Accord d'entreprise "Accord collectif sur le télétravail" chez OPH - OFFICE PUBLIC DE L HABITAT DE HAUTE GARONNE (Siège)

Accord collectif sur le télétravail

Préambule :

Ces dernières années ont été caractérisées par une forte évolution de l'environnement technologique dans lequel évoluent les entreprises. L’OPH31 n'échappe pas à cette tendance de fond qui se traduit par l'usage du numérique dans tous les domaines. L'accès à l'information est facilité par les équipements déjà déployés au sein de l’OPH31 et ceux qui seront mis à leur disposition dans le futur.

Néanmoins, aujourd’hui l’ensemble des processus de fonctionnement de l’OPH31 ne sont pas totalement digitalisé et l’activité en présentiel reste pour l’Office Public de l’Habitat 31 le fonctionnement principal d’organisation du travail et le télétravail constitue une modalité complémentaire intéressante pour l’Office et son personnel.

Cette ère du numérique va encore s’amplifier dans les prochaines années et amorce un changement important dans la notion de « lieu de travail » telle que nous devons l'appréhender avec nos collaborateurs. Les équipements dont ils disposent déjà étant de nature à leur permettre de se connecter à distance et d'exercer ainsi leurs fonctions sans pour autant être physiquement présents dans les locaux de l’OPH31. Et d'être ainsi en mesure de pratiquer le télétravail.

Dans le même temps, le télétravail est une réponse forte au souhait de nombreux collaborateurs et collaboratrices qui aspirent à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle à laquelle chacun peut légitimement aspirer. L’année 2020 marquée par la crise sanitaire, a imposé le travail à distance aux agents dont les activités le rendaient possible, cette expérience de télétravail a démontré que ce dispositif contribuait à la qualité de vie au travail à laquelle l’OPH31 est très attachée.

Ainsi, la mise en place du télétravail permet notamment aux personnels concernés de réduire le temps de déplacement entre le domicile et le lieu de travail, temps souvent considéré par ces derniers comme un facteur de stress, d’anxiété ou de fatigue. La réduction de ce temps de déplacement contribue à la réduction du risque routier ainsi que de l’empreinte environnementale de l’entreprise et permet également une réduction des frais engagés pour le salarié notamment en matière de déplacement.

Le télétravail constitue enfin une véritable opportunité pour proposer à nos collaborateurs et nos équipes une autre façon de travailler individuellement et collectivement et développer leur engagement dans la durée. C'est dans ce contexte que l’OPH31 a décidé d'engager la négociation du présent accord avec l'objectif d'ouvrir le télétravail à tous les collaborateurs qui le souhaitent sous réserve d'en remplir les conditions. Cet accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’OPH31 quel que soit leur statut, privé ou public, ayant au moins une ancienneté minimale de 6 mois et qu’ils soient en contrat à durée indéterminée (CDI) ou déterminée (CDD).

Les parties signataires du présent accord sont également conscientes que le télétravail représente un réel changement de culture. À ce titre, elles considèrent que la mise en œuvre de ce dispositif dans une approche généralisée doit faire l'objet d'un accompagnement particulier en termes d’organisation et de formation, qu'il s'agisse des managers comme des collaborateurs.

Enfin, le déploiement du télétravail au sein de l’OPH31 s'inscrit dans le cadre des récentes évolutions de la législation sociale relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail du 22 septembre 2017 qui assouplit l'accès au télétravail et dans le cadre de l’ordonnance du 17 février 2021 relative à la négociation et aux accords collectifs dans la fonction publique et à l’accord cadre relatif au télétravail conclu le 13 juillet 2021 entre les principaux syndicats de la fonction publique.

Cet accord a pour objectif de :

• Mettre en place le télétravail en adaptant celui-ci aux contraintes de l’organisation de l’office et en assurant aux collaborateurs concernés l’exécution de leurs fonctions dans les meilleures conditions de travail possible 

• S’assurer que cette modalité d’organisation du travail soit compatible avec nos missions, nos objectifs et s’inscrive sur le long terme comme un vecteur de progrès

• Déployer les outils et méthodes de travail qui nous permettront de structurer le télétravail comme une modalité d’organisation fiable et pérenne.

A cet effet, il est inséré dans le présent accord des dispositions portant notamment sur :

• Le personnel éligible au télétravail

• Les conditions de déroulement de l’activité sous forme de télétravail 

• L’existence d’une période d’adaptation 

• Les conditions d’un retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail.

Titre I : Champ d’application et définitions

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord charte s’applique au sein de L’Office Public de l’habitat de la Haute Garonne, et concerne les salariés quel que soit le statut (FPT ou privé).

Article 2 : Définitions

Conformément aux dispositions légales, le télétravail se définit comme toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

A ce titre, l’ensemble des activités d’un poste de travail doivent être maintenues et doivent inclure les déplacements professionnels nécessaires à l’exercice du métier (ex : réunion, intervention sur site, EDL…). Ainsi les déplacements professionnels sont organisés directement depuis le lieu de télétravail choisi par le collaborateur, sans passer par les locaux de l’employeur.

Le travail hors des locaux de l'entreprise s'entend comme tout lieu hors des locaux de l’OPH31 sous réserve que les collaborateurs prennent toutes les dispositions pour assurer leur sécurité ainsi que celle des données qu'ils sont amenés à traiter, ceci dans les conditions fixées par le règlement intérieur et la Charte d'utilisation des systèmes d'information et de communication applicables dans l’OPH31.

