laAVENANT N° 1 RELATIF A L’ACCORD SUR LA REDUCTION DES MANDATS EN COURS DES MEMBRES DU CHSCT, A LA MISE EN PLACE DU CSE ET A L’ORGANISATION DU DIALOGUE SOCIAL AU SEIN DE L’UES ARKOPHARMAA

ENTRE LES SOUSSIGNES :

 

L’Unité Economique et Sociale Arkopharma comprenant les sociétés :

- Laboratoires Arkopharma S.A.S.

- APHARMA Capital S.A.S.U

- L.H.S S.A.S.

- Herboristerie Wittwer S.A.S.

Ci-après dénommée l’« UES ARKOPHARMA »

D’une part et,

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ARKOPHARMA

FO, CFTC, UNSA, CFDT, CFE-CGC et CGT

D’autre part,

SOMMAIRE

Article 1 – Champ d’application et éligibilité du salarié au télétravail 5

1.1. Champ d’application de l’accord 5

1.2. Conditions d’éligibilité au télétravail 5

1.3. Modalités d’accès des salariés en situation de handicap au télétravail 6

Article 2 – Télétravail habituel 6

2.1. Définition du télétravail habituel et postes éligibles 6

2.2. Nombre de jours en télétravail 6

2.3. Organisation du télétravail 7

2.4. Candidature et acceptation 7

2.5. Modalités en cas de refus 8

2.6. Formalisation du télétravail par écrit 8

2.7. Période d’adaptation 9

2.8. Réversibilité après la période d’adaptation 9

Article 3 - Télétravail occasionnel 9

3.1. Définition du télétravail occasionnel 9

3.2. Mise en œuvre du télétravail occasionnel à la demande du collaborateur 10

Article 4 – Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur habituel ou occasionnel 10

4.1. Plages horaires durant lesquelles le télétravail peut être contacté 10

4.2. Durée du travail 11

4.3. Déclaration et suivi du temps de travail et de la charge de travail des salariés en télétravail 11

4.4. Maintien du lien avec l’entreprise pour les situations de télétravail habituel 11

ARTICLE 5 - L’accompagnement des collaborateurs et des managers 12

5.1. Les pratiques managériales 12

5.2. Formation des managers et des collaborateurs 13

5.3. Prise en compte des situations particulières 13

5.4. Préservation de la politique de gestion des ressources humaines 13

ARTICLE 6 - La préservation de la relation de travail avec le salarié 14

6.1. Maintenir le lien social 14

6.2. Prévenir l’isolement 14

ARTICLE 7 - La continuité du dialogue social de proximité en situation de télétravail 14

7.1. Rappel des règles en vigueur en matière de dialogue social, d’exercice du droit syndical et de la représentation du personnel 14

7.2. Organisation matérielle de la continuité du dialogue social en cas de télétravail 15

Article 8 – Equipements et frais liés au télétravail 15

8.1. Equipements - matériels 15

8.2. Frais liés au télétravail : 16

Article 9 – Sécurité du lieu de travail et assurance 16

9.1. Les règles en matière de santé et sécurité en cas de télétravail 16

9.2. Evaluation des risques professionnels 17

9.3. Information du salarié 17

9.4. Sécurité du lieu de travail 17

9.5. Assurance 17

9.6. Accidents sur le lieu de télétravail 18

Article 10 – Autres droits et devoirs du télétravailleur 18

10.1. Droits individuels et collectifs 18

10.2. Respect du règlement intérieur et de la Charte informatique 18

10.3. Obligation de confidentialité et protection des données : 19

Article 11 – Dispositions finales 19

11.1. Entrée en vigueur et durée d’application de l’accord 19

11.2. Suivi de l’accord et clause de rendez vous 20

11.3. Révision 20

11.4. Dépôt 21

ANNEXE 1 – Fonctions, à date et par Pôle, identifiées comme pouvant être éligibles au télétravail…………………………………………………………………………………23

ANNEXE 2 – Télétravail – Conseils et Bonnes Pratiques……………………………..24

ANNEXE 3 – Procédure de mise en place du télétravail………………………………25

PREAMBULE

En 2019, dans un contexte de développement des nouvelles technologies de l’information et de la communication dans les relations de travail, l’UES ARKOPHARMA a souhaité adapter son mode de fonctionnement et d’organisation du travail.

Ainsi, le 18 novembre 2019, l’UES ARKOPHARMA a signé son premier accord d’entreprise portant sur l’organisation du télétravail avec l’ensemble des Délégués Syndicaux, lequel est entré en application à compter du 1^er janvier 2020.

Début 2020, certains collaborateurs ont donc pu bénéficier de cette nouvelle modalité de travail.

Cependant, la crise sanitaire liée à la Covid-19 et le confinement imposé par le Gouvernement, ont amplifié le recours à cette organisation du travail à partir de mars 2020. Ainsi, tous les collaborateurs des services administratifs ont dû exceptionnellement et temporairement télétravailler depuis leur lieu de confinement.

Afin de poursuivre ses engagements, et en accord avec les organisations syndicales signataires, l’UES ARKOPHARMA souhaite continuer l’usage du télétravail tout en l’aménageant.

