX MODALITES D'ORGANISATION PAR VOTE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez VALENCE ROMANS HABITAT (Siège)

Accord collectif relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles

Entre les soussignés

L’OPH VALENCE ROMANS HABITAT, dont le siège social est situé 3 rue Rossini – 26000 VALENCE

Représenté par M, Directeur Général

D’une part,

Et

Le Syndicat C.F.D.T., représenté par M, Délégué syndicale désignée selon les articles L 2143-3 et R 2143-2 du Code du Travail

Le Syndical C.F.E.-C.G.C., représenté par M, Délégué syndical désigné selon les articles L 2143-3 et R 2143-2 du Code du Travail

Le Syndicat C.F.T.C., représenté par M, Délégué syndical désigné selon les articles L 2143-3 et R 2143-2 du Code du Travail

Le Syndicat C.G.T., représenté par M, Délégué syndical désigné selon les articles L 2143-3 et R 2143-2 du Code du Travail

D’autre part,

Chacune des parties se déclarant habilitée à conclure aux présentes, il a été décidé de conclure le présent accord.

Il a été convenu :

De signer un accord collectif sur le vote électronique pour l’élection des membres du Comité Sociale et Economique.

Préambule :

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Economique et Social au sein de VALENCE ROMANS HABITAT (VRH) qui doivent se dérouler au mois de décembre 2022, les parties signataires du présent accord conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ayant recours au vote électronique comme le propose l’article L.2314-26 du Code du Travail modifié par l’Ordonnance n°2017-1819 du 22 septembre 2017.

Le présent accord est conclu dans le respect des articles R.2314-5 à -18 du Code du Travail issus du Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 dans le cadre et selon les modalités décrites ci-après.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le recours au scrutin électronique permettra tout en garantissant la sécurité et le respect des données personnelles, notamment de :

• obtenir des résultats immédiatement ;

• faire disparaître les risques d’erreurs ou de fraude au moment du dépouillement ;

• s’inscrire dans une démarche de développement durable en réduisant les consommations mais aussi les coûts liés à l’utilisation du papier ;

• de pallier les aléas postaux et de favoriser la participation des électeurs ;

• de moderniser le dialogue social et de s’adapter aux nouveaux usages.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

A cet effet, le présent accord comporte notamment des dispositions relatives :

• aux modalités de vote applicables

• à la confidentialité des données

• au contrôle du fonctionnement du système

En application des articles R.2314-5 et suivants du Code du Travail, les garanties offertes par le système de vote retenu, en termes de sécurité et de confidentialité des votes, sont précisés dans le cahier des charges annexé au présent accord.

Article 1 : Principes généraux

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique doit être, pour chaque scrutin, prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales

Article 2 : Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

Les modalités d’organisation de ce vote seront alors précisées par le protocole d’accord préélectoral.

Article 3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3.1 Principe du recours à un prestataire extérieur

Les signataires conviennent de confier à une société prestataire ci-après dénommée « le prestataire », l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société prestataire, ci -après dénommée « le prestataire » qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, permettant notamment :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires minimales énoncées notamment aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du Travail modifiés par le Décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s’imposeront également aux personnes chargées par le Prestataire de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral et s’engage à respecter le cahier des charges annexé au présent accord.

Article 3.2 : Le recours à une expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• d’une part, de la délibération CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique,

• d’autre part, du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif aux modalités du vote électronique pour l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique,

• de troisième part de l’arrêté du 25 avril 2007.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant et satisfaire aux exigences des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre au principe de confidentialité des données transmises, de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote, de la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes édictées par la CNIL et par le Décret du 29 décembre 2017 et par l’arrêté du 25 avril 2007.

Article 3.3 : Respect de la Loi Informatique et Libertés

Le système de vote électronique, nécessitant le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration préalable auprès de la CNIL.

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans le périmètre de l’accord seront tenues informées par l’Entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Article 3.4 : Cellule d’assistance technique et de sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle comprend des représentants de l’Entreprise et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 3.5 : Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 4 : Déroulement des opérations de vote

Article 4.1 : Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 5 Avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Le contrôle de la conformité des listes électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi sont effectuées dans les mêmes conditions.

