Accord d'entreprise "CHARTE TELETRAVAIL" chez ITEIPMAI - INSTIT TECHNI PLANT MEDIC AROM (Siège)

Préambule

Depuis quelques mois et encouragé par ces périodes de confinement, l’iteipmai s’est engagé en faveur du télétravail, au bénéfice de ses collaborateurs, et a progressivement ouvert ce mode d’organisation du travail aux salariés éligibles et volontaires, tels que définis ci-après.

Le télétravail repose sur des valeurs, convictions et ambitions, partagées entre la Direction, les représentants du personnel et l’ensemble des collaborateurs :

• Le télétravail contribue à une qualité de vie au travail et à une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.

• Le télétravail participe à une démarche de développement durable : limitation des déplacements, des risques d'accident de trajet, réduction des gaz à effets de serre.

• Le télétravail répond aux aspirations des salariés et participe à l’attractivité et à la fidélisation des équipes au sein de l’institut.

A l’iteipmai, le télétravail repose sur un état d’esprit propre à son identité : à savoir, la confiance et la responsabilisation de l’ensemble de la collectivité de travail.

C’est ce qui a prévalu à la démarche de concertation et de co-construction mise en place avec les représentants du personnel et un groupe de travail début 2020, et qui a abouti à la rédaction de cette présente charte.

Celle-ci vise aujourd’hui à :

• Donner un cadre formel à l’exercice du télétravail : des règles claires, transparentes et partagées.

• Déterminer les bonnes pratiques en matière de télétravail.

• Clarifier les droits et devoirs des salariés en matière de télétravail.

• Matérialiser l’engagement et l’affichage de l’entreprise en matière de télétravail.

Cette consécration et la formalisation du télétravail au sein de la présente charte à l’iteipmai s’inscrit dans la droite ligne des récentes évolutions du cadre législatif et réglementaire en la matière.

I – Définition du télétravail et du télétravailleur

Conformément à l’article L. 1222-9 du Code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'iteipmai est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon soit régulière, soit selon un quota défini et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication mises à disposition par l’institut.

Le télétravailleur désigne toute personne salariée de l'entreprise qui effectue, soit dès l'embauche, soit ultérieurement, du télétravail, tel que défini ci-dessus.

II – Accès au télétravail

II-1 : Volontariat

Le télétravail est accessible :

• sur demande du salarié occupant un poste éligible au télétravail, l'entreprise étant libre d'accepter ou de refuser la demande, si la mise en œuvre du télétravail devait entraîner un risque de dysfonctionnement du service au sein duquel l'intéressé est affecté. Tout refus fait l'objet d'une motivation écrite ;

• sur proposition de l'entreprise, le salarié étant libre de refuser cette proposition, sans que cela soit un motif de rupture du contrat de travail ;

• lors de l'embauche. 

Il peut cependant être imposé en cas de force majeure (ex : pandémie ou autre évènement indépendant de la volonté ou de la responsabilité de l’iteipmai).

Dans cette hypothèse, la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés.

Le quota de 20 jours ne sera pas affecté dans ce cas exceptionnel.

Le télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail.

II-2 : Éligibilité

Tout salarié en CDI peut être éligible si toutes les conditions sont réunies.

Le télétravail est accordé aux collaborateurs selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail et des missions confiées (notamment : autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, rigueur, atteinte des objectifs).

II-3 : Conditions matérielles

Le salarié devra s'assurer de disposer à son domicile d'un espace permettant de travailler dans de bonnes conditions : mobilier, connexion internet (permettant des réunions en visioconférence). Il s’assurera et fournira une attestation sur l’honneur de la conformité électrique de son habitation.

III – Mise en œuvre du télétravail

III-1 : Candidature

Le salarié candidat au télétravail devra postuler auprès de son responsable (N+1) lors d’un entretien afin d’évaluer la faisabilité : bonnes conditions matérielles réunies, compatibilité avec la mission et le poste.

III-2 : Acceptation

Après l’entretien avec N+1, si le télétravail est accepté, un courrier est envoyé dans un délai d’un mois maximum ou remis par la direction au salarié validant l'acceptation ou expliquant les raisons du refus le cas échéant. En cas d'acceptation un accord signé type précisera les jours, horaires, etc.