En outre, il est rappelé que le télétravail étant un mode d'organisation de l'activité professionnelle, le collaborateur doit veiller à ce que son environnement personnel soit propice au travail.

Titre II : Salariés éligibles au télétravail

Article 1 : Critères d’éligibilité au télétravail

Il est rappelé que l'activité en télétravail du collaborateur souhaitant bénéficier de ce dispositif doit être compatible avec le fonctionnement de l'équipe à laquelle il est rattaché. De même, l'exécution en télétravail des missions attachées à l'emploi doivent être compatibles avec le bon fonctionnement de l'activité du service.

Les conditions d’éligibilités :

• Personnel à temps complet ou bien à temps partiel au moins équivalent à 80 % d’un temps complet 

• Personnel avec une ancienneté d'au moins six mois au sein de l’OPH31

• Être capable d’exercer son travail en toute autonomie et hors des locaux de l’OPH31

• une bonne maîtrise des applications informatiques indispensables à l'activité

• une bonne connaissance des processus et des règles applicables dans l'entreprise

• être habitué et avoir démontré sa capacité à travailler de manière collective, à s'organiser et à reporter, de manière à maintenir les échanges entre les collaborateurs en télétravail et le reste de l'équipe

• appartenir à un service dont le fonctionnement est conciliable avec le télétravail 

• exercer des fonctions compatibles avec le télétravail

• disposer sur son lieu de télétravail, d'un environnement adapté et répondant aux normes de sécurité notamment électrique

• disposer sur son lieu de télétravail, d'un accès à internet suffisamment dimensionné en rapidité, débit et stabilité pour permettre un lien continu avec les systèmes d’information de l’OPH31.

En outre, compte tenu de la spécificité de cette organisation de travail, le salarié devra disposer d’aptitudes professionnelles lui permettant d’organiser et gérer son temps de travail de manière efficace.

Ces conditions sont cumulatives.

Outre les salariés ne répondant pas aux conditions précédentes, sont également exclus du télétravail les salariés :

• dont la présence continue au sein de l’office du salarié est nécessaire

• occupant des fonctions soumises à des contraintes techniques et matérielles spécifiques 

• qui exercent régulièrement ou de manière prolongée leurs fonctions en dehors des locaux de l’OPH31

Et également les salariés :

• en contrat de formation par alternance (apprentissage, contrat de professionnalisation)

• en période de stage en égard à l’objet de leur contrat ou convention qui impose une présence et un accompagnement individuel au sein de l’entreprise.

Article 2 : Organisation du télétravail

Le télétravail ne doit pas avoir pour conséquence de nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et des services qui la composent.

Afin de préserver la cohésion d’équipe et le maintien des liens au sein du collectif de travail de l’Office, tout en veillant à la prévention des risques liés à l’isolement des salariés en télétravail, deux jours de travail doivent être assurés au minimum en présentiel de manière hebdomadaire. Le nombre de jours de télétravail est limité à 2 jours maximum par semaine.

Chaque manager arbitre les demandes individuelles de son équipe en s’assurant de la présence quotidienne de 50% de ses effectifs tout en veillant à la continuité de l’activité et à la préservation de la cohésion de l’équipe. (Exemple : pendant les congés de fin d’année, si 50% des équipes d’une activité, d’un service ou d’un pôle sont absents, il ne pourra pas y avoir de télétravail, pour les autres collaborateurs de l’activité, du service ou du pôle, sur cette même période).

Titre III : Lieu d’exercice du télétravail

Article 1 : Lieu d’exercice principal du télétravail

Le télétravail s’exerce obligatoirement en France métropolitaine, en principe, au domicile du salarié.

Toutefois, le salarié est libre d’établir le lieu d’exécution dan un autre lieu, situé en France, où le télétravail peut être exercé. Sont notamment visés les lieux suivants : tiers lieux de travail (plateforme dédiée au télétravail, centre d’affaires, télécentres…).

Le lieu ainsi retenu est spécifié au sein du formulaire mettant en place le télétravail.

Le salarié s’engage à informer l’employeur sans délai tout changement de domicile ou de lieu où se réalise le télétravail.

Le nouveau domicile devra répondre aux conditions prévues par le présent accord pour l’exercice du télétravail et les justificatifs afférents devront être fournis.

Article 2 : Organisation et conformité des lieux de travail

Le salarié candidat au télétravail doit disposer d’une pièce lui permettant :

• d’exercer ses missions professionnelles dans des conditions optimales, exclusives de toute forme de nuisance extraprofessionnelle 

• d’exercer son travail dans des conditions conformes aux règles d’hygiène et de sécurité applicables à tout travailleur 

• de se consacrer à son activité lors de son temps de travail 

• d’installer les outils informatiques et de communication nécessaires à son activité.

Le salarié doit en outre :

• S’assurer que le système électrique de son lieu de télétravail est conforme à la réglementation en vigueur et permet d’exercer son activité professionnelle dans les conditions de sécurité requises 

• disposer d’un espace pouvant être utilisé à des fins professionnelles et équipé d’un mobilier adapté 

• disposer d’une connexion internet suffisante afin de travailler normalement et accéder aux données informatiques de l’entreprise 

• être dégagé de l’ensemble de ses obligations personnelles pendant ses plages horaires de travail, pour se consacrer uniquement aux missions professionnelles confiées.