Article 4.2 : Le protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Article 4.3 : Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel poste, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Compte tenu du recours au vote électronique, les périodes d’ouverture du scrutin électronique seront augmentées au-delà du temps de travail, de sorte que le scrutin sera ouvert 24h/24 pendant une période donnée.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l’entreprise dans un lieu préservant la confidentialité du vote.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période de scrutin auront la possibilité de voter par internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral du jour, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant tout la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation du vote électronique. Elle sera également mise en ligne sur le site intranet de l’entreprise afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Préalablement à la mise en service du site, la recette des masques présentés à l’écran (équivalent du « bon à tirer ») aura lieu en présence du ou des représentants de la Direction, des Organisations Syndicales et du prestataire au moyen de codes qui auront été fournis par le prestataire.

Par ailleurs, il sera procédé avant que le scrutin ne soit ouvert :

• par le prestataire : à un test du système de vote électronique et à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• par les membres du bureau de vote, à la vérification que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Il sera contrôlé par le prestataire, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 4.4 : Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité.

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Les listes sont présentées sur les écrans par ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Article 4.5 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un courriel contenant un lien permettant de récupérer l’identifiant et le mot de passe (générés de manière aléatoire) sur un site sécurisé. Cet envoi électronique sera doublé d’un envoi papier à son adresse personnelle précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote ainsi que les codes d’accès.

Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

Le code d’identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et pour les suppléants. Il pourra alors procéder à son choix. La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

En cas de perte ou d’oubli des codes, après que l’électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail professionnelle ou personnelle (communiquée par l’électeur) soit par SMS.

La génération de nouveaux codes ne pourra être réalisée qu’une fois.

Article 5: Clôture et résultats

Article 5.1 : Clôture

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (R.2314-15 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les listes d’émargement seront éditées pour signature des membres du bureau de vote.

Article 5.2 : Décompte et attribution des sièges

Une fois le scrutin clôturé, le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le président et ses deux assesseurs reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».  

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 5.3 : Délai de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers support.

Article 6: Confidentialité et sécurité

Article 6.1 : Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Les parties rappellent que le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

Le traitement " fichier des électeurs " est établi à partir des listes électorales et a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Il est rappelé que le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 6.2 : Dispositif de secours

Un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une affectation des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 : Dispositions finales

Le présent accord est applicable à VRH pour les prochaines élections des membres du Comité Social et Economique et Social.

Il est donc conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2018 et cessera donc automatiquement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisée et définitive (c’est-à-dire après épuisement, le cas échéant des délais et voies de recours).

Il entrera en vigueur le lendemain du jour de son dépôt.

L’accord pourra être révisé dans les conditions prévues à l’article L.2261-7 et L.2261-8 du Code du Travail.

Il fera l’objet des formalités de notification, de dépôt et de publicité dans les conditions prévues aux articles L.2231-5 à L.2231-7 du Code du Travail.

Fait à Valence, le 22 mars 2022, en 7 exemplaires

Pour VALENCE ROMANS HABITAT,

Directeur Général

Pour le syndicat CGT,

Délégué Syndical ⁽¹⁾

Pour le syndicat CFDT,

Délégué Syndical ⁽¹⁾

Pour le syndicat CFE CGC,

Délégué Syndical ⁽¹⁾

Pour le syndicat CFTC,

Délégué Syndical ⁽¹⁾

⁽¹⁾ Les mentions « lu et approuvé » et « bon pour accord » doivent être écrites de la main de chaque signataire et suivies de la signature de chacune des parties. Chaque page est à parapher.

ANNEXE : CAHIER DES CHARGES

Préambule

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail relatives à la mise en œuvre du vote électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique (articles R 2314-5 et suivants).

1. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• Assurer l’intégrité du vote,

• Assurer l’unicité du vote,

• Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

2. Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

• L’organisation et l’administration du processus de vote ;

• L’expression du vote par les électeurs ;

• Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;

• L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux électeurs ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux titulaires désignés ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des électeurs ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des électeurs pendant la durée des opérations électorales ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.

Section 3.02 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Section 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Section 3.04 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Section 3.05 Expertise indépendante

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

Section 3.06 Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

ARTICLE IV Déroulement des opérations de vote

Section 4.01 Ouverture et fermeture des scrutins

Les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins sont fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ouverture et la fermeture des scrutins sont automatiques.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

Section 4.02 Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assure la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats sont accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats sont affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veille à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques sont réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) sont présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système propose par défaut le vote pour une liste complète. Le système permet cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Section 4.03 Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.

L’électeur accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral) sur la page de connexion au site.

La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.

Une fois connecté au site de vote, pour l’élection tant des titulaires que l’élection des suppléants, l’électeur se voit présenter les bulletins de vote correspondant aux scrutins le concernant dans son collège.

L’électeur valide son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Section 4.04 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Section 4.05 Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

Article V Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera  accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera  conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.