Accord d'entreprise "Accord de Télétravail" chez KUBOTA EUROPE (Siège)
Cet accord signé entre la direction de KUBOTA EUROPE et les représentants des salariés le 2022-02-16 est le résultat de la négociation sur le télétravail ou home office.
Périmètre d'application de la convention signée entre l'entreprise et les représentants des salariés
Numero : T00222002247
Date de signature : 2022-02-16
Nature : Accord
Raison sociale : KUBOTA EUROPE
Etablissement : 30207756500042 Siège
Télétravail : les points clés de la négociation
La négociation s'est portée sur le thème Télétravail
Conditions du dispositif télétravail pour les salariés : le texte complet de l'accord du 2022-02-16
Accord sur le télétravail
ENTRE :
D'une part, |
ET :
D'autre part, |
PRÉAMBULE
Le travail à distance est apparu au sein de l’entreprise en raison des contraintes liées à la crise sanitaire, afin de répondre aux recommandations (voire aux injonctions) du gouvernement dans le cadre de la lutte contre la pandémie mondiale de Covid-19.
Cette nouvelle organisation du travail a généré le souhait, pour une partie des salariés, de pérenniser de manière partielle cette modalité d’exécution de leur contrat de travail.
Si les parties n’entendent pas généraliser le recours au télétravail, elles souhaitent définir les modalités de ce mode d’organisation, afin de contribuer à renforcer l’équilibre vie privée / vie professionnelle de ses collaborateurs.
Par ailleurs, les parties entendent rappeler que la mise en œuvre du télétravail au sein de KE obéit à 3 principes, régissant tant les modalités collectives que les décisions individuelles :
L’efficacité individuelle et collective
L’équité entre les salariés
L’harmonisation des pratiques au sein des différentes entités du groupe KUBOTA en France.
C’est dans ce contexte que les parties se sont rencontrées le 8 février 2022 et le 15 février 2022, afin de négocier les termes du présent accord.
PLAN
4 Le Télétravail à la Demande du Salarié 5
4.1 Modalités de mise en place 5
4.1.1 Le télétravail occasionnel 5
4.1.2 Le télétravail régulier 6
5 Modalités applicables au télétravail 7
5.2 Modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail 8
5.4 Équipement de travail & lieu de télétravail 9
5.4.2 Conformité du lieu de télétravail 10
9 Durée de l’accord et entrée en vigueur 11
12 Notification et dépôt 126 Accident de travail au domicile - Maladie 107 Santé et sécurité 118 Protection des données et confidentialité 11
Champ d’Application
Les dispositions de la présente charte sont applicables à l’ensemble des salariés de la Société KUBOTA EUROPE, située à Argenteuil et Cavaillon.
Définition du Télétravail
Le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.
Il peut également être imposé de manière plus ou moins précise par une disposition légale ou réglementaire, voire par une recommandation gouvernementale.
Sans préjudice des modalités prévues pour le télétravail exceptionnel par le Code du travail, le Télétravail au sein de KE peut donc relever de deux types d’organisation :
Le télétravail contraint (Partie 3)
Et le télétravail à la demande du salarié (Partie 4)
Le Télétravail Contraint
En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure (article L. 1222-11 du code du travail), la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.
Dans ces cas précis, le télétravail qui ne résulte aucunement d’une volonté claire et non équivoque ni du collaborateur, ni de l’entreprise, sera donc mis en place sur simple décision de la direction de la Société KE.
Ainsi, la mise en œuvre du télétravail dans ce cadre ne nécessite pas l’accord des salariés concernés. Kubota Europe informera ses salariés par note de service, protocole éventuel ou par l’intermédiaire des managers.
Pourront être concernés par le télétravail contraint l’ensemble des salariés pouvant réaliser leur activité professionnelle en dehors de l’entreprise en utilisant les outils informatiques mis à disposition par l’entreprise. Il est précisé que seuls les outils professionnels peuvent être utilisés dans le cadre du télétravail contraint afin de contacter les salariés éligibles, sauf accord expresse du salarié (cas d’absence de réseau sur les outils professionnels par exemple).
Dans le cadre du télétravail contraint, les salariés qui ne seraient pas en mesure de télétravailler en raison de contraintes personnelles motivées et valables (ex : absence de connexion internet, lieu d’habitation inadapté à l’exercice du télétravail…) devront en informer leur supérieur hiérarchique (N+1) dans les plus brefs délais après communication de la décision de mise en place du télétravail par la Direction.