Il est demandé au salarié concerné de remplir une déclaration sur l’honneur (cf. annexe 1) par laquelle il atteste disposer de l’ensemble des conditions lui permettant de télétravailler.

Les engagements de l’employeur sont précisés dans le présent accord et plus particulièrement dans les chapitres : Condition d’exécution du télétravail et Hygiène et Sécurité.

Article 3 : Assurance

Le salarié fournit une attestation d’assurance garantissant les risques liés au télétravail applicable au lieu où celui-ci sera exécuté et adresse annuellement cette attestation au moment du renouvellement de son assurance.

La mise en place et le maintien du télétravail sont conditionnés par cette formalité.

Quand la mise en place de télétravail est à la demande de l’employeur le surcoût éventuel de la prime d’assurance est pris en charge par l’entreprise sur présentation d’un justificatif.

Titre IV : Mise en place du télétravail

Le télétravail est exercé au de l’OPH31 selon un principe de volontariat et de réversibilité, tant à l'initiative du collaborateur que du manager.

Aussi, le télétravail ne peut être mis en œuvre que par accord préalable entre le collaborateur et le manager. Ce dernier ne peut imposer le télétravail au collaborateur dont le refus ne peut être sanctionné.

Article 1 : Mise en place d’un commun accord

Le télétravail ne peut être mis en place que d’un commun accord entre l’office et l’employé.

Il est ainsi rappelé que le fait d’être éligible au télétravail dans les conditions précédemment énoncées ne permet pas à l’employé de prétendre automatiquement au bénéfice du télétravail. L’accord de la Direction et du manager est nécessaire.

Article 2 : Mise en place sur demande du salarié

Lorsque le collaborateur souhaite bénéficier du télétravail, il adresse sa demande auprès de son supérieur hiérarchique à l’aide du formulaire adapté annexé au présent accord (cf. annexe 2).

Le responsable hiérarchique apportera une réponse à cette demande via le formulaire dans un délai ne pouvant excéder un mois calendaire (30 jrs).

Le manager peut refuser une demande de télétravail en notifiant une réponse écrite et motivée au collaborateur pour en expliquer les raisons. Un entretien peut être organisé à la demande de l’employé en cas de refus afin d’en préciser les motifs.

La mise en œuvre effective du télétravail n’intervient qu’après la vérification des prérequis matériels à la mise en œuvre de cette modalité de travail.

Les conditions d’éligibilité au télétravail sont soumises à l’appréciation du manager direct (responsable hiérarchique N+1).

Le responsable hiérarchique N+2 sera informé des décisions envisagées quant à l’accès au télétravail des collaborateurs du périmètre, en vue notamment de s’assurer de la cohérence des décisions envisagées pour les services constitués de plusieurs équipes.

En cas d’acceptation, un échange est organisé entre le collaborateur concerné et son manager afin d'apprécier notamment les modalités d'application du télétravail souhaitées par le collaborateur et celles qui pourraient être envisagées. Sont notamment évoqués lors de cet échange les modalités d'organisation du travail en télétravail, les éventuelles modalités de communication privilégiées (mails ou téléphone), et le choix du (ou des) jour(s) de télétravail en fonction des tâches à réaliser et des contraintes du service.

Il est précisé que le manager peut imposer de façon exceptionnelle une à deux journée(s) par semaine de présence de l'ensemble de son équipe au sein des locaux de l’OPH31. Le choix du (ou des) jour(s) de télétravail doit alors tenir compte de cet éventuel impératif. La présence de l'ensemble des collaborateurs doit permettre d'assurer le lien social ainsi qu'une cohésion d'équipe gage d'efficacité.

Le formulaire de candidature au télétravail consigne le contenu de cet échange ainsi que les modalités retenues à l'issue de l'entretien.

Une fois la demande acceptée et les modalités de télétravail définies, le collaborateur pourra bénéficier du dispositif de télétravail dès la mise à disposition des moyens techniques et vérification des prérequis fixés par le présent accord.

Le télétravail est accepté pour une durée d'un an renouvelable tacitement.

Il est précisé que les motifs de refus du passage en télétravail doivent reposer sur des critères objectifs. Ces refus peuvent notamment être justifiés par :

• le non-respect des conditions d'éligibilité

• la nature de l'activité qui n'est pas éligible au télétravail parce qu'elle nécessite la présence physique sur site

• les contacts et les échanges obligatoires nécessitant la présence permanente dans les locaux pour l'accomplissement de la mission

• le manque d'autonomie suffisante du collaborateur

• les raisons tenant à une impossibilité matérielle et/ou technique rendant impossible l'exécution de la mission au lieu de télétravail du collaborateur.

La décision et le motif de refus doivent être consignés par écrit par le manager dans le formulaire dédié au collaborateur

En cas d'évolution de la situation sur le motif ayant justifié le refus, cette décision relative au télétravail pourra être révisée sans délai.

Article 3 : Mise en place sur proposition de l’OPH 31

La Direction de l’Office a la faculté de proposer à un salarié d’exercer ses missions sous forme de télétravail dans les conditions prévues par le présent accord (article 6 titre IV).

Le salarié dispose d’un délai 15 jours après réception de la proposition pour faire part de son refus ou de son acceptation du recours du télétravail.

A l’expiration du délai :

• la proposition de l’entreprise devient caduque ;

• le salarié est réputé avoir refusé la proposition.