Rappel : Le télétravail est accordé aux collaborateurs selon des critères objectifs attestant de la maîtrise du poste de travail et des missions confiées (notamment : autonomie, capacité d’organisation de ses activités et de son temps de travail, rigueur, atteinte des objectifs, compatibilité avec la mission et le poste).

La satisfaction de ces critères est soumise à l’appréciation des responsables sur la base d’une évaluation objective, étant rappelé que le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le collaborateur et son responsable. La mise en place du télétravail est donc le fruit d’un accord entre eux.

III-3 : Réversibilité

La situation de télétravail est réversible (principalement dans le cas de télétravail régulier).

Durant les trois premiers mois de télétravail, l’entreprise comme le salarié pourra mettre fin au télétravail sous réserve d’un délai de prévenance de 15 jours calendaires (dimanches et jours fériés compris).

L’objectif de cette période est de vérifier conjointement la compatibilité organisationnelle et technique du télétravail pour le collaborateur concerné, au regard des fonctions occupées et de l’activité de l’iteipmai.

Après cette période probatoire de trois mois, sous réserve d’un délai de prévenance d’un mois, il pourra être mis fin au télétravail, soit à la demande du collaborateur, soit à celle de l’entreprise.

Si la demande émane du collaborateur, celui-ci devra transmettre sa demande par écrit et exposer à son responsable les motifs justifiant sa décision.

Si la demande émane du responsable, ce dernier recevra le collaborateur pour lui exposer les motifs de résiliation, et cette décision lui sera notifiée par écrit (ou courrier remis en main propre).

En tout état de cause, au terme de la situation de télétravail, le collaborateur sera tenu de reprendre son poste au sein des locaux de l’entreprise, sans qu’aucune mise en demeure ne soit nécessaire.

III-4 : Lieux

L’exercice du télétravail est réalisé au domicile du salarié, soit son lieu de résidence principale mentionné à son contrat de travail, soit, en tout état de cause, déclaré par ses soins en dernier lieu.

A titre exceptionnel, le collaborateur qui souhaite exercer le télétravail dans un autre lieu que son domicile devra en avertir préalablement son responsable. Dans ce cas, le collaborateur s’engage à ce que ce lieu remplisse les conditions requises propres à l’exercice du télétravail tel que prévu par la présente charte.

IV – Modalités d’organisation du télétravail

IV-1 : Rythme du télétravail

Il est proposé de choisir entre :

• une périodicité de 2 jours maximum /semaine non reportable.

• un volume annuel de 20 jours /an non reportable avec un maxi de 5 jours consécutifs

La périodicité pourra être changée par un avenant au contrat (lettre d'acceptation). Toutes les modalités à ce sujet seront soumises à l’accord du responsable N+1 et/ou de la direction.

IV-2 : Planification

Le télétravail est organisé au sein de chaque équipe, sous la responsabilité du responsable. Ce dernier est vigilant et garant des temps de présence collectif nécessaires au bon fonctionnement du service et de l’entreprise. Il tranchera également en fonction de contraintes spécifiques liées à la situation individuelle des collaborateurs concernés.

IV-3 : Report

Pour des raisons liées à l’organisation de l’activité de l’iteipmai, le responsable peut être amené à demander au télétravailleur de venir travailler à l’entreprise lors d’une journée habituellement télétravaillée. Cette demande devra respecter un délai de prévenance de deux jours. Dans ce cas, le collaborateur pourra demander le report ou l’anticipation de cette journée non télétravaillée.

IV-4 : Horaires et joignabilité

Le télétravail s’exerce dans les mêmes conditions et horaires que le travail en station. Ainsi, les salariés en télétravail se doivent de respecter les horaires collectifs en vigueur, sans dépassement. Les horaires obligatoires de présence sont ceux du règlement intérieur (9h00-12h00 / 14h00-17h00). Dans cette plage, sauf accord avec le responsable, le télétravailleur doit pouvoir être joignable sur Teams (ou autre moyen si changement de système au sein de l’institut) ou par mail. Il est rappelé que pour les agents non-cadres, les heures supplémentaires ne sont pas autorisées sauf accord du responsable N+1.

Dans tous les cas, le télétravailleur s'engage à ne pas travailler plus de six heures d'affilée sans prendre une pause d'au moins 20 minutes.