Conformément à l’Accord National Interprofessionnel du 26 novembre 2020 « pour une mise en œuvre réussie du télétravail », et à l’accord collectif du LEEM du 09 septembre 2021 portant sur le Télétravail, la poursuite de la mise en place du télétravail dans l’UES ARKOPHARMA vise notamment à :

• permettre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle des salariés et une meilleure qualité de vie au travail ;

• diminuer le temps passé dans les transports ;

• diminuer les risques d’accidents de trajet ;

• faciliter l’accès et le maintien dans l’emploi des salariés en situation de handicap.

L’UES ARKOPHARMA rappelle à ses collaborateurs que le télétravail doit reposer sur des relations de travail fondées sur la responsabilité, l'autonomie et la confiance.

CECI ETANT PREALABLEMENT RAPPELE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Article 1 – Champ d’application et éligibilité du salarié au télétravail

1.1. Champ d’application de l’accord

Le présent Accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’UES ARKOPHARMA à l’exception :

- des cadres dirigeants au sens de l’article L. 3.111-2 du code du travail,

- des salariés dont le télétravail fait l'objet d'un avis d'aménagement spécifique de la médecine du travail.

Peuvent également bénéficier du dispositif les salariés en contrat d’alternance (apprentissage et professionnalisation), sous réserve des conditions d’éligibilité ci-dessous, dès lors qu’il est compatible avec leur formation et le tutorat, que les conditions de confidentialité sont respectées et que les tâches confiées et exécutées à distance n’entraînent pas de risque opérationnel.

1.2. Conditions d’éligibilité au télétravail

Toutefois, tous les métiers et postes ne sont pas compatibles avec le télétravail.

En effet, le télétravail implique que les tâches du salarié puissent être effectuées à distance et que ce dernier soit en capacité de les exercer de manière autonome, sans qu’il puisse en résulter une quelconque perturbation dans le fonctionnement des activités de l’entreprise et/ou de ses équipes.

Qu’il s’agisse d’un télétravail habituel ou occasionnel, tel que défini ci-après, les salariés de l’UES ARKOPHARMA, remplissant les conditions cumulatives suivantes sont éligibles au télétravail :

• être volontaire et en faire la demande expresse et préalable auprès de la Société ;

• être titulaire d’un contrat de travail le liant avec l’une des sociétés de l’UES ARKOPHARMA;

• travailler à temps plein ou à temps partiel selon les conditions applicables, décrites à l’article 2 ci-dessous ;

• disposer d’une autonomie suffisante dans le poste occupé (capacité d’organisation de ses tâches et de son temps de travail) ;

• occuper un poste dont les activités peuvent être exercées à distance de façon partielle, régulière et compatible avec les exigences de la fonction et le bon fonctionnement du service et de l’équipe ;

• avoir un espace de travail présentant des conditions propices au travail au sein de la résidence principale, exempt de toute distraction pendant la période de travail et justifiant d’une assurance habitation multirisques, dont une copie de l’attestation doit être remise au service des ressources humaines. Le lieu de télétravail doit garantir la confidentialité et la sécurité des données conformément à la politique de la Société ;

• lors de la mise en place du télétravail, le télétravailleur remplira un formulaire permettant à la société de s’assurer qu’il s’engage à avoir une bonne conformité électrique au sein de sa résidence habituelle.

• remplir le formulaire attestant être en possession d’un accès internet avec un débit suffisant et fiable pour télétravailler.

Ainsi, certaines demandes de télétravail pourront être refusées si l’une de ces conditions n’est pas réunie.

1.3. Modalités d’accès des salariés en situation de handicap au télétravail

Les travailleurs en situation de handicap pourront demander à bénéficier du télétravail selon les modalités et conditions prévues par le présent accord.

Article 2 – Télétravail habituel

2.1. Définition du télétravail habituel et postes éligibles

Le télétravail habituel au sens du présent Accord désigne tout télétravail :

• constituant un mode d’organisation structurel du travail ;

• effectué chaque semaine allant jusqu’à deux journées, depuis la résidence habituelle du télétravailleur, les autres jours étant travaillés dans les locaux de l’entreprise. A titre exceptionnel, une demande pour télétravailler hors de la résidence principale peut être adressée par mail au manager ainsi qu’au service RH. Ces derniers donneront leur accord ou refus par retour de mail. Le salarié devra obtenir l’accord et transmettre au service RH sa nouvelle adresse de télétravail avant le changement de lieu. En cas d’acceptation du télétravail hors de la résidence principale, le salarié et le manager peuvent convenir d'un autre lieu propice au télétravail, respectant notamment les conditions de sécurité prévues par l’article 9 ci-après.

Les postes éligibles au télétravail habituel sont ceux répondant à la définition énoncée ci-avant, à savoir, les postes dont les activités peuvent être exercées à distance de façon partielle, régulière et compatible avec les exigences de la fonction et du bon fonctionnement du service et de l’équipe.

2.2. Nombre de jours en télétravail

Le télétravail sera mis en place par journée entière de travail (conformément aux directives du Pôle concerné), dans la limite de :

• deux jours par semaine pour un salarié à temps plein,

• un jour par semaine pour un salarié à temps-partiel,

à choisir entre le lundi, le mardi, le mercredi, le jeudi ou le vendredi.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés, activité partielle, etc.), ainsi que pendant les périodes de repos obligatoire notamment de repos quotidien ou hebdomadaire.