Le refus du salarié n’est pas un motif de rupture du contrat de travail.

Article 4 : Formalisation de l’accord

Le formulaire de télétravail signé par l’ensemble des parties formalise l’acceptation du télétravail ainsi que ses conditions d’exécution par l’OPH et le salarié.

Article 5 : Changements de fonctions

Lors d’un changement de fonction, le maintien du télétravail n’est pas de droit. Il est procédé par le responsable hiérarchique à une étude sur le caractère adapté du télétravail aux nouvelles fonctions. Le cas échéant, le changement de fonction pourra être subordonné à l’abandon du télétravail par la personne concernée. En cas d'évolution de la situation du collaborateur la situation de télétravail est réexaminée

Dans la mesure où les conditions de mise en place du télétravail ne seraient plus respectées, il peut être mis fin à la situation de télétravail dans les conditions prévues par le présent accord. Il peut également être procédé à l'adaptation du télétravail en vue de s'efforcer de le rendre de nouveau compatible avec la nouvelle situation de travail.

Article 6 : Circonstances exceptionnelles

Le recours au télétravail occasionnel est limité aux circonstances exceptionnelles suivantes :

• situation de crise nécessitant la mise en œuvre du Plan de Continuité d'Activité :

  • pandémie ou toute autre situation sanitaire nécessitant la mise en place d'un plan de continuité spécifique

  • pointe de pollution dans les conditions à l'article L.223-1 du code de l'environnement.

Les dispositions spécifiques définies pour le télétravail habituel ne s'appliquent pas au recours au télétravail exceptionnel.

Il doit faire l'objet d'un accord écrit, selon les cas, du chef d'établissement ou bien de la Direction des Ressources Humaines, précisant la durée pour laquelle le télétravail exceptionnel est autorisé et les modalités d'application de ce télétravail et pourra être formalisé par courrier électronique.

Dans ces hypothèses, le télétravail peut être mis en place unilatéralement et temporairement par la Direction de l’Office pour la seule durée des événements exceptionnels.

En tout état de cause, à l'issue de la période couvrant cette situation exceptionnelle, le télétravailleur reprendra son activité intégralement dans les locaux de l'entreprise ou selon son organisation définie par le dispositif télétravail habituel.

Titre V : Conditions d’exécution du télétravail

Article 1 : Période d’adaptation

La mise en place du télétravail dans l’OPH31 constitue une évolution culturelle majeure pour les collaborateurs qu'il s'agisse de la manière d'appréhender leur activité aussi bien que de la gestion des relations avec leurs collègues ou bien avec leur hiérarchie. C'est pourquoi, les collaborateurs qui auront souhaité bénéficier du dispositif de télétravail disposeront d'une période d'adaptation au cours de laquelle, ils pourront apprécier, en situation, l'adéquation de ce mode d'organisation à leur poste mais aussi leur capacité à s'inscrire dans de nouvelles relations avec les autres collaborateurs de l’OPH31 pendant ces périodes de travail à distance. Pendant cette même période, le manager appréciera la pérennité de l'organisation mise en place avec le collaborateur à l'occasion de sa demande de télétravail.

Ainsi, la mise en œuvre du télétravail fera l'objet d'une période d'adaptation d'une durée de 3 mois de travail effectif. Durant cette période, collaborateur et manager sont responsables de l'appréciation de la compatibilité du télétravail avec l'activité du télétravailleur et de son impact sur le fonctionnement du service. Pendant ces 3 mois, chacune des parties peut mettre fin à cette forme d'organisation du travail par écrit, ou bien en adapter les modalités, sous réserve du respect d'un délai de prévenance d'au moins quinze jours.

Au terme de ce délai de prévenance, si le constat est fait de l'inadéquation entre ce type d'organisation et le poste occupé, le collaborateur reprend l'exercice de son activité intégralement dans les locaux de l’OPH31.

De plus au cours de la période d’adaptation, chacune des parties, peut mettre un terme au télétravail, moyennant le respect d’un délai de prévenance de 7 jours avec motivations écrites pouvant être notifiées par courrier électronique.

En cas de cessation de l'activité en situation de télétravail, le collaborateur s'engage à restituer dans les deux semaines suivantes l'ensemble des matériels, logiciels, outils spécifiquement mis à sa disposition pour lui permettre d'exercer son activité en télétravail.

Article 2 : Droits et obligations du télétravailleur

Le télétravail constitue simplement une modalité particulière d’exécution de la prestation de travail. Le télétravailleur demeure un membre du personnel de l’OPH31.

Article 2.1 : Droits collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits collectifs légaux et conventionnels que ceux applicables aux collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l'entreprise afin qu’aucune rupture d’égalité entre les salariés ne découle de cette nouvelle organisation de travail.

Article 2.2 : Droits individuels

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits individuels que les autres collaborateurs de l'entreprise, notamment en matière de formation professionnelle, de déroulement de carrière, d'entretiens individuels et de politique d'évaluation.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes entretiens individuels que les autres collaborateurs de l'entreprise. Il est soumis aux mêmes politiques d'évaluation que les autres collaborateurs.