Dans cette hypothèse, le salarié concerné bénéficiera des éventuels aménagements mis en place par le gouvernement pour les fonctions/métiers/activités ne pouvant réaliser leur activité en télétravail, conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur à ce moment-là.
Une information de la mise en télétravail contraint des salariés sera réalisée au plus tard – et dans la mesure du possible - la veille du début de l’application, avec information de la durée probable de cette situation (si cette information est connue de la Direction). Cette information mentionnera également les modalités de déclaration des heures ou jour de travail, réalisées en télétravail contraint sur le logiciel de gestion des temps de l’entreprise.
Dans le cadre du suivi de la charge de travail des salariés en télétravail contraint, un point régulier devra être réalisé par le manager afin d’être à l’écoute des salariés de son équipe et d’identifier les éventuelles problématiques liées à cette situation.
Le Télétravail À la Demande du Salarié
Modalités de mise en place
Le télétravail occasionnel
Le télétravail occasionnel est mis en place à la demande expresse du salarié qui, pour des raisons précises d’organisation temporaire de son activité et de conciliation vie privée/ vie professionnelle, souhaite réaliser tout ou partie de son activité en télétravail sur une période temporaire et prédéterminée.
Sont considérées comme des situations pouvant ouvrir droit au télétravail occasionnel et ponctuel, sans que cette liste soit exhaustive, les situations suivantes :
Conditions météorologiques exceptionnelles ne permettant pas au salarié d’atteindre son lieu de travail ou ne lui permettant pas de l’atteindre en toute sécurité,
Incapacité matérielle à se rendre sur son lieu de travail (ex : véhicule en panne ou en maintenance, grèves des transports…)
Salariés ayant des contraintes de santé / mobilité ponctuelles portées à la connaissance de l’employeur sur justificatif
Les femmes enceintes sur une période de 12 semaines précédant la date de leur congé maternité (en référence à l'article L. 1222-9 du code du travail)
La demande de mise en place du télétravail est faite par mail à l’attention du Manager, copie le service des Ressources Humaines, au moins 15 jours calendaires avant le démarrage de la période de télétravail occasionnel sauf circonstances soudaines et exceptionnelles. Le Manager vérifiera que la demande est compatible avec la règle de permanence du service puis donnera sa réponse sous 48 heures.
Il pourra être mis fin au télétravail à la demande de l’une des parties moyennant un délai de prévenance de 2 jours ouvrés et avec une raison objective rendant impossible le maintien du salarié en télétravail.
Pendant les jours de télétravail occasionnels, si des réunions ou un impératif de service nécessite la présence physique du salarié, ce dernier devra être présent dans les locaux de l’entreprise.
Il est rappelé que le salarié ne peut refuser un déplacement professionnel au motif que celui-ci intervient durant une journée de télétravail occasionnel.
Il est précisé que les salariés en situation de télétravail devront être en mesure de se déplacer sur le site en cas de nécessités impérieuses au fonctionnement du service dans un délai raisonnable équivalent à leur temps de trajet domicile/travail.
L’entreprise ne prendra pas en charge les frais professionnels liés au télétravail occasionnel puisque cet aménagement du poste résulte du choix du salarié à sa demande expresse, dans le but de facilité sa conciliation vie privée / vie professionnelle.
Le télétravail régulier
Le télétravail régulier peut être mis en place à la demande expresse du salarié qui pour des raisons de conciliation vie privée / vie professionnelle souhaite réaliser une partie de son activité en télétravail.
La demande initiale de mise en place du télétravail régulier est faite par mail ou par courrier l’attention du Manager, copie le service des Ressources Humaines, au moins 30 jours calendaires avant le démarrage de la période de télétravail régulier.
Le Manager et le service des Ressources Humaines vérifieront l’éligibilité de la demande. Un retour au salarié demandeur sera fait au maximum 10 jours ouvrés après la réception de la demande. En cas de refus, la réponse devra être motivée conformément aux exigences du Code du Travail et aux principes rappelés dans le préambule du présent accord.
Il est précisé que chaque collaborateur éligible a accès à un espace pour travailler dans les locaux de l’entreprise. Il est donc possible pour tout salarié télétravaillant de revenir, en cas de nécessité, à son espace de travail dédié à tout moment et de suspendre ou de mettre un terme à l’aménagement en télétravail.