Dès l’acceptation du télétravail et en amont de leur prise, le salarié déclarera dans le SIRH les journées de télétravail pour l’année à venir telles que validées par la hiérarchie.

Lorsque le cas se présente, il devra également annuler les journées programmées et finalement non télétravaillées afin de pouvoir bénéficier de la prime de transport.

Les jours de télétravail pourront, à titre exceptionnel, être déplacés sur la même semaine, en adressant au moins une semaine à l’avance une demande par mail au manager ainsi qu’au service RH.

Ces derniers se réservent le droit de refuser la demande sans motif.

En dehors de ce cas de report, aucun cumul ou report de jour de télétravail ne sera autorisé.

2.3. Organisation du télétravail

Les jours de télétravail habituel et ceux déplacés à titre exceptionnel seront organisés par le manager en lien avec le service RH.

2.4. Candidature et acceptation

La Direction rappelle que le télétravail s’inscrit nécessairement dans une démarche volontaire du salarié en concertation avec son supérieur hiérarchique.

Le salarié qui souhaite exercer une partie de son activité en télétravail doit en faire la demande par écrit en complétant un formulaire dédié accessible sur l’intranet et en y joignant les pièces justificatives demandées qu’il remettra (par courrier remis en main propre ou e-mail) à son responsable hiérarchique et simultanément au service des ressources humaines.

Ce formulaire précise notamment le nombre de jours de télétravail ainsi que les jours de la semaine choisis.

La procédure de traitement en interne de la demande du salarié sera définie par note de service.

Le télétravail pourra commencer le mois suivant l’acceptation de celui-ci et si et seulement si le dossier est complet et que tout le matériel est mis à disposition.

Il sera réservé, au chef de service ou au directeur de département, la possibilité de déterminer un jour par semaine qui ne serait pas éligible au télétravail, dans le but de permettre la cohésion de ses équipes.

Le choix et la validation du ou des jours de télétravail tiennent compte de la bonne organisation de l’activité de l’équipe de rattachement du télétravailleur (autres salariés en télétravail, contraintes particulières d’activité sur certains jours ou certaines périodes de l’année…).

De plus, si le nombre de candidatures au sein d’une même équipe est trop important et que celui-ci s’avère incompatible avec la bonne organisation de l’équipe concernée, l’ordre de priorité suivant sera appliqué :

1. temps de trajet résidence principale-lieu de travail par ordre décroissant ;

2. ancienneté des salariés candidats par ordre décroissant.

Tout refus d'accorder le bénéfice du télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible au télétravail dans les conditions prévues par le présent accord devra être motivé.

2.5. Modalités en cas de refus

En cas de refus de télétravail et de désaccord avec cette décision, le salarié pourra, par mail adressé aux personnes choisies ci-dessous, solliciter un nouvel examen de sa demande par un collège composé :

• d’un représentant du personnel de son choix et,

• du référent RH du Pôle concerné et,

• de son responsable hiérarchique.

Ces derniers devront se réunir afin d’examiner la demande de télétravail.

Ces échanges devront être formalisés par écrit à l’issue de l’examen de ladite réunion.

S’il est de nouveau statué que le salarié ne peut télétravailler, il devra être informé :

• du motif du refus de télétravail,

• à quelles conditions le télétravail pourrait lui être accepté,

• sous quel délai une nouvelle demande peut être faite.

2.6. Formalisation du télétravail par écrit

La mise en œuvre du télétravail habituel fait l’objet d’un avenant au contrat de travail du salarié concerné.

Cet avenant précise notamment :

• le lieu du télétravail ;

• le rattachement hiérarchique du télétravailleur ;

• le positionnement du/des jour/s en télétravail ;

• les modalités de contrôle de la durée du travail et de régularisation de la charge de travail ;

• les modalités de liaison avec l’entreprise ;

• les modalités de mise à disposition du matériel et des équipements de travail ;

• le droit à une formation spécifique au télétravail pour le collaborateur.

L’avenant est conclu pour une durée déterminée jusqu’au 31 décembre de chaque année, et il ne saurait être supérieur à la durée du présent accord.

L’avenant pourra toutefois être renouvelé chaque année civile après avoir obtenu la validation du responsable hiérarchique et du service RH. Ainsi, au maximum 1 mois avant le terme d’année civile, le collaborateur souhaitant reconduire son avenant pour l’année civile suivante, devra envoyer un mail à son responsable hiérarchique (en mettant en copie du mail le service RH), afin d’obtenir son approbation.

La Direction se réserve le droit de ne pas reconduire l’avenant de télétravail. Dans ce cas, la décision sera motivée au collaborateur.

2.7. Période d’adaptation

La mise en œuvre du télétravail donne lieu à une période d’adaptation d’un mois, et ce, afin de s’assurer que le télétravail est compatible avec les contraintes et attentes de chacun.

Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin à l’organisation en télétravail, à condition qu’elle notifie sa décision par écrit à l’autre partie en respectant un délai de prévenance de deux semaines.

Si celui-ci s’avère concluant, l’avenant se poursuit. En revanche si celui-ci ne s’avère pas concluant, il est mis fin à l’avenant Télétravail selon la procédure visée à l’alinéa 2 du présent article.