IV-5 : Suivi et comptabilisation du télétravail

L’ensemble des agents dispose d’un agenda (exchange) en ligne sur lequel sont inscrits les jours de télétravail. La bonne tenue de cet agenda permet aux collègues de travail d’avoir connaissance de sa présence ou non sur la station.

Tout collaborateur en situation de télétravail à domicile souhaitant s’absenter pour raison personnelle pendant les horaires de travail doit en informer au préalable son responsable (et toujours a minima par mail) et obtenir un accord écrit. Cette coupure doit figurer aussi sur la feuille de présence partagée avec son responsable.

IV-6 : Droit à la déconnexion

La direction réaffirme l’importance de l’usage professionnel des outils numériques et de communication mis à sa disposition et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés, ainsi que l’équilibre entre la vie privée et familiale, et la vie professionnelle de ses collaborateurs.

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du collaborateur de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel, en dehors de son temps de travail.

Les outils numériques visés sont :

- les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires ;

- les outils numériques dématérialisés permettant d’être joint à distance : messageries électroniques, logiciels, connexion wifi, internet/intranet…

Pour les travaux nécessitant une connexion au serveur de l’iteipmai pour accéder au réseau et aux courriels, il n’existe pas d’obligation de connexion hors du temps de travail.

Néanmoins, en cas de circonstances particulières, nées de la force majeure, de l’urgence et de l’importance des sujets traités, des exceptions à ce principe pourront être évidemment mises en œuvre sur autorisation.

Pour les autres fonctionnalités (sms, appels téléphoniques), l’iteipmai ou le collaborateur ne pourront également être amenés à y recourir hors temps de travail, qu’en cas de situation particulière et exceptionnelle telle que l’urgence ou cas de force majeure.

Aucune sanction ne pourra être prise par l’iteipmai à l’encontre d’un collaborateur qui n’aurait pu être joint alors qu’il n’est pas en période de temps de travail (hors cas exceptionnels).

Il est rappelé que le traitement de sujets dans l’urgence ne doit pas devenir le mode de fonctionnement habituel d’un service ou de l’entreprise, y compris dans la collaboration entre collègues de travail.

En outre, chaque responsable devra être vigilant à ne pas solliciter un collaborateur s’étant expressément déclaré, de manière ponctuelle, indisponible.

Il est rappelé à chaque salarié de :

- s’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message, joindre un collaborateur ou un client par téléphone ;

- ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

- pour les périodes de congés, ou d’absence, prévoir l’activation de la fonction « gestion des messages en cas d’absence », permettant de notifier son indisponibilité à tout correspondant et/ou désigner un collègue de travail qui prendra le relais.

La direction invite les responsables et leurs équipes à limiter l’usage de la messagerie électronique entre 19h30 et 7h30 ainsi que le week-end.

La bonne pratique implique qu’il convient d’éviter, sauf urgence ou cas de force majeure, l’envoi des mails durant ces périodes.

En tout état de cause, tout mail envoyé durant ces plages horaires n’appellera pas de réponse immédiate.

Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit de repos minimum de 11 heures consécutives par jour et de 35 heures s’agissant du repos hebdomadaire.

Pendant ce temps de repos, les salariés doivent donc bénéficier de leur droit à déconnexion.

IV-7 : Régulation de la charge de travail :

Si la charge de travail ne permet pas le respect des horaires ou du forfait, le télétravailleur en informe l'entreprise.

Un entretien individuel est organisé avec le salarié pour procéder à une analyse de la charge de travail et définir, sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.

V – Réalisation du télétravail

V-1 : Moyens et équipements et usage du matériel mis à disposition

L’iteipmai met à disposition de ses collaborateurs l’ensemble des matériels nécessaires à l’exercice du télétravail : ordinateur, micro-casque, papeterie.

Dans le cadre du télétravail, l’entreprise prend directement à sa charge les seuls frais de mise à disposition, d’entretien, de réparation et de remplacement du matériel mis à disposition.

V-2 : Assistance technique

Le salarié pourra bénéficier, à sa demande, d’un appui technique, par une prise en main à distance, sur son poste de travail à domicile auprès du prestataire informatique externe.

V-3 : Conditions d’exercice

L’agent en télétravail n’a pas d’activités personnelles et/ou familiales dans les créneaux horaires de télétravail. Il se consacre exclusivement à son activité professionnelle. Ainsi le télétravail est exclusif de la garde d’enfant.