Article 3 : Présence obligatoire en entreprise et sur les lieux d’intervention

Le télétravailleur doit, sans pouvoir opposer à la Direction de l’Office son statut télétravailleur, se rendre obligatoirement dans l’entreprise ou tout autre lieu porté à sa connaissance lorsque sa présence physique est nécessaire et obligatoire. Il s’agit notamment des hypothèses suivantes :

• réunion d’équipe, formation, rencontre avec des clients, partenaires, entretien avec la hiérarchie…

Article 4 : Lutte contre l’isolement

Le télétravail peut avoir pour conséquence d’entraîner l’isolement de l’employé en raison de l’éloignement de son lieu de travail.

Les signataires de l’accord considèrent que la lutte contre l’isolement se traduit aussi par l’exigence d’une présence physique du télétravailleur dans les locaux de l’office. Ainsi, le télétravailleur ne peut pas exercer en totalité son contrat de travail en dehors de l’office.

En conséquence, les télétravailleurs doivent être physiquement présents en entreprise à hauteur de 2 jours minimum par semaine.

Cette présence minimale dans les locaux de l’entreprise ne constitue qu’un plancher. La Direction et le télétravailleur peuvent convenir d’une durée de présence en entreprise plus importante.

Article 5 : Temps de travail

Le temps de travail du télétravailleur s’articule dans les mêmes conditions que le temps de travail des autres salariés de l’entreprise.

Ainsi, le télétravailleur effectue sa prestation de travail selon le régime du temps de travail qui lui est applicable (temps complet, temps partiel, …).

Le temps de travail d’un télétravailleur est évalué au regard du temps de présence en entreprise et de celui réalisé en situation de télétravail.

Dans ces conditions, le télétravail ne saurait avoir pour conséquence de modifier ni le régime horaire, ni l'amplitude de travail effectif applicable en temps normal, lorsque le collaborateur effectue son activité au sein des locaux de l'entreprise.

Le télétravailleur doit être en mesure de se connecter à distance au Système d’Information de l’OPH31 dans le cadre des horaires applicables au sein de l'entreprise. Il doit être joignable par téléphone et par messagerie sur les plages horaires fixes applicables au sein de son établissement de travail. En tout état de cause, il ne pourra pas être contacté en dehors de la plage horaire fixe.

Compte tenu de la spécificité du télétravail, il est prévu que lors des périodes dans lesquelles le salarié est placé en situation de télétravail, le temps de travail est suivi au moyen de l’outil de gestion des temps de l’Office.

Les signataires rappellent que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’entraîner un dépassement des durées maximales de temps de travail ou le non-respect des durées minimales de temps de repos. Il appartient conjointement aux managers et au télétravailleur, en raison de la spécificité de sa situation de travail, de veiller au respect des dispositions légales ou conventionnelles relatives au temps de travail et de repos.

Article 6 : Régulation de la charge de travail

Article 6.1 : Organisation de la charge de travail

L’activité des télétravailleurs doit être équivalente à celle des autres travailleurs placés dans une situation identique. Le télétravail ne doit pas entraîner de surcharge de travail. Dès lors, le cas échéant, les objectifs fixés, les résultats attendus et les modalités d’évaluation sont similaires à ceux des salariés ne relevant pas du statut de télétravailleur.

La hiérarchie et le collaborateur veilleront à ce qu’un équilibre, proportionné au temps de télétravail, soit assuré entre la charge de travail en entreprise et celle en télétravail.

L’organisation du travail, la charge de travail et la répartition dans le temps du travail des salariés fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veillera notamment à ce que :

• le salarié ne soit pas placé dans une situation de surcharge de travail 

• les durées maximales de travail, l’amplitude maximale de travail et les durées minimales de repos soient respectées.

Ce suivi est notamment assuré par :

• l’étude des décomptes déclaratifs sur la durée de travail effectuée

• la tenue des entretiens annuels.

Article 6.2 : Organisation de service

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le télétravailleur.

Il est rappelé que le télétravail ne doit pas constituer un frein à la participation de la vie du service et notamment aux réunions. Dans ce cadre, le manager peut imposer une à deux journée(s) fixe(s) par semaine de présence de l'ensemble de ses collaborateurs au sein de l’OPH31.

La ou les journées fixée(s) peuvent être révisée(s) ponctuellement en fonction des nécessités de service. Un délai de prévenance de cinq jours francs doit être respecté sauf circonstances liées à la nécessité de continuité de service.

L'entretien annuel d'appréciation avec le collaborateur, portera notamment sur les conditions d'activité du collaborateur et sa charge lorsqu'il exerce son activité en télétravail.

Article 6.3 : Dispositif d’alerte

Le salarié qui, du fait du télétravail, rencontre des difficultés inhabituelles dans l’organisation de son travail, dans la prise de ses congés ou temps de repos ou estime que sa charge de travail est trop importante à le devoir d’alerter immédiatement sa hiérarchie en transmettant des éléments sur la situation invoquée.

Un entretien sera organisé dans les plus brefs délais afin que la situation soit analysée.

Lors de cet entretien, il sera procédé à un examen de l’organisation du travail du salarié, de sa charge de travail, de l’amplitude de ses journées d’activité, avant d’envisager toute solution permettant de traiter les difficultés qui auraient été identifiées.

Article 6.4 : Dispositif de veille

Un entretien est organisé dans les mêmes conditions et avec les mêmes objectifs que l’entretien organisé au titre du dispositif d’alerte lorsqu’un supérieur hiérarchique :

• estime qu’un salarié est dans une situation de surcharge de travail 

• constate l’absence d’une bonne répartition du travail en entreprise et en télétravail 

• constate que les durées maximales d’amplitude ou minimales de repos ne sont pas respectées 

• constate que le salarié ne prend pas les jours de repos et congés dont il bénéficie.

