Accord d'entreprise "UN ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITES D'ORGANISATION PAR VOIE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES" chez HABITAT DU GARD (Siège)

ACCORD COLLECTIF AUX MODALITES D’ORGANISATION PAR VOIE ELECTRONIQUE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Entre les soussignés :

HABITAT DU GARD,

Office Public de l’Habitat,

représenté par son Directeur Général,

d’une part,

et

les Organisations Syndicales représentatives :

• la CGT,

• la CFDT,

• FO,

D’autre part,

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

La direction et les organisations syndicales représentatives se sont rencontrées aux fins d’étudier l’opportunité de recourir au vote par voie électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE).

Ce dispositif est encadré par la loi (L. n°2001-575) pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Ainsi, après avoir échangé sur les informations et témoignages recueillis, il a permis aux parties de les conforter dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Ainsi, les parties signataires ont convenu de signer un accord collectif sur le vote électronique pour l'élection des membres du comité social et économique.

Le présent accord collectif a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 1 - Principe du recours à un prestataire

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à une société prestataire spécialisée dans l'organisation matérielle et technique du processus de vote électronique.

La société prestataire qui sera retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• l'anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R. 2314-5 à R. 2314-18 du code du travail.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la commission nationale informatique et libertés.

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord.

ARTICLE 2 - Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des agents et salariés de l’Entreprise appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

ARTICLE 3 – Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 4 - Modalités de mise en œuvre du vote électronique

4-01 – Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par l’employeur.

L’employeur prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-8 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

4-02 - Respect de la loi informatique et libertés

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'employeur sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel d’Habitat du Gard. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'Office en seront informées.

4 -03 Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par l'article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur sont séparés. L'opinion émise par l'électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d'identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les membres des bureaux de vote, les représentants de l'employeur et les délégués de liste pourront consulter, sur un site sécurisé, le taux de participation. Cette information sera mise à jour chaque jour.

4-04 – Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’agent et le salarié. En particulier, chaque agent et salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

ARTICLE 5 - Modalités du déroulement des opérations de vote

5-01 – Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection des représentants du personnel au comité social et économique, l’employeur et les organisations syndicales représentatives négocient un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

5-02 - Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, est faite à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d'accord préélectoral relatif à ces élections, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Les professions de foi et les logos devront être fournies sous la forme d'un fichier au format dont les caractéristiques seront précisées dans le protocole d’accord préélectoral

5-03 - Bulletins de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l'intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l'ordre alphabétique.

Par ailleurs, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins et la typographie utilisés soient identiques pour toutes les listes.

5-04 Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les agents et salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire seront mis à la disposition des électeurs par l'employeur dans un lieu préservant la confidentialité du vote, que ce soit au niveau du siège social ou du siège des agences de proximité.

Par ailleurs, les salariés absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail le plus proche pour voter. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès internet.

5-05 – Déroulement des opérations de vote

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique. Elle sera également transmise par mail afin que les salariés puissent y avoir accès à tout moment.

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura pour mission, notamment de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellés et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système sera scellé

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5-06 - Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5-07 - Dépouillement - Procès-verbaux – Résultats

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux ainsi que les listes d’émargement

ARTICLE 6 – Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée 

Conformément à l’article D.2231-2 du Code du travail, le présent accord sera déposé à la DREETS à l’initiative de la Direction d’Habitat du Gard sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail dénommée « télé Accords » accessible sur le site internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr et au conseil de prud’hommes de Nîmes:

Le présent accord entrera en vigueur, conformément à l’article L.2262-1 du code du travail, le jour suivant l’accomplissement des formalités de dépôt prévues ci-dessus.

Le présent accord est établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise d’un original à chaque partie et sera également porté à la connaissance des salariés mis en ligne sur l’intranet de l’entreprise.

ARTICLE 7 - Dénonciation et révision

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions des articles L. 2261-7 et suivants du code du travail. La volonté de réviser, obligatoirement accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle, sera notifiée aux parties signataires par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre récépissé.

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

Dans ce cas, l’employeur et les organisations syndicales présentes dans l’entreprise se réuniront au plus tôt pendant la durée du préavis pour débattre des possibilités d’un nouvel accord

Fait à Nîmes, le,

en 5 exemplaires originaux.