ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

FONDATION MERIEUX

PREAMBULE

Marquée par la pandémie COVID-19, l’année 2020 a contraint les entreprises et leurs collaborateurs à des changements majeurs dans l’organisation du travail : les déplacements ont notamment été restreints au strict nécessaire et le télétravail a été posé par la réglementation d’urgence comme règle impérative pour les postes le permettant.

C’est dans ce contexte et dans le cadre des dispositions de l’article L.1222-11 du Code du travail que le télétravail a été mis en œuvre pour l’ensemble des collaborateurs au sein de la Fondation Mérieux dès le mois de mars 2020, en France.

Cet élargissement du télétravail dans cette période particulière a permis de mettre en exergue que ce mode d’organisation du travail présentait de nombreux avantages, mais également certains risques. En complément, une enquête visant à interroger les collaborateurs à l’issue de la phase de télétravail massif imposé par la crise sanitaire, a été diligentée au cours de l’été 2021 afin d’alimenter les réflexions sur l’intégration de ce mode d’organisation dans nos pratiques, en tenant compte de leur retour d’expérience.

Conformément aux souhaits des parties dans la négociation, cet accord veille à ce que la mise en place du télétravail n’ait pas pour conséquence de mettre à l’écart le télétravailleur de la communauté de travail et permette de préserver la continuité des activités professionnelles.

En tout état de cause, le télétravail est, dans le cadre de la responsabilité sociale de l’entreprise, une des actions d’amélioration de la qualité de vie au travail permettant une meilleure conciliation vie professionnelle/ vie personnelle. Il permet aussi de contribuer au développement durable, en réduisant l’impact des transports sur l’environnement.

Il constitue également un levier en faveur d’une modernisation des relations managériales et de l’équilibre entre performance économique et qualité sociale.

Le télétravail apparaît comme un mode d’organisation souple et efficace, complémentaire au travail en présentiel qui demeure le socle d’organisation du travail indispensable pour maintenir une dynamique collective indispensable à notre activité.

C’est dans cette perspective que les parties se sont réunies afin de définir un cadre de référence pour le télétravail, à la fois en temps « normal » mais aussi en cas de circonstances exceptionnelles, permettant ainsi de préserver la continuité des activités professionnelles tout en faisant évoluer en profondeur et durablement la culture de la Fondation Mérieux.

Il est rappelé que le télétravail fait l’objet d’une évaluation des risques professionnels adaptée. Cette évaluation des risques intègre notamment les risques liés à l’éloignement du collaborateur de la communauté de travail et à la régulation de l’usage des outils numériques. Le télétravail fait l’objet d’une transcription dans le Document Unique d’Evaluation des Risques.

Table des matières

CHAPITRE I – CHAMP D’APPLICATION 3

CHAPITRE II – RECOURS AU TELETRAVAIL A TITRE REGULIER 3

2.1 Conditions d’éligibilité au télétravail à titre régulier 3

2.2 Conditions de passage au télétravail à titre régulier 3

2.3 Organisation et mise en œuvre du télétravail 4

2.4 Lieu d’exercice du télétravail 4

2.5 Droits et obligations du collaborateur en télétravail 5

CHAPITRE III – SANTE ET SECURITE 5

3.1 Respect des horaires et de la vie privée 5

3.2 Organisation matérielle 6

3.3 Ergonomie en télétravail 6

3.4 Confidentialité – Protection des données 6

3.5 Santé et sécurité, prévention des risques d’isolement 6

3.6 Accident du travail 7

CHAPITRE IV – RECOURS AU TELETRAVAIL A TITRE EXCEPTIONNEL 7

4.1 Recours au télétravail de manière exceptionnelle 7

4.2 Modalités de mise en œuvre 7

CHAPITRE V - DISPOSITIONS DIVERSES 7

5.1 Entrée en vigueur et durée 7

5.2 Clause de suivi et de rendez-vous 8

5.3 Révision et dénonciation 8

5.4 Dépôt et publicité 8

CHAPITRE I – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord fixe un cadre commun de référence pour la mise en place au sein de la Fondation Mérieux du télétravail à titre, soit régulier soit exceptionnel.

CHAPITRE II – RECOURS AU TELETRAVAIL A TITRE REGULIER

2.1 Conditions d’éligibilité au télétravail à titre régulier

Cette forme de télétravail régulier peut être mise en place pour les collaborateurs qui remplissent les conditions cumulatives suivantes :

1 - Occuper une fonction compatible avec le télétravail, c’est-à-dire qui ne requiert pas d’être exercé physiquement en permanence dans les locaux de l’entreprise grâce au recours aux technologies de l’information et de la communication.

2- Être titulaire d’un CDI ou d’un CDD.