2.8. Réversibilité après la période d’adaptation

La Société ou le salarié, peuvent l’un et l’autre mettre fin à ce mode d’organisation du travail, à condition de respecter un délai de prévenance de deux semaines, permettant de préparer ce changement dans l’exécution du travail et ce, par mail avec accusé de réception au responsable hiérarchique et au service RH.

Lorsqu’il est mis fin au télétravail, le salarié effectue son activité à nouveau et en totalité sur son site de rattachement, selon les conditions antérieurement applicables, et s’engage à restituer le matériel qui lui aurait été confié dans le cadre de l’exécution de ses fonctions en télétravail.

Article 3 - Télétravail occasionnel

3.1. Définition du télétravail occasionnel

Les dispositions de l’article 3 sont uniquement applicables aux salariés équipés et en possession le jour du télétravail d’un ordinateur personnellement attribué, préalablement fourni par l’employeur.

Au sens du présent Accord, est considéré comme étant du télétravail occasionnel, tout exercice du télétravail ponctuel et ne constituant pas un mode d’organisation structurel du travail.

Le télétravail occasionnel doit répondre à un besoin exceptionnel du salarié, de nature collective (intempéries, pic de pollution, grève des transports, pénurie de carburant, attentats, …) rendant impossible la venue du salarié sur son lieu habituel de travail.

Par exception au principe du volontariat, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure empêchant le trajet résidence principale-lieu de travail, la mise en œuvre du télétravail occasionnel peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la Société et garantir la protection des salariés.

De même, il peut être recouru au télétravail occasionnel en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement, en vue de limiter les déplacements résidence principale / lieu de travail.

Il est rappelé que le salarié ne peut en aucun cas se placer en situation de télétravail pendant les périodes de suspension de son contrat de travail pour quelque cause que ce soit (maladie, congés, etc.).

3.2. Mise en œuvre du télétravail occasionnel à la demande du collaborateur

Tout salarié qui souhaite recourir au télétravail occasionnel et qui remplit les critères d’éligibilité détaillés aux articles 1^er et 3.1 du présent Accord, doit formuler une demande écrite auprès de son responsable hiérarchique, dans la mesure du possible et sauf circonstance imprévisible, au plus tard la veille de la dite journée télétravaillée.

Lorsque le salarié et son responsable hiérachique conviennent de recourir de manière occasionnelle au télétravail, ils formalisent leur accord par mail.

Ce mail rédigé entre le salarié et son responsable hiérarchique précisera à minima : date du jour télétravaillé et le lieu du télétravail.

Le télétravailleur devra, en parallèle, renseigner le SIRH de la prise d’une journée de télétravail.

Article 4 – Modalités d’organisation de l’activité du télétravailleur habituel ou occasionnel

Pour les collaborateurs suivants un horaire de travail :

4.1. Plages horaires durant lesquelles le télétravail peut être contacté

Le télétravailleur est réputé télétravailler selon son horaire de travail habituel, en veillant à bien respecter sa pause déjeuner.

Afin de respecter sa vie personnelle ainsi que son droit à la déconnexion, le télétravailleur ne pourra être contacté par sa hiérarchie ou les autres collaborateurs de l’UES ARKOPHARMA que durant son temps de travail tel que précisé par son horaire de travail.

En dehors de ces plages horaires fixes, le salarié peut exercer son droit à la déconnexion tel que prévu par le guide des bonnes pratiques ci-annexé.

Dans ce cadre, il est rappelé que les télétravailleurs ne sont pas tenus de répondre au téléphone ou aux e-mails en dehors de ces plages horaires fixées.

4.2. Durée du travail

Le passage au télétravail n’a aucune incidence sur les droits à congés et la durée du travail du salarié en situation de télétravail.

Le salarié en télétravail, bien que travaillant à distance, est tenu de respecter la durée du travail applicable au sein de la Société, conformément aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur. Il est également tenu de respecter l’horaire de travail qui lui aura été communiqué.

Le salarié en télétravail demeure donc soumis au régime de durée et d’horaire de travail qui lui est habituellement applicable pour sa catégorie et/ou sa fonction.

4.3. Déclaration et suivi du temps de travail et de la charge de travail des salariés en télétravail

Le suivi du temps de travail est réalisé par auto déclaration du télétravailleur selon les modalités en vigueur dans l’entreprise.

Le salarié déclarera le temps de travail effectif qu’il aura accompli durant ses journées de télétravail en utilisant le logiciel de gestion des temps.

La charge de travail et les objectifs exigés du télétravailleur sont évalués et régulés selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Le salarié en télétravail bénéficie d’un entretien annuel avec son responsable hiérarchique portant notamment sur les conditions d’activité et sa charge de travail. A cette occasion, le responsable hiérarchique vérifie que la situation de télétravail n’a pas d’impact négatif sur l’atteinte des objectifs fixés au salarié, ni sur le fonctionnement du service/de l’équipe.

4.4. Maintien du lien avec l’entreprise pour les situations de télétravail habituel

L’intégration du salarié à la communauté de travail et à la vie de la Société est facilitée par l’utilisation des moyens de communication à distance mais aussi par des rencontres physiques régulières.

Le responsable hiérarchique veille à assurer un contact régulier avec le salarié en situation de télétravail habituel et organise les réunions d’équipe, dans la mesure du possible, de façon à permettre la présence dudit salarié.

