Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique pour les élections CSE" chez ASSOCIATION LES EAUX VIVES (Siège)

Entre les soussignés,

Association Les Eaux Vives – Emmaüs, association Loi 1901, dont le siège social est situé au 2 Rue de Pontchâteau – 44260 Savenay

Représentée par , agissant en qualité de directeur général dûment habilité,

Ci-après dénommée l’association

D'UNE PART

ET :

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise :

• la CFDT Santé Sociaux 44 Nantes représentée par , Déléguée syndicale

D'AUTRE PART

PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (article R2314-9) d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, le décret 2007-602 du 25 avril 2007, le décret 2016-1676 du 5 décembre 2016, le décret 2017-1819 du 29 décembre 2017.

ARTICLE 1 : RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

1-1) Prestataire retenu

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire choisi par l’Association, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi qu'à la délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Cnil. En cas de modification, de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte.

Le prestataire et le système retenu doivent respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• La sincérité et l'intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l'électeur et le bulletin enregistré dans l'urne électronique,

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d'exercer son droit de vote sans pression extérieure.

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un Prestataire de service externe :

• AKG Solutions (solution Votéo) dont le siège social est basé à La Jonchère – 49670 Chemillé en Anjou.

1-2) Caractéristiques du système

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs

• Assurer l’intégrité du vote

• Assurer l’unicité du vote

• Assurer l’anonymat et la sincérité du vote

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote

• Assurer la publicité du scrutin

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du cahier des charges :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé permettant :

• L’organisation et l’administration du processus de vote

• L’expression du vote par les électeurs

• Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote

• L’archivage puis la destruction des fichiers dans le délai de conservation légal

1-3) Règles d’ordre général

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l'association sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l'association en seront informées.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Le rapport d’expertise sera annexé au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès de la Direction des Ressources Humaines.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Le protocole d'accord préélectoral prévu à l'article L. 2314-6 du Code du travail mentionne la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 2 : MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE

2-1 : Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse mail, adresse postale pour les salariés ne disposant pas d’adresse mails ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des services du personnel.

Les professions de foi et les logos des organisations syndicales doivent également être communiquées au prestataire au format électronique pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne.

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

2-2 : Bureau de vote centralisateur

Le bureau de vote électronique centralisateur sera constitué de :

• Un président

• Deux assesseurs

2-3 : Formation des membres du bureau de vote

Les membres du bureau de vote électronique bénéficieront d’une formation quelques jours avant le premier tour et auront accès à tous les documents utiles sur le système de vote électronique.

La formation des membres du bureau de vote électronique couvrira les thèmes suivants :

• Etapes du processus électoral et rôles des différents acteurs

• Conformité, sécurité et accessibilité du système de vote

• Fonctionnement du système de vote

• Opération de scellement et de dépouillement.

La formation sera organisée, aux frais de l’association sur un temps de travail effectif, à une date choisie par la Direction au siège de l’Association. Elle pourra être suivie à distance par les membres du bureau de vote ne pouvant pas se déplacer le jour retenu.

2-4 : Déroulement de l’opération de vote

Le vote électronique par Internet sera la modalité exclusive de vote.

Les élections auront lieu sur une durée allant de 24h à 2 jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période via tout terminal usuel (ordinateur, tablette, smartphone) connecté à Internet.

Des postes réservés seront mis à disposition des électeurs de l’ouverture jusqu’à la clôture du scrutin (hormis de 17h00 à 9h30) aux endroits suivants :

• Le Coteau – 2 Rue de Pontchâteau – 44260 Savenay

• CAÔ5P (R+2): 12 Allée Nicole Girard Mangin – 44200 Nantes

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courriel (courrier pour les électeurs ne disposant pas d’adresse mail et les absents) contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote.

Avant toute opération de vote :

• Le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique le matin des élections avec les membres du bureau de vote.

• Les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier (pour les personnes ne disposant pas d’adresse mail professionnelle ou absents) ou courriel professionnel (pour les autres), ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Pour voter, l’électeur accèdera, aux listes de candidats des organisations syndicales, lesquelles apparaîtront simultanément à l’écran. L’électeur pourra : choisir une liste complète, raturer des candidats, voter blanc

L’électeur sera invité à exprimer son vote. Le vote apparaîtra clairement à l’écran avant validation et pourra être modifié avant validation. La validation de l’électeur par la saisie de son mot de passe rendra définitif le vote et interdira toute modification ou suppression du suffrage exprimé.

Une procédure de réassort, à l’attention des électeurs ayant perdu ou n’ayant pas reçu leurs identifiants, sera mise en place. Elle permettra aux électeurs de recevoir à leur convenance par email, par sms ou via un serveur vocal, leurs identifiants personnels après authentification auprès de l’assistance téléphonique mise en place par le prestataire de vote ou via un formulaire de support en ligne. L’authentification des demandes reposera sur des données personnelles définies dans le protocole.