Il est toutefois convenu que pour les collaborateurs en alternance, pour être en en cohérence avec leur apprentissage/formation, le télétravail sera possible seulement de manière ponctuelle à convenir par accord écrit de gré à gré avec le manager et avec validation RH.

3- Avoir une ancienneté de 1 (un) mois minimum dans la Fondation Mérieux pour être suffisamment intégré au collectif de travail.

De manière générale, une attention particulière sera portée aux nouveaux embauchés afin que leur possibilité d’accéder au télétravail en cours de période d’essai ne fasse obstacle ni à leur intégration ni à la bonne compréhension de leurs missions et des résultats attendus.

4- Disposer d’une capacité d’autonomie et de compétences suffisantes dans l’exercice du métier,

ce qui implique notamment que l’activité du collaborateur ne nécessite pas un soutien quotidien rapproché de son manager.

La validation par le manager de cette condition peut ainsi amener un collaborateur ayant l’ancienneté requise à ne pas pouvoir accéder immédiatement au télétravail ou d’y accéder de manière graduée, le temps d’acquérir l’autonomie suffisante pour réussir pleinement l’exécution de ses missions en télétravail.

Cette condition implique également que le manager peut suspendre temporairement le recours au télétravail régulier.

Les collaborateurs éligibles dans les conditions mentionnées aux points 1 à 4 ci-dessus et reconnus handicapés ont accès au télétravail conformément aux dispositions de l’article L. 5213-6 du Code du travail. En application des préconisations éventuelles du médecin du travail, des aménagements et du matériel adapté seront mis en œuvre dans les conditions et limites mentionnées à l’alinéa 2 de l’article L. 5213-6 du Code du travail précité.

2.2 Conditions de passage au télétravail à titre régulier

Le télétravail étant basé sur le volontariat, le collaborateur qui souhaite en faire la demande doit remplir un formulaire de demande, disponible auprès du service Ressources Humaines.

Cette demande fera l’objet d’une validation par le manager puis du service RH du respect des conditions à remplir telles que définie à l’article 2.1 ci-dessus.

2.3 Organisation et mise en œuvre du télétravail

En mettant en place le télétravail l’objectif de principe est d’apporter plus de flexibilité dans l'organisation du travail au collaborateur, tout en trouvant le bon équilibre entre l'intérêt individuel et la dynamique du collectif de la Fondation.

Le sens de cet accord est de permettre la mise en place du télétravail en fonction de l'activité de la Fondation Mérieux. L'activité de la Fondation s'articule autour du présentiel ; le télétravail est une souplesse.

L'utilisation des jours de télétravail peut se faire dans la limite d’une présence minimale de trois jours par semaine à la Fondation, présence minimale qui pourra être majorée en fonction des contraintes de l’activité.

Les jours de télétravail réguliers pourront être positionnés jusqu'à 2 jours flexibles par semaine.

Le télétravail est exécuté par journée complète.

Le télétravail ne pourra dépasser 2 jours par semaine pour un collaborateur à temps complet ou en forfait jours 218 jours.

Pour les collaborateurs en temps partiel ou en forfait jours réduit : sauf avis du médecin du travail, la règle est de respecter les 3 jours de présence sur site.

Les collaborateurs restent libres de télétravailler ou non. Ils pourront donc ne pas utiliser tous les jours de télétravail ouverts au titre du présent accord. Aucun report du jour non utilisé n’est toutefois possible.

Dans l’exécution du télétravail le collaborateur dont la durée de travail est exprimée en heures doit respecter la durée du travail en vigueur au sein de la Fondation Mérieux ou les horaires particuliers qui lui ont été fixés.

Le positionnement des jours de télétravail sera déterminé par service en fonction des besoins de l’activité.

Le planning est établi idéalement mensuellement et à minima une semaine avant. Le collaborateur devra inscrire ces jours de télétravail dans Kélio.

Nonobstant le planning prévisionnel fixé, il est expressément convenu que le collaborateur devra assister à tous rendez-vous, réunions de travail, d’information, d’étude, de formation ou convocation particulière qui lui sera adressée par le management, organisés au siège ou en tout autre lieu.

Le manager vérifie régulièrement que la situation de télétravail n’a pas d’impact négatif sur le collaborateur concerné, son fonctionnement et sa qualité de travail et de service ainsi que sur l’atteinte des objectifs fixés. Cette vérification peut également faire l’objet d’un point lors de l’entretien annuel d’évaluation.

2.4 Lieu d’exercice du télétravail

Le télétravail n’est qu’une forme d’organisation du travail qui doit permettre à chaque collaborateur en bénéficiant, d’effectuer ses tâches et missions dans des conditions de travail comparables et avec la même qualité que sur leur lieu de travail.