Sauf accord exprès de son responsable hiérarchique, le salarié en télétravail est tenu, nonobstant les jours de télétravail fixés, d’assister aux réunions identifiées comme obligatoires par le responsable hiérarchique et nécessitant une présence physique.

Le responsable hiérarchique devra respecter, dans la mesure du possible, un délai de prévenance d’une semaine.

Par ailleurs, le télétravailleur bénéficie des mêmes entretiens professionnels que les autres salariés et est soumis aux mêmes systèmes et politiques d’évaluation et de formation.

ARTICLE 5 - L’accompagnement des collaborateurs et des managers

L’UES ARKOPHARMA est engagée depuis plusieurs années dans l’accompagnement des collaborateurs et des pratiques managériales.

Le télétravail s’exerce dans le cadre normal de la relation contractuelle de travail. Néanmoins, il fait évoluer la manière d’animer la communauté de travail et peut donc s’accompagner de la mise en place de pratiques managériales spécifiques.

5.1. Les pratiques managériales

Le télétravail repose sur un postulat fondamental – la relation de confiance entre un responsable et chaque salarié en télétravail – et deux aptitudes complémentaires – l’autonomie et la responsabilité nécessaires au télétravail.

Les pratiques managériales sont ainsi réinterrogées et adaptées en fonction de ce socle, ainsi que des objectifs du télétravail et de l’organisation de celui-ci : elles diffèreront notamment en fonction du nombre de personnes en télétravail ou de la fréquence de ce dernier.

La mise en œuvre réussie du télétravail se traduit par des règles d’organisation claires afin d’assurer le bon fonctionnement de la communauté de travail et de fixer un cadre au sein duquel les collaborateurs peuvent évoluer de la manière la plus autonome possible.

Le manager, accompagné par sa hiérarchie, a un rôle clé dans la mise en œuvre opérationnelle du télétravail, notamment parce qu’il assure ou participe à la fixation des objectifs du salarié.

Il favorise ainsi le dialogue professionnel sur les pratiques de télétravail et sur l’articulation entre le télétravail et le travail sur site pour chacun des salariés et au sein des communautés de travail.

Il est également un des garants du maintien du lien social entre le salarié en télétravail et l’entreprise.

Au-delà d’une relation de confiance entre le manager et les salariés nécessaire à la mise en place du télétravail, la définition d’objectifs clairs peut faciliter le management à distance.

Il est alors possible de se concentrer sur la résolution des dysfonctionnements éventuels, et d’évaluer plus facilement la bonne répartition de la charge de travail et la bonne réalisation des missions. Cela peut permettre une plus grande délégation de responsabilité et une autonomie plus importante octroyée au salarié.

Enfin, les outils de communication évoluent avec le télétravail, les modes de communication doivent donc également s’adapter.

L’absence de communication non-verbale dans les échanges à distance est prise en compte et les modes et canaux de communication doivent être adaptés aux messages.

5.2. Formation des managers et des collaborateurs

La montée en compétences des managers et des salariés aux évolutions managériales et d’organisation du travail engendrées par le télétravail est un moyen d’en assurer une mise en place réussie.

Des formations spécifiques ont été proposées aux salariés à la fin de l’année 2020 et des guides pratiques sont également mis à disposition pour accompagner les managers et salariés dans la mise en place du télétravail.

5.3. Prise en compte des situations particulières

5.3.1. Les aidants familiaux

Le télétravail peut être mobilisé pour accompagner le travailleur dans son rôle d’aidant familial, de manière articulée avec les dispositifs et droits spécifiques dont il dispose au titre de sa qualité d’aidant. Le manager porte une attention particulière au salarié en télétravail aidant familial.

5.3.2. Les salariés en situation de fragilité

Il est utile de mettre à disposition de tous les salariés, y compris ceux en télétravail, les contacts pertinents (numéros verts, contacts d’urgence) afin que les salariés en situation de fragilité (notamment ceux exposés à des risques de violences intra-familiales, d’addictions, etc) puissent y recourir.

Ces numéros d’appels sont accessibles dans l’intranet de l’entreprise.

5.4. Préservation de la politique de gestion des ressources humaines

5.4.1. Egalité femmes-hommes

Le télétravail ne doit pas être un frein au respect de l’égalité entre les femmes et les hommes. L’UES ARKOPHARMA s’assure de l’égalité d’accès au télétravail entre les femmes et les hommes. C’est une des conditions de réussite de sa mise en œuvre.

5.4.2. Gestion des carrières des femmes et des hommes

La pratique du télétravail ne peut influencer négativement sur la carrière des femmes et des hommes. L’éloignement physique du salarié en télétravail des centres de décision ou du manager ne doit pas conduire à une exclusion des politiques de promotion interne et de revalorisation salariale.

ARTICLE 6 - La préservation de la relation de travail avec le salarié

Une attention particulière doit être portée non seulement aux salariés en télétravail, mais également à ceux qui travaillent sur site, notamment en cas de recours au télétravail en raison de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.

6.1. Maintenir le lien social

L’éloignement des collaborateurs et la distanciation physique des équipes de travail du fait du télétravail ne doit pas conduire à un amoindrissement du lien social.

