ACCORD COLLECTIF RELATIF AUX MODALITÉS D’ORGANISATION PAR VOTE ÉLECTRONIQUE DES ÉLECTIONS PROFESSIONNELLES – ADAR SAMBRE-AVESNOIS

ENTRE-LES SOUSSIGNES :

…, Directeur général, représentant l’Association ADAR SAMBRE AVESNOIS par délégation, …. Président, dont le numéro de SIRET est le n°317 167 435 000 21 et dont le siège social se situe au 54, rue Berthelot – 59610 FOURMIES, mandaté pour conclure le présent accord collectif relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections professionnelles.

D'une part,

Et,

La CGT, représentée par, déléguée syndicale, sous la délégation de l’Union Départementale de la CGT située au Boulevard de l’Usine – 59000 LILLE,

La CFDT, représentée par … dûment mandatées, sous la délégation de l’Union Régionale Interprofessionnelles de la CFDT située au 145, rue des Stations – 59000 LILLE,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

La date des dernières élections professionnelles de l’ADAR Sambre Avesnois s’étant déroulée le 25 avril 2019 pour le premier tour et le 14 mai 2019 pour le second tour, les mandats arrivent à leur terme. C’est pourquoi le renouvellement des élections professionnelles doit s’effectuer en 2023. Le présent accord collectif a donc pour but de définir les modalités sur le vote électronique pour l’élection des membres du Comité social et économique. Cet accord a une validité indéterminée et vaut donc pour ces élections ainsi que pour les prochaines.

PRÉAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 formule des recommandations relatives à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Économique de l’ADAR Sambre-Avesnois.

Suite à une démonstration du service Ressources Humaines, les parties ont constaté que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’office, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De permettre à tous de participer au scrutin sans avoir à se déplacer,

• De faciliter le vote pour les salariés absents le jour du scrutin,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est applicable à l’ensemble du personnel lié à l’Association ADAR Sambre-Avesnois par un contrat de travail, répondant aux conditions de l’électorat fixées par les textes précités.

ARTICLE 2 – PRINCIPES GÉNÉRAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 3 – DÉFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ÉLECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 4 – MODALITÉS DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ÉLECTRONIQUE

4-1- Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

L’ADAR Sambre Avesnois a pris contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 et suivants, des articles R.2324-18 du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le Prestataire retenu est « Voxaly Docaposte » (voir annexe 1 du présent accord collectif) et sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral. Dans le cadre de la renégociation pour les prochaines élections, le prestataire retenu pourra être changé dans le cadre d’un avenant à ce présent accord colletif.

4-2- Établissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n°2007-602 du 5 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles- ci.

4-3- Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4-4- Expertise indépendante et formalités auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des dispositions légales.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD) sur simple demande.

4-5- Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par l’agent et le salarié. En particulier, chaque agent et salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

La Direction des Ressources Humaines sera présente dans l’accompagnement, l’information et la mise en place de ce processus de vote.

ARTICLE 5 – DÉROULEMENT DES OPÉRATIONS DE VOTE

5-1- Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

5-2- Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les agents et salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

5-3- Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électronique devront être au format PDF exclusivement et de poids limité.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés définis dans le protocole d’accord préélectoral.

La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

5-4-Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :

• L’adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant un identifiant personnel.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant un mot de passe.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5.5 - Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

5-6- Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux ainsi que les listes d’émargement.

ARTICLE 6 – DURÉE DE L’ACCORD

Le présent accord permettant l’utilisation du vote électronique est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires ou adhérentes, après un préavis de 3 mois notifié par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des parties signataires ou adhérentes.

Chaque partie signataire ou adhérente peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à chacune des parties signataires ou adhérentes.

En cas de modifications légales ou conventionnelles relatives aux thèmes abordés dans le présent accord, les parties signataires et adhérentes se réuniront à l’initiative de la partie la plus diligente, dans un délai de quinze jours à compter de la demande, afin d’examiner les aménagements à apporter au présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels.

ARTICLE 7 – MODALITÉS DE DÉPOT DE L’ACCORD ET DE PUBLICITÉ

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Un exemplaire sera déposé également au secrétaire greffe du Conseil de Prud’hommes d’Avesnes-sur-Helpe (59440). La Direction s’engage à accomplir les formalités de dépôt dématérialisé auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) dans les plus brefs délais.

Fait à Fourmies,

Le ”Date de signature”,

Le Président, CGT

Le Directeur Général, CFDT

ANNEXE 1 – Cahier des charges de la solution de vote VOXALY-DOCAPOSTE (prestataire retenu)

1. Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

1. Anonymat

   1. L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code unique.

Le prestataire génère par la suite un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par un exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY-DOCAPOSTE chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforcer la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final ».

L’application assure l’intégrité des votes :

• Après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• Un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• Une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• Aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• Aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

  4. Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY-DOCAPOSTE.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

2. Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillance donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

3. L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, la plate-forme de vote VOXALY-DOCAPOSTE est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY-DOCAPOSTE avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

4. Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY-DOCAPOSTE a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.