Pendant les jours de télétravail régulier, si des réunions ou un impératif de service nécessitent la présence physique du salarié, ce dernier devra être présent dans les locaux de l’entreprise.
Il est rappelé que le salarié ne peut refuser un déplacement professionnel au motif que celui-ci intervient durant une journée de télétravail régulier.
Il est précisé que les salariés en situation de télétravail devront être en mesure de se déplacer sur le site en cas de nécessités impérieuses au fonctionnement du service dans un délai raisonnable équivalent à leur temps de trajet domicile/travail.
Fréquence
Le télétravail régulier reste un mode exceptionnel d’organisation du travail et est à ce titre limité à :
1 jour par semaine maximum
La journée de télétravail peut être prise le lundi, mardi, mercredi, jeudi ou vendredi.
La planification et la modification des jours travaillés à distance relève du pouvoir d’organisation du manager, au regard des nécessités du service (réunions, tests, tâches à accomplir en équipe, etc.), dans le respect des principes énoncés dans le préambule du présent accord.
Le salarié devra toujours déclarer en amont sur le logiciel de gestion des temps les jours de télétravail qui devront systématiquement être validés par son N+1.
Les jours de télétravail ne sont pas capitalisables. Ainsi, dans l’hypothèse où un collaborateur n’a pas travaillé à distance au cours d’une ou plusieurs semaines, quelle qu’en soit la raison (personnelle au salarié ou en cas de refus du manager motivé par les nécessités du service), ces journées en télétravail ne sont pas reportables sur les semaines suivantes.
Réversibilité
L’exécution du travail en télétravail est réversible pour le salarié comme pour l’employeur.
Il en résulte qu’il pourra être mis fin au télétravail à la demande de l’une des parties moyennant un délai de prévenance de 15 jours ouvrés, sans que l’autre partie ne puisse s’y opposer.
En cas de décision d’arrêt du télétravail à l’initiative de l’employeur, la réponse devra être motivée conformément aux exigences du Code du Travail et aux principes rappelés dans le préambule du présent accord.
Le télétravail pourra être interrompu sans délai, notamment :
En cas de risque pour la santé et sécurité du salarié, notamment en cas d’incident survenu à son domicile, ou avis de la médecine du travail,
En cas de changement de domicile du salarié,
En cas de problèmes techniques, notamment informatique, empêchant la poursuite du télétravail,
En cas de changement de statut du salarié qui ne le rendrait plus éligible au regard des conditions d’éligibilité définies dans le présent accord,
En cas de modification substantielle intervenue dans l’organisation du service ou des circonstances particulières liées à l’activité du service ou de l’entreprise exigeant le retour du salarié dans les locaux de l’entreprise.
Dans l’hypothèse de survenance d’un évènement permettant de mettre un terme à la situation de télétravail, le salarié, pourra, le cas échéant, présenter une demande de réexamen de sa situation.
Cette décision sera notifiée par courrier (lettre remise en main propre ou recommandé avec accusé de réception) ou par mail avec accusé de réception.
Sauf impossibilité, dûment justifiée, le salarié concerné par la réversibilité retrouve des conditions de travail identiques à celles qui étaient les siennes avant le passage au télétravail.
Modalités applicables au télétravail
Critères d’éligibilité
Ne sont pas éligibles au télétravail les salariés dont le poste :
Nécessite une présence permanente sur le site ne permettant pas un aménagement en télétravail
(Exemples : hôtesse d’accueil, mécaniciens, magasiniers…)
Implique l’utilisation de matériel et/ou de logiciels dont l’utilisation est impossible et/ou interdite en dehors des locaux de l’entreprise
Ne permet pas un aménagement en télétravail dans des conditions satisfaisantes, tant pour la confidentialité du travail et des échanges qu’au regard de la sécurité informatique.
Dont l’exécution en télétravail est incompatible avec le bon fonctionnement du service de rattachement ou des services avec lesquels ils sont en interaction.
Nécessitant un soutien managérial rapproché
Nécessitant le soutien d’un service support
De plus, le télétravail ne doit en rien changer la façon de travailler habituellement en entreprise dans nos relations internes, avec nos fournisseurs et clients (horaires, disponibilité et qualité de travail) et être transparent pour tous les interlocuteurs du télétravailleur.