Des dispositifs ad hoc mobilisant tous les acteurs de l’entreprise pourront être élaborés et mis en œuvre dans l’entreprise pour garantir le maintien du lien social. Cela participe de la responsabilité sociétale de l’entreprise.

6.2. Prévenir l’isolement

La prévention de l’isolement participe à la fois de la santé au travail du salarié en télétravail et du maintien du sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Des règles de fonctionnement communes intégrant des repères relatifs aux activités, aux responsabilités individuelles et collectives, à la marge de manœuvre et à l’autonomie de chacun des salariés en télétravail, aux interlocuteurs et personnes ressources et aux modalités de leur interpellation sont autant de garants face au risque d’isolement. Les temps de travail collectifs réguliers sont indispensables.

Le salarié en télétravail peut alerter son manager de son éventuel sentiment d’isolement, afin que ce dernier puisse proposer des solutions pour y remédier.

A cet égard, l’UES ARKOPHARMA a des dispositifs mis à disposition pour prévenir, notamment, l’isolement. Ces informations sont disponibles dans l’intranet ou sur les panneaux d’affichage :

• Cellule d’écoute CARE ;

• Les guides relatifs au télétravail ;

• L’assistant/e du service social ;

• La médecine du travail ;

• L’infirmerie.

ARTICLE 7 - La continuité du dialogue social de proximité en situation de télétravail

7.1. Rappel des règles en vigueur en matière de dialogue social, d’exercice du droit syndical et de la représentation du personnel

Les signataires du présent accord rappellent que les règles collectives de travail légales et conventionnelles s’appliquent pleinement en cas de recours au télétravail. Notamment, les règles relatives aux négociations périodiques obligatoires restent en vigueur, y compris lorsque les acteurs du dialogue social sont en télétravail.

De même, les salariés en télétravail ont les mêmes droits collectifs que les salariés qui travaillent dans les locaux de l’entreprise s’agissant de leurs relations avec les représentants du personnel, s’ils existent, et l’accès aux informations syndicales.

7.2. Organisation matérielle de la continuité du dialogue social en cas de télétravail

Le développement du télétravail régulier, occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure nécessite d’adapter les conditions de mise en œuvre du dialogue social dans l’entreprise afin que celui‐ci puisse s’exercer dans des conditions efficaces et satisfaisantes pour tous – employeur, salariés et leurs représentants.

Ainsi, à titre d’exemples, un espace syndical est accessible sur l’intranet de l’entreprise et les réunions de négociation et les réunions du CSE impactées par le développement du télétravail se font par visio-conférence.

L’UES ARKOPHARMA, précise que les modalités d’organisation du dialogue social ainsi que l’exercice du droit syndical en cours de télétravail se fera en concertation avec les partenaires sociaux.

Article 8 – Equipements et frais liés au télétravail

8.1. Equipements - matériels

Le salarié doit prévoir à sa résidence principale un espace de travail dédié, qui soit conforme aux règles de sécurité et qui permette un aménagement du poste de télétravail. L’environnement doit, en outre, être propice au travail.

La Société met à la disposition du salarié les équipements nécessaires au télétravail tels que visés ci-dessous.

Dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé dans les locaux de l’entreprise, la Société s’engage à lui fournir à minima :

• un ordinateur, un casque ;

• un accès à distance à ses applications de travail et au réseau de l’entreprise.

En revanche, la Société ne gèrera pas les problématiques liées au mauvais fonctionnement d’un accès internet ou 4G. (cf. article 1).

La remise du matériel se fera au mieux selon les possibilités du service informatique et le salarié ne pourra pas exercer son télétravail tant que le matériel ne lui aura pas été fourni.

Le salarié bénéficie d’un appui technique, tant pour l’installation que pour l’utilisation des systèmes mis à sa disposition par la Société (n° de la Hotline : 04 92 08 86 99).

Le salarié prend soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le salarié en avise immédiatement la Société.

Le salarié respecte en outre l’ensemble des politiques de la Société quant à l’utilisation des équipements, ainsi que les différentes procédures en vigueur.

Le matériel mis à la disposition du télétravailleur par l’entreprise et pour un usage strictement professionnel reste la propriété de celle-ci et doit lui être restitué en fin de situation de télétravail lorsque ce matériel ne constitue pas un outil de travail quotidien.

En cas d’arrêt du télétravail ou de la rupture de la relation contractuelle, le salarié restitue sous huitaine, et sans que la Société n’ait besoin de le mettre en demeure, tous biens matériels et technologiques que la Société a mis à sa disposition pour les besoins du télétravail.

8.2. Frais liés au télétravail :

Selon le barème URSSAF en vigueur à la date de signature du présent accord, le collaborateur sera indemnisé de manière forfaitaire :

Télétravail 1 jour / semaine	Télétravail 2 jours / semaine
10€ / mois	20€ / mois

Cette indemnité forfaitaire comprend les frais liés à l’électricité, connexion internet, chauffage, assurance, etc…

Les salariés pouvant être amenés à travailler exceptionnellement sur site verront cette indemnité versée au prorata temporis de leur temps effectif de télétravail.

L’UES ARKOPHARMA s’engage à fournir au salarié en situation de handicap, sur préconisation du médecin du travail, et en complément des éventuelles aides allouées par l’entreprise ou tout autre organisme externe, un équipement sur le lieu de télétravail qu’il a déclaré.