Par ailleurs, il doit exercer son activité professionnelle dans des conditions identiques au travail au sein de l’entreprise : confort d’assise, de lumière, de calme.

V-4 : Sécurité informatique et protection des données personnelles

Le matériel ne doit pas être utilisé pour d'autres usages que ceux inhérents aux activités iteipmai, ni mis en réseau avec d'autres ordinateurs.

Il incombe au collaborateur en période de télétravail de se conformer aux dispositions légales et aux règles propres à l'entreprise relatives à la protection des données et à leur confidentialité. L'ordinateur doit être éteint et mis en lieu sûr lors de sa non-utilisation (contenu protégé des regards et des piratages). Les documents papiers qui auraient un caractère confidentiel sont aussi à protéger des vols.

V-5 : Assurances

Le télétravailleur à domicile s’engage à signaler sa situation à son assureur. Il lui sera demandé la remise préalable d’un certificat d'assurance attestant de l'extension de la garantie de la police d'assurance liée à l'utilisation d’une partie du logement comme local professionnel.

Ce certificat devra être remis préalablement au début de la période de télétravail.

A défaut de justifier d’un tel document, le télétravail pourra faire l’objet d’un refus et le collaborateur sera tenu de poursuivre ses fonctions dans les locaux de l’entreprise.

De son côté, l’iteipmai souscrit une assurance couvrant l’usage du matériel professionnel au sein du domicile du salarié.

V-6 : Accidents liés au travail

L’iteipmai prend en charge les accidents du travail survenus au télétravailleur, dans les mêmes conditions réglementaires que celles qui s’appliquent aux autres salariés.

L'accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail et pendant l'exercice de l'activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens de l'article L. 411-1 du code de la sécurité sociale.

Il incombera au salarié d’alerter en ce sens son responsable et/ou la Direction dans les délais réglementaires, cette déclaration devant préciser les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, et l’existence éventuelle d’un témoin avec son identité.

L’iteipmai procédera à la déclaration d’accident du travail prescrite dans ce cadre conformément aux dispositions réglementaires, sans préjudice de son droit d’émettre toutes réserves à l’attention de la CPAM tel que la loi l’y autorise.

V-7 : Travail sur écran

La réglementation du travail sur écran s'applique au télétravail.

Les salariés sont soumis à une surveillance médicale spéciale du fait du travail sur écran. Ils doivent répondre positivement à toute sollicitation en la matière notamment aux convocations et visites devant le médecin du travail.

Protection de la vie privée des salariés

L'entreprise s'interdit, directement ou indirectement, de solliciter le salarié en dehors des plages de travail fixées.

De même, l'accès au domicile du salarié est par principe interdit, sauf accord du salarié.

L'accord n'est pas requis dans les cas suivants qui donnent lieu à une simple information préalable du salarié :

• installation du matériel et maintenance ;

• visites de sécurité effectuées par l'entreprise ou toute personne mandatée par elle ou par le comité social et économique.

Toute mise en place d'un système de surveillance et/ou de contrôle de l'activité des télétravailleurs donne lieu à une information préalable des représentants du personnel et des salariés concernés. Cette information précise les moyens utilisés ainsi que la finalité de la surveillance et/ou du contrôle.

VI – Suivi et pilotage du télétravail

VI-1 : Suivi managérial

Dans le cadre de l’entretien annuel, une évaluation sera proposée par le responsable de l'agent afin de faire un bilan sur l'activité en télétravail, les difficultés rencontrées et les satisfactions.

A la demande du salarié ou de l’employeur un entretien supplémentaire peut avoir lieu à d’autres moments de l’année conformément à l’article IV-7.

VI-2 : Référent télétravail

Un référent télétravail, directeur administratif pour l'iteipmai, est disponible pour recueillir les doléances. Il assure l'information sur les droits et devoirs des agents en télétravail.

VI-3 : Portée, entrée en vigueur de la Charte et suivi du dispositif

La présente charte est mise en place pour une durée indéterminée et prend effet au 1^er avril 2021, après consultation préalable des représentants du personnel.

Un suivi annuel sera réalisé par la direction avec les représentants du personnel, afin de suivre la mise en œuvre de la Charte et proposer, le cas échéant, les ajustements nécessaires.