Il faut ensuite que le télétravail ne fasse pas obstacle à la règle de permanence par service. Cette règle prévoit qu’un salarié peut être en télétravail seulement lorsqu’une permanence physique est assurée dans son service. Le manager pourra enfin juger que la période / saison n’est pas compatible avec des journées de télétravail et pourra donc refuser la demande sur ce seul motif. Cette règle s’applique aussi bien pour le télétravail occasionnel que pour le travail régulier.
Autres critères d’éligibilité :
Le salarié doit être en CDI ou en CDD et avoir terminé sa période d’essai.
Etre en contrat de travail à temps plein
Avoir une ancienneté de 6 mois dans l’entreprise
Maitriser son poste ou être qualifié à son poste (autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail…) Cette autonomie relève de l’appréciation du manager.
Avoir les compétences techniques informatiques nécessaires
Disposer à son domicile et à sa charge des moyens physiques indispensables : une table de travail et un siège adapté lui permettant de s’isoler, une connexion internet haut-débit permettant d’émettre et de recevoir des appels visuels ou téléphoniques de bonne qualité.
Les alternants et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, dans la mesure où cette formation spécifique requiert un accompagnement en présentiel et un suivi avec l’organisme de formation.
Les contrats à temps partiel verront leur jour de télétravail ramené à une demi-journée.
Modalités de contrôle du temps de travail ou de régulation de la charge de travail
Il est rappelé que les salariés en télétravail ont les mêmes droits et devoirs que les salariés qui exécutent leur travail dans les locaux de l'entreprise.
Ainsi, pour rappel, les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.
Le respect par le salarié des durées minimales de repos (11 heures par jour, 35 heures hebdomadaires consécutives) implique pour lui une obligation de déconnexion des outils numériques professionnels à distance, étant rappelé que les salariés eux-mêmes doivent veiller au respect de leurs durées minimales de repos.
Ainsi, il est préconisé que le salarié en télétravail soit déconnecté durant les plages horaires suivantes :
Du lundi au samedi : 21h00 - 6h00
Le week-end : de 21h00 le vendredi à 6h00 le lundi
Il est rappelé qu’hormis les cas d’astreinte, il n’y a pas d’obligation de disponibilité durant les périodes de congés et les périodes obligatoires de repos.
Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail. Ainsi tous les courriels reçus pendant les plages horaires de déconnexion n’impliquent pas de réponse avant la reprise planifiée du travail.
Les collaborateurs devront déclarer préalablement dans le logiciel de gestion des temps les jours télétravaillés.
Un échange entre le salarié et son N+1 devra avoir lieu au minimum 1 fois par an à l’occasion de l’entretien annuel sur la thématique de l’organisation du télétravail et notamment sur les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail.
A cette occasion, l’opportunité et les modalités de l’aménagement en télétravail seront évaluées.
Plages horaires
Les plages horaires durant lesquelles l'employeur peut habituellement contacter le salarié en télétravail sont définies par défaut et pourront être modifiées par service à la discrétion du N+1, dans tous les cas, les plages horaires devront être comprises entre 8h30 et 18h15.
A défaut d’organisation différente définie avec le N+1, les plages horaires minimum suivantes devront être respectées :
9h30 – 12h15 / 13h45 – 17h00.
Ces plages horaires ne constituent pas des horaires de travail mais sont uniquement des plages horaires durant lesquelles le salarié doit obligatoirement être disponible. Le salarié doit respecter son contrat de travail et se conformer à la durée de travail journalière inscrite à son contrat de travail et/ou aux accords d’entreprise en vigueur.
Il est précisé que les plages horaires définies ci-dessus ont été déterminées dans l’objectif de permettre le respect du droit à la déconnexion et les durées de repos minimales.
Si un employé se déconnecte pour des raisons personnelles, il doit en informer son responsable et demander une autorisation d’absence sur le logiciel de gestion de temps. La procédure reste la même que s'ils étaient dans les bureaux.
Équipement de travail & lieu de télétravail
Equipement de travail :
La Société met à disposition des salariés un ordinateur portable équipé de VPN afin de pouvoir travailler à son domicile dans des conditions conformes aux impératifs de sécurité informatique de l’entreprise. Le salarié ne pourra en aucun cas utiliser un autre poste informatique et s’engage à utiliser l’ordinateur mis à sa disposition uniquement pour un usage professionnel.