Article 9 – Sécurité du lieu de travail et assurance

L’UES ARKOPHARMA rappelle que le lieu de travail s’entend du lieu où le travail habituel s’accomplit.

Si, à titre exceptionnel, le salarié est amené à modifier son lieu habituel de travail (en France métropolitaine), le salarié devra obtenir par mail, et au préalable, l’autorisation de son manager et du service RH et informer de sa nouvelle adresse.

9.1. Les règles en matière de santé et sécurité en cas de télétravail

Il est rappelé que le recours au télétravail peut être un moyen de limiter certains risques en cas de circonstances exceptionnelles, et notamment en cas de pandémie. Si les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux salariés en télétravail, il doit être tenu compte du fait que l’employeur ne peut avoir une complète maîtrise du lieu dans lequel s’exerce le télétravail et de l’environnement qui relève de la sphère privée.

9.2. Evaluation des risques professionnels

Les signataires du présent accord soulignent l’importance de la prise en compte du télétravail dans la démarche d’analyse de risque visée à l’article L 4121-1 du code du travail et qui fait l’objet d’une transcription dans le document unique d’évaluation des risques. Le télétravail est une modalité d’organisation du travail qui fait l’objet d’une évaluation des risques professionnels adaptée. Cette évaluation des risques intègre notamment les risques liés à l’éloignement du salarié de la communauté de travail et à la régulation de l’usage des outils numériques.

9.3. Information du salarié

L’employeur informe le salarié en télétravail de la politique de l’entreprise en matière de santé et de sécurité au travail, en particulier, des règles relatives à l’utilisation des écrans de visualisation et de recommandations en matière d’ergonomie. Le salarié en télétravail est tenu de respecter et d’appliquer correctement ces règles de prévention et de sécurité. Ces documents seront accessibles dans l’intranet de l’entreprise.

9.4. Sécurité du lieu de travail

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et la sécurité sont applicables au télétravailleur pendant son temps de télétravail.

A ce titre, l’espace de travail du salarié en situation de télétravail doit obéir aux règles de sécurité, notamment de sécurité électrique.

En outre, l’espace de travail du télétravailleur doit permettre un aménagement ergonomique du poste de télétravail.

La Société et la CSSCT, mandatées par le CSE qui doit motiver la raison de cette visite, peuvent être amenées à accéder au lieu sur lequel s’exerce le télétravail afin de vérifier que l’espace dédié permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité. Une telle démarche est effectuée sur rendez-vous avec l’accord écrit préalable du télétravailleur, en sa présence, et ce dernier choisira le membre de la CSSCT pouvant se rendre à sa résidence principale. Le refus du salarié de permettre l’accès à l’espace de télétravail a pour effet de mettre fin immédiatement à la situation de télétravail.

Le salarié en situation de télétravail remet, un mois avant la mise en place du télétravail, au service des ressources humaines l’adresse exacte du lieu d’exécution du télétravail et l’informe de toutes modifications éventuelles.

9.5. Assurance

Le salarié en télétravail doit déclarer sa situation de télétravail auprès de sa Compagnie d’assurance et doit justifier auprès de la Société de la souscription d’une assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile.

Le télétravailleur devra veiller à être couvert dans le cadre de son assurance pour l’ensemble des garanties couvrant le télétravail.

Ces conditions de couverture d’assurance devront être remplies préalablement à la première mise en œuvre du télétravail (avant la signature de l’avenant ou de son premier jour de télétravail occasionnel). Ce document devra être fourni tous les ans. A défaut, le télétravail ne pourra pas entrer en vigueur.

En outre, il est précisé qu’il appartient au salarié de vérifier que ni le bail, ni le règlement de copropriété du logement n’interdisent l’exercice d’une activité professionnelle au sein de son logement.

9.6. Accidents sur le lieu de télétravail 

La résidence principale du salarié ou le lieu de télétravail accepté par la Direction, constitue son lieu de travail.

Si un accident survient au lieu de télétravail et pendant le temps de télétravail, le salarié en avise son responsable hiérarchique ainsi que le service des ressources humaines immédiatement ou, en cas d’impossibilités, dans les 24 heures au plus tard et dans les mêmes formes que lorsqu’il effectue son activité dans les locaux de la Société.

Tout accident survenu au télétravailleur à sa résidence principale ou le lieu de télétravail accepté par la Direction pendant les temps de télétravail sera soumis au même régime que s’il était survenu dans les locaux de l’entreprise aux heures habituelles de travail.

Article 10 – Autres droits et devoirs du télétravailleur

10.1. Droits individuels et collectifs

Le salarié en situation de télétravail bénéficie des mêmes droits collectifs et individuels que les autres salariés travaillant dans les locaux de l'entreprise, notamment en ce qui concerne l'accès aux informations syndicales, la participation aux élections professionnelles et l'accès à la formation.

Le présent accord précise que les acteurs du dialogue social dans l’entreprise restent joignables par mail, par téléphone ou via les plateformes collaboratives telle que l’application Microsoft Teams.

La Société veille au respect de la vie privée des salariés en télétravail, notamment en contactant les salariés uniquement durant les plages définies à l’article 4.1 ci-dessus.

Il est rappelé que le télétravailleur bénéficie des tickets restaurants en vigueur dans l’entreprise mais pas de l’indemnité de transport pour la journée télétravaillée.