Le domicile déclaré à la Fondation par le collaborateur est par principe le lieu de télétravail habituel. L’espace de travail dédié au domicile doit permettre au télétravailleur d’effectuer son travail dans des conditions adaptées à l’exercice de sa fonction en termes de qualité du réseau internet et téléphonique, de sécurité (conformité électrique) et de respect des impératifs de confidentialité.

Ces éléments font l’objet d’un engagement écrit du collaborateur au moment de la signature du formulaire de demande de télétravail régulier.

Il sera ponctuellement possible de télétravailler dans un autre domicile privé répondant aux conditions susmentionnées :
- Être adapté à l’exercice d’une activité télétravaillée
- Avoir une couverture réseau internet/téléphonique suffisante/de qualité
- Avoir un réseau électrique conforme
Cette possibilité suivra un parcours de validation Manager et RH.

2.5 Droits et obligations du collaborateur en télétravail 

Pendant les périodes de télétravail, le collaborateur se connecte à son poste de travail et répond aux différentes sollicitations. Plus généralement le collaborateur en télétravail s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles.

Le collaborateur en télétravail bénéficie de tous les droits et avantages reconnus aux collaborateurs travaillant dans les locaux de la Fondation Mérieux, résultant du Code du travail, de la convention collective des accords d'entreprise ou des usages, notamment s’agissant de la formation des possibilités de déroulement de carrière ou de l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes.

A sa demande, il pourra être reçu par son supérieur hiérarchique afin d’examiner les problèmes qui pourraient se poser dans l’application de cette égalité de traitement.

CHAPITRE III – SANTE ET SECURITE

3.1 Respect des horaires et de la vie privée

L’organisation du travail et si tel est le cas les horaires de travail en vigueur doivent être respectés lorsque le collaborateur est en télétravail, notamment les plages fixes de présence (pour rappel 9h30-11h30 et 14h30-16h).

Dans l’exécution du télétravail le collaborateur soumis au forfait annuel en jours s’engage à respecter le repos quotidien minimum.

Durant les journées de télétravail, la charge de travail, les normes de prestation et les critères et résultats exigés restent en effet équivalents à ceux appliqués lors du travail dans les locaux de la Fondation Mérieux. La charge de travail et les délais d’exécution, sont également évalués suivant les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de la Fondation Mérieux.

La Fondation Mérieux est tenue de respecter la vie privée du collaborateur.

Conformément au droit à la déconnexion, les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des collaborateurs de la Fondation Mérieux.

Sous réserve de dispositions légales, règlementaires ou conventionnelles impliquant la nécessité de pouvoir être contacté par la Fondation Mérieux, les collaborateurs en télétravail ne sont donc soumis à aucune obligation de connexion avec la Fondation Mérieux en dehors de leur temps de travail, ou temps de repos pour les collaborateurs en forfait jour, notamment par les biais des outils numériques mis à leur disposition pour une utilisation professionnelle. Ils n’ont donc pas l’obligation de lire ou de répondre aux courriels électroniques, téléphoner, ou donner suite à toute autre forme de sollicitations qui leur seraient adressés.

Les autres collaborateurs s’abstiennent, sous réserve de ce qui précède, de contacter les collaborateurs en télétravail en dehors de leur temps de travail ou pendant les périodes de repos pour les collaborateurs en forfait annuel en jours.

3.2 Organisation matérielle

Pour rappel, l’entreprise fournit à ses collaborateurs le matériel nécessaire à l’exercice de leurs missions dans les locaux de l’entreprise. Ils disposent de ce matériel (PC, souris et clavier) dans le cadre du télétravail et sont responsables du respect de ce matériel.

Ces matériels et accès sont à usage exclusivement professionnel. Le collaborateur en télétravail utilise le matériel qui lui est confié dans les conditions qui lui sont communiquées par la Fondation Mérieux. Celle-ci reste responsable de l’entretien et du remplacement du matériel en cas de panne ou de détérioration.

En cas d’incident technique l’empêchant d’exercer normalement son activité, le collaborateur en télétravail doit en informer immédiatement son manager qui décide des mesures appropriées pour la poursuite de l’activité en télétravail ou de sa suspension dans les conditions mentionnées au point 2.1.

3.3 Ergonomie en télétravail

Le télétravail se base sur le volontariat. C'est une flexibilité dans l'organisation du travail offerte aux collaborateurs, cependant la Fondation continue de proposer un lieu de travail ergonomique et sécurisé sur le site.

Néanmoins pour assurer un suivi d’une bonne ergonomie de travail pendant les jours de télétravail, la Fondation propose un co-financement aux frais d'équipement (chaise, écran, matériel ergonomique) à hauteur de 50% dans la limite de 150 euros, pour les personnes répondant aux critères suivants : CDI avec période d’essai validée/ CDD d’une durée globale supérieure à 6 mois.