2-5 : Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-26 et R2314-7 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système fait également l’objet d’une fiche de traitement de données selon la norme du Régime Général de Protection des Données (RGPD). Cette fiche de traitement remplace la déclaration normale de la CNIL depuis mai 2018. La fiche de traitement est transmise par le prestataire après paramétrage du site de vote électronique.

Par ailleurs, et toujours conformément aux normes RGPD, chaque électeur est informé de l’utilisation de ses données, leur conservation, leur stockage et leur destruction. Cette information se trouve directement sur le site (rubrique « mentions légales ») et synthétisée dans le courrier ou courriel envoyé à l’électeur.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés au protocole préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Le Président du Bureau de vote seul a accès à la liste d’émargement en cours de scrutin. Les membres du bureau auront la possibilité de consulter la liste d’émargement à la fin du scrutin, quand les urnes auront été dépouillées. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenu définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

2-6 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle sera composée :

• De la Responsable des Ressources Humaines de l’association

• D’un représentant de chaque organisation syndicale dépositaire

Dans ce cadre,

• Les représentants de l’Administration veilleront à la bonne organisation matérielle des opérations de vote au sein des établissements, notamment à : la transmission sécurisée des données et documents électoraux au Prestataire ; la mise en place des actions de communication auprès des électeurs ; l’installation des postes réservés; l’organisation des réunions de formation ; scellement et dépouillement. Ils auront accès à l’espace de vote, avec le profil d’Observateur, et pourront contrôler l’évolution du taux de participation et l’intégrité des informations publiées à l’attention des électeurs. De plus, ils solliciteront le Prestataire sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du système de vote.

• Les représentants du Prestataire veilleront à la préparation et au fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. A cette fin, ils surveilleront le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place. Ils alerteront les représentants de l’administration en cas d’anomalie réclamant une intervention soit de la part de l’Administration soit de la part du Prestataire. Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

• Les représentants des Organisations Syndicales ayant déposé une candidature auront accès aux locaux dans lesquels des postes informatiques seront mis à disposition des électeurs et pourront contrôler le bon déroulement des opérations électorales. Ils auront également accès à l’espace de vote avec le profil d’Observateur, et pourront contrôler l’évolution du taux de participation et l’intégrité des informations publiées à l’attention des électeurs. Ils alerteront les représentants de l’Administration sur toute anomalies constatées.

2-7 : Répartition des clés de chiffrement

Les membres des bureaux de vote électronique centralisateur détiendront les clés de chiffrement permettant le chiffrement et le déchiffrement du système de vote électronique.

Les clés de chiffrement seront attribuées dans les conditions suivantes :

• Une clé pour le président ;

• Une clé pour chaque assesseur.

2-8 : Dépouillements et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole préélectoral le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur depuis la loi du 20 août 2008 (15822.01 et 15823.02). A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issu du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

ARTICLE 3 - DUREE, ENTREE EN VIGUEUR, REVOYURE

Le présent accord est conclu pour la durée des élections professionnelles 2023.

Il entre en vigueur à compter de la date de signature.

ARTICLE 4 - DENONCIATION

Le présent accord pourra être dénoncé, par l'une ou l'autre des parties signataires moyennant un préavis de 3 mois.

La partie qui dénonce l'accord doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Une déclaration de cette dénonciation devra être déposée auprès de l’Unité Territoriale de Loire Atlantique de la DREETS des Pays de la Loire par la partie la plus diligente

Le présent accord constitue un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.

Article 5 - Dépôt et publicité de l’accord

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du travail, il est convenu que c’est l’employeur qui procèdera :

• Au dépôt en ligne par l’intermédiaire de la plateforme de télé-procédure dédiée à cet effet (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.) ;

• A l’envoi d’un exemplaire au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Saint-Nazaire ;

• A l’envoi d’un exemplaire à la CFDT Santé Sociaux 44 Nantes, organisation syndicale représentative ;

• A la remise d’un exemplaire du présent accord à chacun des signataires ;

• A la communication de l’accord par mail aux salariés et mise à disposition sur l’intranet, RésÔvives.

ARTICLE 6 - DIFFERENDS ET LITIGES

Tout différend concernant l’application du présent accord ou de ses avenants donnera lieu à un examen préalable des parties signataires en vue de rechercher une solution amiable.

Pendant toute la durée du différend, l’application de l’accord se poursuit conformément aux règles qu’il a énoncées.

En cas d’échec, le différend sera porté devant la juridiction compétente.

Fait en 4 exemplaires originaux,

A Savenay, le 06/10/2023

Pour l’association Pour l’organisation syndicale

Signature précédée de la mention manuscrite "Lu et approuvé – Bon pour accord"