ACCORD COLLECTIF DU 14/03/2019 SUR LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES « ANNEE 2019 »

DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre

La société Gobé, société par actions simplifiée à associé unique, dont le siège social est situé 53/55 boulevard Romain Rolland, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 300 209 095, représentée par Monsieur xxxx, Président

D’une part,

Les Organisations Syndicales suivantes :

Madame xxxx

En sa qualité de Déléguée Syndicale CFDT

Monsieur xxxx

En sa qualité de Délégué Syndical CGT

D’autre part,

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de la société Gobé, conformément aux dispositions prévues à l’article L. 2314-26 du Code du Travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique élus au sein de la société Gobé relèvent du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier aux aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs.

Sommaire

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION 4

ARTICLE 2 - CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE 4

ARTICLE 3 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE 5

ARTICLE 4 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 5

ARTICLE 5 – DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD 6

ARTICLE 6 - REVISION 6

ARTICLE 7 – FORMALITES DE PUBLICITE ET DE DEPOT 7

ANNEXE – CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ET RELATIF AU RECOURS AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET 8

Préambule 8

Missions du prestataire 8

Sécurité du système de vote 8

Confidentialité des données transmises 8

Cellule d’assistance technique 9

Les fichiers 9

Contenu des fichiers 10

Listes électorales 10

Bureau de vote et pilotage centralisé 11

Test - Scellement du Paramétrage 11

Communication des identifiants et mots de passe 12

Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant 12

Le vote 12

Clôture et dépouillement 13

Conservation des données 14

ARTICLE 1 - CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble de la société Gobé dans le cadre de l’organisation de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

ARTICLE 2 - CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE

La possibilité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles est introduite conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004). Aussi, les parties ont décidé d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la société Gobé.

Après avoir pris contact avec la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la société xxxx a proposé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants du code du travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord. Le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi est AlphaVote.

Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057.

Les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Par exception, un Protocole d’Accord Préélectoral pourra désigner un autre prestataire, sous réserve que l’ensemble du processus électoral garantisse le respect des principes généraux droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- la sincérité et l'intégrité du vote

- l'anonymat et le secret du vote

- l'unicité du vote

- la confidentialité et la liberté du vote

Le prestataire sera choisi sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions légales réglementaires. Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été audité et l'audit mis à la disposition de la CNIL.

ARTICLE 3 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS DE VOTE ELECTRONIQUE

Les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote par internet.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le Protocole d’Accord Préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin depuis n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et/ou à distance.

Les salariés seront informés par courrier de l’ouverture des scrutins.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès en ligne et la présentation à l’écran des informations nécessaires au vote, tel que défini dans le cahier des charges.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur dépôt ou conformément à l’ordre déterminé au protocole d’accord préélectoral, dans le respect des dispositions légales. Toutefois, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés seront d’un type uniforme pour toutes les listes et choix proposés.

Par ailleurs, pendant la période de vote, une information pourra être adressée aux salariés non votants afin de les inciter à voter et ce en vue d’augmenter le taux de participation.

ARTICLE 4 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

La Direction ou le prestataire établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique.

Cette notice d’information détaillée sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier, un code ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement sera accessible aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Afin de répondre aux exigences posées par les dispositions du Code du travail relatives au vote électronique et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote émis par l’électeur ayant été crypté sera ainsi stocké dans une urne électronique dédiée, sans aucun lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Ils assurent le dépouillement des votes, éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges en annexe afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

ARTICLE 5 – DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée déterminée du protocole d’accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles du CSE en 2019. Il entre en vigueur à la date de sa signature.

ARTICLE 6 – REVISION

Le présent accord pourra être révisé par accord conclu entre la Direction et les Organisations Syndicales signataires ou qui y auront adhéré.

Toute demande de révision devra être adressée en lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties signataires de l’accord ou y ayant adhéré.

Une telle demande devra être motivée et préciser son objet.

Dans un délai de 7 jours à compter de sa réception, la Direction prendra alors l’initiative d’inviter l’ensemble des Organisations Syndicales représentatives présentes dans la Société à la négociation d’un avenant de révision.

ARTICLE 7 – FORMALITES DE PUBLICITE ET DE DEPOT

Conformément à l’Article L.2231-5 du Code du Travail, le présent accord est notifié aux Organisations Syndicales représentatives au sein de la Société.

Conformément à la législation en vigueur, le présent accord fera l’objet d’un dépôt auprès de la DIRECCTE – Unité Territoriale des Hauts-de-Seine via la plateforme de télé-procédure de dépôt des accords collectifs, sur le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un tel dépôt sera accompagné :

• d’une version du présent accord signé des parties, sous format PDF,

• d’une version du texte de laquelle sera supprimée toute mention de nom, prénom, paraphe ou signature de personnes physiques, en vue de la publication du présent accord au sein de la base de données nationale,

• Un exemplaire sera également adressé au secrétariat Greffe du Conseil de prud’hommes de Nanterre.

Enfin, une information concernant cet accord sera affichée dans l’entreprise aux emplacements réservés aux communications à l’attention du personnel.

Il fera l’objet d’une information à l’attention du personnel de l’entreprise dans les conditions prévues par l’Article R. 2262-1 du Code du Travail.

Fait à Montrouge, le 14 Mars 2019

En 5 exemplaires originaux

Pour la Société xxx Pour l’Organisation Syndicale CFDT

Monsieur xxx Madame xxxx,

Président Déléguée Syndicale

Pour l’Organisation Syndicale CGT

Monsieur xxxx,

Délégué Syndical

*Parapher chaque page de l’accord et faire précéder la signature de la mention manuscrite « lu et approuvé »

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE DANS LE CADRE DES ELECTIONS PROFESSIONNELLES ET RELATIF AU RECOURS

AU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant la mise en place des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la société Gobé a souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après dénommée « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur xxxx, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres du Comité Social et Economique.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

Fichier	Données enregistrées	Destinataires ou catégories de destinataires
listes électorales	matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège	électeurs, organisations syndicales représentatives et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections
fichier des électeurs	matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales	chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement
listes d'émargement	collège, noms et prénoms des électeurs	membres des bureaux de vote, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections
listes des candidats	nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant	électeurs, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections
listes des résultats	nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-contre	électeurs, services de l’Etat en charge des élections, organisations syndicales et collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par l'entreprise.

Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Bureau de vote et pilotage centralisé

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Les membres du bureau de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

Le bureau de vote unique est composé au moins d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord préélectoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus.

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Communication des identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

Procédure de réassort du mot de passe et de l’identifiant

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom, Date de naissance
-        Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral.

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord préélectoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat le cas échéant et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord préélectoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé «contenu de l’urne électronique» et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la société Gobé. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.