La participation l’employé à cet entretien est impérative.

Article 7 : Droit à la déconnexion

Une charte sur le droit à la déconnexion est en vigueur au sein de l’office les salariés en télétravail pourront exercer leur droit à la déconnexion conformément aux dispositions de la charte du droit à la déconnexion en date du 1^er janvier 2022, ainsi que de tout texte s’y substituant. Cette charte est annexée au présent accord (cf. annexe 3)

Les parties ont souhaité rappeler qu'une vigilance particulière devait être portée à la question de la déconnexion pour les collaborateurs bénéficiaires du télétravail.

Article 8 : Respect de la vie privée

Le télétravail doit s’articuler avec le principe du respect de la vie privée du salarié.

Dans ces conditions, les signataires prévoient plusieurs mesures destinées à assurer au mieux cette articulation.

Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut habituellement être contacté lorsqu’il est en situation de télétravail correspondent aux horaires de travail applicables au salarié.

Le télétravailleur doit, pendant son temps de travail, consulter régulièrement sa messagerie et répondre, sauf circonstances exceptionnelles, aux diverses sollicitations de l’entreprise dans les meilleurs délais sous respect des règles relatives aux durées maximales de travail et aux temps de repos.

Afin d’assurer et de préserver le respect de la vie privée, il est convenu que l’entreprise ne diffusera pas les coordonnées personnelles du télétravailleur.

Article 9 : Suspension temporaire du télétravail

La Direction pourra suspendre temporairement le télétravail d’un employé et demander la présence physique du salarié au sein de l’entreprise notamment dans l’une des hypothèses suivantes :

• remplacement d’un salarié absent

• surcroît exceptionnel d’activité

• panne de matériel nécessaire au télétravail.

Article 10 : Suspension du contrat de travail

Lorsque le contrat de travail est suspendu, et ce, qu'elle que soit la cause de cette suspension (arrêt maladie, congés payés…) le télétravailleur ne doit pas fournir de prestation de travail, que ce soit en entreprise ou sous forme de télétravail.

En cas d’arrêt de travail pour cause de maladie ou accident professionnel ou non, le télétravailleur est tenu d’informer la Direction dans les mêmes conditions, délais et formes que celles applicables pour l’ensemble des salariés.

Titre VI : Fin du télétravail

Article 1 : Caractère réversible du télétravail

Le télétravail ne présente pas un caractère contractuel. Ainsi, l’entreprise comme l’employé pourront mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de préavis d’un mois.

Chacune des parties peut décider de mettre fin au télétravail. Si la réversibilité est à l'initiative du manager, ce dernier doit recevoir le collaborateur pour lui exposer les motifs, évaluer si un plan d'actions peut être mis en place pour permettre la poursuite du télétravail. Si aucun plan d'actions ne peut être élaboré, il lui notifie une décision écrite et motivée.

En cas d'impossibilité manifeste ou de circonstances exceptionnelles rendant impossible la poursuite du télétravail, ce délai peut être réduit ou supprimé à l'initiative de la hiérarchie ou à la demande expresse du collaborateur.

Dans l'hypothèse où les conditions d'éligibilité ne sont plus réunies ou si le télétravailleur ne respecte pas les règles de sécurité ou de confidentialité applicables, l'entreprise se réserve le droit de mettre fin immédiatement et sans délai de prévenance à la situation de télétravail.

La décision de mettre fin à la situation de télétravail doit être notifiée, par écrit, à l'autre partie. Un entretien entre le télétravailleur et son manager est organisé afin de leur permettre d'échanger sur les motifs de la cessation du télétravail.

L’information de l’autre partie est réalisée par :

• courrier recommandé 

• courrier remis en main propre 

• courrier électronique.

En cas de cessation de la situation de télétravail, le collaborateur reprend son activité dans des conditions équivalentes à celles applicables antérieurement à la mise en place du télétravail.

En cas de cessation de l'activité en situation de télétravail, le collaborateur s'engage à restituer dans les deux semaines suivantes, l'ensemble des matériels, logiciels, outils, accessoires spécifiquement mis à sa disposition pour lui permettre d'exercer son activité en télétravail

Titre VII : Hygiène et sécurité

Article 1 : Santé et sécurité du télétravailleur

L’entreprise s’assure de la santé et la sécurité du télétravailleur et en organise la prévention. Ce dernier est lui-même tenu à cette obligation vis-à-vis de sa propre personne. En conséquence, les lieux dans lesquels s’exerce le télétravail doivent répondre aux règles relatives à l’hygiène et la sécurité applicables à tout travailleur.

L’attestation de conformité des lieux de travail établie par le salarié ou le fonctionnaire, dans les conditions précédemment énoncées, garantit que le salarié a vérifié qu’il pouvait exercer sa mission dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité.

Article 2 : Accident

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail.

Le salarié doit fournir des éléments matériels précis sur le contexte de la survenance de cet accident. Ces éléments serviront de base à la déclaration d’accident du travail.

La présomption instituée par le présent article est une présomption simple. La Direction peut contester les déclarations d’accident du travail.

Le télétravailleur doit prévenir l’entreprise dans les plus brefs délais de la survenance de cet accident.