Ce co-financement est ouvert jusqu’à 12 mois après la validation de la demande de télétravail régulier du collaborateur.

3.4 Confidentialité – Protection des données

Le collaborateur veille à assurer strictement la confidentialité, l’intégrité et la protection des données, notamment personnelles, qui lui sont confiées et auxquelles il accède dans le cadre de son activité.

Plus généralement, il se doit de protéger son matériel et ses documents de travail et de sécuriser son travail afin de préserver une totale confidentialité aux informations mentionnées ci-dessus dans le cadre de ses fonctions.

3.5 Santé et sécurité, prévention des risques d’isolement

La Fondation Mérieux remettra un guide des bonnes pratiques du télétravail à chaque collaborateur lors de la validation de la demande de télétravail.

La Fondation Mérieux informe les collaborateurs en télétravail des règles de prévention, notamment s’agissant de l’ergonomie et du travail sur écran.

Tout comme le collaborateur travaillant dans les locaux de la Fondation Mérieux, le collaborateur en télétravail restera en contact régulier avec son manager et sa hiérarchie.

3.6 Accident du travail

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du collaborateur en télétravail est présumé être un accident de travail.

Sauf force majeure, motif légitime ou impossibilité absolue, le collaborateur en télétravail doit informer la Fondation Mérieux dans les 24 heures de la survenance de tout accident intervenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l’exercice de son activité professionnelle.

CHAPITRE IV – RECOURS AU TELETRAVAIL A TITRE EXCEPTIONNEL

4.1 Recours au télétravail de manière exceptionnelle

Conformément à l’article L. 1222-11 du Code du travail, la Fondation Mérieux peut recourir au télétravail, pour tout collaborateur, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment, intempéries limitant l’accès au lieu de travail, circonstances affectant significativement les moyens de transports, menaces d'épidémie, épisode de pollution mentionné à l’article L 223-1 du code de l’environnement, ou encore force majeure.

Dans de tels cas la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de la Fondation Mérieux et garantir la santé et la sécurité des collaborateurs ou l’articulation vie privée/vie professionnelle.

Par exception au principe du volontariat attachée au recours au télétravail, en cas de circonstances exceptionnelles le télétravail tel que mentionné ci-dessus peut être mis en place à la seule initiative de l’employeur, s’il vise à assurer la santé et la sécurité des collaborateurs, après information préalable des collaborateurs concernés par tout moyen.

4.2 Modalités de mise en œuvre

Pour le cas de recours mentionné au point 4.1, la durée du recours au télétravail est limitée à l’événement à l’origine de sa mise en place.

A l’exception des dispositions du chapitre II qui retarderaient ou rendraient inapplicable la mise en télétravail par la Fondation, Les dispositions de l’accord sur le télétravail régulier et les dispositions du chapitre III du présent accord relatives à la sécurité et la santé sont applicables au télétravail exceptionnel.

CHAPITRE V - DISPOSITIONS DIVERSES

5.1 Entrée en vigueur et durée

Sous réserve de l’accomplissement des formalités de dépôt, le présent accord entre en vigueur le 1^er janvier 2022 pour une durée indéterminée.

Au jour de son entrée en vigueur, le présent accord se substitue à toutes pratiques ou usages antérieurs applicables au sein de la Fondation Mérieux dans les matières qu'il traite.

5.2 Clause de suivi et de rendez-vous

La première année d’application du présent accord constitue une phase d’expérimentation. Elle donnera lieu à l’établissement d’un bilan qui sera présenté au CSE.

Les parties conviennent de se rencontrer au bout des 6 premiers mois de cette première année d’application.

A l’issue, les parties conviennent de réévaluer, le cas échéant, les termes du présent accord à la demande de l’une des parties.

5.3 Révision et dénonciation

Les dispositions du présent accord pourront être révisées à la demande de chacune des parties. Les négociations en vue de la conclusion d’un avenant de révision devront s’engager dans les 6 mois de la réception de la demande de révision.

Le présent accord, et ses avenants éventuels, pourront être dénoncés à tout moment sous réserve du respect d'un préavis de 3 mois.

Le présent accord formant un tout indivisible et équilibré, les parties signataires conviennent expressément qu’une dénonciation partielle est impossible.

5.4 Dépôt et publicité

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé à la DREETS dans les conditions légales en vigueur, accompagné des pièces légalement obligatoires, et en un exemplaire original au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes de Lyon.

Le présent accord sera adressé pour information, par la partie la plus diligente, à la Commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de branche, sous réserve de l’existence de cette dernière, dans les conditions en vigueur.

Fait à Lyon

Le 8 décembre 2021 en 2 exemplaires

Pour la Fondation Mérieux Les membres titulaires du CSE