Le salarié a la possibilité d’emmener, pour ses jours de télétravail, les éléments de bureautique suivants :
Ecran d’ordinateur
Station d’accueil et câble pour l’ordinateur portable
Clavier
Souris
Il est rappelé que ces éléments bureautiques restent la propriété de l’entreprise et ne doivent être utilisés qu’à des fins professionnelles.
Aucune imprimante ne sera mise à disposition au domicile, l’usage à titre professionnel se fait sur le lieu de travail.
En cas de défaillance du matériel ou des liaisons informatiques, le salarié doit prendre contact avec son manager et revenir travailler sur site.
Conformité du lieu de télétravail exceptionnel ou régulier :
Le salarié qui effectue une demande de télétravail fournit avec sa demande une attestation sur l’honneur attestant de la conformité de son domicile principal permettant le télétravail sur le respect des règles de sécurité de l’entreprise :
Espace dédié permettant notamment d’assurer que le salarié en télétravail assiste seul aux réunions de travail
Accès internet
Conformité électrique
Respect de la confidentialité des données professionnelles
Attestation de l’assureur pour l’assurance du logement permettant le télétravail
En cas de mise en place du télétravail contraint, les modalités définies au paragraphe ci-dessus seront précisées dans la décision de la direction de la Société KE.
Il est rappelé que les salariés en télétravail sont soumis aux mêmes obligations et doivent respecter le règlement intérieur et les règles applicables au sein du groupe, notamment en matière de pratiques informatiques.
Modalités financières
Compte tenu du fait que la Société KUBOTA EUROPE n’est jamais à l’origine d’un aménagement en télétravail :
Seuls les frais de consommables engendrés par le salarié en télétravail préalablement autorisés et justifiés par la nature des tâches à accomplir seront pris en charges.
Aucune indemnité forfaitaire ou de quelque nature que ce soit ne sera versée par la Société KUBOTA EUROPE aux collaborateurs en télétravail.
Accident de travail au domicile et maladie
En cas d’accident du travail au domicile, le télétravailleur doit informer l’employeur, par tous les moyens. Le traitement de cette déclaration par l’entreprise se fera de la même façon que pour un accident sur site.
En cas de maladie le jour d’un télétravail, le salarié devra informer et justifier de son absence dans les délais en vigueur dans l’entreprise.
Santé et sécurité
Les dispositions légales et conventionnelles portant sur la santé et la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs.
En particulier, ils s’engagent à exercer leur activité dans des conditions de travail conformes à celles dont ils disposent dans l’entreprise.
Protection des données et confidentialité
Les télétravailleurs s’engagent à respecter l’ensemble des procédures de protection des données.
Ils veilleront en particulier à ne transmettre aucune information à des tiers et à verrouiller l’accès de leur matériel informatique afin de s’assurer qu’ils en soient les seuls utilisateurs.
L’utilisation du matériel informatique fourni par l’entreprise s’effectue dans le respect de la charte informatique.
Durée de l’accord et entrée en vigueur
Le présent accord est conclu pour une durée de 1 an. Il sera renouvelé annuellement par tacite reconduction.
Toutefois, l'accord pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties. La résiliation devra être notifiée par écrit en respectant un préavis de 3 mois minimum avant la date anniversaire.
Le présent accord s'applique à compter du 1er jour du mois suivant les formalités de dépôt et de publication.
Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par tout ou partie des signataires, dans les conditions légales et réglementaires.
Les dispositions de cet accord se substituent à toutes celles antérieures audit accord, quelle qu’en soit l’origine (accord, convention, usage, engagement unilatéral, etc.), similaire ou ayant le même objet.
Suivi du présent accord
Le suivi de l’application du présent accord est confié à une commission composée :
D’un membre désigné par la direction
Et d’un membre titulaire du comité social et économique, désigné par voie de délibération
Cette commission se réunira une fois par an pour évaluer les modalités d’application du présent accord et l’opportunité d’envisager des négociations pour les adaptations pouvant être nécessaires.
Par ailleurs, en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou parties des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir dans un délai de 3 mois après la prise d’effet de ces textes, afin d’adapter au besoin lesdites dispositions.
révision
Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.
Notification et dépôt
Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site internet dédié accompagné des pièces prévues à l'article D. 2231-7 du code du travail par le représentant légal de l'entreprise.
Un exemplaire de l'accord est également remis au greffe du conseil de prud'hommes de Pontoise.
Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l'objet des mêmes mesures de publicité.
Fait à Argenteuil, le 16 février 2022
En 4 exemplaires originaux
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