Lorsqu’un accident survient en dehors du lieu où doit être exécuté le télétravail ou bien en dehors des plages horaires de travail, l’accident ne bénéficie pas de la présomption d’accident du travail. Il appartient alors, le cas échéant, au salarié de prouver que celui-ci est d’origine professionnelle.

Titre VIII : Equipement du télétravailleur

Dans le cadre du télétravail, l’entreprise met à la disposition du télétravailleur les équipements suivants :

• Un ordinateur portable et les accessoires associés (souris, recharge batterie…)

• Un casque audio

• L’accès aux applications et logiciels de son activité via un système de connexion à distance

• L’accès à sa ligne téléphonique professionnelle fixe et sa messagerie depuis son ordinateur

Le matériel fourni au télétravailleur reste l'entière propriété de l’OPH31 et doit être utilisé à des fins professionnelles.

En aucun cas le télétravailleur peut utiliser un autre matériel que celui qui lui est fourni par l’OPH31. Le non-respect de cette clause constitue une violation de la charte des Système d’Information et peut entrainer des sanctions disciplinaires. En outre le télétravailleur serait pleinement responsable des conséquences d’une fuite ou d’une perte d’information ainsi que les préjudices subis par des partis tiers propriétaires de cette information.

Le télétravailleur doit prendre soin de l'équipement qui lui est confié et en assurer la bonne conservation ainsi que des données qui y sont stockées. Il doit informer immédiatement la direction des Systèmes d’Information ainsi que son manager en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou vol du matériel mis à disposition.

Il est enfin rappelé que le télétravailleur bénéficie du support technique à distance dans les mêmes conditions que les collaborateurs présents dans les locaux de l'entreprise.

En cas d'incident technique empêchant le télétravailleur d'effectuer normalement son activité dans le cadre du télétravail, il doit en informer immédiatement son manager qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l'activité (retour sur site ou CP, RTT, …).

Si l'impossibilité d'exercer la mission est liée aux moyens techniques de l’OPH31, la solution apportée sera liée à la criticité du dysfonctionnement appréciée par le manager et la direction des systèmes d'information.

Si la durée prévisible du dysfonctionnement identifié devait être supérieure à une demi-journée, le manager pourrait demander le retour du collaborateur dans l'entreprise sans que cela nécessite la pose de congés pour la période pendant laquelle il n'a pas exercé son activité.

À ce titre, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir exercer son activité au sein des locaux de l'entreprise afin de poursuivre son activité, dans l'attente de la résolution du problème technique.

Article 1 : Utilisation professionnelle de l’équipement mis à disposition

Le matériel et les abonnements mis à disposition du télétravailleur par l’entreprise doivent faire l’objet d’une utilisation conforme à la charte informatique en vigueur au sein de l’entreprise et jointe au présent accord (cf. annexe 4).

Ceux-ci sont réservés un usage professionnel exclusif.

Toute utilisation non conforme des équipements et des abonnements pourra être sanctionnée dans les conditions prévues par la charte informatique et le règlement intérieur.

Article 2 : Protection des données informatiques

L’utilisation du matériel informatique, l’accès au réseau internet et la protection des données auxquelles le salarié a accès dans le cadre du télétravail se réalisent conformément aux dispositions de la charte informatique de l’entreprise.

Il est rappelé que les matériels mis à disposition du télétravailleur doivent être utilisés exclusivement par le collaborateur. Le télétravailleur s'engage à respecter les règles applicables dans l'entreprise en matière de sécurité et de protection des données.

Le télétravailleur s'engage à respecter les règles fixées par l’OPH31 en matière d'utilisation du matériel informatique. Il s'engage notamment à appliquer toutes les consignes de sécurité qui lui sont communiquées par l’OPH31.

À ce titre, le télétravailleur porte une attention particulière aux règles de sécurité et plus spécifiquement à ses moyens d'authentification qui sont personnels, confidentiels et non-transmissibles.

En toute hypothèse, le télétravailleur doit veiller à ce que tous les équipements, toutes les informations, et tous les fichiers demeurent confidentiels conformément aux règles internes de l’OPH31.

Il doit également respecter la charte d'utilisation des systèmes d'information et de communication qui est mise à disposition de l'ensemble des collaborateurs.

Article 3 : La préservation du domicile

L’OPH31 s'interdit tout accès intempestif au domicile du télétravailleur. En cas de risque grave identifié sur l’adéquation de son domicile à l’exercice d’une activité professionnelle dans le respect des dispositions légales en matière de santé et de sécurité, l’entreprise se réserve le droit de mettre fin au télétravail. La direction devra en informer le salarié sous 48 heures par courrier recommandé avec accusé de réception, notifiant le risque. Avec l’accord écrit et préalable du collaborateur, les membres du CSE pourront réaliser à son domicile et en sa présence une visite de l’espace consacré à l’activité professionnelle, afin de donner un avis sur le risque grave identifié. En cas de risque identifié à la suite de la visite du CSE, le collaborateur devra mettre son domicile en conformité dans les plus brefs délais, afin de permettre la poursuite du télétravail.

Article 4 : Accompagnement des collaborateurs télétravailleurs et des managers ayant des collaborateurs en situation de télétravail

L'accessibilité d'un nombre important de collaborateurs au télétravail conduit à une évolution sensible des relations au sein de l'entreprise. Ainsi, par exemple, les modalités de communication entre les collaborateurs, le management d'équipe, le pilotage ou le rendre compte des collaborateurs peuvent s'en trouver changés en profondeur.