10.2. Respect du règlement intérieur et de la Charte informatique

Les dispositions du Règlement Intérieur et de la Charte informatique de la Société s’appliquent également au salarié en situation de télétravail. Il peut donc être sanctionné en cas de non-respect de ces derniers.

10.3. Obligation de confidentialité et protection des données :

Du fait de la grande autonomie dont bénéficie le salarié en situation de télétravail et qu’il travaille en dehors des locaux de la Société, son obligation de confidentialité est renforcée.

Il doit prendre toutes les précautions utiles pour qu’aucune personne tierce à la Société ne puisse avoir accès aux données, mots de passe, et plus généralement à toutes informations concernant la Société, ses fournisseurs et/ou ses clients.

Aucun matériel de reproduction/édition de document n’est fourni au télétravailleur (imprimante, scanner, etc.) qui s’interdit de procéder à toute impression de documents lorsqu’il travaille à sa résidence principale. Le salarié doit en effet effectuer ses tâches de façon exclusivement dématérialisée.

Aucun document original ou copie quel qu’en soit le support (papier, clé USB, disque dur externe, photographie) ne doit être sorti du système de transmission d’information de la Société sauf accord préalable du supérieur hiérarchique ou de la Direction.

Tout vol, toute perte de données confidentielles, sensibles et/ou personnelles de la Société et/ou de ses fournisseurs et clients, ainsi que tout accès non-autorisé par une tierce partie, tout incident de sécurité supposé ou avéré, doivent être immédiatement notifiés par le salarié à la Société pour que les mesures appropriées puissent être prises sans délai.

10.4 Equipements et usage des outils numériques

Qu’il s’agisse d’outils fournis par l’employeur ou d’outils personnels du salarié, l’usage des outils numériques est encadré par l’employeur à travers la charte informatique et les règles relatives à la RGPD.

Le salarié en télétravail est informé des dispositions légales et des règles propres à l’entreprise relatives à la protection de ces données et à leur confidentialité.

Il est également informé de toute restriction de l’usage des équipements ou outils informatiques et des sanctions en cas de non-respect des règles applicables.

A cet égard, les signataires du présent accord soulignent l’intérêt des bonnes pratiques suivantes, s’agissant de l’usage des outils numériques et de la protection des données:

• socle de consignes à respecter en télétravail,;

• respect des protocoles garantissant la confidentialité et l’authentification du serveur destinataire.

Article 11 – Dispositions finales

11.1. Entrée en vigueur et durée d’application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 3 (trois) ans et entrera en application à compter du 1^er janvier 2022.

11.2. Suivi de l’accord et clause de rendez vous

Afin d’effectuer un suivi de l’application de l’accord, une commission de suivi se réunira tous les six mois à l’initiative de la Direction.

La Commission de suivi sera composée de :

- d’un membre du Pôle RH,

- des délégués syndicaux.

Un bilan quantitatif et qualitatif de l’application du présent accord sera établi à cette occasion, avec les informations suivantes :

• Nombre de collaborateurs ayant fait la demande de télétravail,

• Nombre de demandes acceptées,

• Nombre de refus, et motifs,

• Catégories Sociaux Professionnelles et nombre de femmes et d’hommes concernés.

Les parties signataires s’accordent sur le principe d’une réunion de « revoyure » au terme de la première année d’application de l’accord pour envisager, au regard des éléments du bilan ci-dessus, son éventuelle adaptation et/ou reconduction.

11.3. Révision

Il pourra apparaître nécessaire de procéder à une modification ou à une adaptation du présent accord.

Il est rappelé qu’en application des dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du Travail, sont habilitées à engager la procédure de révision d’un accord d’entreprise :

• Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes de cet accord.

• À l’issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.

Suite à la demande écrite d’au moins une des organisations syndicales visées ci-dessus, une négociation de révision s’engagera sur convocation écrite (lettre remise en main propre contre décharge ou lettre recommandée avec accusé de réception) de la Direction de la Société ce, dans un délai de deux mois suivant la réception de la demande écrite de révision.

La négociation de révision pourra tout autant être engagée à l’initiative de la Direction de la société. La convocation écrite à la négociation de révision sera adressée à l’ensemble des organisations syndicales de salariés représentatives dans la Société, que celles-ci soient ou non signataires ou adhérentes du présent accord.

Même en l’absence de Délégué Syndical, l’accord pourra être révisé selon l’un des modes de négociation dérogatoire prévu par le Code du Travail, notamment par les articles L. 2232-24 et suivants du Code du Travail.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent Accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse où la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.

11.4. Dépôt

Le présent Accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de la Société.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Grasse.

Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du code du travail.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale rendue anonyme pour les personnes physiques qui y sont mentionnées.

Un exemplaire du présent accord sera également remis par la Direction aux membres du Comité Social et Economique.

Les salariés seront informés de la signature du présent Accord par son affichage et par courriel. L’Accord sera également consultable sur l’Intranet de l’UES ARKOPHARMA.

Fait à Carros, le …19 novembre 2021 en 9 exemplaires.

Pour l’UES ARKOPHARMA :

Pour les Organisations Syndicales : FO, CFTC, UNSA, CFDT, CFE-CGC et CGT

Syndicats	Date et signature	Nom Prénom