C'est sur la base de ces constats que l’OPH31 si nécessaire mettra en place un dispositif d'accompagnement des collaborateurs permettant d'assurer la transition vers ce changement culturel mais aussi afin d'adapter les pratiques quotidiennes existantes dans les équipes.

Cet accompagnement prendrait notamment la forme de formations relatives à l'exercice du télétravail. Ces actions consistent notamment à sensibiliser les candidats au télétravail aux bonnes pratiques en matière de santé et de sécurité, de déconnexion, d'ergonomie, de sécurisation des données etc. Le télétravailleur ne pourra pas refuser de suivre ces formations mises en œuvre.

Une formation distincte sera mise en place si nécessaire pour les managers de collaborateurs en télétravail. Elle portera notamment sur le management à distance mais aussi sur l'identification des risques psychosociaux auxquels les collaborateurs en situation de télétravail pourraient être exposés notamment du fait du risque d'isolement.

Il est précisé que ces formations, si mises en œuvre seront obligatoires.

Au bout de six mois de déploiement du présent accord et au plus tard le 1^er juin 2022, des questionnaires seront envoyés à l'ensemble des télétravailleurs et à leurs managers ayant pour objet de mieux connaître et mesurer les éventuels impacts liés au télétravail.

Les résultats de ces questionnaires seront présentés lors du premier point de la commission de suivi prévue au présent accord (voir article suivi de l’accord).

Article 5 : Prise en charge des frais liés au télétravail

Le télétravail est basé sur le volontariat et la mise en place de celui-ci permet notamment aux salariés concernés de réduire le temps de déplacement entre le domicile et le lieu de travail. La réduction de ce temps de déplacement contribue à la réduction des frais engagés pour le salarié notamment en matière de déplacement. Il n’est pas prévu de contribution supplémentaire au-delà des éléments prévus dans ce présent accord.

Néanmoins, quand le télétravail est mis en place dans les circonstances exceptionnelles établies à l’article 6 titre IV du présent accord, l’office apportera une allocation journalière forfaitaire exonérée de charges sociales définie par l’URSSAF. Nous convenons que nous verserons le montant journalier maximum. A la date de signature du présent accord le BOSS du 25/06/2021 fixe cette allocation maximale par jour de télétravail dans le mois à 3.25€ dans la limite mensuelle de 71.50€.

Cette contribution correspondant à une participation aux frais personnels de télétravail (Abonnement internet, téléphonie, frais d’électricité, chauffage, utilisation d’outil personnel…).

Titre IX : Dispositions finales

Article 1 : Suivi de l’accord

Un comité de suivi sera créé, il s’assurera du déploiement, de la mise en œuvre et de la bonne application de l’accord au sein de l’OPH 31.

Le comité de suivi analysera notamment :

• le nombre de télétravailleurs

• le pourcentage de collaborateurs en télétravail

• les typologies de refus ainsi que le taux de refus par rapport au nombre de candidatures par périmètre

• un retour annuel sur le suivi de la satisfaction sur le télétravail des télétravailleurs.

Il se réunit une à 2 fois par an sur convocation de la Direction des Ressources Humaines, ou autant de fois que nécessaire par un membre du comité, pour suivre la mise en œuvre des présentes dispositions relatives au télétravail :

• proposer des axes d’améliorations

• clarifier les clauses de l’accord qui prêteraient à interprétation divergente et ainsi proposer des améliorations du texte et des pratiques.

Le comité de suivi est présidé par un membre de la Direction des Ressources Humaines pouvant être assisté par des personnes qualifiées en fonction des sujets abordés.

Il se compose en plus des personnes susmentionnées des délégués du personnel, des représentants syndicaux, d’un manager ayant sous sa responsabilité des télétravailleurs et d’un salarié télétravailleur.

Article 2 : Publicité, dépôt, entrée en vigueur

Le présent accord prend effet le 1^er janvier 2022. Il est conclu pour une durée de 24 mois.

L’accord expirera en conséquence le 31 décembre 2023 sans autres formalités et ne sera pas tacitement renouvelé.

Dans les 6 mois qui précèdent cette date, l’entreprise et les organisations syndicales représentatives se rencontreront afin de négocier le renouvellement du présent accord et les adaptations nécessaires.

Article 3 : Adhésion

Conformément à l'article L. 2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l'entreprise, qui n'est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L'adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au greffe du conseil de prud'hommes compétent et à la Direccte.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 4 : Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par l'ensemble des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois. Néanmoins, les parties signataires pourront, à l’occasion de la dénonciation et à l’unanimité, prévoir un délai de préavis différent.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 5 : Transmission de l’accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche

Après suppression des noms et prénoms des négociateurs et des signataires, la partie la plus diligente transmettra cet accord à la commission paritaire permanente de négociation et d'interprétation de branche et en informera les autres parties signataires.

Article 6 : Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et L. 1321-4 et R. 1321-2 et suivants du code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi de Toulouse et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Toulouse. Au titre des formalités de dépôt, le présent accord est également communiqué en deux exemplaires à l'inspecteur du travail accompagné de l’avis du comité économique et social.

Article 7 : Information des salariés

Les salariés sont informés du contenu du présent accord par : affichage, mise à disposition sur le site intranet de l’entreprise.

A Balma le 15 décembre 2021

Pour La CGT Pour la Direction Générale